Gérer les devis

Après avoir créé et envoyé des devis, découvrez comment les gérer et en effectuer le suivi dans votre compte. 

Il existe deux façons de consulter et de gérer les devis :

• Page index des devis : une page index de tous vos devis qui peut être consultée et gérée. 
• Depuis la vue Tableau de bord de la page index des transactions ou espace de travail des ventes : une vue Kanban des transactions avec des informations de devis incluses.

Afficher et gérer les devis

Sur la page index des devis, vous pouvez gérer les devis qui sont au statut Brouillon ou déjà publiés, qu’ils aient été signés électroniquement, en attente de paiement ou non.

Parcourir la page index des devis

La page index des devis affiche tous les devis ainsi que leurs statuts. À partir de la page d’index, vous pouvez afficher les devis dans différentes vues de tableau, ajouter des vues personnalisées, gérer les brouillons de devis et les devis publiés, et accéder à d’autres outils de devis, notamment l’éditeur de thème, le générateur de modèles, les rapports de devis, l’analyse des devis publiés et la page de restauration des enregistrements.

• Utilisez les onglets en haut de la page index pour afficher tous les devis, les devis arrivant bientôt à expiration, en attente d’acceptation ou en attente d’approbation. Cliquez sur add Ajouter une vue dans l’angle supérieur droit pour ajouter une vue personnalisée.
  
  
• Pour filtrer la page index selon des propriétés de devis spécifiques :
  • Cliquez sur advancedFilters Filtres avancés au-dessus du tableau.
  • Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage.
  • Pour sélectionner une autre propriété à ajouter au filtre, cliquez sur + Ajouter un filtre.
  • Pour filtrer selon la propriété que vous avez sélectionnée ou selon un autre filtre, sous OU, cliquez sur + Ajouter un groupe de filtres.
  • Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau lorsque vous avez configuré votre filtre. Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres et l’enregistrement des vues.

• Découvrez comment gérer les brouillons individuels et les devis publiés.
• Pour accéder à d’autres outils de devis, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
  • Personnaliser le style externalLinkde devis : personnalisez l’apparence de vos devis, y compris les polices, les couleurs, la mise en page et le style.
  • Modèles de devis externalLinkpersonnalisés : créez et modifiez des modèles de devis pour les vendeurs afin d’accélérer la création d’un devis et d’aider à standardiser les devis pour les acheteurs.
  • Accéder aux rapports externalLinkde devis : accédez à la suite d’analytics commerciales.
  • Analyser vos devis externalLinkpubliés : analysez vos devis publiés.

• • Télécharger les devis publiés : téléchargez tous les devis publiés. Un lien de téléchargement vous sera envoyé par e-mail.
    
    
• Découvrez comment exporter des fiches d’informations de devis.

Statuts des devis

Les devis peuvent avoir différents statuts :

• Brouillon : un devis en cours de rédaction et qui n’a pas été publié.
• Publié : un devis publié qui n’a pas de signature électronique ou de paiement en ligne activé.
• Accepté : un devis qui a terminé toutes les étapes requises (par exemple, approbation, méthode d’acceptation, paiement).
• Signature en attente : un devis en attente de signature électronique des signataires ou des contresignataires.
• Signé : un devis signé .
• En attente de paiement : un devis avec les paiements en ligne activés en attente de paiement.
• Traitement des paiements : le paiement a été effectué par l’acheteur et est en cours de traitement.
• Expiré : un devis qui a expiré.

Gérer les brouillons de devis

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur sur un brouillon de devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Afficher le devis : consultez et modifiez le devis.
   • Activité : affichez l’activité du devis. 

• • Cloner : clonez le devis.
  • Supprimer : supprimez le devis. 

Remarque : Les brouillons de devis peuvent être inscrits dans les workflows .

Gérer les devis publiés

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

• • Afficher le devis : consultez le devis dans HubSpot.

• • Activité : affichez l’activité du devis. 
  • Copier le lien d’approbation : copiez le lien pour approuver le devis pour les devis nécessitant une approbation.

