Tworzenie umów bezpośrednio w HubSpot

Uwaga:jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć dla swojego konta funkcję programu beta „Bezpośrednie tworzenie, edycja i odnawianie umów HubSpot” .

Umowy stanowią scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z zobowiązań w HubSpot. Zarządzając umowami w HubSpot, możesz rejestrować istniejące umowy i zarządzać nimi, ręcznie rejestrować płatności lub automatycznie wystawiać faktury kupującym, wprowadzać aktualizacje w trakcie trwania umowy, odnawiać umowy oraz dokładnie raportować przychody.

Po skonfigurowaniu umów dowiedz się, jak bezpośrednio tworzyć i importować umowy. Jeśli chcesz korzystać z procesu opartego na ofertach w celu proponowania i zatwierdzania zmian w istniejącej umowie, dowiedz się więcej o tworzeniu umów na podstawie zaakceptowanych ofert. Dowiedz się, jak umowy są wykorzystywane w HubSpot.

Kiedy warto tworzyć umowy bezpośrednio

W następujących sytuacjach warto bezpośrednio tworzyć umowy w HubSpot:

• Centralizacja umów z klientami: korzystaj z umów, aby scentralizować umowy z nabywcami i informacje o przychodach.
• Importuj lub przenieś istniejące umowy: jeśli masz już umowy i chcesz nimi zarządzać w HubSpot, możesz je zaimportować lub przenieść:
  • Importuj umowy bez harmonogramów rozliczeń: za pomocą narzędzia do importu zaimportuj umowy bez harmonogramów rozliczeń.
  • Migracja umów z zachowaniem ciągłości rozliczeń:aby zaimportować umowy z zachowaniem ciągłości rozliczeń, dowiedz się więcej o migracji umów do HubSpot (BETA).
• W przypadku zarządzania CPQ w innym systemie: jeśli korzystasz z innego systemu do zarządzania CPQ, możesz wykorzystać umowy w HubSpot jako wiarygodne źródło danych do celów raportowania i automatyzacji.

Bezpośrednie tworzenie umów

Umowy można tworzyć bezpośrednio ze strony indeksu umów lub z rekordów kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń. Jeśli chcesz zaimportować lub przenieść istniejące umowy, dowiedz się więcej o importowaniu umów i przenoszeniu umów do HubSpot (BETA).

Tworzenie umów ze strony indeksu

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcjęDodaj umowy, a następnie wybierz opcjęUtwórz nową.
3. Skonfiguruj umowę.

Tworzenie umów z innych rekordów

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym pasku bocznym, na karcie „Umowy ”, kliknij„Dodaj”, a następnie wybierz opcję „Utwórz nową umowę”. Jeśli nie widzisz karty„Umowy”, dowiedz się, jak dodać ją do prawego paska bocznego.
   
   
4. Skonfiguruj umowę.

Rekord źródłowy jest powiązany z umową. Powiązania i pozycje z rekordu źródłowego są przenoszone tam, gdzie ma to zastosowanie. Na przykład, jeśli tworzysz umowę na podstawie rekordu transakcji, 

Konfiguruj umowy

Skonfiguruj informacje dotyczące umowy za pomocą edytora umów. Aby wyświetlić podgląd szczegółów umowy i harmonogramu rozliczeń, kliknij opcję „Podgląd umowy” w prawym górnym rogu. Aby zapisać umowę jako wersję roboczą, kliknijprzycisk „Wstecz” w lewym górnym rogu. Wersje robocze umów można edytować później.

Edytuj dane sprzedawcy w umowie

W sekcji „Strony” wyświetlane są dane sprzedawcy zawarte w umowie.

• Dane sprzedawcy są oparte na danych osoby tworzącej umowę.
• Dane sprzedawcy, w tym numer telefonu, są pobierane z profilu użytkownika tworzącego umowę. Nazwa firmy sprzedawcy jest pobierana z informacji o firmie podanych w koncie.
• Można zaktualizować nazwisko sprzedawcy, numer telefonu oraz dane firmy. W przypadku aktualizacji danych sprzedawcy nowe dane zostaną zastosowane wyłącznie w umowie i fakturach powiązanych z tą umową. Profil użytkownikai dane firmy nie zostaną zaktualizowane.
• Aby utworzyć umowę, konieczne jest podanie adresu e-mail sprzedawcy oraz nazwy firmy.

Aby edytować dane sprzedawcy, w sekcji „Strony” umowy:

1. Aby zaktualizować dane firmy sprzedawcy, najedź kursorem na nazwę firmy i kliknijikonę edycji.
2. Zaktualizuj dane w prawym panelu, a następnie kliknij „Zapisz”. Zmiany wprowadzone w danych firmy sprzedawcy mają zastosowanie wyłącznie do umowy i faktur powiązanych z tą umową. Ustawienia konta nie zostaną zaktualizowane.

Dodaj firmę rozliczeniową i osobę kontaktową

W sekcji „Strony” wyświetlane są również firma rozliczeniowa i osoby kontaktowe umowy.

• Umowa musi mieć jedną osobę kontaktową ds. rozliczeń. Można dodać więcej osób kontaktowych ds. rozliczeń.
• Z umową może być powiązana maksymalnie jedna firma kupująca, jedna osoba kontaktowa ds. rozliczeń i jedna firma rozliczeniowa.
• Osoby kontaktowe ds. rozliczeń otrzymują faktury i szczegóły rozliczeniowe, takie jak pokwitowania.

Aby dodać firmę rozliczeniową i osobę kontaktową:

1. Aby dodać firmę rozliczeniową, obok pola „Firma rozliczeniowa” kliknij„Dodaj”. W prawym panelu wyszukaj i wybierz firmę, a następnie kliknij„Zapisz”. Kliknij kartę „Utwórz nową ” w prawym panelu, aby utworzyć nowy rekord firmy. 
2. Aby edytować dane firmy rozliczeniowej, najedź kursorem na firmę i kliknijikonę edycji. Zmiany zostaną również zaktualizowane w rekordzie CRM firmy.
3. Aby zastąpić firmę rozliczeniową, najedź kursorem na nazwę firmy i kliknijikonę „Zastąp”.
4. Aby usunąć firmę rozliczeniową, najedź kursorem na firmę i kliknijikonę usunięcia.
5. Aby użyć tego samego adresu rozliczeniowego co w rekordzie firmy, w sekcji „Adres rozliczeniowy” zaznacz pole wyboru„Tak samo jak firma rozliczeniowa ”.
6. Aby użyć innego adresu rozliczeniowego, kliknij przycisk „+ Dodaj adres rozliczeniowy”.
7. W prawym panelu wprowadź adres rozliczeniowy i kliknij „Zapisz”. Adres rozliczeniowy zostanie zaktualizowany w umowie i będzie używany na powiązanych fakturach. Rekord firmy nie zostanie zaktualizowany.

Uwaga: jeśli włączono automatyczne naliczanie podatku od sprzedaży, adres rozliczeniowy podany w polu „ ” (Dane rozliczeniowe) służy do ustalenia, czy do umowy należy doliczyć podatek.

6. Kliknij, aby rozwinąć sekcję„Numery identyfikacji podatkowej ”, aby wyświetlić numery identyfikacji podatkowej dodane do firmy rozliczeniowej. Edytuj istniejące numery identyfikacji podatkowej, klikającikonę edycji obok nazwy firmy rozliczeniowej, a następnie w prawym panelu kliknij kartę „Numery identyfikacji podatkowej ”. Dodaj numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy za pomocąnarzędzia do fakturowania.
7. Aby dodać osobę kontaktową do faktury, obok pozycji „Osoba kontaktowa do faktury” kliknij „Dodaj”. W prawym panelu wyszukaj i wybierz osobę kontaktową, a następnie kliknij„Zapisz”. Kliknij zakładkę „Utwórz nowy ” w prawym panelu, aby utworzyć nowy rekord osoby kontaktowej.
8. Aby edytować dane kontaktowe do rozliczeń, najedź kursorem na kontakt i kliknijikonę edycji. Zmiany zostaną również zaktualizowane w rekordzie CRM kontaktu.
9. Aby zastąpić kontakt rozliczeniowy, najedź kursorem na kontakt i kliknijikonę „Zastąp”.
10. Aby usunąć kontakt rozliczeniowy, najedź kursorem na kontakt i kliknijikonę usunięcia.
11. Aby dodać dodatkowe kontakty rozliczeniowe, kliknij „+ Dodaj dodatkowe kontakty”. Wyszukaj kontakty i zaznacz pola wyboru obok nich, a następnie kliknij„Zapisz”.

Skonfiguruj szczegóły umowy

Ustaw datę wejścia w życie umowy, właściciela, warunki płatności i numer zamówienia. Możesz również dodać niestandardowe właściwości i powiązać umowę z istniejącą transakcją.

