Przejdź do treści
Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Konfiguracja dwukierunkowej synchronizacji faktur z QuickBooks Online (BETA)

Data ostatniej aktualizacji: czerwca 20, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

Połącz swoje konto HubSpot z QuickBooks Online za pomocą synchronizacji danych i skonfiguruj dwukierunkową synchronizację faktur między tymi dwoma systemami. Zapoznaj się z tym artykułem, jeśli korzystasz ze starszej integracji HubSpot-QuickBooks Online.

Zanim zaczniesz

Ograniczenia

  • Edytowanie faktur w QuickBooks Online: faktura wygenerowana w HubSpot może być edytowana tylko w HubSpot. Na przykład dodawanie lub usuwanie pozycji, aktualizowanie cen lub usuwanie płatności. Jeśli edycja nie zostanie przeprowadzona w HubSpot, faktura nie zostanie zsynchronizowana. Faktury utworzone w QuickBooks mogą być edytowane w QuickBooks bez żadnych problemów.
  • Naliczanie podatku: w HubSpot nie ma możliwości naliczania podatków na fakturach. Jeśli podatek jest wymagany na fakturze, zaleca się, aby faktury były tworzone w QuickBooks i synchronizowane z HubSpot.
  • Konta QuickBooks Online spoza USA: większość wersji QuickBooks Online spoza USA wymaga, aby zsynchronizowane faktury zawierały podatek (np. VAT, HST, GST itp.). Faktury HubSpot nie mogą być tworzone z podatkiem, więc użytkownicy z kontami QuickBooks Online spoza USA nie będą mogli korzystać z tej funkcji.
  • Rozpoznawanie przychodów: Faktury HubSpot nie obsługują dodawania daty usługi do pozycji w HubSpot, co jest wymagane w przypadku korzystania z funkcji rozpoznawania przychodów QuickBooks.

Zalecenia przed rozpoczęciem korzystania z integracji

  • Wyłączniestandardowy numer transakcji w QuickBooks Online: sprawdź, czy ustawienie niestandardowego numeru transakcji w QuickBooks jest włączone. Zaleca się wyłączenie tego ustawienia. Jeśli pozostanie włączone, faktury utworzone w QuickBooks automatycznie przyjmą prefiks faktur HubSpot, co może prowadzić do konfliktu numerów faktur.
  • Zablokuj zamknięte okresy rozliczeniowe: włącz ustawienie, które automatycznie blokuje zamknięte okres y rozliczeniowe w QuickBooks. Daje to pewność, że wszelkie zamknięte okresy rozliczeniowe są chronione przed zmianą.
  • Zsynchronizuj produkty: zaleca się zsynchronizowanie produktów z QuickBooks do HubSpot i używanie tych produktów podczas tworzenia faktur, ofert i linków do płatności. Zagwarantuje to, że gdy faktury i płatności zostaną zsynchronizowane z QuickBooks, zostaną one poprawnie powiązane z kontami przychodów i wydatków, które zostały skonfigurowane.

Uwaga:

  • Synchronizacja produktów wykorzystuje właściwość SKU do dopasowywania. Aby uniknąć powielania produktów, synchronizacja produktów domyślnie synchronizuje tylko produkty z jednostkami SKU. Zaleca się dodanie jednostek SKU do produktów w QuickBooks, które chcesz zsynchronizować.
  • Jeśli faktura zawiera pozycje, których nie można dopasować do produktu w QuickBooks, w QuickBooks zostanie utworzony produkt o nazwie Custom Line Item, a niedopasowane pozycje zostaną dopasowane do tego produktu. W kroku Konfiguruj synchronizacji faktury definiujesz, z którym kontem przychodów będzie powiązany ten niestandardowy produkt pozycji.
  • Zaleca się synchronizowanie wszystkich klientów z QuickBooks Online do HubSpot jako kontaktów. Podczas tworzenia faktury dla istniejącego klienta należy użyć kontaktu, który został zsynchronizowany z QuickBooks. Pozwoli to upewnić się, że wszystkie tworzone faktury są powiązane z właściwym klientem w QuickBooks. Podczas fakturowania nowego klienta upewnij się, że kontakt na fakturze jest kontaktem rozliczeniowym, którego adres e-mail chcesz połączyć z klientem w QuickBooks.