• • Copier le lien : copiez le lien URL du devis.
  • Envoyer par e-mail : ouvrez la boîte de dialogue Envoyer le devis pour envoyer le devis par e-mail.
  • Télécharger : téléchargez un PDF du devis.
  • Contresigner : lorsque le devis nécessite une contre-signature, sélectionnez cette option pour ouvrir le devis et le contresigner.
  • Marquer comme signé : lorsque le devis exige une signature écrite, vous pouvez manuellement marquer le devis comme signé.
  • Convertir en facture/abonnement : convertissez le devis en facture ou en abonnement.
    • L’option de conversion en facture s’affichera pour les devis comportant des lignes de produits non récurrentes.
    • L’option de conversion en abonnement s’affiche pour les devis comportant des lignes de produits récurrentes.
  • Cloner : clonez un devis existant. Les devis clonés comprennent les associations de fiches d'informations du devis initial et les valeurs de propriété des lignes de produits, notamment le prix, les conditions et la réduction.
  • Rappel & de modification : apportez des modifications à un devis qui a déjà été publié. Après avoir effectué vos modifications, le contenu de devis mis à jour s'affichera lorsqu'un contact consultera le devis. Les devis peuvent également être rappelés avant d’avoir été approuvés.

Remarque : Les devis qui ont été signés électroniquement par toutes les parties, ou qui ont été payés, ne peuvent pas être rappelés, modifiés ou supprimés. Si un devis comporte plusieurs signatures électroniques et que toutes les parties n'ont pas signé électroniquement le devis, celui-ci peut être rappelé, modifié ou supprimé.

• • Archiver : marque un devis comme archivé pour annuler sa publication et le masquer dans la vue de votre page d'index par défaut. Vous pouvez afficher vos devis archivés en filtrant la page index par statut d’archivage. Les acheteurs ne peuvent pas accéder aux devis archivés. Cette action ne peut pas être annulée. Découvrez-en davantage sur l'archivage des devis.
  • Supprimer : supprime le devis pour le retirer définitivement de votre compte et empêcher les acheteurs d'y accéder. Découvrez-en davantage sur la suppression de devis. Cette action ne peut pas être annulée.

Gérer les devis expirés

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
   • Détails : affichez les détails du devis. Sur la page Détails , dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Afficher le devis externalLink tpour afficher le devis expiré.
   • Télécharger : téléchargez un PDF du devis.
   • Cloner : clonez le devis expiré. Les devis clonés comprennent les associations de fiches d'informations du devis initial et les valeurs de propriété des lignes de produits, notamment le prix, les conditions et la réduction.

Analyser les devis

Affichez un récapitulatif de l’activité des devis publiés, y compris les dates d’expiration, un aperçu du pipeline de devis, des informations sur les devis publiés et des recommandations de suivi recommandées.

Vous pouvez utiliser les rapports sur les devis pour obtenir une analyse plus détaillée des devis ou pour créer des rapports personnalisés sur les devis.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Analyser vos devis publiés.
3. Pour filtrer les devis à afficher en fonction de leur date d’expiration, dans l’angle supérieur droit de Vos devis publiés, cliquez sur le menu déroulant Période et sélectionnez la période que vous souhaitez afficher.
   
   
4. Les devis comportant moins d’activités que le seuil défini dans les paramètres du devis s’afficheront en noir. Les devis comportant plus d’activités que le seuil d’activité seront indiqués en vert. Placez le curseur sur n’importe quelle bulle de texte pour voir le nom du devis, la date d’expiration et le nombre d’activités. Sélectionnez la case à cocher Afficher les devis expirés plus anciens pour consulter les devis expirés passés.
   
   
5. Sous Vue d’ensemble du Pipeline, affichez la valeur des devis très actifs et des devis sur le point d’expirer, ainsi que votre pourcentage de taux d’acceptation des devis.
6. Sous Activité de devis récent , affichez l’activité récente sur les devis avec leur nom, leur date de dernière activité, leur montant et leur date d’expiration.
7. Sous Suivi recommandés, consultez les suivis recommandés pour les devis en fonction de l’activité sur le devis et les dates d’expiration (par exemple, les devis sans activité depuis longtemps ou les devis qui expirent bientôt). Cliquez sur Envoyer un suivi pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer un devis.

Afficher les devis dans les vues de transaction

Vous pouvez consulter les devis à partir de la page index des transactions, ou à partir de la vue Tableau de bord de la page d’index des transactions ou de l’espace de travail des ventes.

Pour consulter les devis sur la page index des transactions :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
2. Si la colonne Devis de la transactiondataSyncRight n’est pas ajoutée à la page index : 
   • En haut à droite, cliquez sur Modifier les colonnes.
   • Sélectionnez la case à cocher Devis de transactiondataSyncRight et cliquez sur Appliquer. 
3. Consultez le devis dans la colonne Devis de transactiondataSyncRight . 
   