1. Aby ustawić datę wejścia umowy w życie, w sekcji „Data wejścia umowy w życie ” kliknij selektor datyi wybierzdatę.
2. Aby wyznaczyć właściciela umowy, kliknij menu rozwijane„Właściciel umowy ” i wybierzwłaściciela.
3. Kliknij menu rozwijane „Warunki płatności ” i wybierz warunki płatności. Dowiedz się więcej o warunkach płatności.
4. Aby uwzględnić numer zamówienia w umowie, w polu „Numer zamówienia ” wprowadźnumer zamówienia.
5. Aby dodać właściwość niestandardową, kliknij+ Dodaj właściwość niestandardową. Wybierzistniejącą niestandardową właściwość umowy z listy, wyszukajwłaściwość niestandardową lub kliknijUtwórz nową właściwość umowy, aby skonfigurować nową niestandardową właściwość umowy.
6. Aby usunąć właściwość niestandardową, kliknij ikonę us delete obok niej.
7. Aby powiązać umowę z transakcją, kliknij menu rozwijane„Powiąż z transakcją” i wybierztransakcję lub kliknij „Utwórz nową transakcję”, aby utworzyć nową transakcję.

Dodaj pozycje

Dodaj pozycje do umowy z biblioteki produktówlub dodaj pozycje niestandardowe. 

Uwaga: w przypadku korzystania z Stripe jako opcji przetwarzania płatności, całkowita kwota do zapłaty musi wynosić co najmniej 0,50 USD lub równowartość tej kwoty w walucie rozliczeniowej. Dowiedz się więcej o minimalnych kwotach opłat w Stripe.

Aby dodać pozycje:

1. W prawym górnym rogu sekcji pozycji pozycji kliknij „Dodaj pozycję”, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Wybierz z biblioteki produktów: dodaj pozycję na podstawie produktu z biblioteki produktów, w tym pozycji utworzonych za pomocą integracji HubSpot–Shopify.
     • Wyszukaj według nazwy produktu,opisu produktu lub kodu SKU albo kliknij „Filtry zaawansowane”, aby zawęzić wyniki wyszukiwania.
     • Zaznacz pola wyboru w prawym panelu obok produktów, na których chcesz oprzeć swoją pozycję. Jeśli wybierasz pozycje z cennikiem wielopoziomowym, kliknij„Wyświetl poziomy”, aby wyświetlić różne poziomy dla produktu przed dodaniem pozycji.
       
       
   • Utwórz pozycję niestandardową: utwórzpozycję niestandardową, która będzie unikalna dla danej umowy. Po wybraniu tej opcji użyj prawego panelu, aby wprowadzić szczegóły pozycji. Zaznacz pole wyboru „Zapisz pozycję w bibliotece produktów ”, aby zapisać pozycję w bibliotece produktów. Kliknij „Zapisz” lub„Zapisz i dodaj kolejną”.
2. Kliknij „Podgląd umowy ”, aby wyświetlić szczegóły umowy i harmonogram rozliczeń.
3. Podatki można dodane do poszczególnych pozycjilub możesz skorzystać z automatycznego naliczania podatku od sprzedaży w przypadku płatności online. Aby dodać podatki do poszczególnych pozycji, kliknij menu rozwijane „Stawka podatku ” i ustaw stawki podatku dla poszczególnych pozycji. Kolumna „Kwota podatku ” zaktualizuje się automatycznie.
4. Jeśli korzystasz z automatycznego naliczania podatku od sprzedaży, włącz przełącznik„Automatyczny podatek od sprzedaży ”. Podatek od sprzedaży zostanie naliczony automatycznie podczas tworzenia umowy.
   
   • W kolumnie „Kategoria podatku ” kliknij menu rozwijane i wybierz kategorię podatku dla każdej pozycji. Możesz wybrać różne kategorie podatkowe dla poszczególnych pozycji. Każda pozycja musi mieć unikalną nazwę.
   • Jeśli w ramach umowy wysyłasz produkt, musisz dodać pozycję dotyczącą kosztów wysyłki, aby automatyczny podatek został poprawnie obliczony. Jeśli nie dodałeś kosztów wysyłki do biblioteki produktów, dodaj niestandardową pozycję z kategorią podatku „Wysyłka”.
5. Możesz edytować kolumny wyświetlane w tabeli pozycji. Jeśli jesteś superadministratorem, możesz ustawić, które kolumny mają być domyślnie wyświetlane wszystkim użytkownikom. Dowiedz się, jakedytować kolumny.
6. Edytuj pozycje w edytorze, dostosowując wartości w poszczególnych kolumnach. 
   
   
7. Podczas edycji pozycji z cennikiem wielopoziomowym cena aktualizuje się w zależności od poziomu cenowego w miarę zmiany ilości. Kliknij„Wyświetl poziomy”, aby edytować ilości obok tabeli poziomów cenowych i sprawdzić, który poziom cenowy ma zastosowanie.
   