Synchronizacja informacji

  • Po skonfigurowaniu dwukierunkowej synchronizacji faktur lub synchronizacji faktur wychodzących (HubSpot do QuickBooks Online), synchronizacja płatności zostanie automatycznie włączona i będzie synchronizować płatności na fakturze tam iz powrotem między HubSpot i QuickBooks. Synchronizacja faktur przychodzących (QuickBooks Online do HubSpot) nie synchronizuje płatności z QuickBooks do HubSpot.
  • Zmiana faktury HubSpot (np. dodawanie/usuwanie pozycji, dodawanie podatku, zmiana komentarzy) w QuickBooks nie jest obsługiwana.
  • Po skonfigurowaniu jednokierunkowej synchronizacji faktur z HubSpot do QuickBooks lub synchronizacji dwukierunkowej, niektóre filtry są automatycznie dodawane do synchronizacji faktur wychodzących. Filtry te mają na celu proaktywne zapobieganie nadmiernej synchronizacji danych i nie można ich zmienić. Filtry te to:
    • Tylko faktury HubSpot, w których właściwością Invoice Source jest HubSpot, będą synchronizowane z HubSpot do QuickBooks.
    • Wersje robocze faktur nie będą synchronizowane. Faktury muszą zostać sfinalizowane, aby mogły zostać zsynchronizowane z QuickBooks.
    • Tylko faktury utworzone/zmodyfikowane po rozpoczęciu synchronizacji zostaną zsynchronizowane z QuickBooks.
  • Jeśli chcesz dodać historyczne faktury utworzone w HubSpot do QuickBooks, zalecamy wyeksportowanie tych faktur i zaimportowanie ich do QuickBooks.
  • Gdy faktura zostanie zsynchronizowana z QuickBooks Online, zostanie zaktualizowana w QuickBooks, jeśli jej status ulegnie zmianie (np. płatności zostaną zarejestrowane lub faktura zostanie anulowana).
  • Jeśli faktura zostanie opłacona, zostanie utworzony rekord płatności na fakturze i zsynchronizowany między QuickBooks i HubSpot.

Konfiguracja synchronizacji faktur

Przed skonfigurowaniem synchronizacji faktur należy połączyć aplikację QuickBooks Online z Hub Spot i skonfigurować synchronizację produktów i kontaktów. Nasze zalecane filtry dla synchronizacji produktów i kontaktów można znaleźć tutaj.

Aby skonfigurować synchronizację faktur między HubSpot i QuickBooks Online:

  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
  • Kliknij QuickBooks Online.
  • Wybierz następny krok w zależności od bieżącej konfiguracji:
    • Kliknij Skonfiguruj synchronizację, jeśli nie dodano żadnych reguł synchronizacji.
    • Jeśli masz skonfigurowaną jednokierunkową synchronizację faktur i chcesz korzystać z dwukierunkowej synchronizacji faktur, najedź kursorem na Synchronizacja faktur i kliknij Edytuj.
    • Kliknij opcję Synchronizuj więcej danych, jeśli wcześniej skonfigurowano inne reguły synchronizacji, inne niż synchronizacja faktur.
    • Na karcie Konfiguracja kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz opcję Synchronizuj dane między aplikacjami.

QuickBooks-sync-direction

  • Kliknij menu rozwijane Rozwiązywanie konfliktów danych i wybierz opcję Użyj danych HubSpot lub Użyj danych QuickBooks Online.
  • W sekcji Mapowane pola wyłącz przełączniki, aby wykluczyć je z synchronizacji.
  • Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą dodać więcej pól, klikając Dodaj mapowanie poniżej wstępnie zdefiniowanych pól.
    • Wybierz pola z menu rozwijanego i kliknij przycisk Utwórz lub kliknij przycisk delete Usuń, aby usunąć mapowanie.
    • Aby edytować lub usunąć dodane mapowanie, kliknij opcję Akcje, a następnie kliknij opcję Edytuj lub Usuń.

