Konfigurowanie potoków obiektów i zarządzanie nimi

Potoki pomagają wizualizować procesy poprzez etapy, które sygnalizują, gdzie rekord znajduje się w procesie. Można na przykład tworzyć potoki transakcji w celu śledzenia przychodów, potoki zgłoszeń w celu śledzenia problemów klientów lub potoki ofert w celu śledzenia nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.

Następujące obiekty mają potoki:

• Leady
• Transakcje
• Bilety
• Spotkania (jeśli aktywowane)
• Kursy (jeśli aktywowane)
• Ogłoszenia (jeśli aktywowane)
• Usługi (jeśli aktywowane)
• Zamówienia
• Obiekty niestandardowe

Po skonfigurowaniu potoków dowiedz się, jak zarządzać rekordami w widoku tablicy.

Uwaga: konto może używać spersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. konto zamiast firmy). Ten dokument odnosi się do obiektów według ich domyślnych nazw HubSpot.

Tworzenie nowego potoku

Jeśli Twoje konto ma więcej niż jeden unikalny proces, możesz utworzyć dodatkowe potoki. Oddzielne potoki są zalecane tylko wtedy, gdy procesy mają unikalne etapy, które wymagają różnych potoków. W przeciwnym razie można użyć tego samego potoku dla wielu użytkowników i zespołów oraz zarządzać dostępem za pomocą uprawnień użytkownika. Na przykład:

• Twoja firma ma internetowy proces sprzedaży bezpośredniej do konsumenta z kilkoma etapami, takimi jak W koszyku, Zamknięte wygrane i Zamknięte utracone. Masz również proces sprzedaży hurtowej, który wymaga większej liczby etapów, takich jak planowanie spotkań i negocjowanie umów. W tym scenariuszu należy utworzyć oddzielne potoki.
• Twoja firma sprzedaje wiele marek, a Twoje konto HubSpot ma zespoły dla każdej marki. Proces sprzedaży produktów dla każdej marki jest taki sam i można użyć tych samych etapów dla wszystkich sprzedaży. W tym scenariuszu nie zaleca się tworzenia oddzielnych pipeline'ów. Zamiast tego można użyć tego samego potoku i ustawić uprawnienia użytkownika tylko dla zespołu, aby każdy zespół miał dostęp tylko do ofert swojej marki( tylkoProfessional i Enterprise ).

Aby utworzyć nowy potok:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć potok.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. Kliknij menu rozwijane Utwórz potok i wybierz opcję Utwórz od podstaw.
5. W oknie dialogowym wprowadź nazwę rurociągu i kliknij przycisk Utwórz.

Po dodaniu rekordów do potoku dowiedz się, jak edytować rekordy w potoku.

Możesz także użyć Breeze Assistant, aby utworzyć potok obiektów.

Klonowanie potoku

Można sklonować istniejący potok, aby skopiować informacje, takie jak reguły potoku, automatyzacje i właściwości etapu warunkowego.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz utworzyć potok.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. Kliknij menu rozwijane Utwórz potok i wybierz opcję Klonuj z istniejącego.
5. W oknie dialogowym skonfiguruj następujące elementy:
   • Nazwa potoku: w polu tekstowym Nazwa potoku wprowadź nazwę klonowanego potoku.
   • Rurociąg do sklonowania: kliknij menu rozwijane Wybierz rurociąg do sklonowania i wybierz rurociąg.
   • Funkcje do sklonowania: w sekcji Wybierz funkcje do sklonowania zaznacz pola wyboru obok funkcji, które chcesz sklonować.
     • Właściwości etapu warunkowego
     • Reguły potoku (kontrola dostępu do edycji, wymaganie zatwierdzenia)

• Automatyzacje potoku (szablonowe i niestandardowe)
• Tagi transakcji
• Dostęp do potoku
• Po zakończeniu kliknij Klonuj potok.

Edytowanie lub usuwanie potoków

Uwaga: jeśli połączysz integrację e-commerce z HubSpot, do Twojego konta zostanie automatycznie dodany potok transakcji, którego nie możesz modyfikować.

