Offertes beheren

Nadat u offertes hebt gemaakt en verzonden, leert u hoe u deze in uw account kunt beheren en volgen. 

Er zijn twee manieren om offertes te bekijken en te beheren:

• Offertes-indexpagina: een indexpagina met al uw offertes die kunnen worden bekeken en beheerd. 
• Vanuit het bordoverzicht van de deals-indexpagina of de verkoopwerkruimte: een kanbanbordoverzicht van deals met offerte-informatie.

Offertes bekijken en beheren

Op de offerte-indexpagina kunt u offertes beheren die de status Concept hebben of al zijn gepubliceerd, ongeacht of ze elektronisch zijn ondertekend, in afwachting zijn van betaling of niet.

Navigeren op de offerte-indexpagina

Op de indexpagina voor offertes worden alle offertes weergegeven, samen met hun status. Vanaf de indexpagina kunt u offertes in verschillende tabelweergaven bekijken, aangepaste weergaven toevoegen, concepten en gepubliceerdeoffertes beheren en naar andere offertehulpmiddelen navigeren, waaronder de thema-editor, sjabloonbouwer, offerterapportage, analyse van gepubliceerde offertes en de pagina voor het herstellen van records.

• Gebruik de tabbladen bovenaan de indexpagina om alle offertes, offertes die binnenkort verlopen, in afwachting van acceptatie of in afwachting van goedkeuring te bekijken. Klik rechtsbovenop Toevoegen Weergave toevoegen om een aangepaste weergave toe te voegen.
  
  
• Omde indexpagina te filterenop specifieke offerte-eigenschappen:
  • Klik op geavanceerde filtersboven de tabel.
  • Zoek in het rechterpaneel deeigenschapwaarop u wilt filteren, selecteer deze en stel vervolgens de filtercriteria in.
  • Om een andere eigenschap toe te voegen aan het filter, klikt u op+ Filter toevoegen.
  • Om te filteren op de eigenschap die u hebt geselecteerd, of een ander filter, klikt u onder OR op+ Filtergroep toevoegen.
  • Klik op deXrechtsboveninhet paneel wanneer u uw filter hebt ingesteld. Meer informatie overhet instellen van filters en het opslaan van weergaven.

• Lees hoe u individuele concepten en gepubliceerdeoffertes kunt beheren.
• Om naar andere offertehulpmiddelen te navigeren, klikt u rechtsboven op Acties en selecteert u een van de volgende opties:
  • Offertestijl aanpassen externalLink: pas het uiterlijk van uw offertes aan, inclusief lettertypen, kleuren, lay-out en stijl.
  • Offertesjablonen aanpassen externalLink: maak en bewerk offertesjablonendie verkopers kunnen gebruiken om het opstellen van offertes te versnellen en om offertes voor kopers te standaardiseren.
  • Ga naar offerteverslagen externe link: ganaar de commerce analytics suite.
  • Uw gepubliceerde offertes analyseren externalLink: analyseer uw gepubliceerde offertes.

• • Gepubliceerde offertes downloaden: download alle gepubliceerde offertes. U ontvangt een downloadlink via e-mail.
    
    
• Leer hoe u offertegegevens kunt exporteren.

Offertestatus

Offertes kunnen verschillende statussen hebben:

• Concept: een offerte die in concept is en nog niet is gepubliceerd.
• Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte waarvoor geen elektronische handtekening of online betalingen zijn ingeschakeld.
• Geaccepteerd: een offerte die alle vereiste stappen heeft doorlopen (bijv. goedkeuring, acceptatiemethode, betaling).
• In afwachting van handtekening: eenofferte die wacht op elektronische handtekeningen van ondertekenaars of medeondertekenaars.
• Ondertekend: een ondertekende offerte.
• In afwachting van betaling: een offerte met online betalingen ingeschakeld die in afwachting is van betaling.
• Betalingsverwerking: de betaling is door de koper gedaan en wordt verwerkt.
• Verlopen: een offerte die is verlopen.

Beheer conceptoffertes

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een conceptofferte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   • Offerte bekijken: bekijk en bewerk de offerte.
   • Activiteit: bekijkde activiteit van de offerte. 

• • Kloon: kloon de offerte.
  • Verwijderen: verwijder de offerte. 

Let op: conceptoffertes kunnen worden opgenomen in workflows.

Gepubliceerde offertes beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens een van de volgende opties:

• • Offerte bekijken: bekijk de offerte in HubSpot.

• • Activiteit: bekijkde activiteit van de offerte. 
  • Goedkeuringslink kopiëren: kopieer de link om de offerte goed te keuren, voor offertes die goedkeuring vereisen.

