Hantera offerter

När du har skapat och skickat dina offerter kan du lära dig hur du hanterar och spårar dem i ditt konto.

Det finns tre sätt att visa och hantera offerter när de har skapats:

• Alla offerter : en indexsida med alla dina offerter som kan visas och hanteras.
• Analysera: en sammanfattning av dina offerter som kan filtreras. Sammanfattningen innehåller en vy över offertaktivitet och förfallodatum, en översikt över din offertpipeline, en lista över dina publicerade offerter och rekommenderade uppföljningar.
• Från tavlevyn på indexsidan för erbjudanden eller arbetsytan för försäljning: en kanbantavlevy av erbjudanden med inkluderad offertinformation.

Visa och hantera offerter

Visa, hantera och analysera dina offerter. Du kan hantera offerter med statusen Utkast eller offerter som har publicerats, oavsett om de har e-signerats, väntar på betalning eller inte.

Hantera utkast till offerter

Så här hanterar du utkast till offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett offertutkast och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan något av följande alternativ:
   • Visa offert: visa och redigera offerten. I offertredigeraren bygger du färdigt din offert.
   • Aktivitet: visa aktiviteten för offerten.

• • Klona: Kl ona offerten.
  • Ta bort: ta bort offerten.

Observera : Utkast till offerter kan registreras i arbetsflöden.

Hantera publicerade offerter

Du kan hantera publicerade offerter från indexsidan för offerter. Publicerade offerter kan ha olika status:

• Publicerad: en publicerad offert som inte har e-signatur eller onlinebetalningar aktiverade.
• Accepterad: offerten har slutfört alla nödvändiga steg (t.ex. godkännande, godkännandemetod, betalning etc).
• Väntar på signatur: en offert som väntar på e-signaturer från undertecknare eller kontrasignatörer.
• Signerad : en signerad offert.
• Väntar på betalning: en offert med onlinebetalningar aktiverade som väntar på betalning.
• Betalningshantering: betalningen har gjorts av köparen och håller på att behandlas.
• Utgått: offerten har gått ut.

Så här hanterar du publicerade offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan något av följande alternativ:

• • Visa offert: visa offerten i HubSpot.
  • Visa publicerad offert: visa en delad offert i en ny webbläsarflik.
  • Aktivitet : visa aktiviteten för offerten.
  • Kopieragodkännandelänk: kopiera länken för att godkänna offerten, för offerter som kräver godkännande.

• • Kopiera länk: kopiera URL-länken till offerten.
  • Skicka via e-post: öppna dialogrutan Skicka offert för att skicka offerten via e-post.
  • Ladda ner: ladda ner en PDF-version av offerten.
  • Kontrasignera: när offerten kräver en e-kontrasignering, välj för att öppna offerten och verifiera din kontrasignering.
  • Markera som signerad: När offerten kräver en skriftlig signatur kan du manuellt markera att offerten är signerad.
  • Konvertera till faktura /prenumeration: Konvertera offerten till en faktura eller en prenumeration.
    • Alternativet att konvertera till en faktura visas för offerter med engångsposter.
    • Alternativet att konvertera till en prenumeration visas för offerter med återkommande poster.
  • Klona: Klona en befintlig offert för att använda samma offert igen. Klonade offerter innehåller den ursprungliga offertens postassociationer och radposternas egenskapsvärden, inklusive pris, villkor och rabatt.
  • Återkalla och redigera: gör ändringar och revideringar i en offert som redan har publicerats. När du har gjort dina ändringar visas det uppdaterade offertinnehållet när en kontakt visar offerten. Offerter kan också återkallas innan de har appats.

Observera: Offerter som har e-signerats av alla parter eller som har betalats kan inte återkallas, redigeras eller raderas. Om en offert har flera e-signaturer och inte alla parter har e-signerat offerten kan den återkallas, redigeras eller raderas.

• • Arkivera: markera ett citat som arkiverat för att avpublicera det och dölja det från standardvyn på indexsidan. Du kan visa dina arkiverade offerter genom att filtrera indexsidan efter arkivstatus, men köpare kan inte komma åt arkiverade offerter. Den här åtgärden kan inte ångras. Läs mer om arkivering av offerter.
  • Ta bort: Ta bort offerten för att permanent ta bort den från ditt konto och förhindra att köpare får tillgång till offerten. Läs mer om att radera offerter. Den här åtgärden kan inte ångras.

Analysera dina offerter

Använd fliken Analysera för att visa en sammanfattning av offertaktivitet, inklusive utgångsdatum, en översikt över offertpipeline, information om publicerade offerter och rekommenderade uppföljningar.

Du kan använda offertrapportering för att få mer detaljerad analys av offerter eller för att skapa anpassade rapporter om offerter.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka på fliken Analysera längst upp.
3. Om du vill filtrera vilka offerter som visas baserat på deras utgångsdatum klickar du på rullgardinsmenyn Tidsperiod uppe till höger om Dina publicerade offerter och väljer den tidsperiod som du vill visa.
   
   
   
4. Noteringar med färre aktiviteter än aktivitetströskeln som anges i inställningarna för noteringar visas i svart. Citat med fler aktiviteter än den aktivitetströskel som anges i citatinställningarna markeras med grönt. Håll muspekaren över en offertbubbla för att se offertnamnet, utgångsdatumet och antalet aktiviteter. Markera kryssrutan Visa äldre utgångna offerter för att se tidigare utgångna offerter.
   
