Offertes beheren

Nadat u uw offertes hebt gemaakt en verzonden, kunt u leren hoe u ze kunt beheren en bijhouden in uw account.

Er zijn drie manieren om offertes te bekijken en te beheren zodra ze zijn aangemaakt:

• Alle offertes: een indexpagina van al uw offertes die kunnen worden bekeken en beheerd.
• Analyseren: een samenvatting van uw offertes die kan worden gefilterd. De samenvatting bevat een overzicht van de activiteit en de vervaldatum van de offerte, een overzicht van uw offertepijplijn, een lijst van uw gepubliceerde offertes en aanbevolen follow-ups.
• Vanuit de boardweergave van de deals-indexpagina of verkoopwerkruimte: een kanban-bordweergave van deals met offerte-informatie.

Offertes bekijken en beheren

Bekijk, beheer en analyseer uw offertes. U kunt citaten met de status Concept beheren, of citaten die zijn gepubliceerd, of ze nu elektronisch zijn ondertekend, op betaling wachten of niet.

Conceptoffertes beheren

Conceptoffertes beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een conceptofferte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een van de volgende opties:
   • Offerte bekijken: bekijk en bewerk de offerte. In de offerte-editor maakt u de offerte verder af.
   • Activiteit: de activiteit van de offerte bekijken.

• • Kloon: kloon de offerte.
  • Verwijderen: de offerte verwijderen.

Let op: conceptoffertes kunnen worden ingeschreven in workflows.

Gepubliceerde offertes beheren

U kunt gepubliceerde offertes beheren vanaf de offerte-indexpagina. Gepubliceerde offertes kunnen verschillende statussen hebben:

• Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte zonder e-handtekening of online betalingen.
• Geaccepteerd: de offerte heeft alle vereiste stappen doorlopen (bijv. goedkeuring, acceptatiemethode, betaling etc.).
• In afwachting van ondertekening: een offerte die wacht op e-handtekeningen van ondertekenaars of medeondertekenaars.
• Ondertekend: een ondertekende offerte.
• Wacht op betaling: een offerte met online betalingen ingeschakeld die wacht op betaling.
• Betaling wordt verwerkt: de betaling is gedaan door de koper en wordt verwerkt.
• Verlopen: offerte is verlopen.

Om gepubliceerde offertes te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer een van de volgende opties:

• • Bekijk offerte: bekijk de offerte in HubSpot.
  • Bekijk gepubliceerde offerte: bekijk een gedeelde offerte in een nieuw browsertabblad.
  • Activiteit: bekijk de activiteit van de offerte.
  • Kopieer goedkeuring link: kopieer de link om de offerte goed te keuren, voor offertes die goedkeuring vereisen.

• • Link kopiëren: kopieer de URL-link van de offerte.
  • Per e-mail verzenden: open het dialoogvenster Offerte verzenden om de offerte per e-mail te verzenden.
  • Downloaden: download een PDF-versie van de offerte.
  • Medeondertekenen: wanneer de offerte een elektronische medeondertekening vereist, selecteert u deze optie om de offerte te openen en uw medeondertekening te verifiëren.
  • Ondertekend markeren: als de offerte een schriftelijke handtekening vereist, kunt u de offerte handmatig als ondertekend markeren.
  • Omzetten in factuur/abonnement: zet de offerte om in een factuur of abonnement.
    • De optie omzetten in een factuur wordt weergegeven voor offertes met eenmalige regelitems.
    • De optie omzetten naar een abonnement wordt weergegeven voor offertes met terugkerende regelitems.
  • Kloon: kloon een bestaande offerte om dezelfde offerte opnieuw te gebruiken. Gekloonde offertes bevatten de recordassociaties van de originele offerte en de eigenschappen van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
  • Opvragen & bewerken: breng wijzigingen en revisies aan in een offerte die al gepubliceerd is. Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte-inhoud weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt. Offertes kunnen ook worden teruggeroepen voordat ze zijn toegepast.

