Konfigurowanie skrzynki odbiorczej konwersacji

Skrzynka odbiorcza konwersacji to centralna lokalizacja na koncie HubSpot, w której pojawiają się wiadomości ze wszystkich połączonych kanałów. Możesz przeglądać trwające konwersacje, odpowiadać na wiadomości i tworzyć zgłoszenia, aby śledzić sprawy klientów.

Konfigurowanie domyślnej skrzynki odbiorczej

Po pierwszym utworzeniu konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą konwersacji i udostępni rezerwowy adres e-mail. Możesz edytować zapasowy adres e-mail lub połączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz także edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej konwersacji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Zmień nazwę skrzynki odbiorczej.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij przycisk Zmień nazwę.
• Aby podłączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Podłącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby połączyć konto Slack ze skrzynką odbiorczą, w sekcji Integracja Slack kliknij opcję Połącz Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji Slack.

• Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp i wybierz opcję:
  • • Dostępny dla wszystkich: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
    • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

Edycja awaryjnego adresu e-mail

Zastępczy adres e-mail to adres e-mail udostępniony przez HubSpot, który umożliwia korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli nie połączono jeszcze adresu e-mail zespołu. Zastępczy adres e-mail jest również używany, jeśli adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej konwersacji.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania awaryjnego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz korzystać z awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak połączyć adres e-mail zespołu, aby zacząć odbierać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok rezerwowego adresu e-mail kliknij Edytuj.

• Aby włączyć rezerwowy adres e-mail do wysyłania, na karcie Configuration zaznacz pole wyboru Use the HubSpot email for sending messages .
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę From, kliknij menu rozwijane From name i wybierz opcję.

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy From dla wielu awaryjnych wiadomości e-mail. Wartość From name musi być unikalna dla rezerwowego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy: nazwa użytkownika i nazwa firmy pojawią się, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlać tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres Od, wybierz przycisk opcji obok jednej z opcji.
  • Użyj domyślnego: domyślny adres od dla użytkowników na płatnym koncie będzie wyświetlany jako [username]@[subdomain].hs-inbox.com. Domyślna opcja dla darmowych użytkowników będzie wyświetlana jako [username]@[subdomain].hubspot-inbox.com.
  • Dostosuj z adresu: w polu tekstowym wprowadź adres e-mail , który ma być wyświetlany. Kliknij Weryfikuj adres, aby potwierdzić, że masz dostęp do tego adresu e-mail.

• Możesz skonfigurować rezerwowy adres e-mail jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekierowywane do skrzynki odbiorczej konwersacji. Kliknij Kopiuj obok pola Adres przekierowania , a następnie dodaj go jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty.
• Aby dołączyć podpis wiadomości e-mail zespołu:
  • Kliknij Dodaj podpis zespołu. Ten podpis dotyczy tylko wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej wątków. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mail dla wiadomości e-mail wysyłanych z rekordów CRM.
  • W polu tekstowym dostosuj swój zespołowy podpis e-mail w prostym edytorze lub kliknij HTML i edytuj podpis w HTML. Użyj paska narzędzi tekstu sformatowanego u dołu, aby sformatować tekst, wstawić łącze lub obraz. Aby wstawić token personalizacji, który wypełni nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw token i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie wyświetl podgląd tego, jak nazwa od, e-mail od i podpis e-mail pojawią się w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail zostanie przekazana do skrzynki odbiorczej, wiadomość e-mail zostanie zalogowana do rekordu kontaktu pierwotnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość e-mail, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Wybierz oryginalnego nadawcę wiadomości e-mail.

Uwaga: tylko oryginalni odbiorcy CC będą wyświetlani w skrzynce odbiorczej konwersacji i na osi czasu rekordu. Żadni odbiorcy dodani do pola DW podczas przekazywania wiadomości e-mail nie będą wyświetlani.

• Aby skonfigurować reguły przypisywania, kliknij kartę Automatyzacja .
• Jeśli jesteś przypisany do płatnego stanowiskaSales Hub lub Service Hub , możesz ustawić reguły routingu, aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na swoim koncie:
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisuj konwersacje .
  • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu: przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane e-mailem do właściciela odwiedzającego.
  • Domyślnie rozmowy przychodzące będą przypisywane tylko do agentów, którzy są dostępni. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, konwersacja e-mail nie zostanie przypisana. Możesz usunąć zaznaczenie pola wyboru Przypisz tylko do dostępnych użytkowników, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agenta.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanymi płatnymi miejscami w Sales Hub lub Service Hub. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego miejsca, nie można uwzględnić go w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby edytować domyślne właściwości zgłoszenia, w tym potok zgłoszeń i etap:
• Kliknij Edytuj bilet obok ustawienia Traktuj przychodzące rozmowy jako bilety pomocy technicznej .
• W prawym panelu użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli skonfigurowano automatyczne reguły przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel konwersacji. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, kliknij menu rozwijane Właściciel zgłoszenia i wybierz inną opcję.

• • Kliknij przycisk Zapisz.

• Aby zakończyć edycję zapasowego adresu e-mail, kliknij Zapisz.

Jeśli wprowadziłeś jakiekolwiek zmiany w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę od, adres od i podpis e-mail, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Tworzenie nowej skrzynki odbiorczej( tylkoProfessional lub Enterprise )

Użytkownicy konta Professional lub Enterprise mogą tworzyć wiele skrzynek odbiorczych konwersacji. Jest to przydatne, jeśli masz wiele zespołów, które potrzebują dostępu do narzędzia konwersacji, ale chcesz zachować segmentację i organizację wiadomości. Można na przykład utworzyć skrzynkę odbiorczą sprzedaży do zarządzania zapytaniami o ceny i opakowania oraz skrzynkę odbiorczą obsługi klienta dla zespołu pomocy technicznej do zarządzania przychodzącymi zgłoszeniami.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Utwórz nową skrzynkę odbiorczą.
• W polu Team inbox name wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej, aby wybrać, kto może zobaczyć tę skrzynkę odbiorczą. Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz także dodawać lub usuwać członków zespołu.
  • Wszyscy: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: przychodzące konwersacje mogą być automatycznie przypisywane tylko do użytkowników posiadających płatne konto, ale bezpłatni użytkownicy mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane konwersacje, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

W przypadku wybrania opcji Określeni użytkownicy i zespoły użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami superadministratora mogą wyświetlać dowolne wątki w skrzynce odbiorczej w portalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Wybierz kanał do połączenia lub kliknij opcję Połącz kanał później.

Dowiedz się więcej o łączeniu kanałów ze skrzynką odbiorczą wątków.

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej pojawi się lista połączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub połączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak tworzyć wiadomości e-mail i odpowiadać na nie w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi witrynę.

Zarządzanie statusem kanału

Połączony kanał można wyłączyć w ustawieniach skrzynki odbiorczej:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Kliknij, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Status dla połączonego kanału.

Jeśli kanał zostanie wyłączony, nie będzie już można wysyłać z niego wiadomości w HubSpot. Ponadto wszelkie wiadomości przychodzące do kanału nie będą wyświetlane w narzędziu konwersacji i nie będą rejestrowane w CRM.