Hantera offerter

När du har skapat och skickat dina offerter kan du lära dig hur du hanterar och spårar dem i ditt konto.

Det finns tre sätt att visa och hantera offerter när de har skapats:

• Alla offerter: en indexsida med alla dina offerter som kan visas och hanteras.
• Analysera: en sammanfattning av dina offerter som kan filtreras. Sammanfattningen innehåller en översikt över offertaktivitet och utgångsdatum, en översikt över din offertpipeline, en lista över dina publicerade offerter och rekommenderade uppföljningar.
• Från tavelvyn på affärsindexsidan eller försäljningsarbetsytan: en kanbantavla med affärer inklusive offertinformation.

Visa och hantera offerter

Visa, hantera och analysera dina offerter. Du kan hantera offerter med statusen Utkast eller offerter som har publicerats, oavsett om de har e-signats, väntar på betalning eller inte.

Hantera utkast till offerter

Så här hanterar du utkast till offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett utkast till offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett av följande alternativ:
   • Visa offert: visa och redigera offerten. I offertredigeraren slutför du din offert.
   • Aktivitet: visa offerten aktivitet.

• • Klon: klona offerten.
  • Ta bort: ta bort offerten.

Observera: utkast till offerter kan registreras i arbetsflöden.

Hantera publicerade offerter

Du kan hantera publicerade offerter från offerternas indexsida. Publicerade offerter kan ha olika status:

• Publicerad: en publicerad offert som inte har e-signatur eller onlinebetalningar aktiverade.
• Accepterad: offerten har genomgått alla nödvändiga steg (t.ex. godkännande, acceptansmetod, betalning etc.).
• Väntar på signatur: en offert som väntar på e-signaturer från undertecknare eller medundertecknare.
• Undertecknad: en undertecknad offert.
• Väntar på betalning: en offert med onlinebetalningar aktiverade som väntar på betalning.
• Betalningsbehandling: betalningen har gjorts av köparen och behandlas.
• Utgången: offerten har gått ut.

Så här hanterar du publicerade offerter:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan ett av följande alternativ:

• • Visa offert: visa offerten i HubSpot.
  • Visa publicerad offert: visa en delad offert i en ny webbläsarflik.
  • Aktivitet: visa offerten aktivitet.
  • Kopiera godkännandelänk: kopiera länken för att godkänna offerten, för offerter som kräver godkännande.

• • Kopiera länk: kopiera URL-länken till offerten.
  • Skicka via e-post: öppna dialogrutan Skicka offert för att skicka offerten via e-post.
  • Ladda ner: ladda ner en PDF-version av offerten.
  • Kontrasignera: när offerten kräver en elektronisk kontrasignatur, välj att öppna offerten och verifiera din kontrasignatur.
  • Markera som undertecknad: när offerten kräver en skriftlig underskrift kan du manuellt markera offerten som undertecknad.
  • Konvertera till faktura/abonnemang: konvertera offerten till en faktura eller ett abonnemang.
    • Alternativet att konvertera till en faktura visas för offerter med engångsposter.
    • Alternativet att konvertera till ett abonnemang visas för offerter med återkommande poster.
  • Kloning: klona en befintlig offert för att använda samma offert igen. Klonade offerter inkluderar den ursprungliga offerts rekordassociationer och egenskapsvärdena för raderna, inklusive pris, villkor och rabatt.
  • Återkalla och redigera: gör ändringar och revideringar av en offert som redan har publicerats. När du har gjort dina ändringar visas det uppdaterade offertinnehållet varje gång en kontakt visar offerten. Offerter kan också återkallas innan de har godkänts.

Observera: offerter som har e-signats av alla parter eller som har betalats kan inte återkallas, redigeras eller raderas. Om en offert har flera e-signaturer och inte alla parter har e-signerat offerten kan den återkallas, redigeras eller raderas.

• • Arkivera: markera en offert som arkiverad för att ta bort den från publicering och dölja den från din standardindexsida. Du kan visa dina arkiverade offerter genom att filtrera indexsidan efter arkivstatus, men köpare kommer inte att kunna komma åt arkiverade offerter. Denna åtgärd kan inte ångras. Läs mer om att arkivera offerter.
  • Radera: radera offerten för att permanent ta bort den från ditt konto och förhindra köpare från att komma åt offerten. Läs mer om att radera offerter. Denna åtgärd kan inte ångras.

