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¿Cómo puedo configurar un archivo de importación?

Última actualización: November 5, 2018

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Para importar contactos, empresas, negocios, tickets o productos a HubSpot, deberás tener los datos guardados en un archivo en tu equipo de escritorio. 

Durante el proceso de importación, tendrás la opción de asignar las columnas de tu archivo a propiedades en HubSpot. Los siguientes son ejemplos de cómo deberían ser los archivos CSV para contactos, empresas, negocios tickets y productos:

Puedes incluir la mayoría de las propiedades en tu hoja de cálculo cuando desees importar un archivo a HubSpot. Existen determinados campos recomendados y obligatorios para cada tipo de importación detallado a continuación:

Contactos

  • First Name (nombre) (recomendado; columna independiente de Last Name [apellidos])
  • Last Name (apellidos) (recomendado; columna independiente de First Name [nombre])
  • Email (correo electrónico) (obligatorio para evitar duplicados)

Empresas 

  • Company domain name (nombre del dominio de la empresa) (obligatorio para evitar duplicados) 

Negocios 

  • Deal name (nombre del negocio)

Tickets 

  • Ticket name (nombre del ticket)
  • Ticket status (estado del ticket)

Productos

  • Name (nombre)

Consideraciones para la importación

  • No es posible importar más de un tipo de registro utilizando un único archivo. Debes realizar una importación separada para cada tipo de registro: contactos, empresas, negocios, tickets y productos. 
    • Esto se puede hacer importando la misma hoja de cálculo varias veces y agregando/eliminando columnas según se requiera.
    • Como alternativa, puedes crear hojas de cálculo separadas para cada tipo de registro (una para contactos, una para empresas, una para negocios, etc.). 
  • Si tu hoja de cálculo tiene una columna sin una propiedad correspondiente en HubSpot, se te mostrará una opción para crear una propiedad personalizada para ella. 
importar-columnas-sin-propiedades
  • Para importar notas o datos de actividades, puedes crear una propiedad personalizada.
    • Por ejemplo, puedes crear una propiedad personalizada Notas, agregar Notas como una columna en tu archivo CSV y luego ejecutar la importación. 
    • Las propiedades personalizadas aparecerán en el registro de objeto, no como interacciones o actividades separadas en la cronología. 
  • Las empresas se pueden asociar automáticamente con los contactos según el nombre de dominio de la empresa y la dirección de correo electrónico de los contactos.
    • Por ejemplo, un contacto con la dirección de correo electrónico contacto@hubspot.com se asociará automáticamente con el registro de contacto HubSpot, ya que el nombre de dominio del registro de empresa es hubspot.com.
    • Esta asociación automática solo ocurrirá si tienes la configuración Crear empresas y asociarlas a contactos automáticamente activada
  • Se desduplicarán los contactos y las empresas en función de las direcciones de correo y el nombre del dominio de la empresa respectivamente. En vez de crear un registro de duplicados, HubSpot actualizará el registro existente con los datos de la hoja de cálculo importada.
  • Los contactos, las empresas, los negocios y los tickets pueden desduplicarse en función del ID de cada objeto. El ID del objeto es un número identificativo único que se incluye en la primera columna de cada exportación de HubSpot. 

Nota: Excel no siempre guarda correctamente caracteres especiales cuando se utiliza un archivo del tipo CSV. Para solucionar este problema, puedes importar tu lista a un archivo de Google Docs.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM