บันทึกและจดบันทึกในการประชุมกับ Notetaker

ใช้ Notetaker ใน Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom เพื่อให้ขั้นตอนถัดไปบันทึกการประชุมการบันทึกวิดีโอและการถอดเสียงโดยอัตโนมัติ Notetaker เข้าร่วมการประชุมใดๆที่จองจากปฏิทินที่เชื่อมต่อกำหนดเวลาหน้าเวลาที่เสนอหรือในบันทึก

ฟีเจอร์นี้ใช้การตรวจจับภาษาอัตโนมัติและจะถอดความในภาษาที่ตรวจพบในการบันทึก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับภาษาการถอดความการโทรที่มีอยู่

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับฟีเจอร์นี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าควรดำเนินการขั้นตอนใดล่วงหน้ารวมถึงข้อจำกัดของฟีเจอร์และผลที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ฟีเจอร์นี้

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• คุณต้องเชื่อมต่อปฏิทินของคุณ
• คุณต้องเปิดการบันทึกการโทรและการถอดความและการวิเคราะห์
• คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปใดๆ
• หากใช้ Zoom ผู้จัดประชุมจะต้องเปิดการบันทึกในเครื่อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า Notetaker ด้วย Zoom การตั้งค่าแอปที่เชื่อมต่อ (เช่น Zoom) ทั่วทั้งบัญชีจะไม่มีผลกับการใช้ฟีเจอร์นี้

• หากคุณใช้ Google Meet คุณต้องทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
  • ผู้จัดประชุมจะต้องลงชื่อเข้าใช้การประชุม Google เพื่อรับ Notetaker เข้าร่วมการประชุม
  • ใน Google Meet จัดการการเข้าถึงการประชุมเพื่อให้ผู้ใช้อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมการประชุมเข้าร่วมก่อนโฮสต์
• หากต้องการให้ Notetaker เข้าร่วมการประชุมที่เกิดขึ้นประจำคุณต้องเลือกใช้การประชุมที่เกิดขึ้นประจำแบบซิงค์กับ HubSpot เบต้า

ตั้งค่า N otetaker

ก่อนที่ผู้ใช้จะสามารถรวมผู้จดบันทึกในการประชุมของพวกเขาผู้ดูแลระบบระดับสูงจะต้องเปิดฟีเจอร์สำหรับบัญชี หลังจากที่ Super Admin กำหนดค่าการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับบัญชีผู้ใช้สามารถปรับการตั้งค่า Notetaker ส่วนบุคคลได้

โปรดทราบ: คำแนะนำสำหรับผู้จดบันทึกการเข้าร่วมการประชุมจะถูกส่ง 30 นาทีก่อนเริ่มการประชุม ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงใดๆที่เกิดขึ้นกับการตั้งค่าผู้ใช้อาจไม่ถูกนำมาพิจารณาสำหรับการประชุมที่เริ่มในอีก 30 นาทีข้างหน้าหลังจากการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า หากคุณปิดการเข้าถึง Notetaker สำหรับผู้ใช้ขอแนะนำให้คุณลบ Notetaker ออกจากการประชุมใดๆที่เกิดขึ้นในอีก 30 นาทีข้างหน้าหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วยตนเอง