QuickBooks-add-mapping

  • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
  • Domyślnie wszystkie faktury będą synchronizowane między QuickBooks Online i HubSpot. Zaleca się dodanie filtra do synchronizacji faktur przychodzących, aby synchronizować tylko faktury utworzone w Quickbooks po dzisiejszej dacie. Aby dodać filtr:
    • W sekcji Filtry kliknij Edytuj obok QuickBooks Online → HubSpot.
    • Wybierz podstawowy lub powiązany typ filtra.
    • Wybierz właściwość i kryteria filtrowania.
    • Kliknij Zastosuj kryteria, a następnie kliknij Gotowe.

quickbooks-limit-after-today-1

Edycja synchronizacji faktury

Aby edytować istniejącą synchronizację faktury:

  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
  • Kliknij QuickBooks Online.
  • Najedź kursorem na synchronizację faktur i kliknij Edytuj.
  • Wprowadź zmiany, postępując zgodnie z instrukcjami, tak jakbyś konfigurował synchronizację po raz pierwszy.

Włącz lub wyłącz synchronizację faktur

Aby włączyć lub wyłączyć synchronizację faktur:

  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
  • Kliknij QuickBooks Online.
  • Najedź kursorem na Synchronizacja faktur, kliknij Więcej, a następnie kliknij Wyłącz synchronizację lub Włącz synchronizację.

Przejrzyj synchronizację faktur

  • Aby sprawdzić, czy dana faktura jest synchronizowana:
    • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
    • Kliknij fakturę , aby otworzyć prawy panel.
    • Przewiń do sekcji Synchronizacja integracji, aby wyświetlić status.

invoice-sync-status-individual-1

Aby przejrzeć listę rekordów faktur i ich status synchronizacji:
  • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie i dane > Integracje..
  • Kliknij QuickBooks Online.
    • Na karcie Przegląd synchronizacji kliknij Widok obiektu, aby zobaczyć liczbę rekordów, które są synchronizowane, nieudane lub wykluczone. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij opcję Więcej, a następnie kliknij opcję Edytuj kolumny.
      • Kliknij Wszystkie obiekty obok opcji Filtruj według:, aby filtrować według obiektu.
      • Kliknięcie numeru obok rekordu spowoduje otwarcie panelu bocznego w celu przejrzenia rekordów.
        • W przypadku rekordów, których synchronizacja nie powiodła się, najedź kursorem na ikonę informacji pod kategorią błędu, aby zobaczyć wyjaśnienie, dlaczego faktura nie została zsynchronizowana.
quickbooks-sync-status-information
    • Kliknij Widok rekordów, aby wyświetlić listę rekordów.
      • Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, w prawym górnym rogu tabeli kliknij Więcej, a następnie kliknij Edytuj kolumny.
      • Użyj filtrów nad tabelą, aby filtrować rekordy.
      • Użyj nawigacji strony na dole tabeli, aby poruszać się po rekordach.
      • W sekcji Aktywność synchronizacji kliknij strzałkę , aby wyświetlić więcej informacji o aktywności w rekordzie.

quickbooks-sync-status-information-records

Korzystanie z synchronizacji faktur

Po skonfigurowaniu synchronizacji wykonaj następujące kroki, aby zsynchronizować pierwszą fakturę z HubSpot do QuickBooks Online:

  • Utwórz fakturę.
  • Kliknij Finalize.
  • Integracja wykryje nową fakturę, sprawdzi szczegóły faktury pod kątem skonfigurowanych filtrów i, jeśli się do tego kwalifikuje, zsynchronizuje fakturę z QuickBooks Online.
  • Możesz sprawdzić, czy synchronizacja się powiodła, przeglądając dane synchronizacji.

Najczęstsze pytania

Jak zsynchronizować numer PO lub inne pola faktury do/z Quickbooks?

Numer zamówienia nie jest domyślnym polem na fakturach QuickBooks i musi zostać dodany jako pole niestandardowe. Z tego powodu integracja HubSpot QuickBooks Online nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pola. Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą definiować niestandardowe mapowania. Korzystając z niestandardowych mapowań pól, można zidentyfikować pola faktur QuickBooks (np. numer śledzenia, numer PO, metoda wysyłki) i zsynchronizować te wartości z HubSpot i Quickbooks.

