Korzystanie z playbooków

Dzięki narzędziu „playbooks” możesz tworzyć interaktywne karty treści wyświetlane w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń. Podczas rozmów z potencjalnymi i obecnymi klientami Twój zespół może się do nich odwoływać i tworzyć ujednolicone notatki.

Zanim zaczniesz

• Aby tworzyć, edytować, przeglądać i usuwać playbooki, musisz mieć uprawnieniado publikowania i/lub pisania playbooków.
• Użytkownicy z przypisanymi stanowiskami w dziale sprzedaży lub obsługi klienta, którzy nie mają uprawnień do korzystania ze scenariuszy, nadal mogą przeglądać i używać scenariuszy w narzędziu scenariuszy oraz w rekordach kontaktów, firm i transakcji.
• W zależności od subskrypcji HubSpot istnieje limit liczby playbooków, które można utworzyć. Dowiedz się więcej w katalogu produktów i usług HubSpot.

Utwórz playbooki

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Poradniki.
2. W prawym górnym rogu kliknij Utwórz playbook.
3. Możesz utworzyć playbook od podstaw lub wybrać szablonplaybookasprzedaży lubobsługi klienta. Aby wyświetlić podgląd szablonu, kliknij kartę Podgląd w prawym panelu. Aby dokonać wyboru, w lewym panelu wybierz typ playbooka.
4. W górnej części strony kliknij ikonę edycji i wprowadź tytuł swojego playbooka.
5. Kliknij Utwórz playbook.

Napisz treść playbooka

W edytorze playbooków, w zakładce „Napisz ”:

1. Kliknij w dowolnym miejscu edytora tekstu, aby pisać.
2. Użyj paska narzędzi u góry, aby sformatować treść lub wstawić linki, obrazy, artykuły z bazy wiedzy, fragmenty, pytania lub przycisk nowego rekordu:
3. Aby wstawić adres URL, przeciągnij kursor po tekście, aby zaznaczyć miejsce, w którym chcesz wstawić link. Następnie kliknij ikonę linku i wklej link w polu tekstowymadresu URL. W razie potrzeby zaznacz pole wyboru Otwórz w nowej karcie lub pole wyboru Poinformuj wyszukiwarki, aby nie śledziły tego linku.
4. Aby wstawić obraz z narzędzia plików, komputera lub adresu URL, kliknij ikonę obrazu.
5. Aby wstawić artykuł z bazy wiedzy, kliknij ikonę bazy wiedzy. Następnie wyszukaj artykuł z bazy wiedzy.
6. Aby wstawić fragment, kliknij ikonę fragmentutextSnippets. Następnie wyszukaj fragment.
7. Aby wstawić pytania, kliknij ikonę pytania. W prawym panelu wpisz pytanie lub monit. Aby wymagać odpowiedzi na pytanie, zaznacz pole wyboru Wymagane. Wybierz jeden z typów odpowiedzi:
   • Tekst otwarty: wprowadź odpowiedzi w polu tekstowym.
   • Lista opcji odpowiedzi (tylkoSales Hub Enterprise ): utwórz zestaw opcji odpowiedzi, które można zapisać w notatce w rekordzie. W sekcji Opcje odpowiedzi wprowadź odpowiedź, a następnie naciśnij klawisz Enter.
     • Zaznacz pole wyboruOgranicz do jednej odpowiedzi, aby uniemożliwić wybór wielu odpowiedzi.
     • Zaznacz pole wyboru Ukryj pole notatek, aby usunąć domyślne otwarte pole notatek z pytania lub monitu.
   • Aktualizacja właściwości (tylkoSales Hub lub Service Hub Enterprise ): automatycznie aktualizuj właściwości w rekordzie kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia z podręcznika.
     • Kliknij menu rozwijane Typ właściwości i wybierz typ właściwości, a następnie wybierz konkretną właściwość, z którą chcesz utworzyć powiązanie.
     • Zaznacz pole wyboru Ukryj pole notatek, aby usunąć domyślne otwarte pole notatek z pytania lub monitu.
     • Kliknij Zapisz.

8. Aby dodać token personalizacji, kliknij menu rozwijane Personalizacja, a następnie wyszukaj token.
9. Aby dodać lub przesłać plik wideo, kliknij menu rozwijane Wstaw, a następnie wybierz op cję Wideo.
10. Aby wstawić adres URL w celu utworzenia kodu osadzania z serwisu YouTube, Vimeo lub Instagram, kliknij menu rozwijane „Wstaw”, a następnie wybierz opcję „Osadź”.
11. Aby zaplanować spotkanie z poziomu playbooka, kliknij menu rozwijane „Wstaw ”, a następnie wybierz „Działania” > „Zaplanuj spotkanie”. Dowiedz się, jak zaplanować spotkanie z rekordem kontaktu.
12. Aby utworzyć nowy rekord, kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz Działania >Utwórz nowy rekord. Wybierz typ rekordu z menu rozwijanego, a następnie kliknijWstaw działanie.

