Organiser teams og visninger i helpdesk

Før du begynder at administrere dine tickets i helpdesken, skal du gennemgå afsnittene nedenfor for at lære mere om de standardvisninger, som HubSpot tilbyder, samt hvordan du kan strukturere dine teams, så de kan samarbejde effektivt med hinanden.

Bemærk: Kun Superadmins og brugere med en Service Hub plads kan få adgang til alle funktioner i helpdesk. Brugere med Service eller Sales Access kan stadig se og samarbejde i helpdeskens arbejdsområder. De har dog ikke adgang til alle standardvisninger, helpdesk-indstillinger og tilpasninger.

Inddel medlemmerne i teams

For at få mest muligt ud af helpdesk anbefales det, at du organiserer teammedlemmer i HubSpot-teams baseret på ekspertise, og hvordan du planlægger at dele tickets. Hvis din supportorganisation f.eks. har et generelt supportteam, hvis medlemmer deler ansvarsområder, har brug for indsigt i hinandens tickets og ofte samarbejder, anbefales det at gruppere disse medlemmer i et enkelt HubSpot-team.

Visninger i helpdesk

Visninger giver dig og dit team mulighed for at organisere helpdeskens arbejdsområder efter hvert medlems specifikke behov. Du kan begynde at administrere tickets med det samme ved hjælp af standardvisninger eller oprette tilpassede visninger for at kontrollere, hvad der er synligt for hvert team. Du kan også tilpasse , hvilke visninger der vises, og deres rækkefølge.

Helpdesk omfatter følgende visningstyper:

Bemærk: Brugere med adgang til Service eller Sales, som ikke har fået tildelt en Service Hub-sæde, vil kun kunne få adgang til standardvisningerne: Mine omtaler, Følger og Alle åbne.

• Standardvisninger: Indbyggede visninger, der filtrerer billetter ud fra deres modtager og status:
  
  • Unassigned: alle sager uden en aktuel modtager.
  • Assigned to me: alle sager, der er tildelt dig.
  • My Team's Unassigned: billetter vises i denne visning, hvis du har opsat automatiske routing-regler for at tildele billetter til dit team, men alle brugere på teamet var utilgængelige, da billetten blev oprettet.
  • My Team's Open: alle åbne sager, der er tildelt dig eller et andet medlem af dit team.
  • All Open: alle sager med status Open.
  • Følger: alle billetter, som du manuelt har fulgt. Få mere at vide om at følge billetter.

• • My Mentions: alle billetter, hvor du er blevet nævnt. Læs mere om at nævne brugere i poster.

• • Alle lukkede: alle billetter med status som lukket.
  • Sendt: alle åbne tickets med en tilknyttet samtale, der inkluderer en e-mail sendt fra en tilsluttet e-mail eller fra en post i CRM.
• • Spam: alle sager, som en bruger på din konto har markeret som spam.
• Offentlige bruger definerede visninger: visninger oprettet på din konto af brugere, som er synlige for alle andre teams.
• Teamdelte brugerdefinerede visninger: visninger oprettet på af brugere, som kun er synlige for deres hovedteam.
• Private brugerdefinerede visninger: visninger, der kun er synlige for den bruger, der har oprettet dem.

Du kan tilpasse, hvilke visninger der vises, og hvilken rækkefølge de vises i:

• For at ændre visningsrækkefølgen skal du klikke og trække en visning til en ny position.
• Hvis du vil skjule en visning, skal du trække den ned under rullemenuen More. Du kan til enhver tid udvide denne dropdown-menu for at se skjulte visninger.
• Hvis du vil vise en visning, der tidligere var skjult, skal du klikke på rullemenuen More og derefter klikke og trække visningen over den.

Opret brugerdefinerede visninger

Du kan filtrere tickets i offentlige eller private visninger for at hjælpe dit team med at prioritere og håndtere kundekommunikation i helpdesk. Du kan f.eks. oprette en visning af alle højprioriterede tickets, så dit team ved, hvor de skal fokusere deres indsats, eller du kan oprette en privat visning af alle åbne tickets i din pipeline for bedre at kunne overvåge ticket-løsningen uden at distrahere dit team.

Bemærk: Kun brugere med tilladelsen Brugerdefinerede visninger kan oprette, redigere eller slette brugerdefinerede visninger i helpdesk.

Sådan opretter du en brugerdefineret visning i helpdesk:

• Klik på + Opretvisning i venstre sidepanel.
• I højre panel skal du indtaste et navn til din visning.
• Hvis du vil tilføje en emoji til dit brugerdefinerede visningsnavn, skal du klikke på emoji-ikonet emoji ved siden af feltet Navn. Gennemse eller søg efter din emoji, og klik derefter på emojien for at tilføje den til navnet på den brugerdefinerede visning.
• Vælg en delingsmulighed:
  • Privat: Visningen vil kun være tilgængelig for dig.
  • Team(s): brugere kan oprette visninger, der er synlige for ethvert HubSpot-team med adgang til helpdesk.
  • Alle:Alle brugere på din HubSpot-konto vil kunne få adgang til visningen.
• Hvis du vil tilpasse visningen, så brugerne kun ser de billetter, de ejer, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret en dynamisk visning filtreret efter billettens ejer.
• Klik på Næste.
• Vælg og konfigurer de ticket-egenskaber, du gerne vil filtrere på.
• Når du er færdig med at tilpasse din visning, skal du klikke på Opret visning.

Den nyoprettede visning vises i venstre sidepanel under Delte visninger, hvis du har gjort visningen tilgængelig for alle eller et bestemt team. Hvis du har gjort visningen privat, vises den under Private visninger.

Antallet af brugerdefinerede visninger, du kan oprette, afhænger af dit HubSpot-abonnement. Du kan se denne grænse i afsnittet Brugerdefinerede visninger i delt indbakke i HubSpots produkt- og servicekatalog.