Let op: offertes die door alle partijen e ondertekend zijn, of betaald zijn, kunnen niet teruggeroepen en bewerkt, of verwijderd worden. Als een offerte meerdere e-handtekeningen heeft en niet alle partijen hebben de offerte e ondertekend, kan deze worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

• • Archiveren: markeer een citaat als gearchiveerd om het niet te publiceren en het te verbergen van uw standaard indexpagina. Je kunt je gearchiveerde offertes bekijken door de indexpagina te filteren op archiefstatus, maar kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie over het archiveren van offertes.
  • Verwijderen: verwijder de offerte om deze permanent uit je account te verwijderen en kopers de toegang tot de offerte te ontzeggen. Meer informatie over het verwijderen van offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Uw offertes analyseren

Gebruik het tabblad Analyseren om een samenvatting van de offerteactiviteit te bekijken, inclusief vervaldata, een overzicht van de offertepijplijn, gepubliceerde offertegegevens en aanbevolen follow-ups.

U kunt gebruik maken van offerte-rapportage voor een meer gedetailleerde analyse van offertes of om aangepaste rapporten over offertes te maken.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik bovenaan op het tabblad Analyseren.
3. Om te filteren welke citaten worden weergegeven op basis van hun vervaldatum, klikt u rechtsboven in Uw gepubliceerde citaten op het vervolgkeuzemenu voor de tijdsperiode en selecteert u de periode die u wilt bekijken.
   
   
   
4. Koersen met minder activiteiten dan de activiteitsdrempel die is ingesteld in de koersinstellingen worden zwart weergegeven. Quotes met meer activiteiten dan de activiteitendrempel die is ingesteld in de offerte-instellingen worden groen gemarkeerd. Beweeg de muis over een offerteballon om de naam van de offerte, de vervaldatum en het aantal activiteiten te zien. Schakel het selectievakje Toon oudere verlopen offertes in om verlopen offertes uit het verleden te zien.
   
   
   
5. Onder Overzicht pijplijn ziet u de waarde van quotes met hoge activiteit en quotes die dreigen te verlopen, samen met het acceptatiepercentage van uw quote.
6. Bekijk onder Recente offerteactiviteit de recente activiteit op offertes, met hun naam, datum van laatste activiteit, offertebedrag en vervaldatum.
7. Bekijk onder Aanbevolen follow-ups de aanbevolen follow-ups voor offertes op basis van de activiteit op de offerte en de vervaldatum (bijv. offertes met lange tijd geen activiteit of offertes die binnenkort zullen verlopen). Klik op Een follow-up verzenden om het dialoogvensterOfferte verzenden te openen.

Bekijk offertes in deal boards

1. Ga naar de boardweergave vanaf de deals indexpagina of de verkoopwerkruimte:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals. Klik linksboven op het pictogram grid board.
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
     • Zorg ervoor dat je bent aangemeld voor de bèta Kanban Board for Deals Now in Sales Workspace. Leer hoe je je kunt aanmelden voor een publieke bèta.
     • Klik bovenaan op het tabblad Deals.
2. Offertes worden onder aan een dealkaart weergegeven.
   
3. Offertes kunnen een van de volgende statussen hebben, met een bijbehorende kleurindicator:
   
   • Geen gekoppelde offerte: Grijs.
   • Opgesteld: Grey.
   • Gepubliceerd: Geel.
   • In afwachting van ondertekening: Geel.
   • Gepubliceerd - verzonden: Geel.
   • Verzonden - in afwachting van ondertekening: Geel.
   • In afwachting van goedkeuring: Geel.
   • Wijzigingen gevraagd: Rood.
   • Gepubliceerd - bekeken: Geel.
   • Bekeken - in afwachting van ondertekening: Geel.
   • In afwachting van medeondertekening: Geel.
   • Aanvaard: Groen.
     
     

Offertes archiveren en verwijderen

Als je offertes maakt, wil je misschien je indexpagina opschonen, ongebruikte offertes verwijderen of voorkomen dat kopers ze zien. Hiervoor kun je offertes archiveren en verwijderen.

