Gérer les devis

Après avoir créé et envoyé vos devis, découvrez comment les gérer et en effectuer le suivi dans votre compte.

Il existe trois façons d’afficher et de gérer les devis une fois qu’ils sont créés :

• Tous les devis : une page index de tous vos devis qui peut être consultée et gérée. 
• Analyse : un résumé de vos devis qui peut être filtré. Le récapitulatif inclut une vue de l’activité et de la date d’expiration des devis, une vue d’ensemble de votre pipeline de devis, une liste de vos devis publiés et des recommandations de suivi.
• Depuis la vue Tableau de bord de la page index des transactions ou espace de travail des ventes : une vue Kanban des transactions avec des informations de devis incluses.

Afficher et gérer les devis

Consultez, gérez et analysez vos devis. Vous pouvez gérer les devis avec un statut Brouillon , ou les devis qui ont été publiés, qu’ils aient été signés électroniquement, en attente de paiement ou non.

Gérer les brouillons de devis

Pour gérer les projets de devis :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur sur un brouillon de devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Afficher le devis : consultez et modifiez le devis. Dans l’éditeur de devis, vous terminez la création de votre devis.
   • Activité : affichez l’activité du devis. 

• • Cloner : clonez le devis.
  • Supprimer : supprimez le devis. 

Remarque : Les brouillons de devis peuvent être inscrits dans les workflows .

Gérer les devis publiés

Vous pouvez gérer les devis publiés à partir de la page index des devis. Les devis publiés peuvent avoir différents statuts :

• Publié : un devis publié qui n’a pas de signature électronique ou de paiement en ligne activé.
• Accepté : le devis a complété toutes les étapes requises (par exemple, approbation, méthode d’acceptation, paiement, etc.).
• Signature en attente : un devis en attente de signature électronique des signataires ou des contresignataires.
• Signé : un devis signé .
• En attente de paiement : un devis avec les paiements en ligne activés en attente de paiement.
• Traitement des paiements : le paiement a été effectué par l’acheteur et est en cours de traitement.
• Expiré : le devis a expiré.

Pour gérer les devis publiés :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

• • Afficher le devis : consultez le devis dans HubSpot.
  • Afficher le devis publié : affichez un devis partagé dans un nouvel onglet du navigateur.
  • Activité : affichez l’activité du devis. 
  • Copier le lien d’approbation : copiez le lien pour approuver le devis pour les devis nécessitant une approbation.

• • Copier le lien : copiez le lien URL du devis.
  • Envoyer par e-mail : ouvrez la boîte de dialogue Envoyer le devis pour envoyer le devis par e-mail.
  • Télécharger : téléchargez une version PDF du devis.
  • Contre-signature : lorsque le devis nécessite une contre-signature électronique, sélectionnez cette option pour ouvrir le devis et vérifier votre contre-signature.
  • Marquer signé : lorsque le devis nécessite une signature manuscrite, vous pouvez marquer manuellement le devis comme étant signé.
  • Convertir en facture/abonnement : convertissez le devis en facture ou en abonnement.
    • L’option de conversion en facture s’affichera pour les devis comportant des lignes de produits non récurrentes.
    • L’option de conversion en abonnement s’affiche pour les devis comportant des lignes de produits récurrentes.
  • Cloner : clonez un devis existant pour le réutiliser. Les devis clonés comprennent les associations de fiches d'informations du devis initial et les valeurs de propriété des lignes de produit, notamment le prix, les conditions et la réduction.
  • Rappeler et modifier : apportez des modifications et des révisions à un devis qui a déjà été publié. Après avoir effectué vos modifications, le contenu de devis mis à jour s'affichera lorsqu'un contact consultera le devis. Les devis peuvent également être rappelés avant d’être approuvés.

