Konfigurer fakturaverktøyet i HubSpot

Med HubSpot-fakturaer kan teamet ditt sende fakturaer direkte fra HubSpot, spore fordringer og få betalt med HubSpot-betalinger. Ved bruk av fakturaer kan kjøperne også forvente en lignende betalingsprosess som ved bruk av betalingslenker og tilbud. I motsetning til betalingskoblinger og tilbud har fakturaer forfallsdatoer og saldoer, og de kan markeres som betalt utenfor HubSpot-betalinger. De inneholder også fakturanummer, noe som kan være nødvendig for enkelte kjøpere når de ber om betaling.

Kjøpers fakturakontroll	Intern fakturapost

Merk: Fakturafunksjonene er tilgjengelige i alle kontoer som bruker Quickbooks-integrasjonen. For å opprette HubSpot-fakturaer manuelt må du ha en Starter-, Professional- eller Enterprise-konto med betalingsverktøyet konfigurert.

Nedenfor kan du lese om hvordan du kommer i gang med å samle inn betalinger med HubSpot-fakturaer.

Konfigurere generelle fakturainnstillinger

For å komme i gang må du konfigurere følgende fakturainnstillinger:

• Konfigurer fakturatillatelser: Hvis du vil kontrollere hvilke HubSpot-brukere som har tilgang til å se, opprette og redigere fakturaer, kan du lese om hvordan du redigerer brukertillatelser for eksisterende brukere, eller hvordan du angir tillatelser når du legger til nye brukere.
  
  

  Merk: HubSpot-brukere som er opprettet før 9. februar 2023, har som standard tilgang til visning og redigering av fakturaer. Brukere som er opprettet etter denne datoen, har ikke fakturatillatelser som standard.

• Legg til en logo i HubSpot-merkevaresettet ditt: HubSpot-fakturaer henter automatisk inn logoen som er angitt i standardinnstillingene for HubSpot-merkevaren.
  • Fakturaene vil ikke bruke merkevaresettets farger.
  • Oppdatering av logoen din vil ikke oppdatere eksisterende, ferdigstilte fakturaer, kun fakturaer som er under utarbeidelse og ferdigstilte fakturaer fremover.

• Angi standard betalingsalternativer: Du kan eventuelt angi hvilke betalingsmåter fakturaene skal akseptere som standard i betalingsinnstillingene. Du kan også tilpasse dette på hver enkelt faktura under opprettelsen.
• Koble domenet ditt til HubSpot: Som standard hostes fakturaer på det primære domenet som er koblet til kontoen din. Når du oppretter en faktura, kan du også velge et av de tilkoblede domenene dine. Hvis du ennå ikke har koblet til et domene eller ønsker å koble til et eget underdomene for fakturaer (f.eks. billing.website.com), kan du lese mer om hvordan du kobler et domene til HubSpot.

Tilpass fakturaprefikset og startnummeret ditt

For å sikre at HubSpot-fakturanumre ikke overlapper med fakturanumre i kontosystemet ditt, har HubSpot-fakturaer som standard prefikset INV og et startnummer på 1001. Du kan tilpasse prefikset og startnummeret i fakturainnstillingene. Når en faktura er ferdigstilt og tildelt et nummer, for eksempel INV-1002, kan dette nummeret ikke endres eller brukes på nytt.

Merk: Før du tilpasser fakturaprefikset og startnummeret, bør du rådføre deg med regnskapsteamet for å sikre at det vil fungere med dine nåværende systemer.

Slik tilpasser du fakturaprefikset og startnummeret:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet for innstillinger i hovednavigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Fakturaer.
• Som standard begynner fakturaer med prefikset INV. Hvis du vil endre dette, klikker du på Rediger prefiks. Skriv deretter inn et nytt prefiks i dialogboksen, og klikk på Lagre prefiks. Et prefiks kan bestå av maksimalt 8 tegn.
• Som standard er startfakturanummeret 1001. Hvis du vil endre dette, klikker du på Oppdatering av startpunkt for fakturanummer. Skriv deretter inn et nytt startpunktnummer i dialogboksen og klikk på Oppdatering av startpunkt.

Legge til en skatte-ID

Du kan eventuelt legge til en skatte-ID som skal vises i overskriften på hver faktura sammen med bedriftsinformasjonen. Hvis du legger til en skatte-ID, oppdateres ikke eksisterende ferdigstilte eller utarbeidede fakturaer, bare nyopprettede fakturaer fremover.

Slik legger du til en skatte-ID:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillingsikonet i hovednavigasjonslinjen.
• I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Fakturaer.
• I delen Skatte-ID klikker du på Legg til skatte-ID.
• Klikk på rullegardinmenyen Skatte-ID-type, og velg deretter en type.
• Skriv inn skatte-ID-en din i feltet Skatte-ID-nummer.
• Klikk på Lagre.

Neste trinn

Når du har konfigurert fakturaverktøyet i HubSpot, kan du lære mer om hvordan du:

• opprette og sende fakturaer.
• administrere fakturaer fra indekssiden for fakturaer.
• opprette sekvenser (kun Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise) og fakturabaserte arbeidsflyter ( kun Professional og Enterprise ) for å automatisere fakturaprosesser.
• lageegendefinerte rapporter med HubSpots rapportbygger(kun Professional og Enterprise ).