13. Po napisaniu treści scenariusza kliknij kartę Ustawienia . 

Dostosuj ustawienia playbooków

W edytorze scenariusza, w zakładce Ustawienia:

1. Aby rejestrować zgłoszenia scenariusza, zaznacz pole wyboruRejestruj zgłoszenia scenariusza. 
2. Aby określić typ interakcji, które scenariusz działania zapisze w rekordzie, kliknij menu rozwijane Typy interakcji i zaznaczpola wyboru obok preferowanych typów interakcji. Domyślnym typem interakcji jestPołączenie.
3. Podczas rejestrowania interakcji w postaci rozmowy telefonicznej lub spotkania można również wybrać typ rozmowy lub spotkania (np. Pozyskiwanie klientów, Prowadzenie) w menu rozwijanym Domyślny typ rozmowy/spotkania.

Uwaga: domyślnie, gdy rejestrujesz scenariusz w rekordzie, interakcja zostanie zarejestrowana tylko w tym konkretnym rekordzie. Interakcja zostanie zarejestrowana w powiązanych rekordach tylko wtedy, gdy scenariusz zawiera pytanie skierowane do tego typu rekordu (np. pytanie dotyczące właściwości firmy w scenariuszu powoduje zarejestrowanie interakcji w rekordzie kontaktu i w powiązanym rekordzie firmy).

W zakładce Ustawienia edytora scenariusza można ustawić reguły rekomendowania scenariusza na podstawie różnych właściwości firmy, kontaktu, transakcji i zgłoszenia. Gdy właściwości rekordu pasują do reguły rekomendacji scenariusza, scenariusz wyświetli się na górze listy scenariuszy w tym rekordzie.

Aby polecić playbook na podstawie właściwości firmy, kontaktu, transakcji lub zgłoszenia w rekordzie:

1. W sekcjiUstawienia rekomendacji kliknij menu rozwijaneWybierz typ obiektu, aby rozpocząć, a następnie wybierz właściwość firmy, kontaktu, transakcji lub zgłoszenia.
2. Kliknij + Utwórz regułę.
3. W prawym pasku bocznym w sekcji„Filtry ” kliknij przycisk „+ Dodaj filtr”.
   • Wybierz kategorię filtra z listy „Obiekt bieżący” lub„Informacje o obiekcie powiązanym ”. Następnie wybierz filtr z listy właściwości.
   • Kliknij menu rozwijane, aby wybrać parametry filtru. Aby dodać więcej filtrów, kliknij + Dodaj filtr w lewym dolnym rogu edytora filtrów.
4. Zmiany są zapisywane automatycznie. KliknijZamknij edytor lub przycisk X w prawym górnym rogu, aby powrócić do karty Ustawienia edytora scenariusza. Aby powrócić do edytora filtrów, obok pozycji Filtry kliknij menu rozwijane Działania, kliknij Edytuj, a następnie kliknij Edytuj filtry na prawym pasku bocznym Filtry.

Po zakończeniu dostosowywania playbooka kliknij opcję Opublikuj w prawym górnym rogu.

Utwórz kartę CRM z rekomendowanym playbookiem

Superadministratorzy mogą tworzyć karty CRM w rekordzie, aby rekomendowane scenariusze były wyświetlane na górze rekordu.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie, w sekcjiZarządzanie danymi, kliknijObiekty, a następnie wybierz typ rekordu (Kontakty, Firmy itp.), do którego chcesz dodać kartę CRM.
3. Kliknijwidok domyślny lub widok zespołu. Jeśli chcesz utworzyć widok zespołu, kliknijUtwórz widok zespołu.
4. W środkowej części układu najedź kursorem na miejsce, w którym chcesz dodać kartę, i kliknij Dodaj kartę.
5. W prawym pasku bocznym kliknij kartę Biblioteka kart. Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć kartę Zalecane wdrożenie, a następnie kliknij Dodaj kartę.
6. Aby przenieść kartę CRM, kliknij pole „Zalecane wdrożenie ” i przeciągnij je w wybrane miejsce.