Remarque : Les devis qui ont été signés électroniquement par toutes les parties, ou qui ont été payés, ne peuvent pas être rappelés, modifiés ou supprimés. Si un devis comporte plusieurs signatures électroniques et que toutes les parties n'ont pas signé électroniquement le devis, celui-ci peut être rappelé, modifié ou supprimé.

• • Archiver : marque un devis comme archivé pour le dépublier et le masquer dans la vue de votre page d'index par défaut. Vous pouvez consulter vos devis archivés en filtrant la page index par statut d'archivage. Cependant, les acheteurs ne pourront pas accéder aux devis archivés. Cette action ne peut pas être annulée. Découvrez-en davantage sur l'archivage des devis. 
  • Supprimer : supprime le devis pour le retirer définitivement de votre compte et empêcher les acheteurs d'y accéder. Découvrez-en davantage sur la suppression de devis. Cette action ne peut pas être annulée.

Analysez vos devis

Utilisez l’onglet Analyser pour afficher un récapitulatif de l’activité des devis, y compris les dates d’expiration, une vue d’ensemble du pipeline de devis, des informations sur les devis publiés et des recommandations de suivi.

Vous pouvez utiliser les rapports sur les devis pour obtenir une analyse plus détaillée des devis ou pour créer des rapports personnalisés sur les devis.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. En haut, cliquez sur l’onglet Analyser . 
3. Pour filtrer les devis à afficher en fonction de leur date d’expiration, dans l’angle supérieur droit de Vos devis publiés, cliquez sur le menu déroulant Période et sélectionnez la période que vous souhaitez afficher.
4. Les devis comportant moins d’activités que le seuil défini dans les paramètres du devis s’afficheront en noir. Les devis comprenant plus d’activités que le seuil d’activité défini dans les paramètres de devis seront indiqués en vert. Placez le curseur sur n’importe quelle bulle de texte pour voir le nom du devis, la date d’expiration et le nombre d’activités. Sélectionnez la case à cocher Afficher les devis expirés plus anciens pour consulter les devis expirés passés.
   
   
   
5. Sous Vue d’ensemble du Pipeline, affichez la valeur des devis très actifs et des devis sur le point d’expirer, ainsi que votre pourcentage de taux d’acceptation des devis.
6. Sous Activité de devis récent , affichez l’activité récente sur les devis, avec leur nom, la date de la dernière activité, le montant du devis et leur date d’expiration.
7. Sous Suivi recommandés, affichez les suivis recommandés pour les devis en fonction de l’activité sur le devis et les dates d’expiration (par exemple, les devis sans activité depuis longtemps ou les devis qui expirent bientôt). Cliquez sur Envoyer un suivi pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer un devis.

Afficher les devis dans les tableaux de bord de transactions

1. Accédez à la vue de tableau de bord depuis la page index des transactions ou l’espace de travail des ventes :
   • Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur l’icône du tableau de bord.
   • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Espace de travail des ventes.
     • Assurez-vous d’être inscrit au tableau Kanban pour les transactions maintenant dans la version bêta de l’espace de travail des ventes. Découvrez comment vous inscrire à une bêta ouverte.
     • En haut, cliquez sur l’onglet Transactions .
2. Les devis sont affichés en bas d’une carte de transaction.
   
3. Les devis peuvent avoir l’un des statuts suivants, avec un indicateur de couleur correspondant :
   
   • Aucun devis associé : Gris.
   • Rédigé: Gris.
   • Publié: Jaune.
   • En attente de signature : Jaune.
   • Publié - envoyé : jaune.
   • Envoyé - en attente de signature : jaune.
   • En attente d’approbation : jaune.
   • Modifications demandées : Rouge.
   • Publié - consulté : Jaune.
   • Consulté - en attente de signature : Jaune.
   • Contresignature en attente : Jaune.
   • Accepté : Vert.
     
     

Archiver et supprimer des devis

Lorsque vous créez des devis, vous voudrez peut-être nettoyer votre page index, supprimer les devis inutilisés ou empêcher les acheteurs de les voir. Pour ce faire, vous pouvez archiver et supprimer des devis. 

