Opprett fakturaer

Opprett og administrer fakturaer i HubSpot for å effektivisere fakturerings- og innkrevingsprosessene. Generer fakturaer, tilpass fakturadetaljer og send fakturaer til kundene dine. Samle inn digitale betalinger gjennom HubSpot Payments eller Stripe Payment Processing, eller spor betalinger som er gjort utenfor HubSpot.

• Direkte fra en kontakt-, firma-, avtale- eller tilbudspost, eller fra fakturaindekssiden.
• Fra et publisert tilbud, for å kopiere tilbudsinformasjonen til en ny faktura.
• Automatisk ved hjelp av abonnementer.
• Automatisk når betalinger gjøres via betalingslenker eller tilbud.

Før du kommer i gang

Før du oppretter fakturaer, må du konfigurere HubSpots fakturaverktøy for å konfigurere fakturaer for kontoen din. Du kan tilpasse prefikser, legge til skatteinformasjon og sette opp fakturaer for abonnementer. Finn ut mer om HubSpots standard fakturaegenskaper.

Forstå kravene

Forstå begrensninger og hensyn

• Det er ikke nødvendig å konfigurere et alternativ for betalingsbehandling for å samle inn betalinger. Betalinger kan legges til manuelt.
• For å akseptere betalinger på nett må du konfigurere enten HubSpot-betalinger (kunStarter, Professional eller Enterprise ) eller Stripe-betalingsbehandling.
• Valutaen på en faktura kan angis som hvilken som helst valuta som støttes av HubSpot. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer valutaer for kontoen din.
  • Finn ut mer om hvilke valutaer du kan kreve inn betalinger i.
  • For andre valutaer kan du registrere manuelle betalinger mot fakturaen.

Opprett fakturaer

Nedenfor kan du lære hvordan du oppretter fakturaer fra fakturaindekssiden, direkte fra kontakt-, firma- eller avtaleposter, eller fra et publisert tilbud. Eller les mer om automatisk oppretting av fakturaer.

Opprett en faktura fra indekssiden

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på Opprett øverst til høyre.
3. Velg Opprett engangsfaktura eller Opprett gjentakende fakturaer.
4. Konfigurer fakturaen din.

Opprett en faktura fra en kontakt-, firma- eller avtalepost

Opprett fakturaer fra poster for automatisk å knytte den opprettede fakturaen til posten. Hvis du for eksempel oppretter en faktura fra en bedriftspost, blir fakturaen automatisk knyttet til bedriften.

1. Naviger til postene dine:
   • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
   • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
   • Tilbud: Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
   • Billetter: Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på navnet på posten.
   • Kontakter og selskaper: I høyre sidefelt klikker du på Legg til under Fakturaer og velger deretter Opprett faktura.
     
     
     

     Merk: Hvis innstillingen for tilknytning av faktureringskontakt er slått på, og du har valgt et selskap med en tilknyttet faktureringskontakt, vil faktureringskontakten automatisk bli lagt til i fakturaen.

   • Tilbud: Klikk på Legg til i Fakturaer i høyre sidefelt , og velg deretter ett av følgende alternativer:
     
     • Konverter avtale til abonnement: Konverter avtalen til et abonnement. Når du konfigurerer abonnementet, kan du angi at fakturaer skal genereres automatisk på hver abonnementsdato.
     • Konverter avtale til faktura: Opprett en faktura ved hjelp av informasjonen i avtalen, inkludert tilknyttede varelinjer. Hvis avtalen har gjentakende varelinjer, vises alternativet Konverter avtale til abonnement. Finn ut mer om abonnementer.
     • Opprett tom faktura: Opprett en ny faktura fra bunnen av.
     • Legg til eksisterende faktura: Velg en eksisterende faktura som skal knyttes til avtalen.
       
       
       
     • Du kan også opprette en faktura fra varelinjeredigeringsprogrammet for en avtale.
   • Billetter: Klikk på Legg til i Fakturaer i høyre sidefelt , og velg deretter:
     • Opprett faktura: Opprett en ny faktura.
     • Legg til eksisterende faktura: Velg en eksisterende faktura som skal knyttes til billetten.
       
3. Konfigurer fakturaen din.

Opprett en faktura fra et publisert tilbud

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Hold musepekeren over et tilbud og klikk på Forhåndsvis.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre i høyre panel, og velg deretter Konverter til faktura.Konverter til abonnement vises i stedet for Konverter til faktura for tilbud med gjentakende varelinjer.

Kontakten som er knyttet til fakturaen, vil være den som sist er knyttet til firmaoppføringen.

