Konfigurera en samtalskanal i helpdesken

Du kan konfigurera en samtalskanal i helpdesken för att starta en konversationstråd som kan användas tillsammans med chatt, e-post och andra delade kanaler. Du kan tilldela specifika användare och team samt anpassa meddelanden efter arbetstider. För användare av Service Hub Professional ochEnterprise stöder inkommande samtal samtidig ringsignal för upp till 100 användare. 

Konfigurera en samtalskanal

För att ringa och ta emot samtal i Help Desk behöver du ett telefonnummer från HubSpot.

Så här konfigurerar du din kanal:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Inkorgen och Help Desk > Kanaler.
3. I avsnittet Teamkanaler under klickar du på Samtal.
4. Klicka på Anslut telefonnummer uppe till höger.
5. Klicka på Skicka inkommande konversationer till rullgardinsmenyn och välj helpdesk.
6. Klicka på Nästa.
7. Välj en samtalsleverantör: 
   • Andra leverantörer: följ anvisningarna för att utforska och ansluta samtalsappar från marknadsplatsen. Läs mer om hur du ansluter samtalsappar. 
   • HubSpot-samtal: följ stegen nedan för att konfigurera HubSpot-samtal i helpdesken. 
8. Om du har valt HubSpot-samtal väljer du hur du vill ansluta ett telefonnummer. Du kan antingen skapa ett nytt nummer, använda ett befintligt HubSpot-nummer eller portera ett nummer till HubSpot:

Observera: om du väljer ett befintligt nummer kommer alla användare som är tilldelade det numret att tas bort.

• • Så här genererar du ett nytt nummer:
    • Klicka påSkapa ett nytt nummer.
    • Användrullgardinsmenyernaförland ochriktnummer/prefixför att skapa ditt nummer. Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot genereras av tredjepartstjänstenTwiliooch måste uppfyllalandsspecifika bestämmelser.
    • Klicka på Skapa ett nummer. Ditt nya telefonnummer visas nedan.

• • • Klicka på”Hämta detta nummer och fortsätt” längst ned till höger.
    • Klicka påFortsätt till inställningar.
  • Så här använder du ett befintligt nummer:
    • Klicka på”Använd ett befintligt HubSpot-nummer”.
    • Klicka på ett telefonnummer i tabellen.

6. • • Klicka på Nästa längst ned till höger.
   • Så här överför du ett nummer till HubSpot: 
     • Klicka på Flytta ett nummer till HubSpot. 
     • Du omdirigeras till inställningarna för samtal, där du kan överföra ett nummer till HubSpot. 
7. På sidan Anpassa detaljer anger du ett namnsom kommer att visas bredvid telefonnumret i HubSpot. 
8. I avsnittet Samtyckesmeddelande för inspelning klickar du på rullgardinsmenyn och väljerstandardinspelningen eller klickar på Lägg till/redigera ljudmeddelande för att lägga till ditt eget ljudmeddelande. I den högra panelen anger du ettmeddelande för att skapa en ljudversion av ditt meddelande. Klicka påSpara.
9. UnderKanalens öppettider klickar du på+ Lägg till tider för att konfigurera tiderna för din samtalskanal.
10. Under Vidarekoppling under öppettider klickar du på rullgardinsmenyn Specifika användare och team och markerarkryssrutorna bredvid varje användare eller team som du vill vidarekoppla samtal till under arbetstid. Läs mer om hur du ställer in arbetstider.
11. Klicka på Nästa. 
12. På sidan Ställ in tilldelning klickar du på Redigera ärendedetaljer för att expandera avsnittet. Välj sedan vilka egenskaper nya ärenden från den här kanalen ska innehålla. Om du inte anger kanalspecifika egenskaper gäller inställningarna för dina helpdeskärenden.
13. I avsnittet Tilldelning klickar du på rullgardinsmenyn Specifika användare och team och markerarkryssrutorna bredvid varje användare eller team som du vill vidarebefordra samtal till under arbetstid. Läs mer om hur du ställer in arbetstider.
14. Klicka sedan på Ställ in röstbrevlåda. I den högra panelen anger du ettmeddelande för att skapa en ljudversion av ditt meddelande. Klicka påSpara.
15. Under ”Distribution” klickar du pårullgardinsmenyernaoch väljer ett röstmeddelande för samtal utanför arbetstid eller för obesvarade samtal. Klicka på”Spara”.
16. Klicka på Nästa.

Ring och

ta emot

samtal i din samtalskanal

När din samtalskanal är konfigurerad kan du ringa och ta emot samtal tillsammans med andra kanaler som är anslutna till din helpdesk. Läs om hur du använder helpdesken för att hantera kommunikationen med dina kontakter.

Om du är tilldelad en samtalskanal kan du ta emot inkommande samtal till olika vidarekopplingsmål beroende på din inställning. Läs mer om hur du ställer in individuella ringinställningar och granska de specifika riktlinjerna och begränsningarna för webbläsarbaserade samtal.

