Rejestrowanie wiadomości e-mail w CRM za pomocą adresu BCC lub adresu do przekazywania dalej.

Rozszerzenie lub dodatek do HubSpot Sales umożliwiaautomatyczne rejestrowanie wiadomości e-mail wysyłanych spoza HubSpot do CRM. Jeśli nie korzystasz z rozszerzenia sprzedaży lub dodatku, możesz użyć adresu BCC HubSpot lub adresu przekazywania, aby ręcznie rejestrować wiadomości e-mail.

Wiadomości e-mail rejestrowane w HubSpot przy użyciu adresu BCC lub adresu przekazywania będą zawierać treść wiadomości e-mail i wszelkie załączniki zawarte w wiadomości e-mail. Zarejestrowana wiadomość e-mail zostanie automatycznie powiązana z rekordem kontaktu odbiorcy, powiązanym z nim rekordem firmy i pięcioma ostatnimi otwartymi rekordami transakcji powiązanymi z kontaktem. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu odpowiedzi na wiadomości e-mail w HubSpot.

Uwaga: załączniki wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w CRM. Sama wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w CRM, ale bez załącznika. W skrzynce odbiorczej pojawi się również błąd dostarczania wiadomości e-mail.

Użyj adresu BCC

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail z klienta pocztowego, dodaj adres BCC do wiersza BCC wiadomości e-mail. Treść wiadomości e-mail zostanie automatycznie zapisana w rekordzie kontaktu w HubSpot.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
• Kliknij kartę Email Logging .

• Po prawej stronie pola BCC Address kliknij przycisk Copy.

• Przejdź do skrzynki odbiorczej i utwórz nową wiadomość e-mail.
• Dodaj skopiowany adres BCC do wiersza BCC wiadomości e-mail.

Wysłana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania wiadomości e-mail w CRM przy użyciu adresu BCC

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć osobisty dostęp do poczty e-mail.
• Adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość, musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na koncie.
  • Jeden z połączonych osobistych adresów e-mail.
  • Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).
• Adres e-mail odbiorcy nie znajduje się na liście Never Log.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli ręcznie użyjesz adresu BCC w kliencie poczty e-mail bez śledzenia, spowoduje to zarejestrowanie wiadomości e-mail tylko w rekordzie kontaktu w HubSpot. Nie pozwoli to na śledzenie otwarć lub kliknięć wiadomości e-mail.

Użyj adresu przekierowania

Adresprzekierowania służy do rejestrowania odpowiedzi e-mail na osi czasu rekordu kontaktu. Adres przekazania jest przydatny, gdy trzeba zarejestrować wiadomość e-mail po jej otrzymaniu. Zanim zaczniesz, upewnij się, że Twój klient poczty e-mail obsługuje funkcję przekazywania.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
• Kliknij kartę Email Logging .
• Po prawej stronie pola Forwarding Address kliknij przycisk Copy.

• Przejdź do skrzynki odbiorczej i otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zarejestrować w HubSpot.
• Prześlij wiadomość e-mail na skopiowany adres przekazywania.

Przekazana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi w CRM przy użyciu adresu przekierowania

Wiadomość e-mail musi spełniać następujące kryteria, aby mogła zostać zarejestrowana w CRM:

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć osobisty dostęp do poczty e-mail.

• Przekazujesz indywidualną wiadomość e-mail z odpowiedzią (nie inne części łańcucha wiadomości e-mail). Nagłówek przekazanej wiadomości wygenerowany przez klienta poczty e-mail musi być obecny:

• Adres e-mail używany do wysyłania przekazywanych wiadomości e-mail musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jedna z połączonych skrzynek e-mail.
  • Alias w kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Profilu i preferencji).
• Adrese-mail kontaktu nie znajduje się na liście Never Log.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.
• Przekazana wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu kontaktu.

• Jeśli osoba, która wysłała Ci oryginalną wiadomość e-mail, nie znajduje się w Twoim CRM, przekazanie wiadomości spowoduje utworzenie rekordu kontaktu, o ile jej adres e-mail lub domena e-mail nie znajduje się na liścieNever Log.
• Przekazana wiadomość musi być w jednym z języków obsługiwanych przez HubSpot.
• Przekazywana wiadomość musi zawierać zarówno część HTML, jak i zwykły tekst.
• Serwer poczty e-mail musi zezwalać na zewnętrzne przekazywanie.

Nie ma standardowego formatowania przekazywanych wiadomości e-mail. Jeśli HubSpot nie jest w stanie przetworzyć formatu wiadomości e-mail, nie zostanie ona zarejestrowana w HubSpot. Dowiedz się, jak ręcznie zarejestrować wiadomość e-mail w HubSpot.

Uwaga: jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z odpowiedzią od kontaktu lub potencjalnego klienta i skopiujesz odbiorców, HubSpot nie doda tych skopiowanych odbiorców jako kontaktów na Twoim koncie.

Klienci poczty e-mail obsługiwani przez funkcję przekierowania

Jeśli przekazana wiadomość e-mail spełnia powyższe wymagania, ale nadal nie loguje się do HubSpot, oznacza to, że klient poczty e-mail nie jest kompatybilny z funkcją przekazywania HubSpot. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie jest kompatybilny z funkcją przekazywania, nie będziesz w stanie przekazać wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot.

Poniższe klienty poczty e-mail są kompatybilne z narzędziem przekazywania:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Atrybucja nadawcy dla BCC i przekazanych wiadomości e-mail

Podczas wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu adresu BCC lub adresu do przekazania, poniższe reguły określają, który użytkownik jest przypisywany jako nadawca wiadomości e-mail zarejestrowanej w CRM. Reguły te, w kolejności priorytetów, określają, które wiadomości e-mail są wliczane do całkowitej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży.

1. Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako połączony osobisty adres e-mail, należy przypisać go do tego użytkownika.
2. Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako adres e-mail konta użytkownika HubSpot, przypisz go do tego użytkownika.
3. Jeśli tylko jeden użytkownik ma wysyłający adres e-mail jako alias, przypisz do tego użytkownika.
4. Jeśli wielu użytkowników ma wysyłający adres e-mail jako połączony osobisty adres e-mail, przypisz do użytkownika, który ma najdłużej połączony adres e-mail.

Jeśli rejestrujesz wiadomość e-mail spoza HubSpot przy użyciu adresu BCC i wysyłasz ją z adresu e-mail, który jest połączony jako zespołowy adres e-mail w HubSpot, wiadomość e-mail będzie zawsze przypisywana do użytkownika, który pierwotnie połączył zespołowe konto e-mail.