Merk: Når du oppretter en faktura, vil den som standard bruke et standardisert prefiks INV etterfulgt av et nummer som øker sekvensielt for hver faktura som opprettes (for eksempel INV-1001 og deretter INV-1002). Oppdater prefikset og startnummeret for fakturaer i innstillingene dine.

Konfigurer fakturaen din

Når du har opprettet fakturaen, kan du konfigurere og tilpasse fakturaen for kjøperen. Du kan tilpasse fakturaen ved hjelp av en forhåndsinnstilling, eller ved å tilpasse kontaktperson og selskap, fakturadatoer, vilkår og forfallsdatoer, varelinjer, betalingsmåter, tilleggskommentarer og mer.

Velg forhåndsinnstilling

Hvis du har satt opp alternative forhåndsinnstillinger til standardinnstillingen for fakturaen, kan du velge hvilken forhåndsinnstilling fakturaen skal bruke:

1. Klikk på navnet på forhåndsinnstillingen øverst til høyre.
2. Klikk på rullegardinmenyen Forhåndsinnstilling, og velg din forhåndsinnstilling.
3. Klikk på Bruk.

Konfigurer fakturafakturering

I Fakturering til-seksjonen i fakturaredigeringsprogrammet kan du konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser og mer.

Slik knytter du fakturaen til en kontakt:

1. Klikk på Legg til kontakt.
2. I høyre panel kan du søke etter og velge en kontakt for å legge den til fakturaen. Ellerklikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny kontaktpost som skal brukes på fakturaen. Skriv inn kontaktinformasjonen, og klikk på Opprett.
3. Hvis du vil redigere kontaktopplysningene, holder du musepekeren over kontakten og klikker på redigeringsikonet på edit. Oppdater kontaktinformasjonen i høyre panel, og klikk på Lagre. Når du redigerer kontaktopplysningene, oppdateres kontaktoppføringen i CRM-systemet.
4. Hvis du vil erstatte kontakten, klikker du på replace replace-ikonet. Velg en ny kontakt i høyre panel.

Under opprettelsen kan hver faktura knyttes til én kontakt. Når du har opprettet en faktura, kan du legge til flere kontakter ved hjelp av assosiasjonene i høyre sidefelt.

Slik knytter du fakturaen til et selskap:

Merk: Hvis innstillingen for faktureringskontakttilknytning er slått på, og du har valgt et selskap med en tilknyttet faktureringskontakt, vil faktureringskontakten automatisk bli lagt til fakturaen.

1. Klikk på Legg til selskap.
2. I høyre panel kan du søke etter og klikke på et selskap for å legge det til i fakturaen. Du kan ogsåklikke på fanen Opprett nytt for å opprette en ny firmapost som skal brukes på fakturaen. Skriv inn selskapsinformasjonen, og klikk på Opprett.
3. Hvis du vil redigere selskapsopplysningene, holder du musepekeren over selskapet og klikker på redigeringsikonet på edit. Oppdater selskapsinformasjonen i høyre panel, og klikk på Lagre. Når du redigerer selskapet, oppdateres selskapsoppføringen i CRM-systemet.
4. Hvis du vil erstatte selskapet, klikker du på replace replace-ikonet. Velg det nye selskapet i høyre panel.
5. Hvis du vil slette selskapet fra fakturaen, klikker du på delete delete-ikonet.
6. Underopprettelsen kan hver faktura knyttes til ett selskap. Når du har opprettet en faktura, kan du legge til flere selskaper vedhjelp av assosiasjonene i høyre sidefelt.
7. Slik legger du til enfaktureringsadresse påfakturaen:
   • Hvis du har valgt et firma, merker du av for Samme som firmaadresse for å bruke samme adresse som firmaoppføringen.
   • Hvis du vil legge til en annen adresse enn firmaets adresse, klikker du på Rediger under Faktureringsadresse.
   • Skriv inn adressedetaljene i panelet til høyre.
   • Klikk på Bruk.
8. Slik legger du til en leveringsadresse på fakturaen:
   • Hvis du har valgt et firma, merker du av for Samme som firmaadresse for å bruke samme adresse som i firmaoppføringen.
   • Hvis du vil legge til en annen adresse enn firmaets adresse, klikker du på add Legg til leveringsadresse.
   • Skriv inn adressedetaljene i panelet til høyre.
   • Klikk på Lagre.
   • Klikk på Rediger for å redigere leveringsadressen.
   • Klikk på Slett for å slette leveringsadressen.
9. Fakturadatoen er som standard satt til inneværende dag. Slik endrer du fakturadatoen:
   • Klikk på feltet Fakturadato.
   • Bruk datovelgeren til å velge en ny dato.
10. Fakturaens betalingsbetingelser settes basert på standard netto betalingsbetingelser i innstillingene. For å velge andre betalingsbetingelser:
    • Klikk på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser øverst til høyre, og velg en betalingsbetingelse.
    • Forfallsdatofeltet oppdateres automatisk slik at det samsvarer med den valgte fristen. Hvis innstillingen for å sende ut automatiske påminnelser er slått på, vil e-postene bli sendt basert på denne datoen.
11. Eventuelle egendefinerte egenskaper som er konfigurert i fakturainnstillingene, vises øverst til høyre under Neste fakturanummer. Hvis innstillingen for å tillate brukere å overstyre disse feltene er slått på, kan du gjøre endringer i dem under opprettelsen av fakturaen.

