Hantera offerter

När du har skapat och skickat offerter kan du lära dig hur du hanterar och spårar dem i ditt konto. 

Det finns två sätt att visa och hantera offerter:

• Offertindexsida: en indexsida med alla dina offerter som kan visas och hanteras. 
• Från tavelvyn på indexsidan för affärer eller försäljningsarbetsytan: en kanbantavla med information om offerter.

Visa och hantera offerter

På offerternas indexsida kan du hantera offerter som har statusen Utkast eller som redan har publicerats, oavsett om de har e-signats, väntar på betalning eller inte.

Navigera på offertsindexsidan

På offertsidan visas alla offerter tillsammans med deras status. Från indexsidan kan du visa offerter i olika tabellvyer, lägga till anpassade vyer, hantera utkast och publiceradeofferter samt navigera till andra offertverktyg, inklusive temaredigeraren, mallbyggaren, offertrapportering, analys av publicerade offerter och sidan för återställning av poster.

• Använd flikarna högst upp på indexsidan för att visa alla offerter, offerter som snart löper ut, väntande godkännanden eller väntande godkännanden. Klickapå Lägg till vy längst upp till höger för att lägga till en anpassad vy.
  
  
• För attfiltrera indexsidan efter specifika offertegenskaper:
  • Klicka på avancerade filter Advanced filtersovanför tabellen.
  • I den högra panelen söker du efter och väljer denegenskapdu vill filtrera efter och ställer sedan in filterkriterierna.
  • Om du vill välja en annan egenskap att lägga till i filtret klickar du på+ Lägg till filter.
  • För att filtrera efter den egenskap du har valt, eller ett annat filter, klicka på+ Lägg till filtergrupp under ELLER.
  • Klicka påXlängst upp till högeripanelen när du har ställt in ditt filter. Läs mer omhur du ställer in filter och sparar vyer.

• Lär dig hur du hanterar enskilda utkast och publiceradeofferter.
• För att navigera till andra offerverktyg klickar du på Åtgärder längst upp till höger och väljer sedan ett av följande alternativ:
  • Anpassa offertstil externalLink: anpassa utseendet på dina offerter, inklusive teckensnitt, färger, layout och stil.
  • Anpassa offertmallar externalLink: skapa och redigera offertmallarsom säljare kan använda för att snabba upp skapandet av offerter och standardisera offerterna för köpare.
  • Gå till offertrapporter extern länk: navigeratill analysverktygen för e-handel.
  • Analysera dina publicerade offerter externalLink: analysera dina publicerade offerter.

• • Ladda ner publicerade offerter: ladda ner alla publicerade offerter. En nedladdningslänk skickas till dig via e-post.
    
    
• Lär dig hur du exporterar offertrekord.

Offertstatus

Offert kan ha olika status:

• Utkast: en offert som är under utarbetande och inte har publicerats.
• Publicerad: en publicerad offert som inte har e-signatur eller onlinebetalningar aktiverade.
• Accepterad: en offert som har genomgått alla nödvändiga steg (t.ex. godkännande, acceptansmetod, betalning).
• Väntar på signatur: enoffert som väntar på e-signaturer från undertecknare eller medundertecknare.
• Signerad: en signerad offert.
• Väntar på betalning: en offert med onlinebetalningar aktiverade som väntar på betalning.
• Betalning behandlas: betalningen har gjorts av köparen och behandlas.
• Utgången: en offert som har gått ut.

Hantera utkast till offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett utkast till offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett av följande alternativ:
   • Visa offert: visa och redigera offerten.
   • Aktivitet: visa aktiviteten för offerten. 

• • Kloning: klona offerten.
  • Ta bort: ta bort offerten. 

Observera: utkast till offerter kan registreras i arbetsflöden.

Hantera publicerade offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett av följande alternativ:

• • Visa offert: visa offerten i HubSpot.

• • Aktivitet: visa offerten aktivitet. 
  • Kopiera godkännandelänk: kopiera länken för att godkänna offerten, för offerter som kräver godkännande.

