Criar e utilizar rótulos de associação

Na sua conta da HubSpot, você pode associar registros para conectá-los na sua base de dados. Os superadministradores nas contas do Professional e Enterprise também podem rotular a associação para especificar a relação entre os objetos padrão do CRM associados.

Se quiser automatizar as associações no sistema, saiba mais sobre os aplicativos relacionados às operações no Marketplace de aplicativos da HubSpot.

Criar e editar rótulos de associação

Todas as contas da HubSpot podem usar o rótulo principal para empresas, mas nas contas do Professional e Enterprise, os administradores podem criar rótulos de associação personalizados para especificar a relação entre os registos associados. Os rótulos de associação podem descrever relações entre todos os objetos padrão do CRM, incluindo contatos, empresas, negócios, tíquetes e objetos personalizados. Por exemplo:

• Um contato pode ser Gerente em uma empresa, mas também Ex-funcionário em outra empresa.
• Um negócio pode ter vários contatos associados, um que é o Tomador de decisões e outro que é o Contato de cobrança.

Você pode criar até 10 rótulos por par de objetos (por exemplo, Contato > Negócio); e os rótulos são bidirecionais (por exemplo, se você criar um rótulo de associação para Contato > Empresa, ele também será criado para a Empresa > Contato). Não é possível criar rótulos de associação para uma mesma relação de objetos como o Contato > Contato.

Para criar um rótulo de associação:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos e selecione o objeto para o qual deseja criar uma um rótulo de associação.
• Clique na guia Associações.
• Clique em Criar associação.
• No painel direito:
  • Clique no menu suspenso Associar [objetos] com e selecione o outro objeto para o qual você está criando o rótulo de associação.
  • No campo Rótulo de associação, insira o nome do rótulo desejado.

• No canto inferior, clique em Criar.
• Depois de criar o rótulo, retorne ao registro e atualize a página. O rótulo agora será exibido para você selecionar.

Você também pode editar ou excluir os rótulos de associação existentes. Para gerenciar os rótulos de associação existentes:

• Use o menu suspenso Selecionar objeto para visualizar apenas os rótulos de uma relação específica, por exemplo, Negócio > Contato. Você também pode usar os menus suspenso Filtrar por para filtrar os rótulos com base na cardinalidade (em massa ou individual) ou em qual usuário criou o rótulo. 
• Para editar ou excluir um rótulo individual, passe o cursor do mouse sobre o rótulo, em seguida:
  • Clique em Editar. No painel direito, edite o nome do rótulo e clique em Salvar.
  • Clique em Excluir. Marque a caixa de seleção para confirmar que você não pode restaurar um rótulo excluído e, em seguida, clique em Excluir para confirmar. Se um rótulo for usado dentro de registros ou outras ferramentas da HubSpot, você precisará primeiro remover os rótulos desses ativos antes da exclusão. Para ver onde um rótulo está sendo usado:
    • Passe o cursor do mouse sobre a opção Excluir e clique na caixa pop-up Visualizar em quais automações o rótulo de associação está sendo usado.
    • No painel direito, clique no nome de um registro ou ferramenta para acessar o ativo que está usando o rótulo.

Definir ou atualizar os rótulos de associação dos registros

Você pode editar a empresa principal em um registro, bem como adicionar ou remover seus próprios rótulos personalizados. Você pode atualizar os rótulos de associações dos seus registros diretamente em um registro ou definir rótulos de associação em massa via importação. Para atualizar um rótulo em um registro:

• Acesso o registo com a associação que deseja atualizar.

• Para adicionar novas associações e rotulá-las, localize a seção de objetos relevantes no painel direito e, em seguida, clique em Adicionar. Você pode associar um registro existente ou criar e associar um novo registro. No painel direito:

• • Se você estiver associando várias ou quaisquer outras empresas a um registro, realize uma das seguintes ações:
    • Para definir a empresa principal, selecione Definir como a empresa principal do [registro] abaixo da empresa na qual deseja tornar principal. Se você estiver associando a primeira empresa de um registro, por padrão, ela será a principal.
    • Para substituir a empresa principal existente por uma empresa que você está associando, marque a caixa de seleção Substituir a [empresa] como a principal atual do registro.
  • Para definir um rótulo para a associação, clique em Adicionar rótulo de associação. No menu suspenso, selecione um rótulo apropriado. Se nenhum rótulo existente descrever com precisão a relação entre o registro e a empresa, clique em Gerenciar rótulos de associação para criar um novo rótulo.

