Sett opp anrop

Når du konfigurerer et telefonnummer i HubSpot, kan brukere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub-betalte seter sette opp et HubSpot-telefonnummer som gjør det mulig for dem å ringe og motta samtaler, eller registrere et utgående telefonnummer for å ringe utgående samtaler. Du kan også integrere med en tredjepartsleverandør av anrop.

For å forstå det fulle omfanget av hva hvert sete inkluderer, kan du lese mer i HubSpots katalog over produkter og tjenester.

Merk: Du kan ikke konfigurere et telefonnummer hvis du har en HubSpot-gratis prøvekonto.

Se tabellen nedenfor for å lære mer om forskjellene mellom HubSpot-telefonnumre og utgående telefonnumre.

Du kan også konfigurere samtaleopptak for kontoen din, slik at teamets samtaler blir tatt opp og er tilgjengelige på siden for samtaleindeks for gjennomgang. Hvis du er bruker av en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kan du slå på Conversation Intelligence (CI) for automatisk å ta opp, transkribere og gjennomgå samtaler som foretas i HubSpot.

Merk: Avhengig av HubSpot-abonnementet ditt er det en grense for hvor mange HubSpot-telefonnumre du kan kjøpe. Hver HubSpot-konto har også en samlet grense for tilgjengelige ringeminutter som deles mellom brukere basert på abonnementet ditt. Superadministratorer i en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan kjøpe flere ringeminutter og HubSpot-telefonnumre fratilleggsseksjonen på HubSpots prisside eller ved å kontakte deres Customer Success Manager.

Sett opp telefonnumre

For å ringe i HubSpot kan du enten bruke et HubSpot-telefonnummer, registrere et utgående telefonnummer eller integrere med en tredjepartsleverandør.

Konfigurer et HubSpot-telefonnummer

Med et HubSpot-telefonnummer kan du foreta utgående anrop og motta innkommende anrop som viderekobles til din personlige enhet. Hvis du er en bruker med superadministratorrettigheter, kan du kjøpe et HubSpot-telefonnummer og deretter tildele det til et teammedlem. Du kan også kjøpe nummeret og tildele det på nytt senere. Når du har skaffet deg et HubSpot-telefonnummer, må du sørge for å konfigurere et viderekoblingsnummer som innkommende anrop skal sendes til.

HubSpot-telefonnumre genereres av tredjepartstjenesten Twilio og må oppfylle landsspesifikke regler. For å få tilgang må du sende inn informasjon om virksomheten din til Twilio, som deretter vil gjennomgå og bekrefte informasjonen med den lokale telekomleverandøren i det aktuelle landet. Hvis kravene er oppfylt, kan du registrere telefonnummeret du har fått fra HubSpot. Dette trenger bare å fullføres én gang.

På grunn av juridiske forhold og svingninger i etterspørselen kan vi ikke tilby telefonnumre i alle land. Anskaffelse av telefonnumre er basert på tilgjengelighet. Hvis et nummer ikke er tilgjengelig, kan du prøve en annen region, et annet retningsnummer eller et annet prefiks. Du kan også vente og prøve å skaffe et nummer igjen om noen minutter.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til menyen til venstre i sidefeltet og naviger til Calling.
• Klikk på Hent et HubSpot-nummer i fanen Telefonnumre .

• Gå gjennom informasjonen i det høyre panelet, og klikk deretter på Neste.
• Bruk rullegardinmenyene til å velge land og retningsnummer, og klikk deretter på Generer et nummer.

• Avhengig av hvilket land du har valgt, kan det hende du må validere virksomheten din gjennom adressevalidering eller ved å sende inn forskriftsmessige dokumenter som bevis på at du driver virksomhet i det valgte landet. Klikk på Kom i gang for å fullføre bekreftelsesprosessen.

• Se gjennom telefonnummeret som vises. Hvis du er fornøyd med det genererte telefonnummeret, klikker du på Hent dette nummeret.

Merk: Når du klikker på Get this number, vil du bruke et av dine tildelte HubSpot-telefonnumre.

• Klikk på Fortsett for å konfigurere.
• Skriv inn navnet som skal vises ved siden av telefonnummeret.

Merk: Dette navnet vises bare internt på HubSpot-kontoen din, ikke på den eksterne oppringer-ID-en. Du kan vurdere å velge et navn som indikerer formålet med linjen. Eksempler på dette kan være supportlinje, refusjonslinje, spansk linje osv.

• Klikk pårullegardinmenyen Assignment , og velg en bruker med et tildelt Sales Hub- eller Service Hub-sete .