กำหนดการตั้งค่าเริ่มต้น

ในการตั้งค่า Notetaker สำหรับบัญชีหากคุณเป็น Super Admin:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่การประชุม
3. คลิกแท็บ Meeting Notetaker
4. เปิดสวิตช์ Meeting Notetaker
   • หากคุณต้องการให้ Notetaker เข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย Notetaker auto-join (ช่องทำเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิด Notetaker)
   • หากคุณต้องการให้ผู้ใช้เชิญผู้รับจดแจ้งเข้าร่วมการประชุมด้วยตนเองให้ล้างช่องทำเครื่องหมายเข้าร่วมอัตโนมัติของ Notetaker
5. ภายใต้ส่วน Notetaker Access ให้เลือกผู้ใช้ที่ควรได้รับสิทธิ์การเข้าถึง Notetaker
   • ในการให้สิทธิ์การเข้าถึง Notetaker แก่ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีที่นั่ง Sales Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมายภายใต้ส่วน Choose notetaker access  ให้เลือกให้สิทธิ์การเข้าถึง Notetaker แก่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์โดยอัตโนมัติ
   • หากต้องการให้ผู้จดบันทึกเข้าถึงผู้ใช้เฉพาะ:
     • ภายใต้ส่วนเลือกการเข้าถึง notetaker ให้เลือกให้สิทธิ์ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึง notetaker ที่นั่งขายด้วยตนเอง จากนั้นคลิกบันทึกที่ด้านล่าง
     • คลิกเลือกผู้ใช้
     • ในแผงด้านขวาให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับผู้ใช้แล้วคลิกบันทึกการเลือก
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก

กำหนดการตั้งค่าเฉพาะผู้ใช้

หากคุณเป็นผู้ใช้ที่มีที่นั่งฝ่ายขายที่ได้รับมอบหมายและคุณได้รับอนุญาตให้เข้าถึง Notetaker คุณสามารถปรับการตั้งค่า Notetaker ส่วนบุคคลของคุณได้

วิธีแทนที่การตั้งค่าเริ่มต้นของบัญชีว่า Notetaker เข้าร่วมการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติหรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ ทั่วไป
3. คลิกแท็บ ปฏิทิน
4. ภายใต้การประชุม Notetaker Auto-Join ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเชิญ Notetaker เพื่อเข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ
   • หากเลือกช่องทำเครื่องหมายผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ
   • หากช่องทำเครื่องหมายถูกล้างผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมการประชุมของคุณเมื่อคุณเชิญด้วยตนเองเท่านั้น
5. ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก

ใช้ Notetaker

เรียนรู้วิธีที่ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมวิธีตรวจสอบการบันทึกและการถอดเสียงและวิธีเพิ่มหรือลบผู้จดบันทึกออกจากการประชุม

เข้าใจการมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์และพฤติกรรมของผู้จดบันทึก

การประชุมมีสิทธิ์สำหรับผู้จดบันทึกหากเป็นไปตามเกณฑ์ทั้งหมดต่อไปนี้:

• การประชุมจะถูกเก็บไว้ใน HubSpot
• การประชุมมีผู้ติดต่อ CRM อย่างน้อยหนึ่งรายในฐานะผู้เข้าร่วมและที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อนั้นไม่ได้ใช้โดเมนเดียวกันกับบัญชี HubSpot
• ตำแหน่งที่ตั้งของการประชุมถูกตั้งค่าเป็น Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom

เมื่อผู้จดบันทึกได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ในผู้ให้บริการการประชุมทางวิดีโอทั้งหมด:

• ผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมในเวลาประชุมที่กำหนดไว้
• ข้อความเสียงข้อความแชทและป๊อปอัปจะประกาศว่า Notetaker อยู่ในการประชุมและการบันทึก ในกล่องโต้ตอบให้คลิกอนุมัติเพื่อดำเนินการต่อโดยใช้ Notetaker ของคุณ
• หากคุณมีห้องรอโฮสต์ของการประชุมทางวิดีโอจำเป็นต้องยอมรับผู้จดบันทึกเข้าสู่การประชุม หากเจ้าของที่พักปฏิเสธการเข้าถึงผู้แจ้งจะไม่เข้าร่วม หากผู้จดบันทึกนั่งอยู่ในห้องรอนานกว่าห้านาทีโดยไม่ได้รับการยอมรับในที่ประชุมมันจะออกไป
• ชื่อของ Notetaker จะเป็นชื่อบริษัทของคุณตามด้วย "Notetaker" (เช่น "[ บริษัท] Notetaker ") หากคุณไม่ได้ตั้งชื่อบริษัทสำหรับบัญชีของคุณจะมีชื่อว่า "[ โดเมนบริษัท] Notetaker " หากคุณไม่มีชื่อบริษัทหรือชื่อโดเมนสำหรับบัญชีของคุณจะมีชื่อว่า "Notetaker"
• เมื่อคุณสิ้นสุดการประชุม notetaker จะสร้างบันทึกออบเจ็กต์การโทรใน HubSpot และผู้ร่วมงานที่โทรเข้ามาพร้อมกับการประชุมที่เกี่ยวข้อง การสร้างบันทึกการโทรช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงการบันทึกการถอดเสียงและบทสรุปของการประชุมได้อย่างง่ายดาย เรียนรู้วิธีตรวจสอบการบันทึกและทรานสคริปต์หลังจากการประชุม
• หากผู้เข้าร่วมทั้งหมดออกโดยไม่สิ้นสุดการประชุมผู้จดบันทึกจะยังคงอยู่ในการประชุมจนกว่าจะตรวจพบความเงียบ 10 นาที ณจุดนั้นผู้จดบันทึกจะออกจากการประชุมและจะสร้างบันทึกออบเจ็กต์การโทรและเพิ่มการบันทึกและการถอดความลงในบันทึกการประชุมใน HubSpot
• บันทึกการประชุมจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาสองปี

เรียนรู้ความคาดหวังเฉพาะของผู้ให้บริการสำหรับผู้จดบันทึกเมื่อใช้กับ Google Meet, Microsoft Teams และ Zoom

เพิ่มหรือลบผู้จดบันทึกด้วยตนเองเมื่อกำหนดเวลาการประชุม

เมื่อกำหนดเวลาการประชุมในบันทึก CRM คุณสามารถแทนที่สถานะคำเชิญของผู้จดบันทึกได้ด้วยตนเอง หลังจากคลิกปุ่มกำหนดเวลาการประชุมในบันทึก CRM และป้อนรายละเอียดการประชุม:

1. ภายใต้ส่วน Notetaker ให้เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมายเชิญ Notetaker เข้าร่วมการประชุม
2. คลิก บันทึก

หากคุณจองการประชุมในนามของผู้ใช้รายอื่น (เช่นคุณเลือกผู้ใช้รายอื่นเป็นผู้จัดประชุม) คุณจะไม่สามารถปรับคำเชิญผู้จดบันทึกได้ แต่ภายใต้ส่วน Notetaker คุณจะเห็นข้อความ "Notetaker จะเข้าร่วมตามการตั้งค่าเริ่มต้นของโฮสต์"

ดูและแก้ไขสถานะ notetaker สำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึง

หากต้องการดูว่า Notetaker ถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงจากระเบียน CRM:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [object] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทหรือดีล)
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. ในไทม์ไลน์กิจกรรมให้คลิกที่ชื่อการประชุมเพื่อขยายกิจกรรมการประชุม
4. หากผู้จดบันทึกถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมจะมีจุดสีเขียวที่มีชื่อของผู้จดบันทึกที่ด้านบนของกิจกรรมการประชุม หากผู้จดบันทึกไม่ได้ตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมจะไม่มีตัวบ่งชี้ภาพปรากฏที่ด้านบนของกิจกรรมการประชุม

หากต้องการเปลี่ยนว่า Notetaker ถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมหรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [object] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทหรือดีล)
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. ในไท ม์ไลน์กิจกรรมให้คลิกที่ชื่อการประชุมเพื่อขยายกิจกรรมการประชุม
4. ที่ด้านบนขวาของบันทึกกิจกรรมให้คลิกการดำเนินการ > แก้ไข
5. เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมาย [Company name] Notetaker
6. คลิก บันทึก

หากต้องการเชิญผู้จดบันทึกให้เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงจากหน้ารายละเอียดการประชุมหากคุณเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ การขาย > พื้นที่ทำงานการขาย จากนั้นคลิก แท็บกำหนดการ
2. คลิกการประชุมที่กำลังจะมาถึงทางด้านซ้าย
3. คลิกที่ชื่อการประชุม
4. ที่ด้านบนขวาให้เปิดสวิตช์เชิญประชุม Notetaker ปิดสวิตช์เพื่อยกเลิกการเชิญผู้จดบันทึก

