Import rekordów i działań

Aby masowo dodawać lub aktualizować dane, można importować pliki do HubSpot. Możesz importować rekordy, takie jak kontakty i firmy, lub działania, takie jak wiadomość e-mail wysłana do kontaktu lub spotkanie dla trwającej transakcji.

Poniżej obserwujemy typy importów, które można wykonać, a także obsługiwane obiekty i działania:

• Import pojedynczego obiektu lub aktywności: import w celu utworzenia i/lub aktualizacji jednego obiektu lub aktywności. W imporcie pojedynczego obiektu:
  • Można tworzyć i/lub aktualizować rekordy kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, połączeń, produktów i obiektów niestandardowych .

• • Zadania można tworzyć, ale nie aktualizować.
• Import wielu obiektów i aktywności: import w celu utworzenia, aktualizacji i/lub powiązania wielu obiektów i aktywności. Można importować wiele obiektów i aktywności w jednym pliku lub dwa obiekty/obiekt i aktywność w dwóch oddzielnych plikach. W przypadku importu wielu obiektów:
  • Możesz tworzyć i/lub aktualizować rekordy kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, połączeń i obiektów niestandardowych. Można tworzyć i/lub aktualizować pozycje, ale muszą one być powiązane z transakcjami.
  • Można tworzyć, ale nie aktualizować wiadomości e-mail, spotkań, notatek i zadań. E-maile, spotkania i notatki muszą być powiązane z obiektem.

Możesz obserwować instrukcje przedstawione poniżej dla wszystkich importów, ale istnieją kroki, które mają zastosowanie tylko do niektórych typów importu (np. kroki kojarzenia rekordów w imporcie wielu obiektów). Aby uzyskać więcej wskazówek, zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi pliku importu.

Przed zaimportowaniem

Przed rozpoczęciem importu:

• Musisz mieć uprawnienia Importuj i Edytuj dla rekordu obiektu, który importujesz do HubSpot.
• Dowiedz się więcej o obiektach, rekordach, właściwościach i zarządzaniu bazą danych CRM w HubSpot.
• Skonfigurujpliki importu i potwierdź, że masz wszystkie wymagane pola. Prawidłowe skonfigurowanie plików pozwala uniknąć błędów importu lub dodania nieprawidłowych danych do CRM. Możesz zapoznać się z przykładowymi plikami importu, które pomogą Ci zacząć.
• Istnieją dodatkowe sposoby tworzenia, synchronizacji lub kojarzenia rekordów, które można rozważyć:
  • W przypadku kontaktów i firm można włączyć ustawienie automatycznego tworzenia i kojarzenia firm z kontaktami na podstawie domeny e-mail kontaktu. Jeśli masz kontakty z domenami e-mail, które różnią się od domen ich firm, lub jeśli importujesz inne obiekty, obserwując instrukcje, aby powiązać rekordy firmy poprzez import.
  • Jeśli masz dane w innym systemie i chcesz skonfigurować dwukierunkową synchronizację, dowiedz się, jak się połączyć i korzystać z synchronizacji danych HubSpot zamiast importowania.

Import rekordów i działań

Po skonfigurowaniu plików, aby zaimportować je do HubSpot:

• Kliknij przycisk Importuj w prawym górnym rogu dowolnej strony indeksu obiektów lub uzyskaj dostęp do ustawień importu:
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Importuj i eksportuj.
  • Kliknij Przejdź do importu.
• Na stronie Importuj kliknij opcję Importuj plik.
• Aby zaimportować rekordy i działania, rozpocznij import. Możesz także wybrać opcję Powtórz poprzedni import, aby ukończyć import z tymi samymi właściwościami, co poprzedni import lub wybrać import listy rezygnacji, zdarzeń niestandardowych lub zestawów danych.
• Wybierz obiekty lub działania w pliku importu, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Jeśli importujesz dwa obiekty/działania, wybierz liczbę przesyłanych plików.
  • Pojedynczy plik: oba powiązane obiekty/działania znajdują się w tym samym pliku.
  • Wiele plików: masz dwa pliki z jednym obiektem/aktywnością w każdym pliku.

