Spor og loggfør e-poster med skrivebordstillegget HubSpot Sales Outlook.

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Outlook-tillegget til å overvåke og registrere kontaktenes engasjement i e-postene dine. Når sporingsfunksjonen er aktivert, kan du motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din. Du kan også velge å logge e-posten i kontaktens post i HubSpot for å holde oversikt over all tidligere kommunikasjon, slik at teamet ditt kan bruke den som referanse.

Du kan se informasjon om e-poster som er åpnet og klikket på i aktivitetsfeeden. Loggførte e-poster lagres i individuelle kontaktoppføringer og tilhørende oppføringer.

Merk: Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, er ditt juridiske team den beste ressursen for å finne ut hvordan bedriften din bruker e-postlogging og -sporing. Du kan også tilpasse utvidelsesinnstillingene for å deaktivere denne funksjonaliteten for en bestemt melding eller for bestemte kontakter eller e-postdomener. Alle eksisterende kontakter som ikke har gitt et lovlig grunnlag for databehandling, spores anonymt.

Før du går i gang, bør du merke deg forskjellen mellom en sporet e-post og en logget e-post:

• Spor: Bruk sporingsfunksjonen til å overvåke når kontakter åpner e-postene dine. For å spore e-poster legger HubSpot inn et sporingsbilde påén piksel i e-posten etter at den er sendt. Hvis du har installert HubSpot Sales for Windows-tray-appen , eller hvis du bruker Chrome med HubSpot Sales Chrome-utvidelsen, får du etsanntidsvarsel på skrivebordet når en kontakt åpner den sporede e-posten. Brukere som har betalt for Sales Hub, kan også spore når en mottaker klikker på en lenke i e-posten. Gratisbrukere kan ikke spore klikk. HubSpot registrerer e-poståpninger og -klikk i aktivitetsfeeden og på postens tidslinje. Hvis du merker av for Spor e-post ,logges ikke en kopi av e-posten til posten i Hub Spot.

• Logg: Bruk loggfunksjonen til å logge en kopi av en e-post til en post i HubSpot. Eventuelle vedlegg i e-posten logges også i kontaktens post. Logg e-postene dine for å holde oversikt over tidligere kommunikasjon. Loggede e-poster gir deg ikke innsikt i informasjon om åpninger eller klikk.

Husk at du kan sende en e-post som både spores og logges. På den måten har du en oversikt over e-postkommunikasjonen og åpen informasjon i HubSpot.

Denne artikkelen tar for seg sporing og logging av e-poster med HubSpot Sales Outlook-tillegget.Hvis du bruker Office 365-tillegget, kan du lese om hvordan du sporer og logger e-poster med Office 365-tillegget i denne veiledningen: Spore og logge e-poster med Office 365-tillegget.

Merk: Outlook-skrivebordstillegget vises i alle e-postadresser du har konfigurert i Outlook-kontoen din. Derfor vil e-poster som sendes fra en av disse e-postadressene spores hvis sporing er aktivert. E-poster som sendes fra en annen e-postadresse, vil bare logges til HubSpot når logging er aktivert hvis e-postadressen er koblet til HubSpot eller lagt til som et alias i profilen og innstillingene dine.

Sporing av e-post

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Outlook-skrivebordstillegget fra Outlook-skrivebordskontoen din på en PC:

• Logg på Outlook-kontoen din.
• Skriv en ny e-post.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• Merk av for Spor e-post i meldingsbåndet, og klikk deretter på Send.

Se status for den sporede e-posten

Før kontakten din åpner e-posten, vises e-postens emnelinje og mottaker i aktivitetsfeeden i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-posten, får du et popup-varsel i sanntid på skrivebordet, og e-postvarselet markeres som Åpnet i aktivitetsfeeden. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter i rullegardinmenyen.

Merk: Sanntidsvarsler vises når du sender e-poster med sporing ved hjelp av Office 365-tillegget, og hvis du har Chrome-utvidelsen HubSpot Sales eller HubSpot Sales for Windows-tray-appen (kun Windows) installert. Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i HubSpot-aktivitetsfeeden.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg i e-postene du sporer, fra Chrome-utvidelsen eller fra Windows-skuffen. Du får tilgang til aktivitetsfeeden fra Chrome-utvidelsen ved å klikke på HubSpot sprocket-ikonet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren. Hvis du har installert HubSpot Sales for Windows, klikker du på HubSpot sprocket-ikonet sprocket i Windows-skuffen.

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler og hvordan du deaktiverer sporing.

Loggføring av e-post

Hvis du vil logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender fra i e-postklienten, være en av følgende:

• En bruker i kontoen din.
• En av de tilkoblede e-postadressene dine.
• Et alias i e-postklienten (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).

Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-poster for i HubSpot-kontoinnstillingene. Du kan også legge til disse e-postadressene og domenene i innstillingene for tilleggsprogrammet.

Væroppmerksom på at e-postvedlegg som er større enn 50 MB, ikke logges i HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.

Slik sender du en logget e-post ved hjelp av Outlook-skrivebordstillegget fra Outlook-skrivebordskontoen din på en PC:

• Skriv en ny e-post i Outlook.
• Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
• I meldingsbåndet velger du Logg til CRM. BCC-adressen din fylles automatisk ut i BCC-feltet .

• Du kan velge å logge e-posten til e-postmottakernes tilknyttede poster. Som standard velger tillegget automatisk de tre første tilknyttede avtale- eller billettpostene til kontakten som e-postene skal logges til. Hvis du vil velge eksplisitt hvilke tilknyttede poster e-posten skal logges til:
  • Klikk på rullegardinmenyen for poster under avmerkingsboksen Logg til CRM .
  • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av postene som e-posten skal logges til.
    
    
  • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM, opprettes det en ny kontaktoppføring. Kontaktens e-postadresse vises når du redigerer assosiasjonene. Fjern merket i avmerkingsboksen hvis du ikke vil at e-posten skal logges på den nye kontaktoppføringen. Finn ut hvordan du kun logger e-poster til eksisterende kontakter.
• Klikk på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges på i innstillingene for Outlook-skrivebordstillegget. Hvis du bruker markedsføringskontakter, blir en ny kontakt som opprettes av en logget e-post, angitt som ikke-markedsføring.

Merk: Hvis en ny kontakt opprettes via en loggført e-post, vil HubSpot-brukeren som sendte e-posten, automatisk bli tilordnet som kontaktens eier, så lenge ingen tidligere eier er tilordnet.

Se den loggførte e-posten i HubSpot

E-post som logges i HubSpot ved hjelp av Outlook-tillegget, knyttes automatisk til postene du angav før du sendte e-posten. Slik ser du den loggførte e-posten i HubSpot:

For å se den loggførte e-posten i HubSpot:

• Gå til postene dine i HubSpot-kontoen din:
  • Kontakter: Naviger til Kontakter > Kontakter i HubSpot-kontoen din.
  • Selskaper: Naviger til Kontakter > Firmaer i HubSpot-kontoen din.
  • Tilbud: Naviger til Salg > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
  • Billetter: Naviger til Service > Tickets i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på posten.
• Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
  
  1. Tilknyttede poster: Klikk for å redigere de tilknyttede postene.
  2. Fest: Klikk for å feste e-posten øverst på tidslinjen.
  3. Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
  4. Detaljer: klikk for å se spesifikk informasjon om e-postsendingen.
  5. Utvid: Klikk for å se hele teksten i e-posten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, kan du klikke på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
  6. Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til den aktuelle e-posten.
  7. Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.

Merk: For å kunne sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks.