Opret arbejdsgange

Brug workflows til at automatisere dine forretningsprocesser. Du kan automatisk tilmelde poster med tilmeldingskriterier og derefter handle på dine poster.

Du kan f.eks. tilmelde alle kontakter, der har indsendt en bestemt formular, og derefter sende en marketingmail og tildele disse kontakter til en bruger. Du kan også foretage handlinger på tilknyttede poster, som f.eks. at opdatere en tilmeldt kontakts tilknyttede virksomhed.

Når du har oprettet arbejdsgange, skal du lære at organisere dine arbejdsgange.

Opret en ny arbejdsgang

Du kan oprette workflows fra bunden eller bruge workflow-skabeloner til at guide dig. Du kan også henvise til fællesskabets workflow-bibliotek for at få ideer, når du opretter dit workflow. Antallet af workflows, du kan oprette, afhænger af din kontos abonnementer.

Opret en ny arbejdsgang fra bunden

For at oprette en arbejdsgang fra bunden:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Klik på Opret arbejdsgang > Fra bunden øverst til højre.
• I venstre panel skal du vælge [objekt]-baseret for at vælge dit workflow-objekt. Dette bestemmer, hvilken type poster der kan indskrives i arbejdsgangen. Du kan vælge mellem følgende objekter:

• • Kontaktpersoner
  • Virksomheder
  • Tilbud
  • Tilbud(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Billetter(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Brugerdefinerede objekter (kunEnterprise )
  • Samtaler
  • Feedback indsendelser(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Abonnementer
  • Betalinger
  • Mål
  • Leads(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Brugere
  • Opgaver
• I højre panel under Vælg type skal du vælge Tomt workflow. Denne mulighed er valgt som standard.
• Klik på Næste øverst til venstre.
• Giv dit workflow et navn, og tilføj en beskrivelse:
  • Klik øverst påblyantsikonet edit . Indtast derefter dit workflows navn og beskrivelse.
  • Alternativt kan du, når du har konfigureret dit workflow, klikke på Generer beskrivelse for at bruge Breeze, HubSpots AI, til at generere en beskrivelse af dit workflow baseret på dit workflows triggere og handlinger.
  • Klik på Gem i bunden
    

Opret et nyt workflow ved hjælp af skabeloner

Brug en workflow-skabelon, der passer til dine mål, til at strømline dine automatiseringsprocesser. Du kan også gennemse skabelonerne for at udforske forskellige muligheder for automatisering af arbejdsgange.

Sådan opretter du et workflow ved hjælp af en skabelon:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Klik på Opret arbejdsgang > Fra skabelon øverst til højre.
• Søg i skabelonbiblioteket efter en skabelon, der matcher dine mål for arbejdsgangen:
  • For at filtrere skabeloner efter funktion eller mål skal du vælge en kategori i venstre sidepanel.
  • For at søge efter en bestemt skabelon skal du indtaste et søgeord øverst til højre.
• Klik på Forhåndsvisning for at se en skabelons detaljer. I dialogboksen kan du tjekke, om skabelonen er kompatibel med dine HubSpot-abonnementer. Du kan også gennemgå følgende detaljer:
  
  • Formål: Formålet og målet med denne workflow-skabelon.

• • Hvad du skal forberede: alle aktiver, som du skal forberede for at udfylde pladsholderhandlingerne, f.eks. marketing-e-mails eller formularer.
  • Forhåndsvisning af skabelon: de tilmeldingsudløsere og arbejdsgangshandlinger , der er inkluderet i denne skabelon.

• Når du har valgt din skabelon, skal du klikke på Brug skabelon. I arbejdsgangseditoren vises skabelonen med pladsholderhandlinger. Du kan redigere, tilføje og fjerne handlinger i editoren.
  

Indstil tilmeldingsudløsere

Tilmeldingsudløsere er et sæt kriterier, der automatisk tilmelder poster i workflowet. Du kan tilføje tilmeldingsudløsere manuelt, bruge AI til at generere tilmeldingsudløsere eller slet ikke tilføje nogen udløsere:

• Når du opsætter tilmeldingsudløsere, kan du bruge følgende typer tilmeldingsudløsere. Få mere at vide om at indstille tilmeldingsudløsere.
  • Filterbaseret
  • Baseret på hændelse
  • Baseret på en tidsplan
• Du kan også bruge Breeze, HubSpots AI, til at generere tilmeldingsudløsere. Læs mere om at bruge AI i workflows.
• Hvis du kun vil tilmelde poster manuelt, skal du lade feltet for tilmeldingsudløser være tomt.