   
   
5. Under Pipelineöversikt kan du se värdet på offerter med hög aktivitet och offerter som riskerar att löpa ut, tillsammans med din procentuella acceptansgrad för offerter.
6. Under Senaste offertaktivitet visas den senaste aktiviteten för offerter, med namn, senaste aktivitetsdatum, offertbelopp och utgångsdatum.
7. Under Rekommenderade uppföljningar visas rekommenderade uppföljningar för offerter baserat på aktivitet på offerten och utgångsdatum (t.ex. offerter som inte har haft någon aktivitet på länge eller offerter som snart löper ut) . Klicka på Skicka en uppföljning för att öppna dialogrutanSkicka offert.

Visa offerter i avtalstavlor

1. Du kommer åt styrelsevyn från indexsidan för erbjudanden eller arbetsytan för försäljning:
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer. Klicka på styrelseikonen grid längst upp till vänster.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Arbetsyta för försäljning.
     • Se till att du är registrerad i betaversionen av Kanban Board for Deals Now i Sales Workspace. Läs om hur du anmäler dig till en offentlig betaversion.
     • Klicka på fliken Deals högst upp.
2. Offerter visas längst ned på ett affärskort.
   
3. Offerter kan ha någon av följande statusar, med en motsvarande färgindikator:
   
   • Ingen offert associerad: Grå.
   • Utarbetad: Grey.
   • Publicerat: Gul.
   • Väntar på signatur: Gul.
   • Publicerad - skickad: Gul.
   • Skickad - väntar på signatur: Gul.
   • Väntar på godkännande: Gul.
   • Ändringar begärda: Röd.
   • Publicerad - visad: Gul.
   • Visad - väntar på signatur: Gul.
   • Väntar på kontrasignering: Gul.
   • Godkänd: Grön.
     
     

Arkivera och ta bort offerter

När du skapar offerter kanske du vill rensa upp på din indexsida, ta bort oanvända offerter eller förhindra att köpare ser dem. För att göra det kan du arkivera och ta bort offerter.

När en offert raderas eller arkiveras kan den inte återställas.

• Arkivera en offert: Om du arkiverar en offert får den statusen Arkiverad, vilket innebär att den tas bort från standardvyn på indexsidan och att köparna inte kan komma åt offerten. Du kan fortfarande visa, ladda ner, klona och ta bort offerten i ditt konto.
  • Offerter som har betalats, håller på att bearbeta en betalning eller är delvis signerade kan inte arkiveras.

• • Du kan visa arkiverade offerter genom att använda filtret Arkivstatus högst upp i tabellen på indexsidan för offerter.
    
    

• Ta bort en offert: Om du tar bort en offert kommer den att tas bort permanent från ditt HubSpot-konto. Användare kommer inte längre att kunna se offerten i HubSpot och köpare kommer inte längre att kunna komma åt offerten. Offerter som har betalats kan inte raderas.

Så här arkiverar eller tar du bort en offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Arkivera eller Ta bort.

Spåra aktivitet för offerten

När en offert delas spårar HubSpot viktiga aktiviteter, både från köparen och internt, vilket ger dig realtidsöversikt över hur köpare interagerar med dina offerter och interna åtgärder som vidtas på dina offerter.

Så här visar du aktiviteten för offerter på indexsidan för offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Använd följande kolumner i tabellen för att förstå aktivitet:
   • Senaste aktivitet: visar den senaste aktiviteten för citatet.
   • Offertvisningar: visar hur många gånger en offert har visats.

För att visa aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka på ett publicerat citat.
3. Visa aktivitet i det högra sidofältet, på kortet Aktivitet.

Så här visar du hela tidslinjen för aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder och välj sedan Aktivitet.
4. Hela tidslinjen för aktiviteten visas.

Köparens aktivitet

Följande spårade åtgärder loggas som aktivitet på offerten:

• Offertskickad: offerten har delats med köparen.
• Offert visad: köparen har öppnat offerten.
• Offertnedladdad : köparen har laddat ner PDF-filen.
• Offert utskriven : köparen har skrivit ut dokumentet.
• Offert signerad avköpare: offerten har e-signerats av köparen.
• Offert signeradmanuellt : offerten markerades som signerad.
• Offertaccepterad: Offerten har genomgått alla nödvändiga steg och har accepterats av köparen (t.ex. internt godkännande, acceptansmetod (t.ex. e-signatur), betalning etc.)

Säljarens aktivitet

Följande säljarhändelser spåras på offerter:

• Offertpublicerad: offerten har publicerats.
• Offertgodkännande beg ärt av annan användare: ett godkännande har begärts av en annan HubSpot-användare.
• Offertgodkännande avvisat/ ändringar begärda : offerten har avvisats eller ändringar har begärts under godkännandestadiet.
• Offertgodkänd : offerten har godkänts.
• Offertåterkallad : offerten har återkallats.
• Offertkontrasignerad : offerten har kontrasignerats.
• Offerten harlöpt ut: Offerten har löpt ut.

Rapportera om offerter

Du kan rapportera om offerter med hjälp av Commerce Analytics Suite eller genom att skapa en rapport med ett enda objekt med hjälp av offertobjektet.

Exportera offerter

Superadministratörer i ett Commerce Hub Professional- eller Enterprise-konto kan ladda ner PDF-filer av alla offerter som har publicerats i kontot.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objects > Quotes i menyn till vänster i sidofältet.
3. Under Ladda ner publicerade offerter klickar du på Ladda ner.
4. En nedladdningslänk kommer att skickas till dig via e-post när nedladdningsfilen har behandlats. Du kommer också att få ett meddelande i appen.

Nästa steg

Hantera godkännanden avofferter.