• • Kopiera länk: kopiera URL-länken till offerten.
  • Skicka via e-post: öppnadialogrutan Skicka offert för att skicka offerten via e-post.
  • Ladda ner: ladda ner en PDF-fil med offerten.
  • Kontrasignera: när offerten kräver kontrasignering, välj detta alternativ för att öppna offerten och kontrasignera den.
  • Markera som undertecknad: när offerten kräver en skriftlig underskrift kan du manuellt markera offerten som undertecknad.
  • Konvertera till faktura/abonnemang: konvertera offerten till en faktura eller ett abonnemang.
    • Alternativet att konvertera till en faktura visas för offerter med engångsposter.
    • Alternativet att konvertera till ett abonnemang visas för offerter med återkommande poster.
  • Kloning: klona en befintlig offert. Klonade offerter inkluderar den ursprungliga offerten och radpostens egenskapsvärden, inklusive pris, villkor och rabatt.
  • Återkalla och redigera: redigera en offert som redan har publicerats. När du har gjort dina ändringar visas det uppdaterade offertinnehållet när en kontakt visar offerten. Offerter kan också återkallas innan de har godkänts.

Observera: offerter som har e-signats av alla parter eller har betalats kan inte återkallas, redigeras eller raderas. Om en offert har flera e-signaturer och inte alla parter har e-signerat offerten kan den återkallas, redigeras eller raderas.

• • Arkivera: markera en offert som arkiverad för att ta bort den från publicering och dölja den från din standardindexsida. Du kan visa dina arkiverade offerter genom att filtrera indexsidan efter arkivstatus. Köpare har inte tillgång till arkiverade offerter. Denna åtgärd kan inte ångras. Läs mer om arkivering av offerter.
  • Radera: radera offerten för att permanent ta bort den från ditt konto och förhindra köpare från att komma åt offerten. Läs mer om att radera offerter. Denna åtgärd kan inte ångras.

Hantera utgångna offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett citat och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett alternativ:
   • Detaljer: Visa detaljer om offerten. Klicka påVisa offertexternalLinklängst upp till höger på sidan Detaljerför attvisa den utgångna offerten.
   • Ladda ner: Ladda ner en PDF-fil med offerten.
   • Klon: klona den utgångna offerten. Klonade offerter inkluderar den ursprungliga offrets postassociationer och egenskapsvärdena för raderna, inklusive pris, villkor och rabatt.

Analysera offerter

Visa en sammanfattning av publicerade offerter, inklusive utgångsdatum, en översikt över offerter i pipeline, information om publicerade offerter och rekommenderade uppföljningar.

Du kan använda offertrapportering för att få en mer detaljerad analys av offerter eller för att skapa anpassade rapporter om offerter.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka påÅtgärder längst upp till höger och välj sedanAnalysera dina publicerade offerter.
3. För att filtrera vilka offerter som visas baserat på deras utgångsdatum, klicka på rullgardinsmenyn för tidsperiod i det övre högra hörnet av Dina publicerade offerter och välj den tidsperiod du vill visa.
   
   
4. Offert med färre aktiviteter än aktivitetsgränsen som angetts i offertinställningarna visas i svart. Offert med fler aktiviteter än aktivitetsgränsen markeras i grönt. Håll muspekaren över en offertbubbla för att se offertnamnet, utgångsdatumet och antalet aktiviteter. Markera kryssrutan Visa äldre utgångna offerter för att se tidigare utgångna offerter.
   
   
5. Under Översikt över pipeline kan du se värdet på offerter med hög aktivitet och offerter som riskerar att löpa ut, tillsammans med din procentuella acceptansgrad för offerter.
6. UnderSenaste offertaktivitet kan du se den senaste aktiviteten för offerter med namn, datum för senaste aktivitet, offertbelopp och utgångsdatum.
7. UnderRekommenderade uppföljningar kan du se rekommenderade uppföljningar för offerter baserat på aktiviteten på offerten och utgångsdatum (t.ex. offerter utan aktivitet på länge eller offerter som snart löper ut). Klicka påSkicka en uppföljning för att öppna dialogrutanSkicka offert.

Visa offerter i affärsvisningar

Du kan visa offerter från affärsindexsidan eller från tavelvyn på affärsindexsidan eller försäljningsarbetsytan.

