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Inbox

Um guia para a caixa de entrada de conversas

Ultima atualização: Janeiro 30, 2023

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Depois de criar a sua caixa de entrada e ligar um canal, pode utilizar a caixa de entrada para ver, gerir e responder a conversas recebidas, tudo num único local. Neste artigo, saiba sobre os diferentes recursos da caixa de entrada de conversas e como usá-los para gerenciar a comunicação com seus contatos.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Conversas > Caixa de entrada.
  • Se tiver várias caixas de entrada na sua conta, clique no menu pendente no canto superior esquerdo e seleccione outra caixa de entrada para visualizar. 

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  • Na caixa de entrada, pode utilizar as seguintes características para gerir as suas conversas. 

Filtros

Você pode pesquisar e filtrar suas conversas ao mesmo tempo para encontrar rapidamente um thread relevante. Clique no ícone de pesquisa search , no canto superior esquerdo, e insira um termo de pesquisa para pesquisar em uma conversa e aplique filtros para restringir sua pesquisa.

  • Status: filtre suas conversas com base no status Aberto ou Fechado. 
  • Canal: classifique as conversas com base em se foram criadas a partir de um e-mail, chat ao vivo ou conversa do Messenger.
  • Contato: filtre as conversas pelo contato associado ao thread.
  • Designado: filtre as conversas por um membro da equipe específico atribuído à conversa. Você também pode filtrar conversas atribuídas a um bot. 
  • Data: use o seletor de datas para filtrar as conversas que ocorreram em um intervalo de tempo específico.
  • Mais opções: marque a caixa de seleção Ocultar filtrado para filtrar as conversas que não são relevantes para sua empresa e/ou a caixa de seleção Ocultar lixeira para filtrar as conversas excluídas de seus resultados de pesquisa. 

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Você também pode classificar suas conversas da mais antiga à mais recente, clicando no menu suspenso acima da lista de conversas. Para voltar à sua caixa de entrada, no canto superior direito, clique em Sair da pesquisa.

Exibições

Todas as conversas são segmentadas em diferentes vistas da caixa de entrada . Essas visualizações agrupam conversas por destinatário, canal ou status filtrado. Se é um utilizador num Centro de Marketing,Centro de Vendas , ouconta do Service Hub Professional ou Enterprise aprenda como organizar as suas conversas em vistas personalizadas na caixa de entrada

Na barra lateral esquerda, seleccionar uma vista:

  • Não atribuído: ver todas as conversas que não tenham sido atribuídas a um proprietário. Se o proprietário de uma conversa for mais tarde removido da sua conta, a conversa será automaticamente desclassificada e aparecerá também nesta vista.
  • Atribuído a mim: ver todas as conversas que são encaminhadas ou atribuídas a si.
  • Tudo aberto: ver todas as conversas da sua equipa na caixa de entrada. Tenha em mente que se enviar um e-mail de saída para um contacto a partir da caixa de entrada, esse e-mail não aparecerá na visualização Todos abertos até que o contacto responda ao e-mail. 
  • Chat: veja todas as conversas que tiveram origem num widget de chat no seu site.
  • Bots: ver todas as conversas de bot que nunca foram ou ainda não foram atribuídas a um proprietário.
  • E-mail: ver todas as conversas que tiveram origem em e-mails enviados para o endereço de e-mail da sua equipa.
  • Messenger: ver todas as conversas que tiveram origem numa página de negócios do Facebook com uma conta Facebook Messenger ligada.
  • Formulários: ver todas as submissões para um formulário de apoio ligado.
  • Todos encerrados: ver todas as conversas que foram encerradas.
  • Enviados: ver todos os e-mails enviados a partir da caixa de entrada das conversas e de um registo no CRM. Tenha em mente que quando o destinatário responder ao e-mail, a conversa passará para a visão Todos abertos e quaisquer outras visões relevantes, tais como a visão Atribuída a mim ou Não Atribuída .
  • Spam: ver todos os e-mails que não são relevantes para as suas conversas de negócios, tais como e-mails promocionais. Todos os e-mails recebidos de um e-mail baseado em função (marketing@, vendas@, etc.) serão enviados para a visualização de Spam.
  • Treinamento: exibir todas as conversas excluídas. Abra uma conversa excluída para revisar o conteúdo. Se quiser restaurar a conversa excluída, clique em Restaurarrotatei no menu superior. Para excluir permanentemente a mensagem, clique em Excluir para sempre delete. Ta sua vontade apagará permanentemente o fio da caixa de entrada e do registo de contacto onde a conversa é registada. O bilhete associado será também eliminado. Você não pode acessar os threads na caixa de entrada ou nos registros associados após excluí-los da exibição da lixeira. Essas conversas serão excluídas automaticamente após 30 dias e não poderão ser restauradas.