   
8. Domyślnie rozliczenie pozycji jednorazowych i cyklicznych jest ustawione na dzisiejszą datę. Aby obciążyć kupującego opłatą za pozycję w późniejszym terminie, kliknij menu rozwijane „Data rozpoczęcia rozliczenia ”, a następnie wybierz opcję „Data niestandardowa”. W prawym panelu kliknijselektor daty i wybierzdatę rozpoczęcia, a następnie kliknij „Zapisz”.

9. Aby dodać rabat do pozycji, w kolumnie „Rabat jednostkowy ” kliknij menu rozwijane i wybierz opcję „procent ” lub „waluta”. Wprowadź kwotę rabatu. Rabaty można ustalać dla poszczególnych pozycji, a nie dla całej umowy.
10. Aby edytować szczegóły pozycji, sklonować ją lub usunąć, najedź kursorem na pozycję, kliknij „Działania”, a następnie wybierz jedną z opcji:
    • Edytuj: edytuj pozycję w umowie. Nie wpłynie to na bibliotekę produktów. 
    • Usuń: usuń pozycję.

9. Aby zmienić kolejność pozycji, kliknij i przeciągnij pozycję, używając uchwytu przeciąganiadragHandle.

10. Sekcja „Podsumowanie” pokazuje, w jaki sposób zostanie obciążony kupujący:

    • W pozycji „Suma częściowa ” wyświetlane są wyłącznie pozycje podlegające opłacie przy finalizacji transakcji. Wszelkie pozycje, które zostaną rozliczone w późniejszym terminie, pojawią się w pozycji „Suma przyszłych płatności ”.
    • Wszystkie pozycje, niezależnie od terminu płatności, zostaną zsumowane w pozycji„Suma”.
    • Wyłączautomatyczne naliczaniepodatku od sprzedaży, przełączając przełącznik„Automatedsales tax ” w pozycję wyłączoną.

Skonfiguruj rozliczenia i płatności

Skonfiguruj sposób wystawiania rachunków i pobierania płatności od kupujących. Płatności online są dostępne tylko wtedy, gdy włączono funkcję rozliczeń. 

Aby skonfigurować rozliczenia, w sekcji „Rozliczenia i płatności”:

1. Włącz przełącznik „Rozliczenia”, aby automatycznie tworzyć faktury i rozliczać kupujących za powtarzające się pozycje. Dowiedz się więcej o ustawieniach rozliczeń.
2. Aby skonfigurować sposób pobierania płatności, w sekcji Proces pobierania:
   • Wybierz opcję „Płatności automatyczne”, aby automatycznie obciążać faktury w każdym terminie rozliczeniowym. Kliknij menu rozwijane„Metoda obciążenia” i wybierz jedną z opcji: 
     • Pobierz metodę płatności z pierwszej opłaconej faktury: obciążaj każdą fakturę przy użyciu metody płatności podanej przy opłacaniu pierwszej faktury.
     • Użyj zapisanej metody płatności:obciąż istniejącą, zapisaną metodą płatności.
   • Wybierz opcję„Płatności ręczne”, jeśli chcesz, aby kupujący ręcznie opłacał fakturę w każdym terminie rozliczeniowym. Kupujący otrzyma fakturę w każdym terminie rozliczeniowym w celu dokonania płatności.
3. Wyłącz przełącznik„Rozliczenia”, jeśli chcesz wystawiać faktury i pobierać płatności za pomocą alternatywnej metody.

Aby skonfigurować płatności online, w sekcji„Akceptuj płatności online”:

1. Jeśli wsekcji „Rozliczenia” zaznaczonoopcję „Płatności automatyczne”, płatności online będą domyślnie włączone. Jeśli zaznaczonoopcję „Płatności ręczne”, włącz przełącznik„Akceptuj płatności online ”, aby umożliwić kupującym opłacanie faktur online.
   • Wstępnie wypełnione opcje na tym ekranie odzwierciedlają ustawienia w sekcji „Płatności”. Zaznacz lub odznacz pola wyboru „Akceptowane formy płatności ”, aby wybrać typy płatności, które chcesz akceptować.
   • Jeśli skonfigurowałeś opłaty, w sekcji„Opłaty naliczane przy finalizacji transakcji” zaznaczpola wyboru obok opłat, które chcesz zastosować do płatności za umowę.
   • Zaznacz pole wyboru „Pobieranie adresu rozliczeniowego przy zakupach kartą kredytową ”, aby pobierać adres rozliczeniowy od kupujących.
   • Zaznacz pole wyboru „Pobierz adres wysyłki”, aby zebrać adresy wysyłki od kupujących.
2. Aby akceptować płatności za pomocą alternatywnej metody, wyłącz przełącznik„Akceptuj płatności online ”.

