Importar registros e atividades

Para adicionar ou atualizar dados em massa, você pode importar arquivos no HubSpot. Você pode importar registros, tais como contatos e empresas, ou atividades, como um e-mail enviado a um contato ou uma reunião para um negócio em andamento.

Estes são os tipos de importações que você pode fazer e os objetos e atividades compatíveis:

• Importação de atividade ou objeto único: importe para criar e/ou atualizar apenas um objeto ou atividade. Em uma importação de único objeto:
  • Você pode criar e/ou atualizar registros de contatos, empresas, negócios, tickets, produtos e objetos personalizados.

• • Você pode criar, mas não atualizar, chamadas e tarefas.
• Importação de vários objetos e atividades: importação para criar, atualizar e/ou associar vários objetos e atividades. Você pode importar vários objetos e atividades em um único arquivo, ou dois objetos/um objeto e uma atividade em dois arquivos separados. Em uma importação de vários objetos:
  • Você pode criar e atualizar registros de contatos, empresas, negócios, tickets e objetos personalizados. Você pode criar e/ou atualizar itens de linha, mas eles devem estar associados a negócios.
  • Você pode criar, mas não atualizar e-mails, reuniões, observações e tarefas. E-mails, reuniões e observações devem ser associados a um objeto.

Você pode seguir as instruções descritas abaixo para todas as importações, mas existem passos que se aplicam apenas a determinados tipos de importação (por exemplo, para associar registros em uma importação de vários objetos). Para obter mais orientação, revise os requisitos para importação de arquivos.

Antes de importar

Antes de iniciar uma importação:

• Você deve ter permissões paraimportar e editar o registro de objeto que está importando no HubSpot. 
• Saiba mais sobre objetos, registros, propriedades e como gerenciar sua base de dados de CRM no HubSpot.
• Configure seus arquivos de importação e confirme que você tem todos os campos obrigatórios. Uma configuração adequada dos arquivos ajuda a evitar erros de importação ou a introdução de dados incorretos no seu CRM. Consulte os exemplos de arquivos de importação para começar.
• Existem formas adicionais de criar, sincronizar ou associar registros que você pode considerar:
  • Para associar contatos e empresas, você também pode ativar a configuração para criar e associar automaticamente empresas a contatos com base no domínio de e-mail do contato. Se você tiver contatos com domínios de e-mail diferentes dos domínios de suas empresas, ou se você estiver importando outros objetos, siga as instruções para associar seus registros por meio de importação.
  • Se você tiver dados em outro sistema e quiser configurar uma sincronização bidirecional, saiba como conectar e usar a sincronização de dados da HubSpot, em vez da importação.

Importar registros e atividades

Depois de ter configurado os arquivos, para importá-los no HubSpot:

• Clique em Importar na parte superior direita de qualquer página de índice de objetos ou acesse as configurações de importação:
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Importar e exportar.
  • Clique em Ir para importação.
• Na página Importações, clique em Importar um arquivo.
• Para importar registros e atividades, clique em Iniciar importação. Também é possível selecionar Repetir uma importação anterior para concluir uma importação com as mesmas propriedades de uma importação anterior, ou importar uma lista de opt-out, eventos personalizados ou conjuntos de dados.
• Selecione os objetos ou atividades no arquivo de importação e clique em Próximo.
• Se estiver importando dois objetos/atividades, selecione o número de arquivos que deseja carregar.
  • Arquivo único: ambos os objetos/atividades associados estão no mesmo arquivo.
  • Vários arquivos: você tem dois arquivos com um objeto/atividade cada.

• Clique em Escolher um arquivo e selecione o arquivo de importação. Para importações de dois arquivos, você terá que selecionar um arquivo para cada objeto ou atividade. Para gerar um arquivo de exemplo com base nos objetos selecionados, clique em Baixar arquivo de exemplo.
• Clique no menu suspenso Escolha como importar [objetos/atividades] para cada objeto/atividade e selecione como importar os dados:

• • Criar e atualizar [registros/atividades]: a importação criará novos registros e atividades, além de identificar e atualizar os registros existentes. Para criar novos registros ou atividades, o arquivo deve conter as propriedades necessárias para esse objeto/atividade. Para atualizar os registros existentes, o arquivo deve conter um identificador exclusivo.
  • Apenas criar novos [registros/atividades]: a importação apenas criará novos registros e atividades. Os registros existentes no arquivo de importação serão ignorados. Para criar novos registros ou atividades, o arquivo deve conter as propriedades necessárias para esse objeto/atividade.
  • Apenas atualizar [registros/atividades] existentes: a importação apenas atualizará os registros existentes. Os novos registros ou atividades no arquivo de importação serão ignorados. Para atualizar os registros existentes, o arquivo deve conter um identificador exclusivo.