   
4. Les devis peuvent avoir l’un des statuts suivants, avec un indicateur de couleur correspondant :
   
   • Aucun devis associé : gris.
   • Brouillon : gris.
   • Publié : jaune.
   • En attente de signature : jaune.
   • Publié - envoyé : jaune.
   • Envoyé - en attente de signature : jaune.
   • En attente d’approbation : jaune.
   • Modifications demandées : rouge.
   • Publié - consulté : jaune.
   • Consulté - en attente de signature : jaune.
   • Contresignature en attente : jaune.
   • Accepté : vert.

Pour accéder aux devis depuis la vue du tableau de l’espace de travail des transactions ou des ventes :

1. Accédez à la vue de tableau de bord depuis la page index des transactions ou l’espace de travail des ventes :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur l’icône du tableau de grid bord.
   • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Espace de travail des ventes.
     • Assurez-vous d’être inscrit au tableau Kanban pour les transactions maintenant dans la version bêta de l’espace de travail des ventes. Si vous êtes un super administrateur, découvrez comment inscrire votre compte à la version bêta.
     • En haut, cliquez sur l’onglet Transactions .
2. Les devis sont affichés en bas d’une carte de transaction.
3. Les devis peuvent avoir l’un des statuts suivants, avec un indicateur de couleur correspondant :
   
   • Aucun devis associé : gris.
   • Brouillon : gris.
   • Publié : jaune.
   • En attente de signature : jaune.
   • Publié - envoyé : jaune.
   • Envoyé - en attente de signature : jaune.
   • En attente d’approbation : jaune.
   • Modifications demandées : rouge.
   • Publié - consulté : jaune.
   • Consulté - en attente de signature : jaune.
   • Contresignature en attente : jaune.
   • Accepté : vert.
     
     

Archiver et supprimer des devis

Lorsque vous créez des devis, vous voudrez peut-être nettoyer votre page index, supprimer les devis inutilisés ou empêcher les acheteurs de les voir. Pour ce faire, vous pouvez archiver et supprimer des devis. 

Lorsqu’un devis est supprimé ou archivé, il ne peut pas être restauré. 

• Archiver un devis : l'archivage d'un devis fait passer le statut du devis à Archivé, le supprimant de votre page d'index par défaut et empêchant les acheteurs d'y accéder. Vous pouvez toujours consulter, télécharger, cloner et supprimer le devis dans votre compte.
  • Les devis qui ont été payés, qui traitent un paiement ou qui sont partiellement signés ne peuvent pas être archivés.

• • Vous pouvez afficher les devis archivés en utilisant le filtre  Statut en haut du tableau sur la page index des devis.
    
    

• Supprimer un devis : la suppression d'un devis le supprimera définitivement de votre compte HubSpot. Les utilisateurs ne pourront plus consulter le devis dans HubSpot et les acheteurs ne pourront plus y accéder. Les devis qui ont été payés ne peuvent pas être supprimés.

Pour archiver ou supprimer un devis :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Archiver ou Supprimer.

Suivre l’activité de devis

Lorsqu’un devis est partagé, HubSpot effectue le suivi des activités clés, à la fois auprès de l’acheteur et en interne. Vous disposez ainsi d’informations actualisées sur la façon dont les acheteurs interagissent avec vos devis et sur les actions internes effectuées à leur sujet.

Activité de l’acheteur

Les actions suivies suivantes sont enregistrées en tant qu’activité sur le devis :

• Devis envoyé : le devis a été partagé avec l’acheteur.
• Devis consulté : l’acheteur a ouvert le devis.
• Devis téléchargé : l’acheteur a téléchargé le PDF.
• Devis imprimé : l’acheteur a imprimé le document.
• Devis signé par l’acheteur : le devis a été signé électroniquement par l’acheteur.
• Devis signé manuellement : le devis a été marqué comme signé.
• Devis accepté : le devis a franchi toutes les étapes requises et a été accepté par l’acheteur (par exemple, approbation interne, méthode d’acceptation (par exemple, signature électronique), paiement).