• Kliknij wybierz plik, a następnie wybierz plik importu. W przypadku importu dwóch plików należy wybrać plik dla każdego obiektu lub aktywności. Aby wygenerować przykładowy plik na podstawie wybranych obiektów, kliknij Pobierz przykładowy plik.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz sposób importowania [obiektów/aktywności] dla każdego obiektu/aktywności i wybierz sposób importowania danych:

• • Utwórz i zaktualizuj [rekordy/działania]: import utworzy nowe rekordy i działania, a także zidentyfikuje i zaktualizuje istniejące rekordy. Aby utworzyć nowe rekordy lub działania, plik musi zawierać wymagane właściwości dla danego obiektu/działania. Aby zaktualizować istniejące rekordy, plik musi zawierać unikalny identyfikator.
  • Utwórz tylko nowe [rekordy/działania]: import utworzy tylko nowe rekordy i działania. Rekordy istniejące w pliku importu zostaną zignorowane. Aby utworzyć nowe rekordy lub działania, plik musi zawierać wymagane właściwości dla danego obiektu/działania.
  • Tylko aktualizuj istniejące [rekordy/działania]: import zaktualizuje tylko istniejące rekordy. Nowe rekordy lub działania w pliku importu będą ignorowane. Aby zaktualizować istniejące rekordy, plik musi zawierać unikalny identyfikator.

Uwaga: wiadomości e-mail, spotkania, notatki i zadania nie mogą być aktualizowane poprzez import, niezależnie od wybranego sposobu importowania danych.

• Jeśli importujesz skojarzenia tych samych obiektów, zaznacz pole wyboru Skojarzenia tych samych obiektów.
• Jeśli importujesz dane w języku innym niż domyślny, kliknij menu rozwijane Wybierz język nagłówków kolumn w pliku i wybierz język. Wybranie odpowiedniego języka umożliwia HubSpot lepsze dopasowanie nagłówków kolumn do istniejących właściwości domyślnych. Jeśli nie ma dopasowania w wybranym języku, HubSpot wyszuka angielską właściwość do dopasowania.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Jeśli importujesz i kojarzysz dwa obiekty w dwóch plikach, wskaż, która kolumna jest zawarta w obu plikach:
  • Kliknij menu rozwijane Common column headers found in your files i wybierz nazwę wspólnej kolumny.
  • Kliknij menu rozwijane Which object is [common column] the unique key for?, a następnie wybierz obiekt, do którego ma zostać zaimportowana właściwość. Na przykład, jeśli importujesz kontakty i firmy i używasz nazwy firmy jako wspólnej kolumny, wybierz Firma, aby przesłać te dane do rekordów firmy.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Na ekranie Map columns in your file to [object/activity] properties, HubSpot zmapuje kolumny w pliku do wybranych właściwości obiektu lub działania na podstawie nagłówka, języka nagłówka i nazwy właściwości. Jeśli zaimportowałeś dwa pliki, dla każdego obiektu lub działania będzie dostępna strona mapowania.
• Przewodnik mapowania wyświetla właściwości wymagane do utworzenia i/lub aktualizacji obiektów lub działań. Jeśli w pliku brakuje którejkolwiek z właściwości potrzebnych do realizacji celu importu (np. wybrano aktualizację istniejących transakcji, ale nie uwzględniono kolumny Rekord ID ), należy poprawić plik importu i ponownie uruchomić import, aby uniknąć błędów.
• W kolumnie Informacje podglądu znajduje się podgląd pierwszych trzech wierszy z arkusza kalkulacyjnego.
  • Jeśli nie zostaną wykryte żadne błędy, w kolumnie Mapped pojawi się znacznik wyboru success.
  • Jeśli wykryte zostaną określone błędy, w kolumnie Mapped pojawi się ikona alertu exclamation z liczbą błędów. Kliknij [x] błędy, aby dowiedzieć się, jak je usunąć.