Lorsqu’un devis est supprimé ou archivé, il ne peut pas être restauré. 

• Archiver un devis : l'archivage d'un devis fait passer le statut du devis sur Archivé, le supprimant de votre page d'index par défaut et empêchant les acheteurs d'y accéder. Vous pouvez toujours consulter, télécharger, cloner et supprimer le devis dans votre compte. 
  • Vous ne pouvez pas archiver les devis qui ont été payés, qui sont en cours de paiement ou qui sont partiellement signés.

• • Vous pouvez afficher les devis archivés en utilisant le filtre  Statut d’archivage en haut du tableau sur la page index des devis.
    
    

• Supprimer un devis : la suppression d'un devis le supprimera définitivement de votre compte HubSpot. Les utilisateurs ne pourront plus consulter le devis dans HubSpot et les acheteurs ne pourront plus y accéder. Les devis qui ont été payés ne peuvent pas être supprimés.

Pour archiver ou supprimer un devis :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Archiver ou Supprimer.

Suivre l’activité de devis

Lorsqu’un devis est partagé, HubSpot suit les activités clés, à la fois auprès de l’acheteur et en interne, vous offrant une visibilité en temps réel sur la façon dont les acheteurs interagissent avec vos devis et les actions internes effectuées sur vos devis.

Pour afficher l’activité des devis sur la page index des devis :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Utilisez les colonnes suivantes du tableau pour comprendre l’activité :
   • Dernière activité : indique la dernière activité du devis.
   • Vues de devis : indique le nombre de fois qu’un devis a été consulté.

Pour afficher l’activité sur un devis particulier :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Cliquez sur un devis publié.
3. Affichez l’activité dans la barre latérale droite, sur la carte Activité .

Pour afficher la chronologie complète de l’activité d’un devis individuel :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
2. Passez le curseur de la souris sur un devis et cliquez sur le bouton Aperçu .
3. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Activité.
4. La chronologie complète de l’activité s’affiche.

Activité de l’acheteur

Les actions suivies suivantes sont enregistrées en tant qu’activité sur le devis :

• Devis envoyé : le devis a été partagé avec l’acheteur.
• Devis consulté : l’acheteur a ouvert le devis.
• Devis téléchargé : l’acheteur a téléchargé le PDF.
• Devis imprimé : l’acheteur a imprimé le document.
• Devis signé par l’acheteur : le devis a été signé électroniquement par l’acheteur.
• Devis signé manuellement : le devis a été marqué comme signé.
• Devis accepté : le devis a franchi toutes les étapes requises et a été accepté par l’acheteur (ex : approbation interne, méthode d’acceptation (signature électronique, etc.).

Activité du vendeur

Les événements vendeurs suivants sont suivis sur les devis :

• Devis publié : le devis a été publié.
• Approbation de devis demandée par un autre utilisateur : une approbation a été demandée par un autre utilisateur HubSpot.
• Approbation du devis rejetée / Modifications demandées : le devis a été rejeté ou des modifications ont été demandées pendant la phase d’approbation.
• Devis approuvé : le devis a été approuvé.
• Devis rappelé : le devis a été rappelé.
• Devis contresigné : le devis a été contresigné.
• Devis expiré : le devis a expiré.

Rapport sur les devis

Vous pouvez créer un rapport sur les devis à l’aide de la suite d’analytics du commerce ou en créant un rapport d’objet unique en utilisant l’objet devis.

Exporter des devis

Les super administrateurs d’un compte Commerce Hub Pro ou Entreprise peuvent télécharger les PDF de tous les devis publiés dans le compte.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. Sous Télécharger les devis publiés, cliquez sur Télécharger.
4. Un lien de téléchargement vous sera envoyé par e-mail lorsque le fichier de téléchargement aura été traité. Vous recevrez également une notification dans l’application.

Étapes suivantes

Gérez les validations de devis.