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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Connected Email

E-Mails mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung tracken und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: August 30, 2021

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Verwenden Sie die Funktionen „Nachverfolgen“ und „Protokollieren“ der Chrome-Erweiterung von HubSpot. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Funktion „Nachverfolgen“ können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Sie können die E-Mail-Öffnungs- und Klickinformationen im Aktivitäten-Feed überprüfen. Protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätze und deren zugehörigen Datensätzen gespeichert.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutz-Grundverordnungsfunktionalität (DSGVO) aktiviert haben, ist Ihre Rechtsabteilung die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und -Tracking einsetzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen , um diese Funktion für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Alle bestehenden Kontakte, die keine rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung erteilt haben, werden anonym nachverfolgt.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails:

  • Nachverfolgen: Verwenden Sie die Tracking-Funktion, um zu überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails öffnen. Um E-Mails zu tracken, fügt HubSpot ein Ein-Pixel-Bild in die E-Mail nach dem Senden ein. Sie erhalten Sie eine Echtzeitbenachrichtigung auf Ihrem Desktop, wenn ein Kontakt die nachverfolgte E-Mail öffnet. Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub-Lizenzen können auch nachverfolgen, wann ein Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt. Benutzer der kostenlosen Version können Klicks nicht nachverfolgen. HubSpot zeichnet nachverfolgte E-Mail-Öffnungen und -Klicks im Aktivitäten-Feed und in der Chronik des Datensatzes auf.

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  • Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

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Sie können eine E-Mail senden, die verfolgt und protokolliert wird. Auf diese Weise erhalten Sie offene Benachrichtigungen sowie eine Aufzeichnung der E-Mail-Kommunikation in der HubSpot-Software. Sie können auch Protokollierungs- und Tracking-Standardeinstellungen für Ihre Erweiterung festlegen.

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie getrackte E-Mails über Ihr Gmail-Konto:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. Geben Sie den E-Mail-Empfänger, die Betreffzeile und den E-Mail-Text ein.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Tracking“.
  • Klicken Sie auf „Senden“.
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Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als „Gesendet“ angezeigt. activity-feed-sent-email-activity

Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, erhalten Sie eine Echtzeit-Popup-Benachrichtigung auf Ihrem Desktop. Wenn Sie zurück zu Ihrem Aktivitätsfeed oder dem Feed der Chrome-Erweiterung wechseln, werden die E-Mail-Informationen als offen gekennzeichnet. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.activity-feed-open-email-notification

Sie können auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails von der Chrome-Erweiterung interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket.activity-feed-chrome-extension-sent-email

Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise von E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und Ihrem HubSpot CRM-Account einen neuen Kontakt hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eines der Folgenden sein:

In den HubSpot-Account-Einstellungen können Sie E-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Einstellungen der Chrome-Erweiterung hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mails, die größer als 30 MB sind, werden nicht in Ihrem HubSpot-Account protokolliert. Anhänge sind bei diesem Limit inbegriffen. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt, die E-Mail wird jedoch nicht in ihrem Datensatz protokolliert.

So protokollieren Sie E-Mails in Gmail:

  • Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. Geben Sie den E-Mail-Empfänger, die Betreffzeile und den E-Mail-Text ein.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Protokollieren“.
  • Standardmäßig wählt die Chrome-Erweiterung automatisch die ersten drei zugeordneten Deal-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. Wenn Sie Empfänger im Feld „CC“ berücksichtigen, werden die zugehörigen Objekte der Datensätze ebenfalls automatisch ausgewählt. So wählen Sie explizit aus, in welchen Datensätzen die E-Mail protokolliert wird:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Kontrollkästchen „Protokollieren“.
    • Aktivieren und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.
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    • Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontaktdatensätzen protokolliert werden.

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  • Klicken Sie auf „Senden“.

In den Einstellungen Ihrer Chrome-Erweiterung können Sie anpassen, in welchen zugeordneten Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft.

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mithilfe der Erweiterung in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch den Einträgen zugeordnet, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben. So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
  • Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
    1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugeordnete Datensätze zu bearbeiten.
    2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
    3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
    4. Details;: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
    5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf „Thread anzeigen“, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
    6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
    7. Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.Logged-email-contact-record

Bitte beachten: Um E-Mail-Antworten von HubSpot aus zu senden und eingehende Antworten in HubSpot zu protokollieren, müssen Sie über ein verknüpftes Postfach verfügen.