Możesz także zmieniać nazwy, kolejność, zarządzać dostępem lub usuwać potoki.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz edytować potoki.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok i wybierz potok.
5. Kliknij ikonę kodu code, aby wyświetlić wewnętrzną nazwę potoku. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i interfejsy API.
6. Po prawej stronie kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
   
   • Zmień nazwę tego potoku: zmiana nazwy potoku. W oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę.
   • Zmień kolejność rurociągów: zmiana kolejności rurociągów. W wyskakującym okienku przeciągnij rurociągi, aby przenieść je w nowe miejsce, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
   • Zarządzaj dostępem: zarządzanie tym, którzy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować potok.
   • Clone this pipeline: utworzenie nowego rurociągu przy użyciu wybranego rurociągu jako szablonu.
   • Usuń ten potok: usunięcie potoku. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń potok, aby potwierdzić. Nie można usunąć potoku, jeśli zawiera on rekordy lub jest używany w innych narzędziach lub integracjach HubSpot. Przed usunięciem należy usunąć lub przenieść rekordy do innego potoku i usunąć odniesienia do potoku z innych narzędzi.
7. Aby wybrać właściwości wyświetlane na tablicy i kartach tablicy dla potoku, kliknij opcję Dostosuj widok tablicy i karty.
8. Aby dostosować ustawienia automatyzacji dla potoku transakcji, biletów, potencjalnych klientów lub obiektów niestandardowych, kliknij kartę Automatyzacja.
9. Aby utworzyć kolorowe etykiety kategoryzujące rekordy i zarządzać nimi, kliknij opcję Dostosuj tagi [obiektu].
10. Aby skonfigurować reguły dla potoku transakcji, biletów, potencjalnych klientów lub obiektów niestandardowych, kliknij kartę Reguły potoku.

Zarządzanie etapami w potoku

Używaj etapów do kategoryzowania i śledzenia postępów rekordów w potokach.

Domyślne etapy potoku

W zależności od obiektu istnieje domyślny potok z domyślnymi etapami:

• Potok potencjalnych klientów: domyślny potok potencjalnych klientów z pięcioma etapami potencjalnych klientów: Nowy, Próbujący, Połączony, Zakwalifikowany, Zdyskwalifikowany.
• Transakcje: domyślny potok sprzedaży, dla którego każdy etap ma powiązane prawdopodobieństwo wskazujące prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji na tym etapie. Prawdopodobieństwo etapu jest używane do określenia ważonej kwoty wyświetlanej w widoku tablicy, która jest obliczana przez pomnożenie całkowitej kwoty na każdym etapie przez prawdopodobieństwo etapu. Domyślny pipeline obejmuje siedem etapów transakcji: Zaplanowane spotkanie (20%), Zakwalifikowany do zakupu (40%), Zaplanowana prezentacja (60%), Osoba decyzyjna kupiła (80%), Wysłana umowa (90%), Zamknięta wygrana (100%, Wygrana), Zamknięta przegrana (0%, Przegrana).
• Bilety: domyślny potok wsparcia z czterema statusami biletów: Nowe, Oczekujące na kontakt, Oczekujące na nas i Zamknięte.

Uwaga: w przypadku biletów etapy potoku są domyślnie nazywane statusami, ale są one takie same jak etapy innych obiektów.

• Spotkania: domyślny potok spotkań z pięcioma etapami: Zaplanowane, W toku, Zakończone, Anulowane, Przełożone.
• Kursy: domyślny potok kursów z etapem otwartym i etapem zamkniętym.
• Oferty: domyślny potok ofert z etapem otwartym i etapem zamkniętym.
• Usługi: domyślny potok usług z trzema etapami: Nowy, W toku, Zamknięty.
• Zamówienia: domyślny potok nowych zamówień z dwoma etapami: W trakcie realizacji, Umowa podpisana.