Legg til varelinjer

I delen Varelinjer legger du til varene som kjøperen skal kjøpe. Lær hvordan du bruker varelinjer med fakturaer.

Legg til avgifter

Du kan legge til avgifter på ulike måter, avhengig av dine behov:

1. Automatiser avgiftsberegninger (BETA): beregner automatisk avgifter basert på fakturaens adresse.
2. Legg tilavgifter på individuelle varelinjer: Legg til varelinjebaserte avgifter fra skattebiblioteket ditt.
3. Legg til en engangsavgift på fakturaen: Legg til en engangsavgift på hele fakturaen.

Du kan også inkludere skatte-ID-er i fakturaen.

Legg til kommentarer

Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i kommentarfeltet. Du kan for eksempel legge til betalingsvilkår, juridisk informasjon eller annen viktig informasjon. Hvis du godtar nettbetalinger, kan du også legge til retningslinjer som vises på betalingssiden.

Bruk tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperlenke eller sette inn et tekstutdrag (du kan bruke tekstutdrag til å lage tekststykker. Hvis du for eksempel bruker de samme vilkårene regelmessig på en faktura, kan du opprette det som et utdrag som du bruker hver gang du legger til kommentarer til en faktura).

Du kan legge til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer, i fakturainnstillingene.

Konfigurer betalingsinnkreving

I delen Betalingsinnhenting velger du om du vil belaste en lagret betalingsmetode, godta nettbetalinger, angi hvilke betalingsalternativer som skal være tilgjengelige for kjøperen, og om du vil innhente informasjon om fakturerings- og leveringsadresse. Innstillingene for nettbetaling arves fra innstillingene for betaling i kassen.

1. Hvis du vil belaste en lagret betalingsmåte, velger du Belaste faktura med en lagret betalingsmåte. Dette vil automatisk belaste kjøperen ved hjelp av den lagrede betalingsmåten.
2. Hvis du vil sende en faktura for å be om betaling fra kjøperen, velger du Send faktura for å be om betaling fra kunden.
   • Hvis du vil godta nettbetalinger for fakturaen, slår du på bryteren Godta nettbetalinger. Hvis Aksepter nettbetalinger er slått av, vil alternativene nedenfor ikke være tilgjengelige.
   • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av betalingsmåtene du ønsker å godta (f.eks. kreditt- eller debetkort og bankdebetbetalinger, som ACH).
   • Hvis du vil samle inn informasjon om faktureringsadresse i kassen, merker du av for Samle inn faktureringsadresse for kredittkortkjøp.
   • Hvis du vil samle inn informasjon om leveringsadresse i kassen, merker du av i avmerkingsboksen Samle inn leveringsadresse. Når kjøperen oppgir fraktinformasjonen sin, kan han eller hun bare velge blant landene du har angitt i betalingsinnstillingene.
   • Merk av for Samle inn kundens betalingsopplysninger i kassen for fremtidige belastninger for å lagre betalingsmåten som brukes for fremtidige belastninger.
   • Hvis du vil tillate kundene å angi et tilpasset beløp ved betaling, merker du av for Tillat kunden å betale et beløp som er mindre enn det utestående beløpet. Hvis du vil registrere en manuell eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gjøre dette fra fakturaindekssiden. Egendefinerte betalingsbeløp må være mindre enn det totale utestående beløpet.

Avanserte innstillinger

I delen Avanserte innstillinger kan du tilpasse språk og språkområde for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til de avanserte innstillingene.

1. Som standard er språket som brukes for titler og etiketter på siden, satt til engelsk. Hvis du vil oppdatere dette til et annet språk, klikker du på nedtrekksmenyen Språk og velger deretter et språk. Titler, etiketter, fakturavaluta og merknad om merverdiavgift vises på det valgte språket. Du kan slå av fakturavalutaen og momsvarselet i fakturainnstillingene.
2. Dato- og adresseformatet vil som standard bruke USA-format. Hvis du vil oppdatere dette til et annet format, klikker du på rullegardinmenyen Locale og velger deretter et land.
3. Hvis du vil angi en egendefinert URL-adresse for fakturaen ved hjelp av et av de tilkoblede domenene, klikker du på rullegardinmenyen Domene og velger deretter et domene. Du kan også angi en egendefinert slug i feltet Content slug . En forhåndsvisning av fakturaens URL-adresse vises under URL-feltene.

