Uw triggers voor workflowinschrijving instellen

Stel triggers voor workflowinschrijving in om records automatisch in een workflow in te schrijven wanneer ze aan specifieke criteria voldoen of een gebeurtenis voltooien. Afhankelijk van het type workflow zijn er verschillende triggers beschikbaar.

Begrijp beperkingen en overwegingen

Houd rekening met het volgende:

• U kunt tot 250 filters toevoegen aan de aanmeldingstriggers van een workflow.
• Standaard worden records alleen ingeschreven in workflows wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor inschrijving in de workflow of wanneer ze handmatig worden ingeschreven. Leer hoe u triggers voor herinschrijving kunt gebruiken om records opnieuw in uw workflows in te schrijven.
• U hoeft geen inschrijftriggers in te stellen als u records alleen handmatig inschrijft in een workflow of inschrijft via de actieInschrijven in een andere workflow.
• U kunt contactpersonen inschrijven in een workflow vanuit een chatflow. Dit wordt beschouwd als een handmatige inschrijving.
• Als je je inschrijftrigger verfijnt door een verfijning op criteria toe te voegen, kun je maar één verfijning op criteria toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld een trigger voor paginaweergave niet verfijnen op zowel datum als aantal keer bekeken.
• Sommige inschrijftriggers kunnen afhankelijk zijn van je gebruikersrechten. Als uw gebruikersaccount bijvoorbeeld geen rechten voor Formulieren heeft, wordt de inschrijftrigger voor het indienen van formulieren niet weergegeven.
• Workflows kunnen getriggerd worden op basis van filtercriteria of gebeurteniscriteria. Meer informatie over op gebeurtenissen gebaseerde inschrijftriggers.
• Wanneer een bezoeker een bestand opent, als download of als URL, telt dit niet mee voor de paginabezichtigingsstatistieken en kan het niet worden gebruikt als filter of voor workflowinschrijving.

Typen inschrijftriggers

Over het algemeen zijn er een aantal verschillende inschrijvingstriggers beschikbaar:

• Wanneer zich een gebeurtenis voordoet: objecten worden geregistreerd wanneer zich een gebeurtenis heeft voorgedaan. Bijvoorbeeld wanneer een formulier is verzonden. Dit omvat ook aangepaste gebeurtenistriggers. Leer hoe u triggers voor gebeurtenisregistratie kunt instellen.
• Als aan filtercriteria is voldaan: objecten worden aangemeld als aan een criterium is voldaan. Bijvoorbeeld, als de stad van een contact gelijk is aan Dublin, voer dan de actie [X] uit. Leer hoe triggers voor filterinschrijving worden ingesteld.
• Wanneer een webhook wordt ontvangen: records automatisch aanmelden in een workflow wanneer een webhook wordt ontvangen van een externe derde partij. Dit enrollment triggertype is alleen beschikbaar met Data Hub Professional en Enterprise. Meer informatie over het instellen van enrollment triggers op basis van webhooks.
• Gebaseerd op een schema: objecten worden aangemeld op basis van een opgegeven kalenderdatum of met behulp van een datumeigenschap. Om automatisch in te schrijven, moet u extra filtercriteria toevoegen. Meer informatie over het gebruik van triggers voor inschrijvingop basis van een schema.
• Handmatig triggeren: in plaats van triggers in te stellen, kunt u individuele records of lijsten van records handmatig aanmelden. U kunt ook workflows instellen om handmatig te registreren wanneer u registreert vanuit andere tools, zoals andere workflows of een botconversatie. Meer informatie over het handmatig aanmelden van records in workflows.
  
  

Verschillen tussen triggers op basis van gebeurtenissen en criteria op basis van filters

Bekijk de verschillen tussen filtergebaseerde triggers en eventgebaseerde triggers in de onderstaande tabel:

Workflow enrollment triggers selecteren

Hoe u uw triggers voor workflowinschrijvingen kiest, hangt af van het feit of u een geassocieerd objecttype voor uw workflow hebt geselecteerd.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Selecteer een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
3. Als u een workflow vanuit het niets start:
   • Om een workflow handmatig te triggeren, selecteert u Handmatig triggeren,
   • Als u een workflow wilt triggeren op basis van filtercriteria, selecteert u Met filtercriteria.
   • Als u de workflow wilt triggeren op basis van een schema, selecteert u Op schema.
   • Als u uw workflow wilt triggeren op basis van gebeurtenissen, klikt u op om de respectieve secties uit te vouwen en selecteert u een trigger. Over het algemeen zijn de meeste triggers in dit gedeelte triggers voor gebeurtenisregistratie, behalve de volgende:
     • Record voldoet aan een set filtervoorwaarden
     • Integrator-gebeurtenissen
     • Een webhook ontvangen van een externe app.
   • Om eerst uw objecttype te selecteren, klikt u onder in het linkerpaneel op Trigger overslaan en kiest u in aanmerking komende records. Meer informatie over het eerst instellen van het ingeschreven recordtype voor uw workflow.
     
     

4. Als u de optie Trigger overslaan en in aanmerking komende records kiezen hebt geselecteerd, of als u een bestaande workflow aan het bijwerken bent:
   • Om een workflow handmatig te triggeren, klikt u bovenaan op Opslaan. De workflow wordt automatisch ingesteld op alleen handmatige inschrijving.
   • Als u AI wilt gebruiken om een trigger te genereren, klikt u op Een trigger met AI genereren. Meer informatie over het gebruik van AI met workflows.
   • Als u uw workflow wilt triggeren op basis van gebeurtenissen, selecteert u Wanneer zich een gebeurtenis voordoet. Meer informatie over het instellen van triggers voor gebeurtenisregistratie.
   • Als u een workflow wilt triggeren op basis van filtercriteria, selecteert u Wanneer aan een filtercriterium is voldaan. Meer informatie over het instellen van triggers op basis van filters.
   • Als u uw workflow wilt triggeren op basis van een ingesteld schema, selecteert u Gebaseerd op een schema. Meer informatie over het instellen van triggers op basis van een schema.
     
     

Uw workflow enrollment triggertype wijzigen

Als u eerder een workflow hebt gemaakt met triggers Wanneer aan een filtercriteria is voldaan of Op basis van een planning , kunt u de workflow bijwerken om triggers Wanneer zich een gebeurtenis voordoet te gebruiken. Uw workflow triggertype wijzigen

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van de workflow.
3. Klik in de workfloweditor op de kaart Triggerinschrijving voor [object] .
4. Klik in het linkerpaneel op Starttrigger wijzigen.
5. Klik in het dialoogvenster op Bevestigen.
6. Ga verder met het instellen van de trigger voor de registratie.
   
   
   

Extra aanmeldingsinstellingen in contactgebaseerde workflows

In contactgebaseerde workflows kunt u de extra aanmeldingsinstellingen beheren voor samengevoegde contactpersonen en contactpersonen uit Salesforce:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van uw workflow.
3. Klik in de workflow editor op Bewerken > Aanmeldingstrigger bewerken.
4. Klik bovenaan op het tabblad Inschrijving op het tabblad Instellingen. In de sectie Geavanceerde opties kunt u het volgende configureren:
   • Automatisch samengevoegde records aanmelden: standaard worden samengevoegde contactpersonen niet aangemeld bij workflows, zelfs niet als de contactpersoon voldoet aan de aanmeldingscriteria van de workflow. Samengevoegde contactpersonen kunnen zich echter later aanmelden als ze opnieuw aan de aanmeldingscriteria voldoen en opnieuw aanmelden is ingeschakeld.
     • De triggertrigger voor inschrijving is bijvoorbeeld Heeft een contactpersoon een formulier ingevuld op een willekeurige pagina. Als twee contactpersonen die eerder formulieren hebben ingevuld worden samengevoegd, zal het nieuwe contactpersoon zich niet inschrijven in de workflow.
     • Maar als de nieuwe contactpersoon later weer een formulier indient, wordt hij wel ingeschreven in de workflow.
   • Handmatige registratie van records uit Salesforce inschakelen met het HubSpot Visualforce-venster: als je de Salesforce-integratie hebt geïnstalleerd en het HubSpot Visualforce-venster hebt toegevoegd, kun je ervoor kiezen om Salesforce-leads en contactpersonen die naar HubSpot zijn gesynchroniseerd, te registreren in contactgebaseerde workflows. Meer informatie over het direct vanuit Salesforce toevoegen van Salesforce-leads of contactpersonen aan HubSpot-workflows.