• Klik på Opsæt udløsere i workflow-editoren.
• I panelet til venstre skal du vælge Når en hændelse indtræffer , Når filterkriterier er opfyldt eller Baseret på en tidsplan.
• I panelet til venstre skal du vælge en filtertype til din tilmeldingsudløser. Konfigurer udløseren, og klik derefter på Gem.
  

• Som standard vil poster kun blive tilmeldt et workflow, første gang de opfylder tilmeldingsbetingelserne. For at aktivere gentilmelding:
  • Klik på fanen Gentilmelding i venstre panel.
  • Klik for at slå Gentilmelding til.
  • Vælg de udløsere, du vil bruge til gentilmeldingsudløseren. Læs mere om at tilføje gentilmeldingsudløsere til arbejdsgange.
• Tilføj flere tilmeldingsudløsere, hvis det er nødvendigt. Når du er færdig, skal du klikke på Gem.
  
  

Tilføj handlinger

Du kan bruge Breeze til at generere handlinger til en arbejdsgang eller manuelt vælge og tilføje handlinger. Du kan f.eks. bruge et workflow til at sende en marketingmail eller tildele dine poster. Få mere at vide om de forskellige arbejdsgangshandlinger, der er tilgængelige i HubSpot.

Når du har tilføjet en handling, kan du klone eller flytte den for at strømline processen med at opbygge arbejdsgange. Hvis du gerne vil skrive en note til en arbejdsgangshandling, kan du lære, hvordan du tilføjer kommentarer til arbejdsgangshandlinger.

Bemærk: De handlinger, der er tilgængelige for dig, afhænger af dit abonnement. Låste handlinger locked kræver en kontoopgradering for at blive brugt.

Sådan tilføjer du handlinger til en arbejdsgang:

• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren.
• Vælg en handling i venstre panel. Læs mere om at vælge arbejdsgangshandlinger.
• Når du har konfigureret detaljerne for handlingen, skal du klikke på Gem. Eller hvis du tilføjer handlingen som en pladsholder, skal du klikke på Gem uden at udfylde detaljerne om handlingen. Pladsholderhandlinger skal udfyldes, før du kan slå arbejdsgangen til. Få mere at vide om pladsholderhandlinger.

Brug datapanelet, når du tilføjer handlinger

Afhængigt af den valgte arbejdsgangshandling kan du også bruge datapanelet til at bruge data fra forskellige objektkilder. Du kan f.eks. bruge data fra en kontaktpost og den tilknyttede aftale til at sende en meddelelse i appen til ejeren af aftalen.

Datapanelets funktionalitet kan bruges med nedenstående arbejdsgangshandlinger:

• Send intern e-mail-notifikation
• Opret opgave

• Send besked i appen
• Værdi svarer til forgrening
• Indstil egenskabens værdi (ved indstilling af tekstegenskaber)
• Kopier egenskab
• Opret post (når du indstiller tekstegenskaber)
• Send Slack-meddelelse (kræver Slack-integration)

• Integrationshandlinger, der tillader dataoverførsel (f.eks. med Google Sheets eller Asana)

• Kundekode (kunOperations Hub Professional eller Enterprise )

• Formater data (kunOperations Hub Professional eller Enterprise )

• Send et webhook (kunOperations Hub Professional eller Enterprise )
  

• Når du har valgt din handling, skal du klikke på Rediger tilgængelige data i afsnittet Tilgængelige data.
• Klik på + Tilføj datakilde i højre panel.
• Klik på rullemenuen Vælg en posttype , og vælg en datakilde.
• Konfigurer detaljerne for datakilden, og klik derefter på Tilføj.
• Når du har tilføjet dine datakilder, kan du bruge data fra en bestemt kilde:
  • Klik på det felt i venstre panel, som du gerne vil bruge data til.
  • I panelet Indsæt data skal du klikke på rullemenuen Vis egenskaber eller handlingsoutput fra og vælge en datakilde.
  • Når du har valgt din kilde, skal du klikke for at udvide den datatype , du gerne vil bruge, og derefter klikke på den egenskab , der skal bruges i feltet.
    • Egenskaben vil automatisk blive indsat i feltet.
    • Egenskaber forbrugerdefinerede hændelser kan bruges til handlinger, der understøttes af datapanelet. De tilgængelige egenskaber for brugerdefinerede hændelser vises under navnet på den brugerdefinerede hændelse i datapanelet.