Så här visar du offerter på affärsindexsidan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Om kolumnen DealdataSyncRight Quote inte har lagts till på indexsidan:
   • Klicka påRedigera kolumner längst upp till höger.
   • Markera kryssrutan DealdataSyncRight Quoteoch klicka påApply.
3. Visa offerten i kolumnen DealdataSyncRight Quote.
   
   
4. Offert kan ha någon av följande statusar, med motsvarande färgindikator:
   
   • Ingen offert associerad: grå.
   • Utkast: grå.
   • Publicerad: gul.
   • Väntar på underskrift: gul.
   • Publicerat – skickat: gult.
   • Skickat – väntar på underskrift: gult.
   • Väntar på godkännande: gul.
   • Ändringar begärda: röd.
   • Publicerad – visad: gul.
   • Visad – väntar på underskrift: gul.
   • Väntar på kontrasignering: gul.
   • Accepterad: grön.

Så här kommer du åt offerter från affärs- eller försäljningsarbetsytans tavelvy:

1. Öppna tavelvyn från affärsindexsidan eller försäljningsarbetsytan:
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer. Klicka på rutnätsikonen längst upp till vänster.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Arbetsyta för försäljning.
     • Se till att du är registrerad i Kanban-tavlan för affärer i försäljningsarbetsytan beta. Om du är superadministratör kan du läsa om hur du registrerar ditt konto i betaversionen.
     • Klicka på fliken Affärer längst upp.
2. Offert visas längst ned på ett affärskort.
3. Offert kan ha någon av följande statusar, med motsvarande färgindikator:
   
   • Ingen offert associerad: grå.
   • Utkast: grå.
   • Publicerad: gul.
   • Väntar på underskrift: gul.
   • Publicerat – skickat: gult.
   • Skickat – väntar på underskrift: gult.
   • Väntar på godkännande: gul.
   • Ändringar begärda: röd.
   • Publicerad – visad: gul.
   • Visad – väntar på underskrift: gul.
   • Väntar på kontrasignatur: gul.
   • Accepterad: grön.
     
     

Arkivera och ta bort offerter

När du skapar offerter kanske du vill rensa din indexsida, ta bort oanvända offerter eller förhindra att köpare ser dem. För att göra det kan du arkivera och ta bort offerter. 

När en offert raderas eller arkiveras kan den inte återställas. 

• Arkivera en offert: när du arkiverar en offert ändras offertsstatus till Arkiverad, vilket innebär att den tas bort från din standardindexsida och att köpare inte längre kan komma åt offerten. Du kan fortfarande visa, ladda ner, klona och ta bort offerten i ditt konto.
  • Offert som har betalats, är under behandling eller är delvis signerade kan inte arkiveras.

• • Du kan visa arkiverade offerter genom att använda statusfiltrethögst uppi tabellen på offerternas indexsida. 
    
    

• Ta bort en offert: när du tar borten offert tas den bort permanent från ditt HubSpot-konto. Användare kan inte längre visa offerten i HubSpot och köpare kan inte längre komma åt offerten. Offerter som har betalats kan inte tas bort.

Så här arkiverar eller raderar du en offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanArkivera ellerTa bort.

Spåra offertaktivitet

När en offert delas spårar HubSpot viktiga aktiviteter, både från köparen och internt. Detta ger dig aktuell information om hur köpare interagerar med dina offerter och vilka interna åtgärder som vidtas.

Köparaktivitet

Följande spårade åtgärder loggas som aktivitet på offerten:

• Offert skickad: offerten har delats med köparen.
• Offert visad: köparenhar öppnat offerten.
• Offert nedladdad: köparenhar laddat ner PDF-filen.
• Offert utskriven: köparenhar skrivit ut dokumentet.
• Offert köpare signerad: offerten har e-signats av köparen.
• Offert manuellt signerad: offertenhar markerats som signerad.
• Offert accepterad: offerten har genomgått alla nödvändiga steg och har accepterats av köparen (t.ex. internt godkännande, acceptansmetod (t.ex. e-signatur), betalning).

Säljarens aktivitet

Följande säljarhändelser spåras på offerter:

• Offert publicerad: offertenhar publicerats.
• Offertgodkännande begärt av annan användare: ett godkännande har begärts av en annan HubSpot-användare.
• Offertgodkännande avvisat/ändringar begärda: offerten har avvisats eller ändringar har begärts under godkännandestadiet.
• Offert godkänd: offertenhar godkänts.
• Offert återkallad: offertenhar återkallats.
• Offert kontrasignerad: offertenhar kontrasignerats.
• Offert har gått ut: Offert har gått ut.