4. Hvis du har konfigurert skatte-ID-er i kontoen din og ønsker å inkludere dem i fakturaen, merker du av i avmerkingsboksene for skatte-ID.

Lagre og opprett

1. Når som helst under opprettelsen av fakturaen kan du klikke på Lagre øverst til venstre for å lagre fakturaen som et utkast. Du kan når som helst gå tilbake til et utkast for å redigere eller slette det.
2. Klikk på Forhåndsvis øverst til høyre for å se hvordan fakturaen vil se ut for kjøperen. Fakturaen vil automatisk bruke logoen og fargene som er angitt i merkevareinnstillingene dine.
3. Klikk på Opprett hvis du er klar til å fullførefakturaen .

Send fakturaen

Når du har opprettet fakturaen, vises en dialogboks med alternativer for å sende fakturaen til kjøperen via e-post, lenke eller PDF. Du kan lukke dialogboksen ved å klikke på X, og sende den senere. Påminnelses-e-poster administreres via fakturainnstillingene.

Send fakturaen via e-post

1. Til-feltet fylles automatisk ut med e-postadressen til kontakten som er knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også skrive inn en ny e-postadresse, og HubSpot oppretter automatisk en kontaktpost etter sending.
2. Hvis du vil legge til en e-postadresse i Cc-feltet , klikker du på Legg til Cc-mottakere. Klikk på rullegardinmenyen, velg kontakter eller skriv inn e-postadresser. Du kan legge til opptil ni e-postadresser i CC-feltet.
3. Hvis du har angitt en standard e-postadresse i fakturainnstillingene, fylles Fra-feltet automatisk ut med standard e-postadressen. Ellers fylles det ut med din personlige e-postadresse. Hvis det er angitt en standard e-postadresse, men innstillingen for å tillate brukere å sende fakturaer fra sin personlige e-postadresse eller andre team-e-poster de har tilgang til, er slått på, kan du velge en annen e-postadresse.
   • Hvis det ikke er angitt noen standard e-postadresse, vil e-postadressen du velger, bli standardadressen for fremtidige fakturasendinger, men den kan endres før hver sending.
   • Svar på denne e-posten vil bli sendt til Fra-adressen . Hvis du velger en e-postadresse som brukes for en tilkoblet innboks, inkludert delte teaminnbokser, kan du administrere oppfølging i HubSpots innboks for samtaler.
4. Klikk på Generer for å generere e-postmeldingen automatisk ved hjelp av Breeze , HubSpots AI.
5. Etter hvert som du oppdaterer feltene, vises en forhåndsvisning i høyre panel.
6. Klikk på Send faktura-e-postfor å sende e-posten. Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene. E-posten inneholder en lenke som gjør det mulig å se fakturaen i nettleseren, samt en PDF-versjon av fakturaen som vedlegg.
7. Hvis du i stedet vil skrive en én-til-én-e-post med en lenke til fakturaen manuelt, klikker du på Opprett egendefinert e-post i CRM-systemet.

Send fakturaen via en lenke eller PDF

Kopier en lenke eller last ned en PDF-versjon av fakturaen:

Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, oppdateres ikke egenskapen Sist sendt-dato. Les mer om fakturaegenskaper.

1. Klikk på Kopier lenke, last ned PDF-fanen. En forhåndsvisning av fakturaen vises til høyre.
2. Klikk på Kopier lenke for å kopiere fakturalinken.
3. Klikk på Last ned PDF for å laste ned en PDF-versjon av fakturaen.
4. Klikk på X øverst til høyre eller Lukk nederst til venstre når du er ferdig.

Automatisk oppretting av fakturaer

Opprett og send tilbakevendende fakturaer automatisk ved hjelp av abonnementer

Du kan sende fakturaer til kunder på faktureringsdatoen for abonnementet deres.

Vis fakturaer som opprettes automatisk fra betalinger via betalingslenker, tilbud eller abonnementer

Når en faktura opprettes automatisk fra en betaling på en betalingslenke eller et tilbud, blir fakturaen knyttet til betalingen.

Du kan se fakturaene fra fakturaindekssiden, eller du kan se den tilknyttede fakturaen fra selve betalingsposten. Fakturaen sendes ikke automatisk til kjøperen. Finn ut mer om hvordan du sender opprettede fakturaer.

Neste trinn

Finn ut mer om hvordan du administrerer opprettede fakturaer.