Observação: os e-mails, as reuniões, as observações e as tarefasnão podem ser atualizados por meio de uma importação, independentemente de como os dados são importados.

• Quando importar as mesmas associações de objetos, marque a caixa de seleção Associações de mesmo objeto.
• Se você estiver importando dados em um idioma diferente do idioma padrão, clique no menu suspenso Selecione o idioma dos cabeçalhos das colunas no arquivo e selecione o idioma. Selecionar o idioma correto permite que o HubSpot faça uma melhor correspondência entre seus cabeçalhos de coluna e as propriedades padrão existentes. Se não houver correspondência no idioma selecionado, o HubSpot pesquisará uma propriedade em inglês para corresponder.
• Clique em Próximo.
• Se estiver importando e associando dois objetos em dois arquivos, indique a coluna incluída em ambos os arquivos:
  • Clique no menu suspenso Cabeçalhos de coluna comuns encontrados em seus arquivos e selecione o nome da coluna comum.
  • Clique no menu suspenso [coluna comum] é a chave exclusiva de qual objeto?, depois selecione o objeto para o qual a propriedade deve ser importada. Por exemplo, se estiver importando contatos e empresas e usar o nome da empresa como coluna comum, selecione Empresa para carregar os dados em registros de empresa.
• Clique em Próximo.
• Na tela Mapear as colunas do arquivo a propriedades de [objeto/atividade], o HubSpot mapeará as colunas do arquivo às propriedades de objeto ou atividade selecionadas com base no cabeçalho, no idioma do cabeçalho e no nome da propriedade. Se tiver importado dois arquivos, haverá uma página de mapeamento para cada objeto ou atividade.
• O Guia de mapeamento exibe as propriedades necessárias para criar e/ou atualizar os objetos ou atividades. Se o seu arquivo não incluir todas as propriedades necessárias para completar o objetivo da importação (por exemplo, você pretende atualizar os negócios existentes, mas não incluiu uma coluna ID do registro), você deverá corrigir o arquivo de importação e recomeçar a importação para evitar erros.
• Na coluna Visualizar informações, você verá uma visualização das três primeiras linhas da sua planilha.
  • Se nenhum erro for detectado, haverá uma marca de verificação success na coluna Mapeado.
  • Se determinados erros forem detectados, haverá umexclamation ícone de alerta na coluna Mapeado com o número de erros. Clique em [x] erros para saber como resolver os erros.

• Se uma coluna foi mapeada às propriedades de objeto ou atividade incorretas, clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione as Propriedades de [Objeto/Atividade] corretas.

• Quando importar para associar os mesmos registros de objeto, mapeie a propriedade de identificador exclusivo dos registros associados como uma associação. Para fazer isso, na linha do identificador exclusivo:
  • Na coluna Importar como, clique no menu suspenso e selecione Associação. 
  • Na coluna Propriedade do HubSpot, clique no menu suspenso Escolher propriedade e selecione a propriedade do identificador exclusivo (por exemplo, E-mail, ID do registro).

• Se alguma coluna não for mapeada a uma propriedade existente, clique no menu suspenso na coluna Propriedade do HubSpot. No menu suspenso, você pode executar uma das seguintes ações:
  
  • Para mapear a coluna para uma propriedade existente, pesquise e selecione uma propriedade existente. Você pode passar o mouse sobre uma propriedade para ver os seus detalhes e garantir que está mapeando à propriedade correta antes de selecionar.
  • Para configurar uma nova propriedade personalizada (somente objetos), clique em Criar uma nova propriedade e configure sua propriedade no painel direito. Os dados na coluna serão mapeados a esta nova propriedade personalizada.

• Para ignorar a importação de dados de uma linha individual, clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione Não importar coluna. Para pular a importação de dados de todas as colunas não mapeadas, marque a caixa de seleção Não importar dados em colunas não mapeadas no canto inferior direito.

• Ao atualizar os registros existentes, ou se quiser evitar duplicidades ao associar registros entre objetos, certifique-se de mapear o identificador exclusivo apropriado (por exemplo, ID do registro, e-mail, nome de domínio da empresa ou propriedades de valor único):
  
  • ID do registro: mapeie a coluna ao ID do registro na coluna de propriedades do HubSpot. Se uma linha no arquivo não contiver um valor para o ID do registro, um novo registro será criado.