Analysera dina offerter

Använd fliken Analysera för att visa en sammanfattning av offertaktiviteten, inklusive utgångsdatum, en översikt över offertpipeline, information om publicerade offerter och rekommenderade uppföljningar.

Du kan använda offertrapportering för att få en mer detaljerad analys av offerter eller för att skapa anpassade rapporter om offerter.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka på fliken Analysera längst upp.
3. För att filtrera vilka offerter som visas baserat på deras utgångsdatum, klicka på rullgardinsmenyn för tidsperiod i det övre högra hörnet av Dina publicerade offerter och välj den tidsperiod du vill visa.
   
   
   
4. Offert med mindre aktivitet än den aktivitetsgräns som anges i offertinställningarna visas i svart. Offert med mer aktivitet än den aktivitetsgräns som anges i offertinställningarna markeras i grönt. Håll muspekaren över en offert för att se offertnamnet, utgångsdatumet och antalet aktiviteter. Markera kryssrutan Visa äldre utgångna offerter för att se tidigare utgångna offerter.
   
   
   
5. Under Översikt över pipeline kan du se värdet på offerter med hög aktivitet och offerter som riskerar att löpa ut, tillsammans med din procentuella acceptansgrad för offerter.
6. Under Senaste offertaktivitet kan du se den senaste aktiviteten för offerter, med deras namn, senaste aktivitetsdatum, offertbelopp och utgångsdatum.
7. Under Rekommenderade uppföljningar kan du se rekommenderade uppföljningar för offerter baserat på aktivitet på offerten och utgångsdatum (t.ex. offerter som inte har varit aktiva på länge eller offerter som snart går ut). Klicka på Skicka en uppföljning för att öppna dialogrutanSkicka offert.

Visa offerter i affärsvisningar

Du kan visa offerter från affärsindexsidan eller från tavelvyn på affärsindexsidan eller försäljningsarbetsytan.

Så här visar du offerter på affärsindexsidan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
2. Om kolumnen Affärs dataSyncRight -offert inte har lagts till på indexsidan:
   • Klicka på Redigera kolumner längst upp till höger.
   • Markera kryssrutan Affärs dataSyncRight -offert och klicka på Tillämpa.
3. Visa offerten i kolumnen Affärs dataSyncRight soffert.
   
   
4. Offert kan ha någon av följande statusar, med en motsvarande färgindikator:
   
   • Ingen offert associerad: Grå.
   • Utkast: Grå.
   • Publicerat: Gult.
   • Väntar på underskrift: Gul.
   • Publicerad – skickad: Gul.
   • Skickat – väntar på underskrift: Gult.
   • Väntar på godkännande: Gul.
   • Ändringar begärda: Röd.
   • Publicerad – visad: Gul.
   • Visad – väntar på underskrift: Gul .
   • Väntar på kontrasignatur: Gul .
   • Accepterad: Grön .

Så här kommer du åt offerter från affärs- eller försäljningsarbetsytans tavelvy:

1. Öppna tavelvyn från affärsindexsidan eller försäljningsarbetsytan:
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer. Klicka på ikonen för anslagstavlan( grid ) uppe till vänster.
   • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Arbetsyta för försäljning.
     • Se till att du är registrerad i Kanban-tavlan för affärer nu i Sales Workspace beta. Om du är superadministratörkan du läsa om hur du registrerar ditt konto för beta.
     • Klicka på fliken Affärer högst upp.
2. Offert visas längst ned på ett affärskort.
   
3. Offert kan ha någon av följande statusar, med en motsvarande färgindikator:
   
   • Ingen offert associerad: Grå.
   • Utkast: Grå.
   • Publicerat: Gult.
   • Väntar på underskrift: Gul.
   • Publicerat – skickat: Gult.
   • Skickat – väntar på underskrift: Gult.
   • Väntar på godkännande: Gul.
   • Ändringar begärda: Röd.
   • Publicerad – visad: Gul.
   • Visad – väntar på underskrift: Gul .
   • Väntar på kontrasignering: Gul .
   • Accepterad: Grön .
     