As exibições Não atribuído, Atribuído a mim, Todos abertos e Chat sempre aparecerão. Para aceder às outras vistas padrão, clique em Mais.

Escrever

Na parte inferior esquerda, clique em Compor para escrever um e-mail de saída directamente da sua caixa de entrada de conversas. Saiba mais sobre o envio e resposta a e-mails a partir da caixa de entrada das conversas.

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Lista de conversas

No painel esquerdo, veja uma lista de todas as conversas na exibição selecionada. As conversas são classificadas com base no momento em que a mensagem foi recebida, começando com a mensagem mais recente recebida. A visualização de mensagem inclui os seguintes detalhes:

  • O nome do contato que iniciou a conversa, assim como o número de participantes incluídos no thread.
  • Um indicador de resposta ou encaminhamento para ajudar a identificar as conversas que você ainda precisa responder.
  • A linha de assunto do e-mail, se aplicável, e uma visualização do corpo da mensagem.
  • O carimbo da hora da última mensagem recebida no fio.  
  • Um ícone para indicar o canal de origem da conversa.
  • Uma visualização de qualquer comentário incluído no thread. 

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Sobre e registros associados

Na barra lateral direita, veja informações de contexto sobre o contato associado, o ticket associado e as conversas anteriores do contato com a sua empresa. Clique para expandir cada seção e exibir detalhes adicionais.

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  • Contato: para desassociar o contato do thread, clique no ao lado do nome do contato. Para abrir o registro do contato em uma nova guia do navegador, clique no nome do contato. No registro do contato, você pode enviar um e-mail individual, fazer uma chamada, adicionar uma observação, criar uma tarefa ou agendar uma reunião com o contato.
  • Ticket: para ver informações adicionais sobre o ticket, clique em Exibir mais no cartão do ticket. No painel que se abre à direita, clicar Editar aspropriedadesmostradas para personalizar as propriedades que aparecem no painel dedetalhes do Bilhete . Isso não atualizará as propriedades exibidas no cartão Ticket na caixa de entrada. Se a conversa não tiver um ticket associado, clique em Criar ticket. Não é possível desassociar um ticket de uma conversa na caixa de entrada. Saiba mais sobre como gerenciar tickets na caixa de entrada.
  • Sobre este contato: as propriedades de contato que aparecem aqui são idênticas às propriedades do cartão Sobre no registro do contato. Para editar as propriedades do contato exibidas, passe o mouse sobre o ícone de informações info e clique em Editar propriedades.
  • Outras conversas: exiba as conversas anteriores entre o contato e a sua equipe.
  • Outros tickets: exiba os outros tickets associados do contato.
  • Feedback passado: ver o feedback passado do contacto a partir de um inquérito de fidelidade do cliente, inquérito de apoio ao cliente, ou inquérito de satisfação do cliente.
  • Negócios: para criar um registro de negócio e rastrear as oportunidades de receita desta conversa, clique em Criar um negócio.
  • Empresa: exiba o registro de empresa associado do contato.
  • Objetos personalizados (somente para Enterprise): se você estiver usando objetos personalizados, poderá visualizar o registro do objeto personalizado associado ao contato incluído no thread. Para ser exibido na caixa de entrada, o registro do objeto personalizado deve estar associado ao registro do contato. 