• • Kopieer link: kopieer de URL-link van de offerte.
  • Verzenden via e-mail: openhet dialoogvenster Offerte verzenden om de offerte via e-mail te verzenden.
  • Downloaden: download een pdf van de offerte.
  • Medetekenen: wanneer de offerte moet worden medegetekend, selecteert u deze optie om de offerte te openen en te medetekenen.
  • Als ondertekend markeren: wanneer de offerte een handgeschreven handtekening vereist, kunt u de offerte handmatig als ondertekend markeren.
  • Omzetten naar factuur/abonnement: zet de offerte om naar een factuur of een abonnement.
    • De optie om om te zetten naar een factuur wordt weergegeven voor offertes met eenmalige regelitems.
    • De optie om om te zetten naar een abonnement wordt weergegeven voor offertes met terugkerende regelitems.
  • Kloon: kloon een bestaande offerte. Gekloonde offertes bevatten de koppelingen van de oorspronkelijke offerte en de eigenschapswaarden van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
  • Terugroepen en bewerken: breng wijzigingenaan in een offerte die al is gepubliceerd. Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt. Offertes kunnen ook worden teruggeroepen voordat ze zijn goedgekeurd.

Let op: offertes die door alle partijen elektronisch zijn ondertekend of zijn betaald, kunnen niet worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd. Als een offerte meerdere elektronische handtekeningen bevat en niet alle partijen de offerte elektronisch hebben ondertekend, kan deze worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

• • Archiveren: markeer een offerte als gearchiveerd om deze te verwijderen en te verbergen in uw standaardindexpaginaweergave. U kunt uw gearchiveerde offertes bekijken door de indexpagina te filteren op archiefstatus. Kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie over het archiveren van offertes.
  • Verwijderen: verwijder de offerte om deze permanent uit uw account te verwijderen en te voorkomen dat kopers toegang hebben tot de offerte. Meer informatie over het verwijderen van offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Beheer verlopen offertes

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een citaat en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens een optie:
   • Details: bekijk de details van de offerte. Klik rechtsboven op de pagina Detailsop Offerte bekijkenexternalLink omde verlopen offerte te bekijken.
   • Downloaden: download een pdf van de offerte.
   • Kloon: kloon de verlopen offerte. Gekloonde offertes bevatten de recordkoppelingen van de oorspronkelijke offerte en de eigenschapswaarden van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.

Offertes analyseren

Bekijk een overzicht van gepubliceerde offerteactiviteiten, inclusief vervaldata, een overzicht van de offertepijplijn, informatie over gepubliceerde offertes en aanbevolen follow-ups.

U kunt offerteverslagen gebruiken om een meer gedetailleerde analyse van offertes te krijgen of om aangepaste verslagen over offertes op te stellen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik rechtsboven opActies en selecteer vervolgensUw gepubliceerde offertes analyseren.
3. Om te filteren welke offertes worden weergegeven op basis van hun vervaldatum, klikt u rechtsboven in Uw gepubliceerde offertes op het vervolgkeuzemenu voor de periode en selecteert u de periode die u wilt bekijken.
   
   
4. Offertes met minder activiteiten dan de activiteitsdrempel die is ingesteld in de offerte-instellingen, worden in het zwart weergegeven. Offertes met meer activiteiten dan de activiteitsdrempel worden groen gemarkeerd. Beweeg de muisaanwijzer over een offerteballon om de naam van de offerte, de vervaldatum en het aantal activiteiten te zien. Schakel het selectievakje Oudere verlopen offertes weergeven in om verlopen offertes uit het verleden te zien.
   
   
5. Onder 'Pijplijnoverzicht' kunt u de waarde bekijken van offertes met veel activiteiten en offertes die dreigen te verlopen, samen met het percentage van uw offerteacceptatiegraad.
6. OnderRecente offerteactiviteit kunt u recente activiteiten op offertes bekijken met hun naam, laatste activiteitsdatum, offertebedrag en vervaldatum.
7. OnderAanbevolen follow-ups kunt u aanbevolen follow-ups voor offertes bekijken op basis van de activiteit op de offerte en de vervaldata (bijvoorbeeld offertes waar al lange tijd geen activiteit op is geweest of offertes die binnenkort verlopen). Klik opEen follow-up verzenden om het dialoogvensterOfferte verzenden te openen.

Offertes bekijken in dealweergaven

U kunt offertes bekijken vanaf de dealindexpagina of vanuit de bordweergave van de dealindexpagina of de verkoopwerkruimte.

Om offertes op de dealindexpagina te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Als de kolom DealdataSyncRight Quote niet is toegevoegd aan de indexpagina:
   • Klik rechtsboven opKolommen bewerken.
   • Schakel het selectievakje DealdataSyncRight Quotein en klik opToepassen.
3. Bekijk de offerte in de kolom DealdataSyncRight Quote.
   