Visa aktiviteter

Så här visar du aktiviteten för offerter på offertsidan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Använd följande kolumner i tabellen för att förstå aktiviteten:
   • Senaste aktivitetsdatum: datum för den senaste aktiviteten på offerten.
   • Antal offertaktiviteter: det totala antalet aktiviteter på offerten.
   • Antal offertactiviteter sedan senaste kommunikationen: antalet aktiviteter sedan den senaste kommunikationen skickades till en kontakt i offerten.
   • Antal visningar av offerten: antalet visningar av en offert.

Så här visar du aktiviteten på en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Visa aktiviteten i höger sidofält, på kortetCitataktiviteter.
   
   

För att visa hela tidslinjen för aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedanAktivitet.
4. Hela aktivitetslinjen visas.
   
   

Rapportera om offerter

Du kan rapportera om offerter med hjälp av handelsanalyspaketet eller genom att skapa en rapport för ett enskilt objekt med hjälp av offertobjektet.

Exportera offerter

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka på Exportera längst upp i tabellen.
3. I dialogrutan:
   • Ange ett exportnamn i textrutanExportnamn.
   • Klicka på rullgardinsmenynFilformat och välj ettformat.
   • Klicka på rullgardinsmenynSpråk för kolumnrubriker och välj ettspråk.
   • Klicka påAnpassa för attanpassa exporten ytterligare:
     • UnderEgenskaper som ingår i exporten väljer du ett alternativ för vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • UnderAssociationer som ingår i exporten markerar du kryssrutanInkludera associerade postnamn för att inkludera associerade postnamn (t.ex. affären eller fakturan).
     • UnderAssocieringar som ingår i exporten väljer du om du vill inkludera upp till 1 000associerade poster elleralla associerade poster.
   • Klicka påExportera. Läs mer om att exportera poster.

Använd offertdata i andra HubSpot-verktyg

Använd offertegenskaper i andra verktyg, såsomarbetsflödenochsegment, för att automatisera och organisera offertdata i HubSpot.

Skicka automatiskt e-post till köpare vars offert ännu inte har accepterats, men som snart går ut

Skapa ett segment med offerter som ännu inte har accepterats och som snart löper ut. Använd segmentet i arbetsflöden för att automatiskt skicka e-post till köparen.

1. Skapa ett segment och välj objektet Offerter när du skapar segmentet.
2. Lägg till följande filter:
   • Accepterad Datum är okänt.
   • Offertstatus är någon avPublicerad.
   • Utgångsdatumet är mindre än sju dagar från idag.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att automatiskt skicka ett e-postmeddelande som påminner dem om att acceptera offerten.

Offert med högt värde som väntar på underskrift

Skapa ett segment för att ställa in en uppgift för offertägaren att följa upp där högvärdiga offerter har fastnat.

1. Skapa ett segment och välj objektet Offerter när du skapar det.
2. Lägg till följande filter:
   • Offerten är större än eller lika med [belopp] (till exempel 10 000).
   • Offertstatus är någon avPublicerad.
   • Datum för godkännande är okänt.
   • Skapandedatum är mer än sju dagar sedan.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att automatiskt skapa en uppgift för offertägaren när en offert läggs till i det aktiva segmentet.

Återuppta kontakten med köpare av utgångna offerter

Skapa ett segment för att återengagera köpare där offerterna har gått ut.

1. Skapa ett segment och välj objektet Offerter när du skapar det.
2. Lägg till följande filter:
   • Offertstatus är någon avGått ut.
   • Datum för godkännande är okänt.
   • Utgångsdatumet ligger inom de senaste 30 dagarna.
     
     
3. Använd segmentet i ett arbetsflöde för att automatiskt skapa en uppgiftför offertägaren. Du kan också skicka automatiska e-postmeddelanden till köparen när en offert läggs till i det aktiva segmentet.

Nästa steg

• Hantera godkännanden av offerter.
• Anpassa offerter med varumärkesprofilering och mallar.