7. Po zakończeniu dostosowywania kliknij opcję Zapisz i zamknij w prawym górnym rogu.
8. Przejdź do typu rekordu, który dostosowałeś:
   • Kontakty:na koncie HubSpot przejdź do sekcjiKontakty>Kontakty.
   • Firmy:Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty>Firmy.
   • Transakcje:Na swoim koncie HubSpot przejdź doSprzedaż>Transakcje.
   • Zgłoszenia:Na swoim koncie HubSpot przejdź do sekcjiObsługa>Zgłoszenia.
   • Obiekty niestandardowe:Na swoim koncie HubSpot przejdź dosekcji Kontakty >[Obiekt niestandardowy]. Jeśli na Twoim koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem naObiekty niestandardowe, a następnie wybierzobiekt, którychcesz wyświetlić.
9. Kliknijrekord, aby wyświetlić kartęCRM „Zalecane wdrożenie”, którą właśnie dostosowałeś w środkowym panelu. Zobaczysz jedną z następujących opcji:
   • Jeśli istnieje jeden zalecany playbook, karta wyświetli jego podgląd. KliknijOtwórz playbook, aby go wyświetlić.
   • Jeśli istnieje wiele zalecanych scenariuszy, użyj strzałek, aby je przeglądać. KliknijOtwórz scenariusz, aby go wyświetlić.
   • Jeśli nie ma żadnych zalecanych scenariuszy, możesz przejrzeć lub wyszukać wszystkie dostępne scenariusze. Kliknijnazwę scenariusza, aby go otworzyć.

Zarządzaj playbookami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Poradniki.
2. W lewym górnym rogu użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć scenariusz według nazwy.
3. Aby filtrować według właściciela scenariusza, kliknij menu rozwijane „Właściciel ”.
4. Aby edytować, sklonować, usunąć, wycofać lub zmienić uprawnienia dostępu do scenariusza, najedź kursorem na nazwę scenariusza.
5. Aby edytować playbook, kliknij jego nazwę.
   • W edytorze playbooka, aby przejrzeć i przywrócić poprzednie wersje playbooka, w prawym górnym rogu edytora kliknij opcję Historia wersji.
   • Po lewej stronie okna dialogowego wybierz poprzednią wersję roboczą.
   • Aby przywrócić ten wersję roboczą, kliknij Przywróć.

6. Aby sklonować scenariusz, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie kliknij opcję Klonuj.
7. Aby usunąć playbook, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Usuń. Możesz również zaznaczyć pola wyboru obok playbooków, które chcesz usunąć, a następnie u góry tabeli kliknąć przycisk Usuń.
8. Aby wycofać publikację podręcznika, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Wycofaj publikację.
9. Aby zmienić użytkowników, którzy mogą przeglądać i korzystać z playbooka, kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Zarządzaj udostępnianiem. Dowiedz się więcej o udostępnianiu treści sprzedażowych użytkownikom i zespołom.

Po utworzeniu scenariuszy możesz je uporządkować w różnych folderach:

1. W prawym górnym rogu kliknij opcję Nowy folder.
2. W oknie dialogowym wprowadź nazwę folderu, a następnie kliknij Dodaj folder.
3. Aby przenieść playbooki do folderu, zaznacz pola wyboru obok playbooków, a następnie kliknij Przenieś do folderu.

4. W oknie dialogowym wybierz folder, a następnie kliknij Przenieś.

5. Jeśli chcesz zmienić nazwę folderu, na liście playbooków i folderów zaznacz pole wyboru obok folderu, a następnie u góry tabeli kliknij edit Zmień nazwę.

Korzystaj ze scenariuszy w rekordach kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń lub niestandardowych rekordach CRM

Po utworzeniu scenariusza możesz uzyskać do niego dostęp w swoich rekordach. HubSpot automatycznie udostępnia scenariusz rozmowy rozpoznawczej oraz scenariusz kwalifikacji, ale możesz je modyfikować w razie potrzeby w edytorze scenariuszy. Jeśli skonfigurujesz regułę rekomendacji etapu transakcji dla scenariusza, a scenariusz ten będzie pasował do etapu transakcji w rekordzie, pojawi się on na górze listy jako „Zalecany”.

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty:Na koncie HubSpot przejdź do sekcjiKontakty>Kontakty.
   • Firmy:Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Kontakty>Firmy.
   • Transakcje:Na koncie HubSpot przejdź do sekcjiSprzedaż>Transakcje.
   • Zgłoszenia:Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Obsługa>Zgłoszenia.
   • Obiekty niestandardowe:Na swoim koncie HubSpot przejdź dosekcji Kontakty >[Obiekt niestandardowy]. Jeśli na Twoim koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem naObiekty niestandardowe, a następnie wybierzobiekt, którychcesz wyświetlić.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym panelu w sekcji Playbooki użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć playbook, lub kliknij playbook, aby go otworzyć.
4. Na pasku bocznym zawartości scenariusza kliknij pytanie, aby otworzyć je w scenariuszu.
5. Dla każdego pytania wprowadź notatki, wybierz opcje odpowiedzi lub zaktualizuj właściwość rekordu. Jeśli zaznaczyłeś opcję Ukryj pole notatek, pod pytaniem nie będzie pola tekstowego.
6. W polu notatek możesz używać fragmentów tekstu, aby wklejać frazy, które są regularnie używane w interakcjach z klientami. Kliknij ikonęfragmentów textSnippets, a następnie użyj pola notatek, aby edytować tekst sformatowany fragmentu.

