Encontre respostas e informações gerais rapidamente sobre conectando sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot. É necessária uma caixa de entrada ligada para enviar mensagens de correio eletrónico através do CRM e utilizar determinadas funcionalidades do Sales Hub e do Service Hub .
Depois de ligar a sua caixa de entrada, todas as respostas aos e-mails que enviou a partir do CRM ou do seu cliente de e-mail utilizando a extensão de e-mail de vendas da HubSpot, irão registar automaticamente no seu CRM. Você também pode rastrear qualquer e-mail enviado de seu CRM na pasta Enviados da caixa de entrada conectada (somente caixas de entrada do Google Apps, Gmail e Office 365).
O HubSpot rastreia e regista os seus e-mails de forma diferente com base no tipo de caixa de entrada que liga.
Por predefinição, os anexos serão registados no registo associado no CRM, desde que o tamanho total da mensagem de correio eletrónico seja inferior a 50 MB. Para desativar o registo de anexos, siga as instruções em este artigo.
Não. A HubSpot apenas fornece a capacidade de os utilizadores ligarem as suas caixas de entrada ao HubSpot através de IMAP. POP3 e IMAP são ambos métodos utilizados para aceder ao seu correio eletrónico a partir de um servidor.
POP3
O POP3 faz download do e-mail para seu computador. Quando um e-mail é enviado ao seu endereço de e-mail, ele é armazenado em seu servidor de e-mail. Quando você abre seu cliente de e-mail, na verdade, este será baixado em seu dispositivo. Depois de baixado para seu dispositivo, ele é removido do servidor de e-mail e será armazenado apenas localmente em seu computador.
Por exemplo, se você tiver seu e-mail configurado por meio de POP3 e abrir seu e-mail em seu dispositivo móvel, seus e-mails serão baixados lá. Se você marcar seu e-mail em um computador, não haverá nenhum e-mail para mostrar pois eles já foram baixados para seu celular.
IMAP
O IMAP possibilita o acesso a seus e-mails em vários dispositivos. Quando você acessa seu e-mail via IMAP, ele mantém o e-mail original no servidor de e-mail e baixa apenas uma cópia local do e-mail para seu dispositivo. Dessa forma, você pode acessar todos os seus e-mails usando qualquer dispositivo, a qualquer momento.
O HubSpot precisa conseguir acessar seu e-mail sempre. Por isso, seu e-mail precisa estar disponível em seu servidor de e-mail para que o HubSpot possa vê-lo. A conexão via IMAP permite isso, o que não acontece com a conexão por POP3.
Ao examinar as configurações de seu cliente de e-mail, se você notar que ele está configurado por meio de POP3, converse com sua equipe de TI para alterá-la para IMAP. Uma vez feito isso, deverá ver os servidores IMAP/SMTP e as portas nas definições do seu cliente de e-mail para introduzir em HubSpot para ligar.
Quando você conecta sua caixa de entrada, a HubSpot tem acesso a informações sobre seus e-mails, incluindo o endereço de e-mail do qual você está enviando, os endereços de e-mail dos destinatários, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
Cada e-mail "de resposta" contém uma referência ao número de ID exclusivo do e-mail original. O HubSpot CRM monitorará os e-mails recebidos em busca de respostas que estejam atreladas a um e-mail enviado do CRM ou registrado (com CCO) no CRM. O HubSpot CRM apenas lerá e armazenará o corpo do e-mail em relação aos threads de e-mail que tiverem sido registrados anteriormente no CRM ou enviados deste.
Quando você registra um e-mail em um registro do contato no CRM ou recebe uma resposta dele, o HubSpot CRM armazena o endereço de e-mail do contato, o nome, a linha de assunto e o texto do corpo para que o e-mail possa ser exibido como parte do registro do contato no CRM. A mensagem de correio eletrónico é armazenada e apresentada tal como se tivesse BCC'd ou reencaminhado essa mensagem de correio eletrónico para o CRM. Os anexos enviados fora do CRM serão armazenados na seção Anexos no registro do contato.
O HubSpot CRM só usa o texto dos seus e-mails para exibir os e-mails no registo de contacto do destinatário no seu CRM. A HubSpot não compartilha essas informações com pessoas de fora da sua equipe, nem as vende ou se envolve em qualquer tipo de coleta anônima de corpos de e-mail para análise.
Sempre que a HubSpot transmite ou armazena seus dados pessoais, terá muito cuidado para protegê-los. Por exemplo, a HubSpot criptografa os dados enquanto faz o intercâmbio deles com seu computador e usa as melhores medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ou não intencional a nossa rede. Leia mais sobre como a HubSpot protege seus dados na página de segurança do HubSpot.
Se estiver a utilizar o Microsoft Outlook ou o Exchange, podem ocorrer problemas de desempenho ao sincronizar a partir de pastas com mais de 100 000 itens. Para resolver este problema, consulte a documentação da Microsoft para obter recomendações.
Depois de conectar sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot usando IMAP, os e-mails que você envia dos registros de contato, empresa ou negócio no HubSpot podem não aparecer na sua pasta enviada.
Quando um e-mail é enviado através do CRM, os dados do e-mail são realmente transferidos da HubSpot para o seu provedor de e-mail. Seu provedor de e-mail envia o e-mail para o destinatário por meio de seus servidores SMTP.
Se a caixa de entrada que ligou usando IMAP suportar sinalizadores de caixas de correio de uso especial, tais como caixas de correio para mensagens de rascunho ou mensagens enviadas, o HubSpot copiará a mensagem para a pasta com o atributo sent. Se a caixa de correio não suportar caixas de correio de uso especial, o HubSpot copiará a mensagem para a primeira pasta que puder encontrar que contenha enviado no rótulo.
Se receber uma notificação de que a sua caixa de entrada de correio eletrónico foi desligada, poderá ter ocorrido um problema com o seu fornecedor de correio eletrónico e terá de voltar a ligar a sua caixa de entrada. Problemas comuns que causam a desconexão da caixa de entrada incluem:
Dependendo do tipo de caixa de entrada, outros motivos de desconexão incluem:
Se estiver vendo e-mails não relacionados no mesmo thread, isso pode ser causado pelo modo como você está escrevendo novos e-mails. Ao escrever uma nova mensagem de correio eletrónico para um novo contacto, se clicar em reencaminhar numa mensagem de correio eletrónico enviada, remover o texto reencaminhado na parte superior e, em seguida, alterar o destinatário da mensagem de correio eletrónico antes de a enviar, estas mensagens de correio eletrónico aparecerão no mesmo segmento. Isto deve-se ao facto de as outras mensagens de correio eletrónico fazerem referência à mensagem original e, por conseguinte, estarem interligadas.
Embora as etapas exatas possam ser diferentes entre clientes de e-mail, não é recomendável clicar nos botões de resposta ou encaminhamento para enviar um novo e-mail, mas usar a ferramenta de modelos para enviar rapidamente e-mails predefinidos para diferentes contatos.