• Lær hvordan du setter opp arbeidstid eller tilpasser telefonsvareren din.
• Klikk på Lagre.
• Slik redigerer du et eksisterende telefonnummer:
  • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av det eksisterende telefonnummeret.
  • Du kan redigere navnet eller tilordningen. Klikk deretter på Lagre.
• Slik sletter du et eksisterende telefonnummer:
  • Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av det eksisterende telefonnummeret.
  • Klikk på Slett. Klikk på Slett i dialogboksen.
• For å viderekoble innkommende anrop fra HubSpot-telefonnummeret ditt til mobilenheten eller fasttelefonen din:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Gå til Generelt i menyen til venstre. Klikk deretter på fanen Anrop.
  • Under Enhetsringing klikker du på rullegardinmenyen og velger Videresend til telefonnummer. Klikk deretter på Legg til ved siden av Manglende viderekoblingsnummer.

• • • Skriv inn videresendingsnummeret ditt i dialogboksen, og velg deretter circleFilled ved siden av SMS-melding eller Telefonsamtale for å velge bekreftelsesmetode. Avhengig av hva du har valgt, klikker du på Send meg en SMS eller Ring meg.

• • • Skriv inn bekreftelseskoden som er sendt til viderekoblingsnummeret ditt. Klikk deretter på Bekreft.
    • Viderekoblingsnummeret ditt er nå satt opp.
• For å motta innkommende anrop i HubSpot-nettleseren:
  
  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Gå til Generelt i menyen i venstre sidefelt. Klikk deretter på fanen Anrop.
  • Under Enhetsringing klikker du på rullegardinmenyen og velger Ring i HubSpot-nettleseren.

Du kan nå bruke dette telefonnummeret til å foreta utgående anrop eller motta innkommende anrop til viderekoblingsnummeret du har konfigurert. Innkommende anrop vises på anropsindekssiden, og du kan gå gjennom dem ved hjelp av verktøyet for anropsgjennomgang. De blir imidlertid ikke automatisk knyttet til en post i CRM-systemet. Du kan fortsatt knytte an ropet manuelt til en tilsvarende CRM-post.

Hvis du går glipp av et innkommende anrop eller innringeren legger igjen en telefonsvarer, vil anropsopptaket vises i HubSpot, og telefonsvareren vil også bli inkludert som en del av anropsopptaket så lenge du slår på opptak i kontoen din. Lær mer om hvordan du administrerer HubSpot-telefonnumre.

Registrer et utgående telefonnummer

Du kan registrere et utgående telefonnummer i anropsinnstillingene dine. Dette gjør at du kan ringe utgående samtaler til kontaktene dine, og innringer-ID-en din vil vises på kontaktens enhet når de mottar en samtale fra deg. HubSpot tar imidlertid ikke eierskap over registrerte utgående telefonnumre, og du kan bare ringe utgående anrop når du bruker et utgående telefonnummer i HubSpot.

Prosessen for å registrere et telefonnummer er brukerspesifikk. Flere brukere kan bruke det samme nummeret i kontoen din hvis det ikke er et utgående nummer levert av HubSpot, men hver bruker må registrere telefonnummeret individuelt. Før du registrerer et telefonnummer, må du forsikre deg om at landet ditt støttes for oppringing.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Generelt i menyen til venstre.
• Klikk på fanen Anrop .
• Hvis anrop ikke er slått på i kontoen din, klikker du på Koble til anrop.
• Klikk på Legg til telefonnummer for å registrere telefonnummeret ditt.

• I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret ditt og et eventuelt nummertillegg.
• Du blir deretter bedt om å bekrefte telefonnummeret ditt. Du kan velge hvordan bekreftelseskoden skal leveres til deg. Velg alternativknappen SMS-melding eller Telefonsamtale.
• Klikk på Tekst meg eller Ring meg.

Du vil motta en SMS-melding eller en telefonsamtale for å bekrefte at du har tilgang til telefonnummeret. Når du blir bedt om det, skriver du inn bekreftelseskoden som vises på skjermen.

Telefonnummeret ditt vil da bli oppført i brukerens anropsinnstillinger, og du kan bruke det til å foreta utgående anrop i HubSpot. Lær hvordan du administrerer dine registrerte utgående telefonnumre.

Sett opp arbeidstiden din

Med arbeidstidsinnstillingen kan brukerne angi bestemte tidspunkter og datoer for når de er tilgjengelige for å ta imot anrop.

Når du har angitt arbeidstiden din, vil alle innkommende anrop som kommer inn utenom denne tiden, automatisk ringe til telefonsvareren din eller til et annet tilgjengelig teammedlem. Lær mer om innkommende an rop i HubSpot.

For å angi arbeidstiden din:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I venstre sidefelt klikker du på Generelt > Anrop.
• I delen Ringarbeidstid velger du dag,starttidspunkt, sluttidspunkt og tidssone i rullegardinmenyene for å angi arbeidstiden din. Klikk på + Legg til timer for å tilpasse arbeidstiden ytterligere, og klikk på delete Slett-ikonet for å fjerne arbeidstimer.