Als een offerte is verwijderd of gearchiveerd, kan deze niet meer worden hersteld.

• Een offerte archiveren: als je een offerte archiveert, wordt de status van de offerte ingesteld op Gearchiveerd, waardoor deze van de standaard indexpagina wordt verwijderd en kopers geen toegang meer hebben tot de offerte. Je kunt de offerte nog steeds bekijken, downloaden, klonen en verwijderen in je account.
  • Offertes die zijn betaald, waarvan de betaling wordt verwerkt of die gedeeltelijk zijn ondertekend, kunnen niet worden gearchiveerd.

• • U kunt gearchiveerde offertes bekijken met het filter Archiefstatus bovenaan de tabel op de indexpagina met offertes.
    
    

• Een offerte verwijderen: als je een offerte verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit je HubSpot-account. Gebruikers kunnen de offerte niet meer bekijken in HubSpot en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte. Betaalde offertes kunnen niet worden verwijderd.

Een offerte archiveren of verwijderen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer Archiveren of Verwijderen.

Offerteactiviteit bijhouden

Wanneer een offerte wordt gedeeld, houdt HubSpot belangrijke activiteiten bij, zowel van de koper als intern, zodat je realtime inzicht hebt in de interactie tussen kopers en je offertes en in de interne acties die plaatsvinden op je offertes.

Om de activiteit van offertes op de offerte-indexpagina te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Gebruik de volgende kolommen in de tabel om de activiteit te begrijpen:
   • Laatste activiteit: toont de laatste activiteit van de offerte.
   • Aantal keer bekeken: geeft aan hoe vaak een offerte is bekeken.

Om de activiteit op een individuele offerte te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op een gepubliceerd citaat.
3. Bekijk de activiteit in de rechter zijbalk, op de kaart Activiteit.

Om de volledige tijdlijn van activiteit van een individuele offerte te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een citaat en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik op Acties en selecteer Activiteit.
4. De volledige tijdlijn van de activiteit wordt weergegeven.

Activiteit koper

De volgende bijgehouden acties worden gelogd als activiteit op de offerte:

• Offerte verzonden: de offerte is gedeeld met de koper.
• Offerte bekeken: de koper heeft de offerte geopend.
• Offerte gedownload: de koper heeft de PDF gedownload.
• Offerte afgedrukt: de koper heeft het document afgedrukt.
• Offerte koper ondertekend: de offerte werd elektronisch ondertekend door de koper.
• Offerte manueel ondertekend: de offerte werd gemarkeerd als ondertekend.
• Offerte aanvaard: de offerte heeft alle vereiste stappen doorlopen en is aanvaard door de koper (bv. interne goedkeuring, aanvaardingsmethode (bv. e-handtekening), betaling enz.)

Verkopersactiviteit

De volgende verkopersgebeurtenissen worden gevolgd op offertes:

• Offerte gepubliceerd: de offerte is gepubliceerd.
• Goedkeuring offerte aangevraagd door andere gebruiker: er is een goedkeuring aangevraagd door een andere HubSpot-gebruiker.
• Goedkeuring offerte afgewezen / wijzigingen aangevraagd: de offerte is afgewezen of er zijn wijzigingen aangevraagd tijdens de goedkeuringsfase.
• Offerte goedgekeurd: de offerte is goedgekeurd.
• Offerte teruggeroepen: de offerte is teruggeroepen.
• Offerte medeondertekend : de offerte is medeondertekend.
• Offerte vervallen: de offerte is vervallen.

Rapporteer over offertes

Je kunt rapporteren over offertes met de commerce analytics suite of door een enkel object rapport te maken met het offerte object.

Offertes exporteren

Superadmins in een Commerce Hub Professional of Enterprise account kunnen PDF's downloaden van alle offertes die zijn gepubliceerd in het account.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik onder Download gepubliceerde offertes op Download.
4. Er wordt een downloadlink naar u gemaild wanneer het downloadbestand is verwerkt. U ontvangt ook een in-app melding.

Volgende stappen

Beheer goedkeuringen van offertes.