• Jeśli jakiekolwiek kolumny zostały zmapowane do niewłaściwych właściwości obiektu lub aktywności, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz właściwe właściwości [Obiekt/Aktywność].

• Jeśli importujesz w celu powiązania rekordów tego samego obiektu, zmapuj właściwość unikalnego identyfikatora powiązanych rekordów jako asocjację. Aby to zrobić, w wierszu unikalnego identyfikatora:
  • W kolumnie Importuj jako kliknij menurozwijane, a następnie wybierz opcję Asocjacja.
  • W kolumnie HubSpot property kliknij menu rozwijane Choose property, a następnie wybierz właściwość unikalnego identyfikatora (np. Email, Rekord ID).

• Jeśli jakiekolwiek kolumny nie są mapowane do istniejącej właściwości lub są mapowane do niewłaściwej właściwości, kliknij menu rozwij ane w kolumnie HubSpot Właściwość. W menu rozwijanym można wykonać jedną z poniższych czynności:
  
  • Aby zmapować kolumnę do istniejącej właściwości, wyszukaj i wybierz istniejącą właściwość. Możesz najechać kursorem na właściwość, aby wyświetlić jej szczegóły i upewnić się, że mapujesz na właściwość przed jej wybraniem.
  • Aby skonfigurować nową właściwość niestandardową (tylko obiekty), kliknij przycisk Utwórz nową właściwość, a następnie skonfiguruj właściwość w prawym panelu. Dane w kolumnie zostaną zmapowane do tej nowej właściwości niestandardowej.

• Aby pominąć importowanie danych z pojedynczego wiersza, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz opcję Nie importuj kolumny. Aby pominąć importowanie danych ze wszystkich niezamapowanych kolumn, zaznacz pole wyboru Nie importuj danych w niezamapowanych kolumnach w prawym dolnym rogu.

• Jeśli aktualizujesz istniejące rekordy lub chcesz uniknąć duplikatów podczas kojarzenia rekordów obiektów współdzielonych, upewnij się, że zmapowałeś prawidłowy unikalny identyfikator (np. identyfikator rekordu, adres e-mail, nazwę domeny firmy lub niestandardowe unikalne właściwości firmy):
  
  • Identyfikatorrekordu: zmapuj kolumnę na Identyfikator rekordu w kolumnie właściwości HubSpot. Jeśli wiersz w pliku nie zawiera wartości dla ID rekordu, zostanie utworzony nowy rekord.

• • E-mail (tylko kontakty) lub Nazwa domeny firmy (tylko firmy): zamapuj kolumnę na odpowiednią właściwość w kolumnie właściwości HubSpot.
  • Właściwość firmy, która wymaga unikatowych wartości(tylko kontakty, firmy, transakcje, zgłoszenia i obiekty niestandardowe): jeśli utworzyłeś właściwość, która wymaga unikatowych wartości, zmapuj kolumnę na tę właściwość w kolumnie właściwości HubSpot. Jeśli importujesz wiele właściwości o unikalnych wartościach, wybierzesz, która właściwość ma być używana jako identyfikator na stronie Szczegóły przed zakończeniem importu.

• Jeśli aktualizujesz rekordy, zaznacz pola wyboru w kolumnie Zarządzaj istniejącymi wartościami, aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości właściwości rekordów. Po wybraniu tej opcji dla właściwości, import nie zaktualizuje właściwości dla rekordów, które już mają wartość, ale zaktualizuje właściwość dla nowych rekordów lub istniejących rekordów bez aktualnej wartości dla właściwości.
  • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości dla poszczególnych właściwości, zaznacz pole wyboru Nie nadpisuj w wierszu właściwości.
  • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości dla wszystkich właściwości uwzględnionych w imporcie, zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli.