Responder e comentar

Use o editor de respostas para responder a uma mensagem de e-mail recebida ou a uma mensagem de chat, ou use a guia Comentários para notificar outro membro da equipe sobre a conversa. Você também pode fazer uma chamada do editor de respostas se precisar se conectar a um contato por telefone.

Para expandir o editor de respostas enquanto estiver digitando a sua resposta, clique e arraste para o editor de respostas. 

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  • Na barra lateral esquerda, clique em uma conversa para abrir uma exibição detalhada do thread à direita.
    • Para seleccionar um utilizador a quem atribuir a conversa, clique no menu suspenso Proprietário no canto superior esquerdo.
    • Se a conversa tiver um ticket associado, clique no nome do ticket acima da conversa para abrir o registro do ticket em outra guia do navegador.
    • Para mudar do chat ao vivo ou do Facebook Messenger para responder por e-mail, clique no menu suspenso do canal no editor de respostas e selecione E-mail. Quando as conversas terminarem, o histórico da conversa será enviado para o visitante por e-mail. switch-to-email-channel
    • Para enviar uma cópia da transcrição da conversa, apagar a conversa, bloquear um remetente, ou marcar a conversa como spam, clicar no menu Mais no canto superior direito.
      • Ao bloquear um remetente, a conversa será movida para a exibição Filtrados na sua caixa de entrada. Você pode escolher desbloquear um remetente de sua exibição de Spam para que as conversas futuras fiquem visíveis na sua caixa de entrada.
        • Para os futuros chats, o visitante verá o widget de chat quando acessar o site, mas suas novas mensagens não aparecerão na sua caixa de entrada.
        • Para os e-mails, isso filtrará o thread e todos os threads recebidos desse remetente de agora em diante.
        • Os tickets associados serão permanentemente excluídos.

Observação: se você marcar uma conversa de e-mail como spam, isso filtrará apenas a thread atual.

    • Para encaminhar uma conversa por e-mail para outra equipa ou organização fora da sua empresa, no topo da resposta de e-mail mais recente, clique Avançar.
    • Para marcar a conversa como fechada, clique em Fechar conversa. Se houver um bilhete associado à conversa, o utilizador pode fechar o bilhete e a conversa ao mesmo tempo, ou simplesmente fechar a conversa clicando no menu Mais e seleccionando Fechar conversa
  • Se você precisar de mais espaço para responder a conversa, poderá recolher o painel direito clicando no ícone last no canto superior do painel, e expandi-lo novamente clicando no ícone first.

Observação: em uma conversa de bot em que o visitante não alcançou a ação de bot Enviar para membro da equipe, a conversa não poderá ser marcada como fechada antes que o visitante tenha 30 minutos de inatividade.

  • Para excluir ou fechar suas conversas em massa:
    • Passe o cursor do mouse sobre as conversas e marque as caixas de seleção ao lado dos tópicos que deseja editar.
    • No topo da caixa de entrada, seleccionar Mover para o lixo ou Fechar conversa.

Status

No canto superior esquerdo, clique paraligar ou desligar o interruptor para alterar o estado de disponibilidade do seu chat.

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Quando estiver ausente, ainda aparecerá disponível para quaisquer conversas abertas que lhe estejam actualmente atribuídas, mas aparecerá ausente para novos visitantes que entrem.

Configurações da caixa de entrada

No canto inferior esquerdo da caixa de entrada, você pode acessar rapidamente suas configurações de caixa de entrada para editá-las. Você pode editar as configurações da caixa de entrada ou configurações específicas do seu canal de e-mail ou chat. Saiba mais sobre a edição da sua caixa de entrada.

conjuntos de caixas de edição

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