• • E-mail (somente contatos) ou Nome de domínio da empresa (somente empresas): mapeie a coluna à propriedade correspondente na coluna Propriedade do HubSpot.
  • Propriedade personalizada que exige valores exclusivos (somente para contatos, negócios, tickets e objetos personalizados): se você criou uma propriedade que requer valores únicos, mapeie a coluna a essa propriedade na coluna Propriedade do HubSpot. Ao importar várias propriedades de valor único, selecione a propriedade que deseja usar como identificador na página Detalhes antes de concluir a importação.

• Ao atualizar registros, marque as caixas de seleção na coluna Gerenciar valores existentes para evitar que a importação substitua os valores de propriedade existentes nos registros. Quando isso é marcado para uma propriedade, a importação não atualizará a propriedade para registros que já incluem um valor, mas atualizará a propriedade para novos registros ou registros existentes sem um valor atual para a propriedade.
  • Para evitar que a importação substitua os valores existentes em propriedades individuais, marque a caixa de seleção Não substituirna linha da propriedade.
  • Para evitar que a importação substitua os valores existente em todas as propriedades incluídas na importação, marque a caixa de seleção na parte superior da tabela.

• Se estiver importando e associando objetos, para importar rótulos de associação (somente para Professional e Enterprise):
  • Clicar no menu suspenso na coluna Importar como e selecione Rótulo de associação. A importação de um novo rótulo de associação não substituirá um rótulo de associação existente. O rótulo importado será acrescentado ao registro como um rótulo de associação adicional. Saiba como remover manualmente um rótulo de associação de um registro.
  • Ao importar dois objetos, a coluna Propriedade do HubSpot preencherá automaticamente a relação dos objetos que estão sendo importados (por exemplo, Contato e Empresa). Ao importar mais de dois objetos, selecione os dois objetos cuja relação os rótulos de associação descrevem.

• Assim que todas as colunas forem mapeadas ou definidas como Não importar coluna, clique em Próximo. Se você importou dois arquivos, mapeie as propriedades do segundo objeto ou atividade e clique em Próximo.
• Insira os detalhes da importação:
  
  • Insira um Nome de importação.
  • Se seus arquivos incluem várias propriedades de valor exclusivo (somente para contatos, empresas, negócios, tickets, objetos personalizados), clique no menu suspenso Propriedade a usar para encontrar [objetos] existentes e selecione a propriedade que deseja usar para atualizar ou desduplicar registros. Esta opção não aparecerá se você também tiver incluído o ID do registro, pois ele substituirá automaticamente os outros identificadores exclusivos.
  • Se você estiver importando contatos:
    
    • Para criar automaticamente uma lista quando os contatos forem importados, marque a caixa de seleção Criar uma lista de contatos a partir desta importação. Mesmo que tenha importado apenas para adicionar contatos existentes a uma lista (ou seja, um arquivo com valores de E-mail ou ID do registro, mas sem novos valores de propriedade), os registros ainda serão incluídos como registros atualizados na tabela de histórico de importação e no resumo individual da importação.
    • Para concordar que os contatos que esperam ouvir de você e que seu arquivo de importação não inclui uma lista adquirida, marque a caixa de seleção. Saiba mais sobre a política de utilização responsável da HubSpot.
    • Se você ativou as configurações de privacidade de dados em sua conta, clique no menu suspenso Definir a base jurídica para processar os dados de um contato e selecione uma base jurídica de processamento.

• • Se você estiver importando um arquivo com uma propriedade de data, clique no menu suspenso Formato de data e confirme como os valores de data deverão ser formatados em sua planilha. Para propriedades de data e hora, clique no menu suspenso Fuso horário para confirmar o fuso horário que a propriedade deverá usar quando importada.
  • Se você estiver importando um arquivo com uma propriedade de número, clique no menu suspenso Formato de número e confirme o formato de número do país que deve ser usado nos dados.
• Se alguma propriedade na importação for usada em listas ou fluxos de trabalho existentes, para revisar o uso, clique no número de listas ou fluxos de trabalho. No painel direito, você pode filtrar por propriedades específicas ou clicar no nome de uma lista ou importar para revisá-la.
• Clique em Finalizar importação.

Uma vez importados, é possível visualizar os registros novos e atualizados na página de índice de cada objeto, novas tarefas na página de índice de tarefas ou novas atividades nos registros. Se sua importação contiver erros, saiba como resolver os erros de importação. Você também pode visualizar, analisar e concluir ações com as suas importações anteriores, incluindo a criação de uma lista, visualização ou eliminação de registros importados.