• Para editar rótulos para uma associação existente, passe o cursor do mouse sobre o cartão de associação que você deseja editar e clique em Mais:

• • Definir como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para tornar a associação da empresa a principal. Na caixa de diálogo, marque a caixa de seleção e clique em Atualizar. Essa associação principal será a empresa associada, mostrada nas páginas de índice de registros, e será referenciada por listas, fluxos de trabalho, relatórios de objetivos cruzados e tokens de personalização.
  • Remover como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para remover esta associação de empresas como a principal. Na caixa de diálogo, use o menu suspenso para selecionar uma nova empresa principal e, em seguida, clique em Atualizar.
  • Editar associação: selecione para atualizar o rótulo de associação. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione um novo rótulo ou clique em x para remover um rótulo. Clique em Atualizar.

Usar rótulos de associação em ferramentas da HubSpot

Depois de criar rótulos de associação para descrever as relações entre registros, você pode adicionar rótulos a associações novas ou existentes em um registro ou em massa via importação. Você pode então filtrar por esses rótulos nas ferramentas da HubSpot, como listas, fluxos de trabalho e relatórios personalizados. Saiba mais sobre os possíveis casos de uso para as novas associações.

Observação: osrótulos de associação não são compatíveis para sincronização por meio da integração entre o HubSpot e o Salesforce.

Filtrar por associações nas listas

Ao criar uma lista baseada em contatos ou empresas, você pode filtrar seus registros de acordo com suas associações. Para listas baseadas em contatos, você pode filtrar com base nas associações de empresa principal dos contatos. Os usuários em contas do Professional e Enterprise também podem filtrar registros nas listas por rótulos de associação.

• Criar ou editar uma lista.
• Selecione o filtro Propriedades de [objeto] que corresponde ao objeto associado. Por exemplo, se você estiver criando uma lista de contatos e quiser definir critérios baseados em associações de empresas, deverá selecionar Propriedades da empresa.
• Selecione uma propriedade pela qual deseja filtrar.
• Por padrão, a lista incluirá registros quando qualquer registro associado a esse objeto atender aos critérios. Você também pode definir seus critérios com base na associação da empresa principal ou em um rótulo de associação personalizado. Para fazer isso, clique no menu suspenso Qualquer [objeto]:  

• • Selecione Qualquer [objeto] para filtrar com base em todos os registros associados desse tipo de objeto (por exemplo, a lista deverá incluir um contato quando qualquer uma de suas empresas associadas atendesse aos critérios).
  • Se você estiver criando uma lista baseada em contatos, selecione [Objeto] principal para filtrar com base apenas na empresa principal associada (por exemplo, a lista deverá incluir um contato apenas se a empresa principal associada atender aos critérios).
  • Na seção Com rótulo, selecione um rótulo para filtrar com base apenas nas associações que utilizam o rótulo selecionado (por exemplo, a lista deverá incluir um contato apenas se ele tiver uma empresa associada com esse rótulo e essa empresa atender aos critérios).
• Depois de definir os critérios da lista, no canto superior direito, clique em Salvar lista.

Usar rótulos de associação nos fluxos de trabalho

Depois de criar rótulos de associação, você pode usá-los para disparar a inscrição e certas ações dentro dos fluxos de trabalho.

Critérios de inscrição do fluxo de trabalho e ramificações se/então

Você pode usar rótulos de associação em fluxos de trabalho baseados em contatos, empresas, negócios, tíquetes ou objetos personalizados ao definir disparadores de inscrição e de ramificações se/então. Os rótulos de associação não são compatíveis disparadores em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Para definir disparadores baseados em rótulos de associação:

• Criar um fluxo de trabalho. 
• No editor de fluxo de trabalho:
  • Para definir disparadores de inscrição, clique em Definir disparadores de inscrição. 
  • Para criar uma ramificação se/então, clique no + ícone de adição para adicionar uma nova ação, em seguida, no painel direito, selecione Ramificação se/então.
• No painel direito, selecione um tipo de filtro . Selecione o objeto associado que tem a propriedade que você deseja usar.
• Selecione uma propriedade, defina seus critérios e clique em Aplicar filtro.
• Por padrão, a inscrição do fluxo de trabalho será disparada com base na Empresa principal associada para os filtros de empresa,
  e será baseada em todos os registros associados para filtros de contatos, negócios, tíquetes ou objetos personalizados. Para definir a quais associações específicas os critérios devem ser aplicados, clique no menu suspenso Empresa principal ou Todos os [objetos].

• No menu suspenso, selecione um rótulo de associação. O fluxo de trabalho inscreverá um registro somente se seus registros associados atenderem aos critérios e tiverem o rótulo de associação selecionado.
• Depois de definir os disparadores, na parte inferior, clique em Salvar.

Ações de fluxo de trabalho

Você também pode usar rótulos de associação em fluxos de trabalho baseados em contato, empresa, negócio, tíquete ou objeto personalizado para acionar as seguintes ações de fluxo de trabalho: Enviar e-mail (apenas fluxos de trabalho baseados em empresa), Definir um valor de propriedade, Copiar um valor de propriedade e Limpar um valor de propriedade.

