Zapoznaj się z zasadami rejestrowania wiadomości e-mail przeznaczonych wyłącznie do odpowiedzi

Rejestrowanie wiadomości e-mail opiera się nazasadach rejestrowania wiadomości e-mail z kontaktów w sekcji „ ” na Twoim koncie. Jeśli w zasadach rejestrowania wybrałeś opcję „Rejestruj tylko odpowiedzi”, skorzystaj z tego przewodnika, aby dowiedzieć się, w jaki sposób odpowiedzi są rejestrowane w systemie CRM.

Aby rejestrować wszystkie wiadomości e-mail, dowiedz się, jak skonfigurować reguły rejestrowania wiadomości e-mail od kontaktów.

Warunki rejestrowania odpowiedzi

Gdyreguły rejestrowania wiadomości e-mail kontaktów w są ustawione na opcję „Rejestruj tylko odpowiedzi”, odpowiedzi na wiadomości e-mail wysłane z podłączonego prywatnego konta służbowego będą rejestrowane w rekordzie kontaktu w HubSpot. Dotyczy to wiadomości e-mail wysyłanych indywidualnie z poziomu rekordu w CRM lub za pomocą rozszerzenia lub dodatku HubSpot Sales.

Aby odpowiedź została zarejestrowana, muszą być spełnione następujące warunki:

• Pierwotna wiadomość e-mail została wysłana za pośrednictwem systemu CRM lub z podłączonego prywatnego konta służbowego z zainstalowanym rozszerzeniem lub dodatkiem HubSpot Sales oraz zaznaczonym polem wyboru „Rejestruj ”.
• Pierwotna wiadomość e-mail nie została wysłana na adres e-mail lub do domeny wymienionej na liście „Nigdy nie rejestruj”.
• Indywidualny służbowy adres e-mail jest podłączony w momencie otrzymania odpowiedzi.
• Odpowiedź została wysłana na indywidualny służbowy adres e-mail powiązany z aktywnym użytkownikiem.
• Odpowiedź ma ten sam temat co oryginalna wiadomość e-mail.

Wymagania dotyczące rejestrowania załączników

Maksymalny rozmiar plików załączników do rejestrowania w wiadomościach wychodzących wynosi 20 MB. Limit ten obowiązuje łącznie dla wszystkich załączników do wiadomości e-mail, w tym załączników w treści wiadomości.

Jeśli na serwerze poczty e-mail działa oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników zawartych w odpowiedziach na wiadomości e-mail lub w wiadomościach przychodzących wysłanych na adres e-mail Twojego zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa usługa Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie zostać zarejestrowane.

Odpowiedzi nie są rejestrowane zgodnie z oczekiwaniami

Jeśli Twoja odpowiedź nie jest rejestrowana zgodnie z oczekiwaniami, dowiedz się więcej o typowych przyczynach tego zjawiska. W niektórych przypadkach, jeśli odpowiedź nie została zarejestrowana, możesz ją przekierować do osi czasu rekordu w systemie CRM.

Nowe wiadomości e-mail

Wiadomości e-mail wysłane na Twoją podłączoną prywatną skrzynkę służbową nie zostaną zarejestrowane w HubSpot, jeśli nie spełniają wymagań dotyczących rejestracji.

Odpowiedzi z innym tematem wiadomości

Jeśli kontakt odpowie na wiadomość e-mail, ale zmieni temat, nie będzie ona już traktowana jako część istniejącego wątku i nie zostanie zarejestrowana.

Odpowiedzi na wiadomości e-mail po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej

Jeśli zmienisz dostawcę skrzynki odbiorczej, mając nadal aktywne wątki z wykorzystaniem poprzedniego adresu e-mail, odpowiedzi na wiadomości e-mail przestaną być rejestrowane w HubSpot. Ponadto, jeśli korzystasz z sekwencji, kontakty, które są obecnie zapisane do sekwencji, nie zostaną automatycznie wypisane, ponieważ HubSpot nie będzie już w stanie wykrywać odpowiedzi. Podłącz ponownie swoją skrzynkę odbiorczą, korzystając z właściwego dostawcy, aby rejestrować odpowiedzi.

Dowiedz się więcej o ponownym podłączeniu skrzynki odbiorczej po zmianie dostawcy poczty.

Podłączono prywatną skrzynkę służbową przy użyciu niewłaściwego dostawcy poczty elektronicznej

Upewnij się, że podłączasz swoją prywatną służbową skrzynkę e-mail, wybierając właściwy typ dostawcy poczty elektronicznej. Twój dostawca poczty elektronicznej to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail. Do popularnych dostawców poczty elektronicznej należą między innymi Gmail i Office 365.

Sprawdź, u którego dostawcy jest hostowany Twój adres e-mail, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami, aby połączyć się z HubSpot za pośrednictwem tego dostawcy. Jeśli nie masz pewności, u którego dostawcy jest hostowany Twój adres e-mail, skontaktuj się z administratorem IT. Jeśli nie połączysz się przy użyciu właściwego dostawcy, wiadomości e-mail nie będą rejestrowane.

Rozwiązywanie problemów z rejestrowaniem odpowiedzi

Jeśli spełniasz wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi, a Twoja odpowiedź nie mieści się w żadnej z wymienionych powyżej sytuacji, dowiedz się, jak uzyskać pomoc od HubSpot. Przed skontaktowaniem się zaleca się przygotowanie przykładu rekordu kontaktu, w którym odpowiedź nie została zarejestrowana zgodnie z oczekiwaniami, oraz nagłówków wiadomości e-mail z odpowiedzi otrzymanej na Twoim koncie e-mail. Dowiedz się, jak pobrać nagłówki wiadomości e-mail od niektórych popularnych dostawców poczty elektronicznej lub skontaktuj się z działem IT w celu uzyskania tych nagłówków.