Activité du vendeur

Les événements vendeurs suivants sont suivis sur les devis :

• Devis publié : le devis a été publié.
• Approbation de devis demandée par un autre utilisateur : une approbation a été demandée par un autre utilisateur HubSpot.
• Approbation du devis rejetée / Modifications demandées : le devis a été rejeté ou des modifications ont été demandées pendant la phase d’approbation.
• Devis approuvé : le devis a été approuvé.
• Devis rappelé : le devis a été rappelé.
• Devis contresigné : le devis a été contresigné.
• Devis expiré : le devis a expiré.

Voir les activités

Pour afficher l’activité des devis sur la page index des devis :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Utilisez les colonnes suivantes du tableau pour comprendre l’activité :
   • Date de la dernière activité : date de la dernière activité sur le devis.
   • Nombre d’activités de devis : le nombre total d’activités sur le devis.
   • Nombre d’activités du devis depuis la dernière communication : le nombre d’activités depuis que la dernière communication a été envoyée à un contact du devis.
   • Nombre de vues de devis : le nombre de vues d’un devis.

Pour afficher l’activité sur un devis particulier :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Affichez l’activité dans la barre latérale droite, sur la carte Activités du devis.
   
   

Pour afficher la chronologie complète de l’activité d’un devis individuel :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Activité.
4. La chronologie complète de l’activité s’affiche.
   
   

Rapport sur les devis

Vous pouvez créer un rapport sur les devis à l’aide de la suite d’analytics du commerce ou en créant un rapport d’objet unique en utilisant l’objet devis.

Exporter des devis

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. En haut du tableau, cliquez sur Exporter.
3. Dans la boîte de dialogue :
   • Saisissez un nom d’exportation dans la zone de texte Nom de l’exportation .
   • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
   • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
   • Cliquez sur Personnaliser pour personnaliser davantage l’exportation :
     • Sous Propriétés incluses dans l’export, sélectionnez une option pour les propriétés à inclure dans l’export.
     • Sous Associations incluses dans l’export, cochez la case Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, la transaction ou la facture).
     • Sous Associations incluses dans l'export, indiquez Inclure jusqu'à 1 000 fiches d'informations associées ou Toutes les fiches d'informations associées.
   • Cliquez sur Exporter. Découvrez-en davantage sur l'export des fiches d'informations.

Utiliser les données de devis dans d’autres outils HubSpot

Utilisez les propriétés de devis dans d’autres outils, tels que les workflows et les segments, pour automatiser et organiser les données de devis dans HubSpot.

Envoyez automatiquement un e-mail aux acheteurs dont le devis n’est pas encore accepté mais expire bientôt

Créez un segment de devis qui ne sont pas encore acceptés et qui approchent de leur date d’expiration. Utilisez le segment dans les workflows pour envoyer automatiquement un e-mail à l’acheteur.

1. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Devis lors de la création du segment.
2. Ajoutez les filtres suivants :
   • La date d’acceptation est inconnue.
   • Le statut du devis est l’un des Publié.
   • La date d’expiration est dans moins de sept jours.
     
     
3. Utilisez le segment dans un workflow pour envoyer automatiquement un e-mail lui rappelant d’accepter le devis.

Devis de grande valeur en attente de signature

Créez un segment pour définir une tâche afin que le propriétaire du devis effectue un suivi là où les devis à forte valeur ajoutée sont bloqués.

1. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Devis lors de la création.
2. Ajoutez les filtres suivants :
   • Le montant du devis est supérieur ou égal à [montant] (par exemple, 10 000).
   • Le statut du devis est l’un des Publié.
   • La date d’acceptation est inconnue.
   • La date de création remonte à plus de sept jours.
     
     
3. Utilisez le segment dans un workflow pour créer automatiquement une tâche pour le propriétaire du devis lorsqu’un devis est ajouté au segment actif.

Réengagez les acheteurs de devis expirés

Créez un segment pour réengager les acheteurs là où les devis ont expiré.

1. Créez un segment, en sélectionnant l’objet Devis lors de la création.
2. Ajoutez les filtres suivants :
   • Le statut du devis est l’un des Expiré.
   • La date d’acceptation est inconnue.
   • La date d’expiration est inférieure aux 30 derniers jours.
     
     
3. Utilisez le segment dans un workflow pour créer automatiquement une tâche pour le propriétaire du devis. Envoyer éventuellement des e-mails automatisés à l’acheteur lorsqu’un devis est ajouté au segment actif.

Étapes suivantes

• Gérez les validations de devis.
• Personnaliser les devis avec le branding et les modèles.