Skapa avtal direkt i HubSpot

Observera:Om du är superadministratör kan du anmäla ditt konto till beta-versionen av Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts .

Kontrakt är den centrala källan till information om bekräftade intäkter i HubSpot. Genom att hantera kontrakt i HubSpot kan du registrera och hantera befintliga avtal, manuellt registrera betalningar eller automatiskt fakturera köpare, göra uppdateringar under kontraktets löptid, förnya kontrakt och rapportera intäkter korrekt.

När du har konfigurerat avtalen kan du lära dig hur du skapar och importerar avtal direkt. Om du vill använda en offertbaserad process för att föreslå och godkänna ändringar i ett befintligt avtal kan du läsa mer om hur du skapar avtal utifrån godkända offerter. Lär dig hur avtal används i HubSpot.

När ska du skapa avtal direkt?

Du kanske vill skapa avtal direkt i HubSpot i följande situationer:

• Centralisera kundavtal: använd avtal för att centralisera köparavtal och intäktsinformation.
• Importera eller migrera befintliga avtal: om du har befintliga avtal och vill hantera dem i HubSpot kan du importera eller migrera dem:
  • Importera avtal utan faktureringsschema: importera avtal utan faktureringsschema med hjälp av importverktyget.
  • Migrera avtal med faktureringskontinuitet:för att importera avtal med faktureringskontinuitet, läs mer om att migrera avtal till HubSpot (BETA).
• När du hanterar din CPQ i ett annat system: om du använder ett annat system för att hantera CPQ kan du använda avtal i HubSpot som den officiella källan för rapportering och automatisering.

Skapa avtal direkt

Skapa avtal direkt från avtalsindexsidan eller från kontakt-, företags-, affärs- och ärenderegister. Om du vill importera eller migrera befintliga avtal kan du läsa mer om att importera avtal och migrera avtal till HubSpot (BETA).

Skapa avtal från indexsidan

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka påLägg till avtal längst upp till höger och välj sedanSkapa nytt.
3. Konfigurera avtalet.

Skapa avtal från andra poster

1. Gå till dina poster:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.
2. Klicka på namnet på en post.
3. I höger sidofält, på kortet Kontrakt, klickar du påLägg till och väljer sedan Skapa nytt kontrakt. Om du inte ser kortetKontraktkan du läsa om hur du lägger till det i höger sidofält.
   
   
4. Konfigurera avtalet.

Källposten är kopplad till avtalet. Kopplingar och radposter från källposten överförs där så är tillämpligt. Om du till exempel skapar ett avtal från en affärspost, 

Konfigurera avtal

Konfigurera avtalsinformationen med hjälp av avtalsredigeraren. För att förhandsgranska avtalsdetaljerna och faktureringsschemat klickar du påFörhandsgranska avtal längst upp till höger. För att spara avtalet som ett utkast klickar du påTillbaka längst upp till vänster. Du kan redigera avtalsutkast senare.

Redigera säljarens uppgifter i avtalet

I avsnittet ”Parter” visas säljarens uppgifter i avtalet.

• Säljarens uppgifter baseras på den som skapar avtalet.
• Säljarens uppgifter, inklusive telefonnummer, hämtas från användarprofilen för den användare som skapar avtalet. Säljarens företag hämtas från kontots företagsinformation.
• Du kan uppdatera säljarens namn, telefonnummer och företagsuppgifter. Om du uppdaterar säljarens uppgifter är det endast avtalet och de fakturor som är kopplade till avtalet som använder de nya uppgifterna. Användarprofilenoch företagsuppgifterna uppdateras inte.
• Ett avtal måste ha säljarens e-postadress och företagsnamn för att kunna skapas.

Så här redigerar du säljarens uppgifter i avsnittet Parter i avtalet:

1. För att uppdatera säljarens företagsuppgifter, håll muspekaren över företaget och klicka påredigeringsikonen.
2. Uppdatera uppgifterna i den högra panelen och klicka sedan på Spara. Ändringar som görs i säljarens företagsuppgifter gäller endast avtalet och de fakturor som är kopplade till avtalet. Dina kontoinställningar uppdateras inte.

Lägg till ett faktureringsföretag och en kontaktperson

I avsnittet ”Parter” visas även faktureringsföretaget och kontaktpersonerna för avtalet.

• Ett avtal måste ha en faktureringskontakt. Fler faktureringskontakter kan läggas till.
• Ett avtal kan ha högst ett köparföretag, en faktureringskontakt och ett faktureringsföretag kopplat till sig.
• Faktureringskontakter får fakturor och faktureringsinformation, till exempel kvitton.

