BètaOffertes beheren

Nadat u uw offertes hebt gemaakt en verzonden, leert u hoe u deze in uw account kunt beheren en volgen.

Er zijn drie manieren om offertes te bekijken en te beheren nadat ze zijn opgesteld:

• Alle offertes: een indexpagina van al uw offertes die kunnen worden bekeken en beheerd.
• Analyseren: een overzicht van uw offertes dat kan worden gefilterd. Het overzicht bevat een weergave van offerteactiviteiten en -vervaldata, een overzicht van uw offertepijplijn, een lijst met uw gepubliceerde offertes en aanbevolen follow-ups.
• Vanuit de bordweergave van de indexpagina met deals of de verkoopwerkruimte: een kanbanbordweergave van deals met offerte-informatie.

Offertes bekijken en beheren

Bekijk, beheer en analyseer uw offertes. U kunt offertes met de status Concept beheren, of offertes die zijn gepubliceerd, ongeacht of ze elektronisch zijn ondertekend, in afwachting zijn van betaling of niet.

Conceptoffertes beheren

Om conceptoffertes te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een conceptofferte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   • Offerte bekijken: bekijk en bewerk de offerte. In de offerte-editor voltooit u het opstellen van uw offerte.
   • Activiteit: bekijk de activiteit van de offerte.

• • Kloon: kloon de offerte.
  • Verwijderen: verwijder de offerte.

Let op: conceptoffertes kunnen worden opgenomen in workflows.

Beheer gepubliceerde offertes

U kunt gepubliceerde offertes beheren vanaf de indexpagina voor offertes. Gepubliceerde offertes kunnen verschillende statussen hebben:

• Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte waarvoor geen elektronische handtekening of online betalingen zijn ingeschakeld.
• Geaccepteerd: de offerte heeft alle vereiste stappen doorlopen (bijv. goedkeuring, acceptatiemethode, betaling enz.).
• In afwachting van handtekening: een offerte die wacht op elektronische handtekeningen van ondertekenaars of medeondertekenaars.
• Ondertekend: een ondertekende offerte.
• In afwachting van betaling: een offerte waarbij online betalingen zijn ingeschakeld en die in afwachting is van betaling.
• Betalingsverwerking: de betaling is door de koper gedaan en wordt verwerkt.
• Verlopen: offerte is verlopen.

Om gepubliceerde offertes te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens een van de volgende opties:

• • Offerte bekijken: bekijk de offerte in HubSpot.
  • Gepubliceerde offerte bekijken: bekijk een gedeelde offerte in een nieuw browsertabblad.
  • Activiteit: bekijk de activiteit van de offerte.
  • Goedkeuringslink kopiëren: kopieer de link om de offerte goed te keuren, voor offertes die goedkeuring vereisen.

• • Kopieer link: kopieer de URL-link van de offerte.
  • Verzenden via e-mail: open het dialoogvenster Offerte verzenden om de offerte via e-mail te verzenden.
  • Downloaden: download een pdf-versie van de offerte.
  • Contrasigneren: wanneer de offerte een elektronische contrasignatuur vereist, selecteer dan om de offerte te openen en uw contrasignatuur te verifiëren.
  • Markeren als ondertekend: wanneer de offerte een handgeschreven handtekening vereist, kunt u de offerte handmatig markeren als ondertekend.
  • Omzetten naar factuur/abonnement: zet de offerte om naar een factuur of een abonnement.
    • De optie om om te zetten naar een factuur wordt weergegeven voor offertes met eenmalige regelitems.
    • De optie om om te zetten naar een abonnement wordt weergegeven voor offertes met terugkerende regelitems.
  • Kloon: kloon een bestaande offerte om dezelfde offerte opnieuw te gebruiken. Gekloonde offertes bevatten de recordkoppelingen van de oorspronkelijke offerte en de eigenschapswaarden van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
  • Terugroepen en bewerken: breng wijzigingen en revisiesaan in een offerte die al is gepubliceerd. Nadat u uw bewerkingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt. Offertes kunnen ook worden teruggeroepen voordat ze zijn goedgekeurd.

Let op: offertes die door alle partijen elektronisch zijn ondertekend of die zijn betaald, kunnen niet worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd. Als een offerte meerdere elektronische handtekeningen bevat en niet alle partijen de offerte elektronisch hebben ondertekend, kan deze worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

• • Archiveren: markeer een offerte als gearchiveerd om deze te verwijderen en te verbergen in uw standaardindexpaginaweergave. U kunt uw gearchiveerde offertes bekijken door de indexpagina te filteren op archiefstatus, maar kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie over het archiveren van offertes.
  • Verwijderen: verwijder de offerte om deze permanent uit uw account te verwijderen en te voorkomen dat kopers toegang hebben tot de offerte. Meer informatie over het verwijderen van offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Uw offertes analyseren

Gebruik het tabblad Analyseren om een overzicht te bekijken van offerteactiviteiten, inclusief vervaldatums, een overzicht van de offertepijplijn, informatie over gepubliceerde offertes en aanbevolen follow-ups.