Dodawanie, edytowanie lub usuwanie etapów potoku

Można również dodawać własne etapy lub edytować i usuwać istniejące etapy. Aby dostosować etapy w potoku:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz edytować etapy.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok, a następnie wybierz potok do edycji.
5. Aby dodać nowy etap:
   
   • Pod istniejącymi etapami kliknij + Dodaj etap.
   • Wprowadź nazwę etapu.
   • W przypadku wszystkich obiektów z wyjątkiem transakcji wybierz, czy etap będzie otwarty, czy zamknięty.
   • W przypadku transakcji kliknij menu rozwijane Prawdopodobieństwo transakcji i wybierz prawdopodobieństwo. Aby użyć niestandardowego prawdopodobieństwa, wprowadź niestandardową wartość, a następnie kliknij opcję Dodaj i wybierz nowe prawdopodobieństwo. Wygrana i przegrana to etapy zamknięte.

Uwaga: w przypadku transakcji, aby wszystkie raporty sprzedaży, niestandardowe raporty transakcji lub przychodów oraz narzędzia do analizy sprzedaży poprawnie przetwarzały transakcje, należy uwzględnić etapy zarówno dla wygranych, jak i utraconych w ramach prawdopodobieństwa transakcji.

6. Aby zmienić nazwę istniejącego etapu, kliknij jego nazwę, a następnie wprowadź nową nazwę w polu tekstowym.
7. Aby zmienić kolejność etapów, kliknij etap i przeciągnij go w nowe miejsce.
8. Aby wyświetlić wewnętrzną nazwę etapu, najedź kursorem na etap i kliknij ikonę kodu code. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i interfejsy API.
9. Aby usunąć etap, najedź na niego kursorem i kliknij przycisk Usuń. Nie będzie można usunąć etapu, jeśli istnieją w nim rekordy lub jeśli etap ma używane właściwości warunkowe. Przed usunięciem należy przenieść istniejące rekordy do innego etapu (np. zbiorczo edytując właściwość [Object] Stage) i usunąć warunkową logikę właściwości etapu.

10. Aby edytować właściwości wyświetlane, gdy rekord zostanie przeniesiony do określonego etapu, najedź kursorem na kolumnę Właściwości etapu warunkowego i kliknij Edytuj właściwości.
11. Aby edytować reguły potoku dla transakcji, biletów lub obiektów niestandardowych, najedź kursorem na zakładkę Reguły potoku i kliknij Edytuj.
12. Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Konfigurowanie warunkowych właściwości etapu

Możesz ustawić warunkową logikę etapu, aby wyświetlać określone właściwości, gdy użytkownicy ręcznie utworzą rekord lub przeniosą rekord do określonego etapu. Możesz dołączyć warunkowe właściwości etapu jako sugestie lub wymagać od użytkowników dodania wartości dla właściwości.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt, dla którego chcesz edytować właściwości etapu.
3. Kliknij kartę Pipelines.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz potok, a następnie wybierz potok do edycji.
5. W wierszu etapu najedź kursorem na kolumnę Warunkowe właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości.

6. W lewym panelu kliknij + Dodaj właściwość zależną.
7. Kliknij menu rozwijane Wybierz właściwość i wybierz właściwość, która ma się pojawić.

Uwaga: właściwości z wartościami tylko do odczytu (tj. które nie są ustawiane przez użytkowników, takie jak właściwości wyniku lub obliczeń) nie mogą być używane jako właściwości etapu i nie będą wyświetlane jako opcje do wyboru. Dowiedz się, jak zamiast tego uwzględnić te właściwości w sekcji właściwości rekordu.

8. Aby wymagać wartości dla właściwości, zaznacz pole wyboru Wymagane. Gdy właściwość jest wymagana, użytkownicy nie będą mogli utworzyć rekordu ani przenieść rekordu do tego etapu, chyba że wprowadzą wartość dla tej właściwości.

9. Aby zmienić kolejność właściwości, kliknij i przeciągnij właściwość do nowej pozycji.
10. Aby usunąć wybraną właściwość, kliknij ikonę usuwania obok właściwości.
11. Po ustawieniu właściwości, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zastosuj logikę. Wybrane właściwości pojawią się automatycznie podczas ręcznego tworzenia nowego rekordu na tym etapie lub podczas przenoszenia istniejącego rekordu do tego etapu.
12. Aby sfinalizować zmiany, kliknij Zapisz w lewym dolnym rogu.

Dowiedz się więcej o ustawianiu logiki warunkowej dla właściwości wyliczeniowych.