7. Jeśli pytanie jest powiązane z właściwością w innym obiekcie, playbook wyświetli listę powiązanych rekordów i pozwoli wybrać rekord do aktualizacji (tylkowersja Enterprise ). Następnie możesz wprowadzić wartość i zaktualizować powiązaną właściwość CRM podczas rejestrowania interakcji.

8. Jeśli tworzysz rekord z poziomu scenariusza, kliknij przyciskUtwórz [rekord]. W prawym panelu wprowadź informacje dotyczące nowego rekordu. Następnie kliknij przycisk Utwórz lubUtwórz i dodaj kolejny. Jeśli dodajesz istniejący rekord, kliknij kartęDodaj istniejący, a następnie wyszukaj rekord.
9. Jeśli rejestrujesz scenariusz jako rozmowę, użyj menu rozwijanych Wybierz wynik i Wybierz typ rozmowy, aby wybrać wynik rozmowy lub edytować typ rozmowy. Jeśli rejestrujesz scenariusz jako spotkanie, użyj menu rozwijanego Wybierz typ spotkania, aby edytować typ spotkania. Wynik można wybrać tylko w scenariuszach rozmów.

10. Możesz dołączyć interakcję zarejestrowaną w ciągu ostatnich sześciu godzin do scenariusza, aby zapisać notatki i wartości właściwości w scenariuszu. Może to zapobiec powielaniu rekordów interakcji, jeśli spotkanie zostało już zarejestrowane.
    • Po wybraniu scenariusza kliknij strzałkę w dół obok opcji Zarejestruj [typ interakcji].
    • Z listy Dołącz do ostatnich wybierz ostatnio zarejestrowaną interakcję, aby dołączyć ją do scenariusza.
    • W oknie dialogowym Potwierdzenie kliknijprzycisk OK.

11. Możesz utworzyć zadanie do dalszych działań, zaznaczając pole wyboruUtwórz zadanie do dalszych działań.
12. Po zakończeniu korzystania ze scenariusza kliknij opcję Zaloguj [typ interakcji] w lewym dolnym rogu. Typ interakcji będzie taki sam, jak ten wybrany w zakładceUstawienia w edytorze scenariusza.

Playbook zostanie zapisany jako interakcja na osi czasu rekordu wraz z pytaniami, odpowiedziami i wszelkimi notatkami. Wszystkie informacje wprowadzone do playbooka zostaną automatycznie zapisane jako wersja robocza, dopóki nie klikniesz opcji „Zaloguj [typ interakcji]”.

Po wybraniu opcji Zaloguj [typ interakcji] wszystkie właściwości powiązane z pytaniem i odpowiedzią zostaną zaktualizowane o odpowiedzi wybrane lub wprowadzone podczas korzystania ze scenariusza (Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise ).

Wyświetlanie analiz raportów dotyczących scenariuszy

Możesz przeglądać analizy raportów scenariuszy, aby uzyskać lepszy wgląd w swoje scenariusze, dowiedzieć się, kto z nich korzysta i jak dobrze działają.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Poradniki.
2. W górnej części kliknij kartęAnalizuj.
3. W górnej części karty Analizuj skorzystaj z sekcji Całkowite wykorzystanie playbooków i Wdrożenie w zespole, aby wyświetlić wskaźniki, takie jak liczba playbooków, łączna liczba wyświetleń i łączna liczba aktywnych użytkowników.
   • Po prawej stronie kliknijDane użytkownika, aby sprawdzić, ile razy użytkownicy na Twoim koncie wyświetlili lub zarejestrowali playbooki.
   • W tabeli Dane użytkownika kliknij użytkownika, aby wyświetlić dane dotyczące konkretnego użytkownika.
   • Użyj filtrów u góry, aby jeszcze bardziej zawęzić wyszukiwanie.

4. W środkowej części strony Analiza można wyświetlić wskaźniki całkowitego wykorzystania playbookówna wykresie liniowym z filtrami dotyczącymi wskaźników i częstotliwości.
5. W dolnej części stronyAnalizuj kliknijskrypt w tabeli, aby wyświetlić wskaźniki dla poszczególnych skryptów, takie jak wykorzystanie skryptu, użytkownicy skryptu i działania. Użyj filtrów, aby jeszcze bardziej zawęzić wyszukiwanie.

Wyświetlanie playbooków w Slacku

Jeśli zainstalowałeś integrację HubSpot ze Slackiem, możesz wyszukiwać i przeglądać playbooki bezpośrednio w Slacku, używając polecenia /hs-search-playbook.

Użyj playbooka do uruchomienia przepływu pracy

Możesz uruchomić przepływ pracy po zarejestrowaniu playbooka. Dowiedz się więcej o tym, jak ustawić wyzwalacze rejestracji zdarzeń.