Så här lägger du till faktureringsföretag och kontaktperson:

1. För att lägga till ett faktureringsföretag klickar du påLägg till bredvid Faktureringsföretag. I den högra panelen söker du efter och väljer företaget och klickar sedan påSpara. Klicka på fliken Skapa nytt i den högra panelen för att skapa en ny företagspost. 
2. För att redigera faktureringsföretagets uppgifter, håll muspekaren över företaget och klicka påredigeringsikonen. Ändringarna uppdaterar även företagets CRM-post.
3. För att byta ut faktureringsföretaget, håll muspekaren över företaget och klicka påikonen replaceut”.
4. För att ta bort faktureringsföretaget, håll muspekaren över företaget och klicka påikonen deletebort.
5. Om du vill använda samma faktureringsadress som i företagsregistret markerar du kryssrutanSamma som faktureringsföretag under Faktureringsadress.
6. Om du vill använda en annan faktureringsadress klickar du på + Lägg till faktureringsadress.
7. I den högra panelen anger du faktureringsadressen och klickar på Spara. Faktureringsadressen uppdateras i avtalet och används på tillhörande fakturor. Företagsregistret uppdateras inte.

Observera: om automatisk moms är aktiverad används faktureringsadressen i för att avgöra om moms ska läggas till i avtalet.

6. Klicka för att expandera avsnittetSkatteregistreringsnummer och visa eventuella skatteregistreringsnummer som lagts till för faktureringsföretaget. Redigera befintliga skatteregistreringsnummer genom att klicka påredigeringsikonen bredvid faktureringsföretagets namn och sedan, i den högra panelen, klicka på fliken Skatteregistreringsnummer . Lägg till säljarens skatteregistreringsnummer viafaktureringsverktyget.
7. För att lägga till en faktureringskontakt klickar du på Lägg till bredvid Faktureringskontakt. I den högra panelen söker du efter och väljer en kontakt och klickar sedan påSpara. Klicka på fliken Skapa ny i den högra panelen för att skapa en ny kontaktpost.
8. För att redigera faktureringskontaktens uppgifter, håll muspekaren över kontakten och klicka påredigeringsikonen. Ändringarna uppdaterar även kontaktens CRM-post.
9. För att ersätta faktureringskontakten, håll muspekaren över kontakten och klicka påikonen Ersätt.
10. För att ta bort faktureringskontakten, håll muspekaren över kontakten och klicka påikonen deletebort.
11. För att lägga till ytterligare faktureringskontakter, klicka på+ Lägg till ytterligare kontakter. Sök efter kontakter och markera kryssrutorna bredvid kontakterna, klicka sedan påSpara.

Konfigurera avtalsuppgifter

Ange avtalets ikraftträdandedatum, ägare, betalningsvillkor och inköpsordernummer. Du kan också lägga till anpassade egenskaper och koppla avtalet till en befintlig affär.

1. För att ange datumet då avtalet träder i kraft, klicka på datumväljareni avsnittet Avtalets ikraftträdandedatum och välj ettdatum.
2. För att ange avtalsinnehavaren klickar du på rullgardinsmenynAvtalsinnehavare och väljer eninnehavare.
3. Klicka på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och välj ett betalningsvillkor. Läs mer om betalningsvillkor.
4. Om du vill ange ett inköpsordernummer i avtalet skriver du indet i fältet Inköpsordernummer.
5. Om du vill lägga till en anpassad egenskap klickar du på+ Lägg till anpassad egenskap. Väljbefintliga anpassade avtalsegenskaper från listan, sök efter enanpassad egenskap eller klicka påSkapa ny avtalsegenskap för att skapa en ny anpassad avtalsegenskap.
6. För att ta bort en anpassad egenskap klickar du på raderingsikonen bredvid den.
7. För att koppla kontraktet till en affär, klicka på rullgardinsmenynKoppla till en affär och välj enaffär, eller klicka på Skapa en ny affär för att skapa en ny affär.

Lägg till rader

Lägg till rader i avtalet från ditt produktbibliotekeller lägg till anpassade rader. 

Observera: när du använder Stripe som betalningsalternativmåste det totala beloppet vara högre än 0,50 USD eller motsvarande minimibelopp i avräkningsvalutan. Läs mer om Stripes minimibelopp.

Så här lägger du till enskilda poster:

1. Klicka på Lägg till radpost längst upp till höger i avsnittet för radposter och välj sedan ett alternativ:
   • Välj från produktbiblioteket: lägg till en radpost baserad på en produkt i ditt produktbibliotek, inklusive radposter som skapats med hjälp av HubSpot-Shopify-integrationen.
     • Sök efter produktnamn,produktbeskrivning eller SKU, eller klicka på Avancerade filter för att förfina din sökning.
     • Markera kryssrutorna i den högra panelen bredvid de produkter som du vill basera din artikel på. Om du väljer artiklar med differentierade priser klickar du på”Visa nivåer” för att se de olika nivåerna för produkten innan du lägger till artikeln.
       
