ทำความเข้าใจกฎการบันทึกอีเมลสำหรับการตอบกลับเท่านั้น

การบันทึกอีเมลขึ้นอยู่กับกฎการบันทึกอีเมลของผู้ติดต่อ ในบัญชีของคุณ หากคุณตั้งกฎการบันทึกไว้ที่การตอบกลับการบันทึกเท่านั้นให้ใช้คู่มือนี้เพื่อทำความเข้าใจวิธีการบันทึกการตอบกลับไปยัง CRM 

หากต้องการบันทึกอีเมลทั้งหมดให้เรียนรู้วิธีกำหนดค่ากฎการบันทึกอีเมลผู้ติดต่อ 

ข้อกำหนดสำหรับการตอบกลับบันทึก

เมื่อกฎการบันทึกอีเมลผู้ติดต่อ  ของคุณถูกตั้งค่าเป็นบันทึกการตอบกลับเท่านั้นการตอบกลับอีเมลที่ส่งจากอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณจะเข้าสู่บันทึกของผู้ติดต่อใน HubSpot ซึ่งรวมถึงอีเมลแบบตัวต่อตัวที่ส่งจากบันทึกใน CRM หรือใช้ส่วนขยายการขาย HubSpot หรือ Add-in 

ข้อความต่อไปนี้จะต้องเป็นจริงเพื่อให้การตอบกลับเข้าสู่ระบบ:

• อีเมลต้นฉบับถูกส่งผ่าน CRM หรือส่งจากไคลเอนต์อีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณพร้อมกับส่วนขยายการขาย HubSpot หรือ Add-in ที่ติดตั้งและช่องทำเครื่องหมายบันทึกที่เลือก
• อีเมลต้นฉบับไม่ได้ถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลหรือโดเมนที่ระบุไว้ในรายการไม่เคยบันทึกของคุณ
• ที่อยู่อีเมลส่วนตัวจะเชื่อมต่อเมื่อได้รับการตอบกลับ
• การตอบกลับจะถูกส่งไปยังอีเมลส่วนตัวที่เชื่อมต่อโดยผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่
• การตอบกลับมีหัวเรื่องเดียวกันกับอีเมลฉบับเดิม

ข้อกำหนดสำหรับสิ่งที่แนบเพื่อเข้าสู่ระบบ

ขนาดไฟล์สูงสุดสำหรับไฟล์แนบเพื่อเข้าสู่ระบบอีเมลขาออกคือ 20 MB ขีดจำกัดนี้มีผลสะสมในไฟล์แนบอีเมลทั้งหมดรวมถึงไฟล์แนบแบบอินไลน์

หากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณใช้ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยที่สแกนไฟล์แนบเมื่อได้รับอีเมล HubSpot อาจไม่สามารถบันทึกไฟล์แนบที่รวมอยู่ในการตอบกลับอีเมลหรืออีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลของทีมของคุณได้ ตัวอย่างเช่นหากเซิร์ฟเวอร์ Office 365 ของคุณเปิดใช้งานการป้องกันภัยคุกคามขั้นสูงพร้อมการจัดส่งแบบไดนามิกไฟล์แนบอาจไม่เข้าสู่ระบบ

การตอบกลับไม่บันทึกตามที่คาดไว้

หากการตอบกลับของคุณไม่ได้เข้าสู่ระบบตามที่คาดไว้โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุทั่วไปบางประการที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ในบางกรณีหากการตอบกลับไม่ได้บันทึกไว้คุณสามารถส่งต่อไปยังไทม์ไลน์บันทึกใน CRM ได้

อีเมลขาเข้าใหม่

อีเมลขาเข้าที่ส่งไปยังอีเมลส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อของคุณจะไม่เข้าสู่ HubSpot หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการบันทึก

ตอบกลับด้วยหัวเรื่องอื่น

หากผู้ติดต่อตอบกลับอีเมลแต่เปลี่ยนหัวข้อจะไม่ถือว่าเป็นอีเมลในชุดข้อความที่มีอยู่แล้วและจะไม่บันทึกอีกต่อไป

การตอบกลับอีเมลหลังจากเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความ

หากคุณเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความในขณะที่คุณยังมีชุดข้อความที่ใช้งานอยู่โดยใช้ที่อยู่อีเมลก่อนหน้านี้การตอบกลับทางอีเมลจะหยุดเข้าสู่ระบบ HubSpot นอกจากนี้หากคุณใช้ลำดับผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนในลำดับปัจจุบันจะไม่ถูกยกเลิกการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติเนื่องจาก HubSpot ไม่สามารถตรวจจับการตอบกลับได้อีกต่อไป เชื่อมต่อกล่องข้อความอีกครั้งโดยใช้ผู้ให้บริการที่ถูกต้องเพื่อบันทึกการตอบกลับ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกล่องข้อความอีกครั้งหลังจากเปลี่ยนผู้ให้บริการกล่องข้อความ

เชื่อมต่ออีเมลส่วนบุคคลโดยใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่ไม่ถูกต้อง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่ออีเมลส่วนตัวของคุณโดยใช้ประเภทผู้ให้บริการอีเมลที่ถูกต้อง ผู้ให้บริการอีเมลของคุณ เป็นบริการที่ช่วยให้คุณสามารถส่งและรับอีเมลได้ ผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปได้แก่ Gmail และ Office 365

ยืนยันว่าอีเมลของคุณโฮสต์อยู่กับผู้ให้บริการรายใดจากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อเชื่อมต่อกับ HubSpot กับผู้ให้บริการรายนั้น หากคุณไม่แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของคุณโฮสต์ด้วยผู้ให้บริการอีเมลโปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบไอทีของคุณ หากคุณไม่ได้เชื่อมต่อโดยใช้ผู้ให้บริการที่ถูกต้องอีเมลจะไม่เข้าสู่ระบบ

แก้ปัญหาการบันทึกการตอบกลับ

หากคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดสำหรับการบันทึกการตอบกลับและการตอบกลับของคุณไม่ตรงกับหนึ่งในสถานการณ์ที่ระบุไว้ข้างต้นโปรดดูวิธีขอความช่วยเหลือจาก HubSpot ก่อนที่จะติดต่อขอแนะนำให้มีตัวอย่างบันทึกการติดต่อที่ไม่ได้บันทึกการตอบกลับตามที่คาดไว้และส่วนหัวของอีเมลจากการตอบกลับที่ได้รับในบัญชีอีเมลของคุณ เรียนรู้วิธีรวบรวมส่วนหัวอีเมลจากผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปหรือทำงานร่วมกับแหล่งข้อมูลด้านไอทีของคุณเพื่อดึงส่วนหัว