U kunt offerteverslagen gebruiken om een meer gedetailleerde analyse van offertes te krijgen of om aangepaste verslagen over offertes op te stellen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik bovenaan op het tabblad Analyseren.
3. Om te filteren welke offertes worden weergegeven op basis van hun vervaldatum, klikt u rechtsboven bij Uw gepubliceerde offertes op het vervolgkeuzemenu voor de periode en selecteert u de periode die u wilt bekijken.
   
   
   
4. Offertes met minder activiteiten dan de activiteitsdrempel die is ingesteld in de offerte-instellingen, worden in het zwart weergegeven. Offertes met meer activiteiten dan de activiteitsdrempel die is ingesteld in de offerte-instellingen, worden groen gemarkeerd. Beweeg de muisaanwijzer over een offerteballon om de naam van de offerte, de vervaldatum en het aantal activiteiten te zien. Schakel het selectievakje Oudere verlopen offertes weergeven in om verlopen offertes uit het verleden te zien.
   
   
   
5. Onder 'Pijplijnoverzicht' kunt u de waarde van offertes met veel activiteiten en offertes die dreigen te verlopen bekijken, samen met het percentage van uw offerteacceptatiegraad.
6. Onder Recente offerteactiviteit kunt u recente activiteiten met betrekking tot offertes bekijken, met hun naam, laatste activiteitsdatum, offertebedrag en vervaldatum.
7. Bekijk onder Aanbevolen follow-ups de aanbevolen follow-ups voor offertes op basis van de activiteit op de offerte en de vervaldata (bijvoorbeeld offertes waar al lang geen activiteit op is geweest of offertes die binnenkort verlopen). Klik op Een follow-up verzenden om het dialoogvensterOfferte verzenden te openen.

Offertes bekijken in dealweergaven

U kunt offertes bekijken vanaf de dealindexpagina of vanuit de bordweergave van de dealindexpagina of de verkoopwerkruimte.

Om offertes op de dealindexpagina te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Als de kolom Deal- dataSyncRight -offerte niet is toegevoegd aan de indexpagina:
   • Klik rechtsboven op Kolommen bewerken.
   • Schakel het selectievakje Deal dataSyncRight -offerte in en klik op Toepassen.
3. Bekijk de offerte in de kolom 'Deal dataSyncRight offerte '.
   
   
4. Offertes kunnen een van de volgende statussen hebben, met een bijbehorende kleurindicator:
   
   • Geen offerte gekoppeld: grijs.
   • Ontwerp: Grijs.
   • Gepubliceerd: Geel.
   • In afwachting van ondertekening: Geel.
   • Gepubliceerd - verzonden: Geel.
   • Verzonden - in afwachting van ondertekening: Geel.
   • In afwachting van goedkeuring: geel.
   • Wijzigingen aangevraagd: Rood.
   • Gepubliceerd - bekeken: Geel.
   • Bekeken - in afwachting van handtekening: geel .
   • In afwachting van medeondertekening: geel .
   • Geaccepteerd: Groen .

Om offertes te openen vanuit de deal- of verkoopwerkruimtebordweergave:

1. Ga naar de bordweergave vanaf de indexpagina met deals of de verkoopwerkruimte:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals. Klik linksboven op het pictogram ' grid '.
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
     • Zorg ervoor dat u bent ingeschreven voor het Kanban-bord voor deals in Sales Workspace beta. Als u een superbeheerder bent,lees dan hoe u uw account kunt aanmelden voor de bètaversie.
     • Klik bovenaan op het tabblad Deals.
2. Offertes worden onderaan een dealkaart weergegeven.
   
3. Offertes kunnen een van de volgende statussen hebben, met een bijbehorende kleurindicator:
   
   • Geen offerte gekoppeld: grijs.
   • Opgesteld: grijs.
   • Gepubliceerd: geel.
   • In afwachting van handtekening: geel.
   • Gepubliceerd - verzonden: geel.
   • Verzonden - in afwachting van ondertekening: Geel.
   • In afwachting van goedkeuring: geel.
   • Wijzigingen aangevraagd: Rood.
   • Gepubliceerd - bekeken: Geel.
   • Bekeken - in afwachting van handtekening: geel .
   • In afwachting van medeondertekening: geel .
   • Geaccepteerd: Groen .
     