       
   • Skapa anpassad radpost: skapa en anpassad radpost som är unik för avtalet. När du har valt det här alternativet använder du den högra panelen för att ange uppgifterna för din radpost. Markera kryssrutan Spara radpost i produktbiblioteket för att spara radposten i ditt produktbibliotek. Klicka på Spara ellerSpara och lägg till en till.
2. Klicka på Förhandsgranska avtal för att förhandsgranska avtalsuppgifterna och faktureringsschemat.
3. Skatter kan läggas till i enskilda radposter, eller så kan du använda automatisk moms när du använder onlinebetalningar. För att lägga till skatter på enskilda rader klickar du på rullgardinsmenyn ”Skattesats” och ställa in skattesatser för raderna. Kolumnen ”Skattbelopp” uppdateras automatiskt.
4. Om du använder automatiserad moms aktiverar du reglagetför automatiserad moms. Den automatiserade momsen beräknas när avtalet skapas.
   
   • I kolumnen ”Skattkategori” klickar du på rullgardinsmenyn och väljer skattkategori för varje radpost. Du kan välja olika skattkategorier för olika radposter. Varje radpost måste ha ett unikt namn.
   • Om du skickar en vara som en del av avtalet måste du lägga till en radpost för frakt för att den automatiska skatten ska beräknas korrekt. Om du inte har lagt till frakt i ditt produktbibliotek lägger du till en anpassad radpost med skattekategorin Frakt.
5. Du kan redigera de kolumner som visas i tabellen med enskilda poster. Om du är superadministratör kan du ställa in vilka kolumner som ska visas för alla användare som standard. Läs mer om hur duredigerar kolumner.
6. Redigera raderna i redigeraren genom att justera värdena i varje kolumn. 
   
   
7. När du redigerar radposter med differentierade priser uppdateras priset utifrån prisnivån när du justerar kvantiteten. Klicka påVisa prisnivåer för att redigera kvantiteterna bredvid tabellen med prisnivåer och se vilken prisnivå som gäller.
   
   
8. Som standard är faktureringen för engångs- och återkommande radposter inställd på dagens datum. Om du vill debitera din köpare för en radpost senare klickar du på rullgardinsmenyn Faktureringsstartdatum och väljer sedan Anpassat datum. I den högra panelen klickar du pådatumväljaren och väljer ettstartdatum, sedan klickar du på Spara.

9. För att lägga till en rabatt på en radpost klickar du på rullgardinsmenyn i kolumnen ”Enhetsrabatt” och väljer procent eller valuta. Ange rabattbeloppet. Rabatter kan anges för enskilda radposter, inte för hela avtalet.
10. För att redigera radpostens detaljer, eller för att klona eller ta bort en radpost, håll muspekaren över radposten, klicka på Åtgärder och välj sedan ett alternativ:
    • Redigera: redigera raden för avtalet. Produktbibliotek et påverkas inte. 
    • Ta bort: ta bort raden.

9. För att ändra ordningen på raderna klickar du på en rad och drar den med hjälp avdragHandle.

10. Avsnittet Sammanfattning visar hur din köpare kommer att debiteras:

    • Delsumman visar endast de varor som ska betalas vid kassan. Varor som kommer att debiteras vid ett senare tillfälle visas i summan för Framtida betalningar.
    • Alla varor, oavsett förfallodatum, summeras under”Totalt”.
    • Stäng av denautomatiska momsberäkningen genom att stänga av knappen”Automatisk moms ”.

Konfigurera fakturering och betalningar

Ställ in hur du ska fakturera och ta emot betalningar från köpare. Onlinebetalningar är endast tillgängliga när fakturering är aktiverad. 

Så här ställer du in fakturering under Fakturering och betalningar:

1. Aktivera faktureringsknappen för att automatiskt skapa fakturor och fakturera köpare för återkommande radposter. Läs mer om faktureringsinställningar.
2. För att ställa in hur betalningar ska hanteras, under Inbetalningsprocess:
   • Välj Automatiska betalningar för att automatiskt debitera fakturor på varje faktureringsdatum. Klicka på rullgardinsmenynDebiteringsmetod och välj ett alternativ: 
     • Inkassera betalningsmetod på den första betalda fakturan: debitera varje faktura med den betalningsmetod som angavs för att betala den första fakturan.
     • Använd en sparad betalningsmetod:debiter med en befintlig sparad betalningsmetod.
   • VäljManuella betalningar om du vill att köparen ska betala fakturan manuellt vid varje faktureringsdatum. Köparen kommer att få fakturan skickad till sig vid varje faktureringsdatum för att ordna med betalningen.
3. Stäng av fakturerings knappen om du vill fakturera och ta emot betalningar via en alternativ metod.