• Klikk på Lagre.

Tilpass telefonsvareren og samtykke til innspilling av meldinger

Du kan opprette en tekst-til-tale-melding eller en opplastet lydsvarmelding som spilles av i og utenfor arbeidstiden. Du kan også tilpasse språket og stemmen som brukes når samtykkemeldingen spilles av. Talemeldinger er bare tilgjengelige for innkommende nettleseranrop, ikke for innkommende vider ekoblede anrop.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I venstre sidefelt klikker du på Generelt > Anrop.
• Ved siden av et HubSpot-nummer klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Rediger.
• Klikk på nedtrekksmenyene Språk for opptakssamtykke og Stemme for opptakssamtykke under tekstboksen Navn for å velge hvilket språk og hvilken stemme som skal brukes når meldingen om opptakssamtykke spilles av. Du kan også velge dette under oppsettet av tekst-til-tale-telefonsvareren.
• I høyre sidepanel, under I arbeidstiden eller Utenfor arbeidstiden, klikker du på Oppsett av telefonsvarer.
• Du kan sette opp enten en tekst-til-tale- eller en lydfil-telefonsvarer:
  • Slik konfigurerer du en tekst-til-tale-telefonsvarer:
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg meldingstype, og velg Tekst-til-tale.
    • I tekstboksen skriver du inn meldingen du vil spille av når et anrop går til telefonsvareren.

• • • Klikk på nedtrekksmenyene Språk og Stemme for å velge språk og stemme for telefonsvareren. Dette vil også avgjøre hvilket språk og hvilken stemme som brukes for samtykkemeldingen. Klikk påavspillingsknappen på playerPlay for å høre en forhåndsvisning av meldingen.
    • Klikk på Lagre.
  • Slik konfigurerer du en lydfil for talepost:
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg meldingstype, og velg Last opp lyd.
    • Klikk på Last opp fil for å laste opp en .mp3- eller .wav-lydfil som er mindre enn 5 megabyte.

• • • Klikk på Lagre.

Bruk en tredjeparts anropsleverandør

Hvis du har et tildelt Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-sete, kan du sette opp en Twilio Connect-konto for å ringe i HubSpot, kjøpe ekstra ringeminutter og ringe til land som ikke er inkludert i listen over land som støttes.

Du kan også koble en tredjepartsleverandør til HubSpot for å foreta anrop. Du kan integrere med en leverandør som er oppført på App Marketplace, og som støtter tredjeparts anrop og relatert funksjonalitet, eller samarbeide med en utvikler for å koble til din egen anropsapp ved hjelp av Calling Extension SDK.

Krev loggføring av samtaleresultater

Du kan kreve egendefinerte logger over anropsresultater for å organisere hvordan teamet ditt logger anropsaktiviteter og rapporterer om disse mønstrene. Denne innstillingen gjelder for øyeblikket for utgående anrop som foretas fra HubSpot-nettleseren eller loggede anrop. Denne funksjonaliteten krever ikke logging av anropsresultater for innkommende anrop, mobilanrop eller importerte anrop.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til menyen til venstre i sidefeltet og naviger til Calling.
• Klikk på fanen Anropskonfigurasjoner .
• Merk av i avmerkingsboksen Ring utfallet som kreves.

Slå på samtaleopptak

Du kan slå på samtaleopptak for å ta opp lyden fra samtalen. Muligheten til å ta opp samtaler er en innstilling som gjelder for hele kontoen, og påvirker alle brukere som foretar anrop på kontoen. Den kan slås av eller på av en bruker med kontotilgangstillatelser . Før du slår på opptak av samtaler, bør du sette deg inn i lovene om opptak av samtaler for å sikre at du overholder disse lovene, ettersom de varierer fra jurisdiksjon til jurisdiksjon.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til menyen til venstre i sidefeltet og naviger til Calling.
• Klikk på fanen Anropskonfigurasjoner.
• Merk av for Tillat opptak av samtaler . Hvis denne innstillingen er slått av, vises ikke opptaksknappen når du ringer. Hvis du ikke ser muligheten til å ta opp, kan du sjekke med de andre administratorene på kontoen din for å se om de har slått av denne innstillingen. Tillat opptak av samtaler vil være aktivert som standard på nyopprettede HubSpot-kontoer.

Merk: Innstillingen Tillat opptak av samtaler er slått på som standard i alle HubSpot-kontoer .