     

Offertes archiveren en verwijderen

Als u offertes maakt, wilt u misschien uw indexpagina opschonen, ongebruikte offertes verwijderen of voorkomen dat kopers ze kunnen zien. Hiervoor kunt u offertes archiveren en verwijderen.

Wanneer een offerte wordt verwijderd of gearchiveerd, kan deze niet worden hersteld.

• Een offerte archiveren: als u een offerte archiveert, wordt de status van de offerte gewijzigd in Gearchiveerd, waardoor deze uit uw standaardindexpagina wordt verwijderd en kopers geen toegang meer hebben tot de offerte. U kunt de offerte nog steeds bekijken, downloaden, klonen en verwijderen in uw account.
  • Offertes die zijn betaald, waarvan de betaling wordt verwerkt of die gedeeltelijk zijn ondertekend, kunnen niet worden gearchiveerd.

• • U kunt gearchiveerde offertes bekijken met behulp van het filter Archiefstatus bovenaan de tabel op de indexpagina met offertes.
    
    

• Een offerte verwijderen: als je een offerteverwijdert , wordt deze permanent uit je HubSpot-account verwijderd. Gebruikers kunnen de offerte dan niet meer bekijken in HubSpot en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte. Offertes die zijn betaald, kunnen niet worden verwijderd.

Om een offerte te archiveren of te verwijderen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Archiveren of Verwijderen.

Offerteactiviteit bijhouden

Wanneer een offerte wordt gedeeld, houdt HubSpot belangrijke activiteiten bij, zowel van de koper als intern, waardoor u in realtime inzicht krijgt in hoe kopers omgaan met uw offertes en welke interne acties er plaatsvinden met betrekking tot uw offertes.

Om de activiteit van offertes op de offerte-indexpagina te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Gebruik de volgende kolommen in de tabel om inzicht te krijgen in de activiteit:
   • Laatste activiteit: toont de laatste activiteit van de quote.
   • Weergaven offerte: toont hoe vaak een offerte is bekeken.

Om de activiteit op een individuele offerte te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op een gepubliceerde offerte.
3. Bekijk de activiteit in de rechterzijbalk, op de kaart Activiteit.

Om de volledige tijdlijn van activiteiten van een individuele offerte te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een citaat en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik op Acties en selecteer vervolgens Activiteit.
4. De volledige activiteitentijdlijn wordt weergegeven.

Activiteit van kopers

De volgende bijgehouden acties worden geregistreerd als activiteit op de offerte:

• Offerte verzonden: de offerte is gedeeld met de koper.
• Offerte bekeken: de koper heeft de offerte geopend.
• Offerte gedownload: de koper heeft de pdf gedownload.
• Offerte afgedrukt: de koper heeft het document afgedrukt.
• Offerte door koper ondertekend: de offerte is elektronisch ondertekend door de koper.
• Offerte handmatig ondertekend: de offerte is gemarkeerd als ondertekend.
• Offerte geaccepteerd: de offerte heeft alle vereiste stappen doorlopen en is geaccepteerd door de koper (bijv. interne goedkeuring, acceptatiemethode (bijv. elektronische handtekening), betaling enz.

Verkopersactiviteit

De volgende verkopersgebeurtenissen worden bijgehouden op offertes:

• Offerte gepubliceerd: de offerte is gepubliceerd.
• Offerte goedkeuring aangevraagd door andere gebruiker: er iseen goedkeuring aangevraagd door een andere HubSpot-gebruiker.
• Offerte goedkeuring afgewezen / wijzigingen aangevraagd: de offerte is afgewezen of er zijn wijzigingen aangevraagd tijdens de goedkeuringsfase.
• Offerte goedgekeurd: de offerte is goedgekeurd.
• Offerte ingetrokken: de offerte is ingetrokken.
• Offerte medeondertekend: de offerte is medeondertekend.
• Offerte verlopen: de offerte is verlopen.

Rapport over offertes

U kunt rapporten over offertes maken met behulp van de commerce analytics suite, of door een rapport met één object te maken met behulp van het offerteobject.

Offertes exporteren

Superbeheerders in een Commerce Hub Professional - of Enterprise-account kunnen pdf's downloaden van alle offertes die in het account zijn gepubliceerd.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik onder Download gepubliceerde offertes op Downloaden.
4. Er wordt een downloadlink naar je gemaild zodra het downloadbestand is verwerkt. Je ontvangt ook een melding in de app.

Volgende stappen

Beheer de goedkeuring van offertes.