จดบันทึกใน Google Meet

หากต้องการใช้ Notetaker กับการประชุม Google Meet คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอป Google Meet อย่างไรก็ตามคุณต้องเชื่อมต่อปฏิทินและทำตามคำแนะนำในการตั้งค่าทั่วไป

เมื่อคุณตั้งค่า Notetaker แล้วคุณควรคาดหวังสิ่งต่อไปนี้เมื่อ Notetaker มีกำหนดเข้าร่วมการประชุม Google Meet:

• ผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมในเวลาประชุมที่กำหนดไว้
• ผู้จดบันทึกจะได้รับอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติทันทีที่เข้าร่วมการประชุม หลังจากนั้นไม่กี่วินาทีระบบจะเล่นข้อความเสียงที่ระบุว่ากำลังบันทึกการโทรและจะส่งข้อความแชทแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่ากำลังบันทึกอยู่
• ข้อความแชทจะส่งเพียงครั้งเดียวเมื่อผู้จดบันทึกเริ่มบันทึกแต่ข้อความจะถูกตรึงไว้ในแชทเพื่อให้ผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมที่เข้าร่วมในภายหลังสามารถดูข้อความได้
• หากคุณไม่ต้องการให้ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุม Google Meet โดยอัตโนมัติคุณสามารถเลือกตั้งค่าห้องรอใน Google Meet ได้ หากคุณมีห้องรอใน Google Meet ทันทีที่โฮสต์ของการประชุม Google Meet เข้าร่วมพวกเขาจะเห็นข้อความแจ้งให้ทราบว่าผู้จดบันทึกกำลังรอที่จะเข้าร่วมการโทร โฮสต์ต้องคลิก Admit ข้างผู้เข้าร่วม Notetaker ที่ขอสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อเข้าร่วม การอนุญาตให้ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมจะอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติและจะแจ้งข้อความเสียงและข้อความแชทที่อธิบายไว้ข้างต้น
• หากโฮสต์ต้องการหยุดการบันทึกการประชุมที่ได้เข้าร่วมแล้วและได้รับอนุมัติให้บันทึกพวกเขาสามารถเตะผู้เข้าร่วม Notetaker ออกจากการประชุมโดยคลิกที่ไทล์ผู้เข้าร่วมของ Notetaker และเลือกลบออก โฮสต์ยังสามารถลบ Notetaker ได้โดยคลิกที่ผู้เข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วมและเลือกลบ

จดบันทึกใน Microsoft Teams

หากต้องการใช้ notetaker กับการประชุม Microsoft Teams คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอป Microsoft Teams อย่างไรก็ตามคุณต้องเชื่อมต่อปฏิทินและทำตามคำแนะนำในการตั้งค่าทั่วไป

เมื่อคุณตั้งค่า notetaker แล้วคุณควรคาดหวังสิ่งต่อไปนี้เมื่อ notetaker มีกำหนดเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams:

• ผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมในเวลาประชุมที่กำหนดไว้
• ผู้จดบันทึกจะได้รับอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติทันทีที่เข้าร่วมการประชุม หลังจากนั้นไม่กี่วินาทีระบบจะเล่นข้อความเสียงที่ระบุว่ากำลังบันทึกการโทรและจะส่งข้อความแชทแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่ากำลังบันทึกอยู่
• ข้อความแชทจะส่งเพียงครั้งเดียวเมื่อ Notetaker เริ่มบันทึก เว้นแต่คุณจะเลือกปักหมุดข้อความในแชทด้วยตนเองผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมหลังจากส่งข้อความจะไม่เห็นข้อความนั้น
• หากคุณไม่ต้องการให้ notetaker เข้าร่วมการประชุม Teams โดยอัตโนมัติคุณสามารถเลือกตั้งค่าห้องรอใน Microsoft Teams ได้ หากคุณมีห้องรอในทีมทันทีที่โฮสต์ของการประชุมทีมเข้าร่วมพวกเขาจะเห็นข้อความแจ้งให้ทราบว่าผู้จดบันทึกกำลังรอที่จะเข้าร่วมการโทร โฮสต์ต้องคลิก Admit ข้างผู้เข้าร่วม Notetaker ที่ขอสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อเข้าร่วม การอนุญาตให้ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมจะอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติและจะแจ้งข้อความเสียงและข้อความแชทที่อธิบายไว้ข้างต้น
• หากโฮสต์ต้องการหยุดการบันทึกการประชุมที่ได้เข้าร่วมแล้วและได้รับอนุมัติให้บันทึกพวกเขาสามารถเตะผู้เข้าร่วม Notetaker ออกจากการประชุมโดยคลิกที่ไทล์ผู้เข้าร่วมของ Notetaker และเลือกลบออก โฮสต์ยังสามารถลบ Notetaker ได้โดยคลิกที่ผู้เข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วมและเลือกลบ