Så här ställer du in onlinebetalningar underAcceptera onlinebetalningar:

1. OmAutomatiska betalningar är valt iavsnittet Fakturering är onlinebetalningar aktiverade som standard. OmManuella betalningar är valt, slå på knappenAcceptera onlinebetalningar för att låta köpare betala fakturor online.
   • De förifyllda alternativen på den här skärmen återspeglar vad som är inställt i betalningsinställningarna. Markera eller avmarkera kryssrutorna för ”Godkända betalningssätt” för att välja vilka betalningssätt som ska godkännas.
   • Om du har ställt in avgifter, markerakryssrutorna bredvid de avgifter du vill tillämpa på kontraktsbetalningen underAvgifter som tillämpas vid utcheckning.
   • Markera kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp för att samla in dina köpares faktureringsadress.
   • Markera kryssrutan Samla in leveransadress för att samla in dina köpares leveransadress.
2. Om du vill acceptera betalningar via en alternativ metod stänger du av reglaget”Acceptera onlinebetalningar ”.

Ställ in avtalets språk, språkinställningar och valuta

1. Klicka på Inställningar längst upp till höger i avtalsredigeraren.
2. Klicka på rullgardinsmenynSpråk och välj ettspråk.
3. Klicka på rullgardinsmenyn”Lokalisering” och välj en lokalisering. Lokaliseringen ändrar visningsformatet för datum och adress i ditt avtal. Att ändra avtalets lokaliseringsinställningar påverkar inte valutan.
4. Om du har flera valutor inställda i ditt konto klickar du på rullgardinsmenynValuta och väljer envaluta.

Slutför avtalet

1. För att slutföra avtalet och skicka den första fakturan klickar du påSlutför längst upp till höger.
2. Om du uppmanas att göra det klickar du påSlutför i dialogrutan för att bekräfta.

Fakturaleverans och betalning

Hur du har konfigurerat posterna samt fakturering och betalningar avgör vad som händer härnäst. Granska tabellen nedan för att förstå processen utifrån dina avtalsinställningar.

Importera avtal till HubSpot

Importera befintliga avtal för att hantera dem tillsammans med avtal som skapats i HubSpot. Inkludera kopplingar till radposter, kontakter och affärer.

Skillnader mellan att importera och migrera avtal

Du kan antingen importera eller migrera avtal till HubSpot. Importerade avtal är inte fakturerbara. Migrerade avtal faktureras via HubSpot. Läs mer om skillnaderna i tabellen nedan.

Observera: direkt konvertering av HubSpot-abonnemang till avtal stöds för närvarande inte. Om du migrerar Stripe-abonnemang kan du läsa mer om hur du migrerar Stripe-abonnemang.

Exempel på import av flera objekt

Ladda ner exempelfilen nedan för att se ett enskilt avtal med två rader, en affärskoppling, ett företag och två kontakter strukturerade i en importfil. contract_import_id upprepas på varje rad för att gruppera dem i samma avtal. Varje rad fyller endast i de kolumner som är relevanta för det objektet – lämna alla andra celler tomma.

Den första kolumnen (Row type) är en etikett som endast används som referens. Ta bort den innan du importerar.

Observera: CSV-filerna är endast avsedda som illustration. Ersätt exempelidentifierare, kontakter, företag, e-postadresser, belopp, valutor och eventuella import_unique_id i CSV-filen. Kontrollera de mappade egenskaperna och utkasten innan du fortsätter med migreringen.

Importera avtal

1. Skapa en anpassad avtalsattribut som ska användas som en unik identifierare för de avtal du importerar. Du kan till exempel skapa ett anpassat attribut med namnet contract_import_id.
2. När du skapar den anpassade egenskapen:
   • Ställ infälttypen somEnradig text.
   • Markera kryssrutan”Kräv unika värden för denna egenskap ”.
     
     
3. Förbered din importfil:
   • Innan du börjar, läs igenom importöversikten.
   • Lägg till den anpassade egenskapen som du skapade som en kolumn i importfilen. Använd den anpassade egenskapen som unik identifierare för avtalsfält, radposter och affärer.
   • För avtal med fler än en radpost lägger du till ytterligare radposter som separata rader bredvid den unika identifieraren.
   • Se till att affären ligger på en separat rad från avtalsuppgifterna. Lägg till affärens post-ID i en kolumn för att koppla affären till avtalet under importen.
     
     
4. Importera din fil.

Nästa steg

• Läs mer om hur du hanterar fakturor, inklusive redigering, spårning och export.
• Läs mer om att hantera betalningar, inklusive att granska transaktionsavgifter, hantera bankautogireringar, göra nya försök vid misslyckade betalningar och begära en ny betalningsmetod från en kontakt.
• Läs mer om att rapportera intäkter i HubSpot.