Så här tar du emot samtal i din samtalskanal:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. Klicka längst upp till vänster för att slå på knappen Du är tillgänglig. Om den här knappen inte är påslagen kan du inte ta emot inkommande samtal i din delade samtalskanal. Inkommande samtal ringer samtidigt till upp till 100 tillgängliga användare som är tilldelade en samtalskanal. Läs mer om hur du tar emot och hanterar inkommande samtal i HubSpot-webbläsaren.

3. För inkommande samtal:
   • När en användare svarar på ett samtal slutar det att ringa för alla andra användare. I samtalsfönstret klickar du på något av följande:
     • Assistent: Klicka på Breeze Assistant-ikonen för att få användbar AI-kontext utan att behöva vänta på att transkriptet ska bearbetas.
     • Anteckningar: för att göra anteckningar under samtalet.
     • Visa ärende (BETA): för att gå till ärendetråden.

4. För utgående samtal:
   • Så här ringer du ett utgående samtal från en biljetttråd:
     • Klicka på ettärendenamn i tabellen.

3. • • Klicka påE-post längst ned till vänster. Klicka påRing i popup-rutan och följ sedan anvisningarna för att välja kontaktensutgående telefonnummer och det nummer du vill ringa från.
4.  
   • • Följ samma steg som anges ovan.
5. Om det inte redan finns en tråd kommer en ny tråd att visas i helpdesken, tilldelad den användare som besvarade samtalet. 
6. (BETA) Under samtalet kan du göra följande i ärendetråden:
   • Gör anteckningar om samtalet.
   • Klicka på flikenLive-textning för att visa en realtidsutskrift av det aktuella samtalet.
   • Klicka på”Breeze Q&A” för att starta en chatt om ditt aktuella samtal. Snabbåtgärderna inkluderar uppmaningar att: sammanfatta samtalet hittills, sammanfatta nästa steg och föreslå förtydligande frågor. Du kan fortsätta konversationen med Breeze i höger sidofält.

1. • (BETA) När samtalet avslutas genereras en transkription och en sammanfattning av samtalet. Klicka på rullgardinsmenyn ”Mall” och välj ”Support” för att visa en skräddarsydd sammanfattning. Manuella anteckningar sparas på fliken ”Anteckningar”. Sammanfattningarna är redigerbara och innehåller ett avsnitt med rubriken ”Fråga mig vad som helst ” där du kan ställa frågor till Breeze om ditt loggade samtal.

7. Använd svarsredigeraren för att skriva ett e-postmeddelande, eller använd fliken ”Kommentar” för att informera en annan teammedlem om ärendet. Fliken ”Kommentar” visas endast om ett utgående e-postmeddelande har skapats eller skickats.
8. Om samtalet inte besvaras skapas en ny, icke tilldelad tråd och alla användare som är tilldelade den aktuella samtalskanalen meddelas. Klicka på rullgardinsmenynÄgare för att ange vem som ska vara ägare till det missade samtalet.

Sätta samtal

i kö

och vidarebefordra samtal i din samtalskanal

När du har besvarat ett samtal kan du sätta den som ringer i kö. Du kan också vidarebefordra samtalet till andra användare i samma samtalskanal eller till andra arbetsytor.

1. För att sätta den som ringer i kö klickar du på ”Kö” i dialogrutan ”Ring fjärr ” eller på fliken ”Samtal ”. Medan samtalet är i kö hör den som ringer väntemusik.
2. För att ta bort en samtalspartner från vänteläget klickar du på Vänta igen.
3. För att vidarekoppla ett samtal klickar du på ikonen Vidarekoppla . I fältet Sök efter säljare anger du namnet på den säljare eller arbetsplats som du vill vidarekoppla till. Klicka sedan på Slutför vidarekoppling. När den ursprungliga säljaren är redo kan hen lägga på. Den mottagande säljaren kan sedan klicka på Slutför vidarekoppling för att ta bort den som ringer från vänteläget och återuppta samtalet.

Hantera samtalskanaler

Så här redigerar, tar bort eller inaktiverar du en samtalskanal:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster klickar du på Inkorgen och helpdesken > Kanaler. 
3. UnderTeam-e-post väljer du Samtal. 
4. Håll muspekaren över kanalen och gör sedan något av följande:
   • För att redigera en kanal, klicka på telefonnumret. Du kan hantera inställningar för ärenden, vidarekoppling och konfiguration samt redigera dina röstmeddelanden. Klicka sedan på Spara.
   • Om du vill ta bort en kanal, håll muspekaren över den och klicka på Koppla bort. I dialogrutan klickar du på Koppla bort. 
   • Om du vill stänga av en kanal klickar du för att stänga av statusknappen. I dialogrutan klickar du på Stäng av.