จดบันทึกใน Zoom

หากต้องการใช้ Notetaker กับการประชุม Zoom คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอป Zoom อย่างไรก็ตามคุณต้องเชื่อมต่อปฏิทินและทำตามคำแนะนำในการตั้งค่าทั่วไป

นอกจากนี้โฮสต์ของการประชุมจะต้องเปิดการตั้งค่าต่อไปนี้ในบัญชี Zoom: บันทึกไปยังไฟล์คอมพิวเตอร์ผู้เข้าร่วมการประชุมภายในผู้เข้าร่วมการประชุมภายนอก

เมื่อคุณตั้งค่า Notetaker แล้วคุณควรคาดหวังสิ่งต่อไปนี้เมื่อ Notetaker มีกำหนดเข้าร่วมการประชุม Zoom:

• ผู้จดบันทึกจะเข้าร่วมในเวลาประชุมที่กำหนดไว้
• ทันทีที่เจ้าของที่พัก Zoom เข้าร่วมการประชุมพวกเขาจะได้รับข้อความป๊อปอัปเพื่อขออนุญาตให้ผู้จดบันทึก เจ้าของที่พักต้องคลิกอนุมัติข้อความนี้ การคลิกปฏิเสธจะทำให้ผู้จดบันทึกไม่บันทึก ทันทีที่การบันทึกได้รับการอนุมัติข้อความเสียงจะเล่นโดยระบุว่าการโทรกำลังถูกบันทึก
• ผู้เข้าร่วมแต่ละคนที่เข้าร่วมการประชุมจะได้รับข้อความแชทจาก notetaker แจ้งให้พวกเขาทราบว่า notetaker กำลังบันทึกและจะบอกโฮสต์หากพวกเขาไม่ต้องการบันทึก
• หากคุณไม่ต้องการให้ Notetaker เข้าร่วมการประชุม Zoom โดยอัตโนมัติคุณสามารถเลือกตั้งค่าห้องรอใน Zoom ได้ หากคุณมีห้องรอใน Zoom ทันทีที่โฮสต์ของการประชุม Zoom เข้าร่วมการประชุมพวกเขาจะเห็นข้อความแจ้งให้พวกเขาทราบว่าผู้จดบันทึกกำลังรอการเข้าร่วมการโทร โฮสต์ต้องคลิก Admit ข้างผู้เข้าร่วม Notetaker ที่ขอสิทธิ์เข้าถึงเพื่อเข้าร่วม การอนุญาตให้ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมจะอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติและจะแจ้งข้อความเสียงและข้อความแชทที่อธิบายไว้ข้างต้น
• หากโฮสต์ต้องการหยุดการบันทึกการประชุมที่ได้เข้าร่วมแล้วและได้รับอนุมัติให้บันทึกพวกเขาสามารถเตะผู้เข้าร่วม Notetaker ออกจากการประชุมโดยคลิกที่ไทล์ผู้เข้าร่วมของ Notetaker และเลือกลบออก โฮสต์ยังสามารถลบ Notetaker ได้โดยคลิกที่ผู้เข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วมและเลือกลบ