     

Arkivera och ta bort offerter

När du skapar offerter kanske du vill rensa din indexsida, ta bort oanvända offerter eller förhindra att köpare ser dem. För att göra det kan du arkivera och ta bort offerter.

När en offert raderas eller arkiveras kan den inte återställas.

• Arkivera en offert: när du arkiverar en offert ändras offertsstatusen till Arkiverad, vilket innebär att den tas bort från din standardindexsida och att köpare inte längre kan komma åt offerten. Du kan fortfarande visa, ladda ner, klona och ta bort offerten i ditt konto.
  • Offert som har betalats, är under behandling eller är delvis undertecknade kan inte arkiveras.

• • Du kan visa arkiverade offerter genom att använda arkivstatusfiltret högst upp i tabellen på offertsindexsidan.
    
    

• Ta bort en offert: när du tar bort en offert tas den bort permanent från ditt HubSpot-konto. Användare kan inte längre visa offerten i HubSpot och köpare kan inte längre komma åt offerten. Offerter som har betalats kan inte tas bort.

Så här arkiverar eller raderar du en offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över en offert och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Arkivera eller Ta bort.

Spåra offertaktivitet

När en offert delas spårar HubSpot viktiga aktiviteter, både från köparen och internt, vilket ger dig realtidsinsyn i hur köpare interagerar med dina offerter och interna åtgärder som vidtas på dina offerter.

Så här visar du aktiviteten för offerter på offertsidan:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Använd följande kolumner i tabellen för att förstå aktiviteten:
   • Senaste aktivitet: visar den senaste aktiviteten för citatet.
   • Visningar av offerten: visar hur många gånger en offert har visats.

Så här visar du aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Klicka på en publicerad offert.
3. Visa aktiviteten i höger sidofält, på aktivitets kortet.

Så här visar du hela tidslinjen för aktiviteten för en enskild offert:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
2. Håll muspekaren över ett citat och klicka på knappen Förhandsgranska.
3. Klicka på Åtgärder och välj sedan Aktivitet.
4. Hela aktivitetslinjen visas.

Köparens aktivitet

Följande spårade åtgärder loggas som aktivitet på offerten:

• Offert skickad: offerten har delats med köparen.
• Offert visad: köparen har öppnat offerten.
• Offert nedladdad: köparen har laddat ner PDF-filen.
• Offert utskriven: köparen har skrivit ut dokumentet.
• Offertköparen har undertecknat: offerten har e-undertecknats av köparen.
• Offert manuellt signerad: offerten har markerats som signerad.
• Offert accepterad: offerten har genomgått alla nödvändiga steg och har accepterats av köparen (t.ex. internt godkännande, acceptansmetod (t.ex. e-signatur), betalning etc.).

Säljarens aktivitet

Följande säljarhändelser spåras på offerter:

• Offert publicerad: offerten har publicerats.
• Offertgodkännande begärt av annan användare: ett godkännande har begärts av en annan HubSpot-användare.
• Offertgodkännande avvisat/ändringar begärda: offerten har avvisats eller ändringar har begärts under godkännandestadiet.
• Offert godkänd: offerten har godkänts.
• Offert återkallad: offerten har återkallats.
• Offert kontrasignerad: offerten har kontrasignerats.
• Offert har gått ut: Offert har gått ut.

Rapportera om offerter

Du kan rapportera om offerter med hjälp av handelsanalyspaketet eller genom att skapa en rapport för ett enskilt objekt med hjälp av offertobjektet.

Exportera offerter

Superadministratörer i ett Commerce Hub Professional- eller Enterprise-konto kan ladda ner PDF-filer av alla offerter som har publicerats i kontot.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Objekt &gt ; Offerter.
3. Under Ladda ner publicerade offerter klickar du på Ladda ner.
4. En nedladdningslänk skickas till dig via e-post när nedladdningsfilen har bearbetats. Du får också ett meddelande i appen.

Nästa steg

Hantera godkännanden av offerter.