   
4. Offertes kunnen een van de volgende statussen hebben, met een bijbehorende kleurindicator:
   
   • Geen offerte gekoppeld: grijs.
   • Opgesteld: grijs.
   • Gepubliceerd: geel.
   • In afwachting van ondertekening: geel.
   • Gepubliceerd - verzonden: geel.
   • Verzonden - in afwachting van ondertekening: geel.
   • In afwachting van goedkeuring: geel.
   • Wijzigingen aangevraagd: rood.
   • Gepubliceerd - bekeken: geel.
   • Bekeken - in afwachting van handtekening: geel.
   • In afwachting van medeondertekening: geel.
   • Geaccepteerd: groen.

Om offertes te openen vanuit de deal- of verkoopwerkruimtebordweergave:

1. Ga naar de bordweergave vanaf de indexpagina met deals of de verkoopwerkruimte:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals. Klik linksboven op het rasterbordpictogram.
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
     • Zorg ervoor dat u bent ingeschreven voor het Kanban-bord voor deals in de bètaversie van de verkoopwerkruimte. Als u een superbeheerder bent, lees dan hoe u uw account kunt aanmelden voor de bètaversie.
     • Klik bovenaan op het tabblad Deals.
2. Offertes worden onderaan een dealkaart weergegeven.
3. Offertes kunnen een van de volgende statussen hebben, met een bijbehorende kleurindicator:
   
   • Geen offerte gekoppeld: grijs.
   • Opgesteld: grijs.
   • Gepubliceerd: geel.
   • In afwachting van ondertekening: geel.
   • Gepubliceerd - verzonden: geel.
   • Verzonden - in afwachting van ondertekening: geel.
   • In afwachting van goedkeuring: geel.
   • Wijzigingen aangevraagd: rood.
   • Gepubliceerd - bekeken: geel.
   • Bekeken - in afwachting van handtekening: geel.
   • In afwachting van medeondertekening: geel.
   • Geaccepteerd: groen.
     
     

Offertes archiveren en verwijderen

Als u offertes maakt, wilt u misschien uw indexpagina opschonen, ongebruikte offertes verwijderen of voorkomen dat kopers ze kunnen zien. Hiervoor kunt u offertes archiveren en verwijderen. 

Wanneer een offerte wordt verwijderd of gearchiveerd, kan deze niet worden hersteld. 

• Een offerte archiveren: door een offerte te archiveren wordt de status van de offerte gewijzigd in Gearchiveerd, waardoor deze uit uw standaardindexpagina wordt verwijderd en kopers geen toegang meer hebben tot de offerte. U kunt de offerte nog steeds bekijken, downloaden, klonen en verwijderen in uw account.
  • Offertes die zijn betaald, waarvoor een betaling wordt verwerkt of die gedeeltelijk zijn ondertekend, kunnen niet worden gearchiveerd.

• • U kunt gearchiveerde offertes bekijken door het filter Statusboven aande tabel op de indexpagina met offertes te gebruiken. 
    
    

• Een offerte verwijderen: als ueen offerteverwijdert, wordt deze permanent uit uw HubSpot-account verwijderd. Gebruikers kunnen de offerte dan niet meer bekijken in HubSpot en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte. Offertes die zijn betaald, kunnen niet worden verwijderd.

Om een offerte te archiveren of te verwijderen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgensArchiveren ofVerwijderen.

Offerteactiviteit bijhouden

Wanneer een offerte wordt gedeeld, houdt HubSpot belangrijke activiteiten bij, zowel van de koper als intern. Dit geeft u actueel inzicht in hoe kopers omgaan met uw offertes en welke interne acties erop worden ondernomen.

Activiteit van kopers

De volgende bijgehouden acties worden geregistreerd als activiteit op de offerte:

• Offerte verzonden: de offerte is gedeeld met de koper.
• Offerte bekeken: dekoper heeft de offerte geopend.
• Offerte gedownload: dekoper heeft de pdf gedownload.
• Offerte afgedrukt: dekoper heeft het document afgedrukt.
• Offerte door koper ondertekend: de offerte is elektronisch ondertekend door de koper.
• Offerte handmatig ondertekend: deofferte is gemarkeerd als ondertekend.
• Offerte geaccepteerd: de offerte heeft alle vereiste stappen doorlopen en is geaccepteerd door de koper (bijv. interne goedkeuring, acceptatiemethode (bijv. elektronische handtekening), betaling).

Activiteiten van verkopers

De volgende verkopersgebeurtenissen worden bijgehouden op offertes:

• Offerte gepubliceerd: deofferte is gepubliceerd.
• Offerte goedkeuring aangevraagd door andere gebruiker:er iseen goedkeuring aangevraagd door een andere HubSpot-gebruiker.
• Offerte goedkeuring afgewezen / wijzigingen aangevraagd: de offerte is afgewezen of er zijn wijzigingen aangevraagd tijdens de goedkeuringsfase.
• Offerte goedgekeurd: deofferte is goedgekeurd.
• Offerte ingetrokken: deofferte is ingetrokken.
• Offerte medeondertekend: deofferte is medeondertekend.
• Offerte verlopen: de offerte is verlopen.