Slå på Conversation Intelligence (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Hvis du er en bruker med superadministratorrettigheter i en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto, kanduogså slå på Conversation Intelligence (CI) for automatisk transkribering og analyse av samtaler. Dette inkluderer samtaler som foretas gjennom HubSpots innebygde samtaleverktøy, via HubSpots integrasjon med Zoom eller ved hjelp av en tilkoblet tredjepartsleverandør som støtter CI. Ved å bruke CI i HubSpot kan du:

• Segjennom opptak ved hjelp av høyttalerspor, delingsalternativer, transkripsjoner og søkefunksjoner.
• Få tilgang til en fullstendig liste over teamets samtaler på siden for samtaleindeks. Disse samtalene kan filtreres etter samtaleegenskaper som bruker, team, samtaleresultat og varighet.
• Søk på tvers av alle opptak etter nøkkelord i det globale søket.
• Forhåndsvis opptaksdetaljer på tilknyttede poster for å få mer kontekst.
• Gå gjennom sporede vilkår og lag rapporter om innholdet i samtalene ( kunEnterprise).

Slik slår du på CI i HubSpot:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Anrop i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på fanen Transkripsjon og analyse.
• I delen Transkripsjon og analyse klikker du på Slå på transkripsjon og analyse.

• Når du slår på CI, kan du også velge å bruke kontodataene dine til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine. I dialogboksen merker du av for Hjelp til å forbedre transkripsjonene dine . Hvis du ikke slår dette på når du konfigurerer CI, kan du når som helst gå tilbake til anropsinnstillingene for å slå det på senere. Finn ut mer om hvordan HubSpot bruker data til å forbedre kvaliteten på transkripsjonene dine.

• Klikk på Slå på transkripsjon og analyse.

Slik angir du språk for transkribering av samtaler:

• Gå til Generelt i menyen til venstre. Klikk deretter på fanen Anrop.
• Under Transkripsjon og analyse klikker du på rullegardinmenyen Transkripsjonsspråk og velger ønsket språk.

Automatiske tilknytninger (kunSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

Med Conversation Intelligence får du tilgang til Automatic Associations, et verktøy som automatisk knytter samtaler til relevante CRM-poster som kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Nedenfor finner du en detaljert beskrivelse av logikken som brukes for å lage hver type automatisk tilknytning:

• Anrop til kontakt: For hvert møte som er knyttet til anropet, vil opptil 5 kontakter som er knyttet til møtet, bli knyttet til anropet.
• Anrop til selskap: For hver kontakt som er knyttet til anropet, vil opptil 5 selskaper som er knyttet til denne kontakten, bli knyttet til anropet.
• Samtaletil avtale: En AI-modell ser etter forbindelser og likheter mellom samtalen og avtaler i portalen. Modellen kan for eksempel se på om avtalen og samtalen er knyttet til samme selskap, eller om navnet på avtalen finnes i navnet på samtalen.
• Samtaletil billett: En AI-modell ser etter forbindelser og likheter mellom samtalen og billettene i portalen. Modellen kan for eksempel se på om billetten og samtalen er knyttet til samme kontakt, eller om billettens emne finnes i navnet på samtalen.

Som standard vil HubSpot AI automatisk knytte opptak til det primære selskapet som er knyttet til deltakerne i samtalen. Hvis du vil slå dette av, fjerner du merket for Koble tilknyttede objekter til innspilte samtaler med HubSpot AI.

Koble til HubSpot-samtaler på nytt

Hvis du aktiverte anropsverktøyet for en måned siden og ikke har registrert noen nye numre eller foretatt noen anrop de siste syv dagene, vil anropsverktøyet automatisk bli slått av i kontoen din. Før anropsverktøyet slås av, vil du bli varslet via e-post, og du har syv dager på deg til å reservere deg mot at anropsverktøyet slås av.

Hvis du vil beholde anropsverktøyet ditt aktivt, klikker du på Keep my calling account activated i e-postvarslingen. Du vil da bli omdirigert til kontoens anropsinnstillinger og se et varslingsbanner som angir om anropskontoen din fortsatt er aktiv.

Slå av anrop for alle brukere

Superadministratorer kan slå av anrop for alle brukere i kontoen. Dette er nyttig hvis teamet ditt bytter til et annet anropsverktøy og du vil sørge for at alle brukere slutter å bruke det innebygde anropsverktøyet.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Anrop i menyen i venstre sidefelt.
• I fanen Anropskonfigurasjoner klikker du for å slå av bryteren Foreta anrop ved hjelp av HubSpot-anrop .

• I dialogboksen skriver du inn slå av i tekstfeltet og klikker deretter på Slå av.

Brukerne vil ikke lenger ha tilgang til HubSpots anropsverktøy, og alle registrerte numre vil bli frakoblet. Eventuelle eksisterende anropsavtaler vil fortsatt være tilgjengelige på tidslinjene til postene dine. Du vil fortsatt kunne bruke Twilio Connect eller en annen tredjepartsleverandør for å ringe.