Gennemgå arbejdsgangens minimap

• Klik på Vis minimap-panel øverst til venstre i workflow-editoren.
  
  

• Når minimap er åben, kan du holde musen over arbejdsgangshandlinger for at se navnet på handlingen og klikke på et område på minimap for at navigere derhen.
• For at lukke minimap skal du klikke på X-ikonet øverst til højre på minimap.

• Hvis dit workflow kræver ændringer, før det kan publiceres, vil handlingen blive fremhævet med gult. Klik på linket i advarslen, og gennemgå de ændringer, der skal foretages
  

Fortryd eller gentag ændringer

Når du redigerer dit workflow, kan du fortryde eller gentage ændringer, der er foretaget i workflowet i de foregående 30 dage. Du kan ikke fortryde eller gøre visse ændringer om, f.eks:

For at fortryde eller gøre en handling om:

• For at fortryde en handling skal du klikke på ikonet undo fortryd øverst til venstre. Ændringerne fortrydes én ad gangen.
• Hvis du vil gøre en handling om, skal du klikke på ikonet redo redo øverst til venstre. Ændringerne gøres om én ad gangen
  

Administrer indstillinger

Sådan administrerer du dine workflow-indstillinger:

• Klik på fanen Indstillinger øverst til venstre for at administrere indstillingerne for workflowets udførelse og notifikationer. Læs mere om, hvordan du administrerer dine arbejdsgangsindstillinger.
• Klik på Rediger > Rediger tilmeldingsudløser øverst til venstre for at administrere workflowets indstillinger for tilmelding, afmelding og gentilmeldingsudløser .
  
  

Slå dit workflow til

Når du har slået dit workflow til, kan du se workflow-historikken for at overvåge de poster, der er tilmeldt. Hvis du har gemt pladsholderhandlinger, skal de være afsluttet, før du kan slå arbejdsgangen til.

Bemærk: Antallet af eksisterende kontakter, der vises på gennemgangssiden, er et skøn. Hvis du vil se et nøjagtigt antal kontakter, skal du oprette en statisk liste over kontakter, der opfylder kriterierne, ved at klikke på Brug lister for at se disse kontakter.

For at gennemgå og aktivere dit workflow:

• Klik på Gennemgå og udgiv i øverste højre hjørne.
• I højre panel kan du se detaljerne om dit workflow:
  • Se alle kontakter i lister: Hvis du har en Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto, kan du i kontaktbaserede workflows se en statisk liste over kontakter, der opfylder tilmeldingskriterierne. Listen bliver automatisk gemt og kan tilgås fra dit lister-dashboard.

• • Vil du tilmelde kontakter, der i øjeblikket opfylder tilmeldingskriterierne, når workflowet aktiveres: Vælg at tilmelde poster, der i øjeblikket opfylder tilmeldingsudløsningerne, eller kun tilmelde poster, der opfylder udløsningerne i fremtiden.
    • Ja, tilmeld eksisterende [objekter], som opfylder udløserkriterierne fra nu af: Tilmeld alle eksisterende poster, der opfylder tilmeldingsudløserne.
    • Nej, tilmeld kun [objekter], der opfylder udløserkriterierne, når arbejdsgangen er slået til: Tilmeld kun poster, der opfylder udløserkriterierne for tilmelding, når arbejdsgangen er slået til. Når denne indstilling er valgt:
      • Hvis [objektet] ændres, så det opfylder tilmeldingskriterierne for første gang, efter at workflowet er slået til, vil [objektet] blive tilmeldt.
      • Hvis [objektet] ændrer sig, så det opfylder tilmeldingskriterierne igen, og gentilmelding er slået til, vil [objektet] blive tilmeldt. Få mere at vide om gentilmeldingsudløsere.

• • Klik på Næste i bunden. Du kan gennemgå din arbejdsgangs Timing & Notifications, Connections og Workflow details. Eller klik på Spring over for at slå til.
  • Nederst skal du klikke på Slå workflow til.