• W przypadku importowania i kojarzenia obiektów, aby zaimportować etykiety skojarzeń ( tylkoProfessional i Enterprise ):
  • Kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz opcję Etykieta asocjacji. Zaimportowanie nowej etykiety asocjacji nie spowoduje nadpisania istniejącej etykiety asocjacji. Zaimportowana etykieta zostanie dodana do rekordu jako dodatkowa etykieta asocjacyjna. Dowiedz się, jak ręcznie usunąć etykietę asocjacji z rekordu.
  • Podczas importowania dwóch obiektów, kolumna Właściwość firmy HubSpot automatycznie wypełni relację obiektu dla importowanych obiektów (np. Kontakt i Firma). Jeśli importujesz więcej niż dwa obiekty, wybierz dwa obiekty, których relacje opisują etykiety asocjacji.

• Po zmapowaniu wszystkich kolumn lub ustawieniu opcji Nie importuj kolumny, kliknij przycisk Dalej. Jeśli zaimportowałeś dwa pliki, zmapuj właściwości drugiego obiektu lub aktywności, a następnie kliknij Next.
• Wprowadź szczegóły importu:
  
  • Wprowadź nazwę importu.
  • Jeśli pliki zawierają wiele właściwości o unikalnych wartościach (tylko kontakty, firmy, transakcje, rekordy zgłoszeń, obiekty niestandardowe), kliknij menu rozwijane Właściwość do użycia w celu znalezienia istniejących [obiektów] i wybierz właściwość, której chcesz użyć do aktualizacji lub deduplikacji rekordów. Ta opcja nie pojawi się, jeśli uwzględniono również identyfikator rekordu, ponieważ automatycznie zastąpi on inne unikalne identyfikatory.
  • Jeśli importujesz kontakty:
    
    • Aby automatycznie utworzyć listę zaimportowanych kontaktów, zaznacz pole wyboru Utwórz listę kontaktów z tego importu. Nawet jeśli zaimportowałeś tylko po to, aby dodać istniejące kontakty do listy (tj. plik z wartościami Email lub Rekord ID, ale bez nowych wartości właściwości), rekordy nadal będą uwzględniane jako Zaktualizowane rekordy w tabeli historii importu i podsumowaniu indywidualnego importu.
    • Aby wyrazić zgodę na to, aby kontakty oczekiwały wiadomości od Ciebie i aby plik importu nie zawierał zakupionej listy, zaznacz pole wyboru. Dowiedz się więcej o zasadach dopuszczalnego użytkowania HubSpot.
    • Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, kliknij menu rozwijane Ustaw podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu i wybierz podstawę prawną przetwarzania.

• • Jeśli importujesz właściwości daty lub daty i godziny, kliknij menu rozwijane Format daty i potwierdź sposób formatowania wartości daty w arkuszu kalkulacyjnym. W przypadku właściwości daty i godziny kliknij menu rozwijane Strefa czasowa, aby potwierdzić strefę czasową, której właściwość ma używać po zaimportowaniu.
  • Jeśli importujesz plik z właściwością liczby, kliknij menu rozwijane Format liczb i potwierdź, który format liczb kraju ma być używany dla danych.
• Jeśli jakiekolwiek właściwości w imporcie są używane w istniejących listach lub przepływach pracy, aby przejrzeć ich użycie, kliknij ich liczbę. W prawym panelu można filtrować według określonych właściwości lub kliknąć nazwę listy lub importu, aby go przejrzeć.
• Kliknij przycisk Zakończ import.

Po zaimportowaniu można wyświetlać nowe i zaktualizowane rekordy na stronie głównej każdego obiektu, nowe zadania na stronie indeksu zadań lub nowe działania w rekordach. Jeśli import zawierał błędy, dowiedz się, jak je rozwiązać. Możesz także przeglądać, analizować i wykonywać działania związane z poprzednimi importami, w tym tworzyć listy, przeglądać lub usuwać zaimportowane rekordy.