Ustaw język umowy, lokalizację i walutę

1. Kliknij „Ustawienia” w prawym górnym rogu edytora umowy.
2. Kliknij menu rozwijane„Język ” i wybierzjęzyk.
3. Kliknij menu rozwijane„Ustawienia regionalne” i wybierz ustawienia regionalne. Ustawienia regionalne zmienią format wyświetlania daty i adresu w umowie. Zmiana ustawień regionalnych umowy nie spowoduje aktualizacji waluty.
4. Jeśli na koncie skonfigurowano wiele walut, kliknij menu rozwijane„Waluta” i wybierzwalutę.

Sfinalizuj umowę

1. Aby sfinalizować umowę i wysłać pierwszą fakturę, w prawym górnym rogu kliknij opcję„Sfinalizuj”.
2. Jeśli pojawi się monit, kliknij„Sfinalizuj” w oknie dialogowym, aby potwierdzić.

Wysyłanie faktur i płatności

To, jak skonfigurowałeś pozycje, rozliczenia i płatności, decyduje o tym, co będzie dalej. Zapoznaj się z poniższą tabelą, aby zrozumieć proces w oparciu o ustawienia Twojej umowy.

Importuj umowy do HubSpot

Zaimportuj istniejące umowy, aby zarządzać nimi razem z umowami utworzonymi w HubSpot. Uwzględnij powiązania z pozycjami, kontaktami i transakcjami.

Różnice między importowaniem a migracją umów

Umowy można importować lub migrować do HubSpot. Zaimportowane umowy nie podlegają rozliczeniu. Umowy przeniesione są rozliczane za pośrednictwem HubSpot. Dowiedz się więcej o różnicach w poniższej tabeli.

Uwaga: bezpośrednia konwersja subskrypcji HubSpot na umowy nie jest obecnie obsługiwana. Jeśli migrujesz subskrypcje Stripe, dowiedz się więcej o migracji subskrypcji Stripe.

Przykład importu wielu obiektów

Pobierz poniższy plik przykładowy, aby zapoznać się z pojedynczą umową zawierającą dwie pozycje, powiązanie z transakcją, firmę oraz dwie osoby kontaktowe, uporządkowane w jednym pliku importowym. Identyfikator contract_import_id powtarza się w każdym wierszu, aby pogrupować je w ramach tej samej umowy. Każdy wiersz wypełnia tylko kolumny istotne dla danego obiektu — pozostałe komórki należy pozostawić puste.

Pierwsza kolumna (Row type) służy wyłącznie jako etykieta referencyjna. Należy ją usunąć przed importem.

Uwaga: plikiCSV służą wyłącznie do celów ilustracyjnych.Należy zastąpić przykładowe identyfikatory, osoby kontaktowe, firmy, adresy e-mail, kwoty, waluty oraz wszelkie wpisy import_unique_id w pliku CSV. Przed przystąpieniem do migracji należy zweryfikować zmapowane właściwości i wersje robocze.

Importowanie umów

1. Utwórz niestandardową właściwość umowy, która posłuży jako unikalny identyfikator importowanych umów. Możesz na przykład utworzyć niestandardową właściwość o nazwie contract_import_id.
2. Podczas tworzenia niestandardowej właściwości:
   • Ustawtyp pola jako„Tekst w jednej linii”.
   • Zaznacz pole wyboru„Wymagaj unikalnych wartości dla tej właściwości ”.
     
     
3. Przygotuj plik importu:
   • Przed rozpoczęciem zapoznaj się z przeglądem importu.
   • Dodaj utworzoną właściwość niestandardową jako kolumnę w pliku importowym. Użyj tej właściwości jako unikalnego identyfikatora dla pól umowy, pozycji i transakcji.
   • W przypadku umów zawierających więcej niż jedną pozycję dodaj dodatkowe pozycje jako oddzielne wiersze obok unikalnego identyfikatora.
   • Upewnij się, że transakcja znajduje się w osobnym wierszu, oddzielonym od szczegółów umowy. Dodaj identyfikator rekordu transakcji do kolumny, aby powiązać transakcję z umową podczas importu.
     
     
4. Zaimportuj plik.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami, w tym o ich edytowaniu, śledzeniu i eksportowaniu.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu płatnościami, w tym o sprawdzaniu opłat transakcyjnych, zarządzaniu autoryzacjami obciążenia rachunku bankowego, ponawianiu nieudanych płatności oraz wnioskowaniu o nową metodę płatności od kontaktu.
• Dowiedz się więcej o raportowaniu przychodów w HubSpot.