Jak przedstawić rabaty, podatki i opłaty na moich fakturach?

Podczas korzystania z integracji Quickbooks Online nie można dodawać rabatów, podatków i opłat na poziomie zamówienia do faktur, ponieważ QuickBooks Online nie ma takiej samej koncepcji podatków i opłat na poziomie faktury, chociaż obsługuje pojedynczy rabat na poziomie faktury.

Zamiast korzystać z podatków, rabatów i opłat na poziomie faktury, zaleca się następujące rozwiązania:

  • Rabaty: dodaj rabaty na poziomie pozycji i użyj polaKomentarze, aby wyjaśnić rabat.
  • Opłaty (np. opłaty za wysyłkę, opłaty za kartę kredytową, opłaty za opóźnienia): można dodać jako własną pozycję na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks.
  • Podatki: można dodać jako linię na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks, który jest powiązany z kontem dochodów/wydatków QuickBooks śledzącym kwotę pobranego podatku. Te pozycje podatkowe nie będą połączone z QuickBooks Online Tax Center w celu raportowania podatkowego.

Czy powinienem wyłączyć akcję przepływu płatności "Utwórz opłaconą fakturę", jeśli korzystam z synchronizacji faktur?

Zaleca się co najmniej zaktualizowanie przepływu pracy, aby odfiltrować płatności pochodzące z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.

Typowe błędy

Jeśli nie widzisz synchronizacji faktury z QuickBooks Online w ciągu kilku minut, istnieje wiele powodów, dla których synchronizacja może się nie powieść. Wszystkie błędy synchronizacji, w tym synchronizacji faktur, można znaleźć na stronie ustawień QuickBooks Online.

quickbooks-example-sync-error

Poniżej znajduje się kilka typowych błędów, które możesz napotkać i jak je rozwiązać.

Faktura powinna mieć powiązanego klienta. Upewnij się, że powiązany klient jest obecny zarówno w HubSpot, jak i QuickBooks Online, aby zsynchronizować tę fakturę.

Ten błąd synchronizacji faktury występuje, ponieważ kontakt na fakturze nie został znaleziony w QuickBooks podczas próby synchronizacji faktury. Najczęściej dzieje się tak dlatego, że kontakt na fakturze nie udostępnia adresu e-mail klienta w QuickBooks. Jeśli zmienisz kontakt na fakturze w HubSpot na kontakt, który pasuje do adresu e-mail klienta w QuickBooks, faktura zostanie zsynchronizowana.

Wyświetlana nazwa jest duplikatem

PolaDisplay Name muszą być unikalne w Quickbooks Online. Pierwszy kontakt z firmy będzie miał ustawioną nazwę wyświetlaną na nazwę firmy, ale wszystkie kontakty z tej firmy, które spróbują zsynchronizować się z QuickBooks Online po pierwszym kontakcie, nie zostaną zsynchronizowane, ponieważ ich nazwa wyświetl ana jest już używana. Zapoznaj się z tym artykułem.

Błąd walidacji biznesowej: Wprowadź datę usługi dla pozycji rozpoznawania przychodów

Ten błąd może wystąpić, jeśli korzystasz z funkcji rozpoznawania przychodów QuickBooks Online. Rozpoznawanie przychodów wymaga, aby wszystkie pozycje na fakturze miały datę usługi. Nie jest możliwe dodanie daty usługi do pozycji HubSpot, dlatego zaleca się wyłączenie ustawienia rozpoznawania przychodów w QuickBooks i oddzielne raportowanie rozpoznawania przychodów.

Modyfikacje pozycji lub kwoty faktury w natywnych fakturach HubSpot nie mogą być dokonywane za pośrednictwem aplikacji zewnętrznych. Wszelkie niezbędne zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w HubSpot

Ten błąd występuje, ponieważ faktura utworzona w HubSpot została zmieniona w QuickBooks. Aby kontynuować synchronizację, należy cofnąć zmiany na fakturze w QuickBooks i wprowadzić te korekty na fakturze w HubSpot.

Czy ten artykuł okazał się pomocny?
Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.