Activiteiten bekijken

Om de activiteit van offertes op de offerte-indexpagina te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Gebruik de volgende kolommen in de tabel om inzicht te krijgen in de activiteit:
   • Laatste activiteitdatum: de datum van de laatste activiteit op de offerte.
   • Aantal offerteactiviteiten: het totale aantal activiteiten op de offerte.
   • Aantal offerteactiviteiten sinds laatste communicatie: het aantal activiteiten sinds de laatste communicatie naar een contactpersoon van de offerte is verzonden.
   • Aantal weergaven offerte: het aantal weergaven van een offerte.

Om de activiteiten op een individuele offerte te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Bekijk de activiteit in de rechterzijbalk, op de kaartQuote-activiteiten.
   
   

Om de volledige tijdlijn van activiteiten van een individuele offerte te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgensActiviteit.
4. De volledige activiteitentijdlijn wordt weergegeven.
   
   

Rapportage over offertes

U kunt rapporten over offertes maken met behulp van de commerce analytics suite, of door een rapport voor één object te maken met behulp van het offerteobject.

Offertes exporteren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik bovenaan de tabel op Exporteren.
3. In het dialoogvenster:
   • Voer een exportnaam in het tekstvakExportnaam in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuBestandsindeling en selecteer eenindeling.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuTaal van kolomkoppen en selecteer eentaal.
   • Klik opAanpassen omde export verder aan te passen:
     • Selecteer onderEigenschappen opgenomen in export een optie voor welke eigenschappen u in de export wilt opnemen.
     • Selecteer onderAssociaties opgenomen in export het selectievakjeGeassocieerde recordnaam opnemen om geassocieerde recordnamen (bijvoorbeeld de deal of factuur) op te nemen.
     • Selecteer onder'Associaties opgenomen in export' of u maximaal 1000geassocieerde records ofalle geassocieerde records wilt opnemen.
   • Klik opExporteren. Meer informatie over het exporteren van records.

Gebruik offertegegevens in andere HubSpot-tools

Gebruik offerte-eigenschappen in andere tools, zoalsworkflowsensegmenten, om offertedata in HubSpot te automatiseren en te organiseren.

Stuur automatisch een e-mail naar kopers van wie de offerte nog niet is geaccepteerd, maar binnenkort verloopt

Maak een segment aan van offertes die nog niet zijn geaccepteerd en waarvan de vervaldatum bijna is verstreken. Gebruik het segment in workflows om de koper automatisch een e-mail te sturen.

1. Maak een segment aan en selecteer het object Offertes bij het aanmaken van het segment.
2. Voeg de volgende filters toe:
   • Geaccepteerd datum is onbekend.
   • De offerte-status is een van de volgende:Gepubliceerd.
   • De vervaldatum is minder dan zeven dagen vanaf nu.
     
     
3. Gebruik het segment in een workflow om automatisch een e-mail te versturen waarin u hen eraan herinnert de offerte te accepteren.

Offertes met een hoge waarde die wachten op ondertekening

Maak een segment om een taak in te stellen voor de eigenaar van de offerte om op te volgen waar hoogwaardige offertes zijn vastgelopen.

1. Maak een segment aan en selecteer daarbij het object Offertes.
2. Voeg de volgende filters toe:
   • Het offertebedrag is groter dan of gelijk aan [bedrag] (bijvoorbeeld 10.000).
   • De status van de offerte is'Gepubliceerd'.
   • De acceptatiedatum is onbekend.
   • De aanmaakdatum is meer dan zeven dagen geleden.
     
     
3. Gebruik het segment in een workflow om automatisch een taak aan te maken voor de eigenaar van de offerte wanneer een offerte wordt toegevoegd aan het actieve segment.

Kopers van verlopen offertes opnieuw benaderen

Maak een segment om kopers van verlopen offertes opnieuw te benaderen.

1. Maak een segment aan en selecteer daarbij het object Offertes.
2. Voeg de volgende filters toe:
   • De status van de offerte is'Verlopen'.
   • De acceptatiedatum is onbekend.
   • De vervaldatum ligt binnen de laatste 30 dagen.
     
     
3. Gebruik het segment in een workflow om automatisch een taak aan te maken voor de eigenaar van de offerte. Stuur optioneel geautomatiseerde e-mails naar de koper wanneer een offerte wordt toegevoegd aan het actieve segment.

Volgende stappen

• Beheer de goedkeuringen van offertes.
• Pas offertes aan met branding en sjablonen.