Para usar rótulos de associação em uma ação de fluxo de trabalho:

• Criar um fluxo de trabalho. 
• Para adicionar uma ação e fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição.
  • Se você estiver criando um fluxo de trabalho para editar um valor de propriedade, selecione Definir um valor de propriedade, Copiar um valor de propriedade, ou Limpar um valor de propriedade.
    • No painel direito, clique no menu suspenso Tipo de propriedade-alvo e selecione o objeto associado para o qual você está editando uma propriedade. 
    • Clique no menu suspenso Rótulo de associação e selecione o rótulo pelo qual deseja filtrar. Quando um registro estiver inscrito no fluxo de trabalho, esta ação atualizará apenas a propriedade dos registros associados se o rótulo selecionado for usado para descrever a associação.

• • • Dependendo da ação escolhida, use os menus suspensos para selecionar suas propriedades.

• • Se você estiver criando um fluxo de trabalho com base em empresas para enviar um e-mail, selecione Enviar e-mail.
    • No painel direito, clique no menu suspenso Rótulo de associação e selecione os rótulos pelos quais deseja filtrar. Para enviar o e-mail para todos os contatos associados, selecione Todos os contatos
    • Selecione um e-mail Quando uma empresa estiver inscrita no fluxo de trabalho, o e-mail só será enviado aos seus contatos associados se os rótulos selecionados forem usados para descrever a associação entre contacto e empresa.

• No canto inferior, clique em Salvar.

Usar rótulos de associação em relatórios personalizados

Nos relatórios personalizados com várias fontes de dados, você pode usar rótulos de associação para especificar quais registros devem ser incluídos no relatório com base em seus rótulos. Você também pode usar rótulos de associação como um eixo, campo de quebra ou filtro no seu relatório personalizado.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Relatórios.
• No canto superior direito, clique em Criar relatório personalizado.
• No painel esquerdo, selecione Criador de relatórios personalizados.
• Selecione as fontes de dados:
  • Selecione a fonte principal, clicando no menu suspenso Fonte de dados principal.  A fonte principal selecionada afeta quais rótulos estão disponíveis. Por exemplo, um relatório com uma fonte de dados principal de Contatos incluirá apenas os rótulos que você criou dentro das configurações de associação do seu contato.

• •  Selecione as fontes secundárias, escolhendo entre as seções CRM, Marketing, Vendas, Serviço e Objetos personalizados (somente para Enterprise). Para usar os rótulos, você precisará selecionar pelo menos um objeto de CRM adicional.
• Na parte superior do editor da fonte de dados, clique em Personalizar associações.
• No menu suspenso, selecione os rótulos que você deseja incluir no relatório.  Você pode marcar a caixa de seleção Todos os [objetos] para incluir todos os registros associados desse objeto, independentemente de seus rótulos. Essa opção será selecionada por padrão se não houver rótulos definidos para uma relação de objetos.
• Você pode clicar em Voltar às fontes de dados para continuar editando suas fontes, ou clicar em Avançar para continuar. Você pode atualizar as fontes de dados e as associações a qualquer momento no criador de relatórios, clicando em Editar fontes de dados na barra lateral esquerda. 

Rótulos de associação

• Para usar o rótulos de associação como um eixo ou campo de quebra no seu relatório, pesquise e selecione o Rótulo de associação no painel esquerdo do criador de relatórios, em seguida, clique e arraste-o para a guia Configurar. Por exemplo, o usuário administra aluguéis de apartamentos e criou um objeto de Locação personalizado com dois rótulos de associação para locações de longo e curto prazo. Para dividir os dados do seu relatório nesses dois rótulos:
  
  • Clique e arraste o Rótulo de associação de locações para o canal eixo X.
  • Clique e arraste a propriedade Contagem de contatos para o canal eixo Y.
  • Em seguida, clique e arraste a propriedade Fonte original para o canal Dividir por. 
  • O gráfico mostrará quantos contatos alugaram uma estadia de curto e longo prazo e em que fonte encontraram a locação.

• • Alternativamente, você pode clicar e arrastar o campo Rótulo de associação de locações para o canal Dividir por canal para criar um relatório de uma coluna com locações de longo e curto prazo separadas por cor.

Adicione filtros

• Para adicionar um Rótulo de associação como filtro, clique na guia Filtros e, em seguida, clique e arraste o Rótulo de associação para o campo de filtro. Por exemplo, para gerar relatórios apenas de contatos com um rótulo de associação de locações de Curto prazo:
  • Clique no filtro da Rótulo de associação de locações.
  • Selecione é qualquer um de e clique em Curto prazo.

• Termine de criar o seu relatório personalizado.