Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Meetings

Usar reuniones

Última actualización: febrero 13, 2019

Con la herramienta de reuniones, puedes integrar los calendarios con HubSpot y tus prospectos pueden agendar una hora que funcione para ambos, sin los correos electrónicos de ida y vuelta. Para comenzar a usar la herramienta de reuniones:

Integrar los calendarios usando la herramienta de reuniones

Integrar los calendarios de Google u Office 365 con la herramienta de reuniones permite que los calendarios se sincronicen con HubSpot. Si tienes un evento en los calendarios integrados, la herramienta de reuniones muestra que estás ocupado durante la hora del evento.

Para configurar las reuniones e integrar los calendarios:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.

  • Cuando se solicite, haz clic en Permitir para darle acceso al calendario a la herramienta de reuniones.
Ten en cuenta:
  • Si no conectaste la bandeja de entrada a HubSpot, conectar un calendario a herramienta de reuniones también conecta la bandeja de entrada en la configuración de integración del correo electrónico. Sin embargo, una vez que el calendario esté integrado, puedes desactivar la conexión de la bandeja de entrada sin desactivar la conexión del calendario.
  • Si conectaste la bandeja de entrada como una bandeja de entrada compartida, el calendario no se puede conectar con la herramienta de reuniones. Solo las bandejas de entrada personales se pueden conectar a la herramienta de reuniones.

Una vez que configures la integración, verás el calendario personal por defecto en la configuración de reuniones. Puedes integrar calendarios adicionales: 

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones
  • Haz clic en la pestaña Integración del calendario.  
  • Selecciona el menú desplegable Usar más calendarios para para agregar calendarios adicionales. 

Solo puedes agregar calendarios que poseas o aquellos a los que la dirección de correo electrónico tenga acceso en tu cuenta conectada de Gmail u Office 365.  

La herramienta de reuniones impide automáticamente que los clientes programen reuniones durante cualquier evento que esté configurado como Mostrar como ocupado en los calendarios integrados. 

Cuando un prospecto programe una reunión contigo, el evento solo aparece en tu calendario personal por defecto, no en los demás calendarios integrados.

Ten en cuenta: si activaste la integración bidireccional del Calendario de Google con HubSpot, cuando creas un evento de calendario con un contacto directamente en el Calendario de Google, este evento se sincroniza con el CRM como una interacción de reunión. 

Con esta integración bidireccional, las reuniones creadas a través de la pestaña Programar en un registro de contacto en el CRM enviará invitaciones del evento de calendario real al contacto. Si el calendario no está conectado, solo creará estrictamente una interacción de reunión en el registro. 

Esta integración bidireccional no está disponible para Office 365.

Establece tus preferencias de reunión (soloSales Hub Starter, Pro, o Enterprise o Service Hub Starter, Pro, o Enterprise)

En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.

En la pestaña Preferencias puedes hacer lo siguiente:

  • Personalizar las URL de las reuniones en el campo URL de las reuniones. Ten en cuenta que los futuros cambios en las URL de las reuniones se aplica a todos los enlaces nuevos en adelante, pero no cambia los enlaces de reuniones existentes.
  • Selecciona el enlace de reunión por defecto del menú desplegable Enlace de reunión por defecto.

Personaliza tu marca (soloSales Hub Starter, Pro, Enterprise o Service Hub Starter, Pro, o Enterprise)

En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal. Haz clic en la pestaña Branding.

Haz clic en Cargar para cargar el logotipo de la empresa que deseas mostrar en todas las páginas de compromisos de reuniones. Si ya cargaste el logotipo de la empresa en HubSpot, haz clic en Explorar para agregarlo aquí. Utiliza los selectores de colores para seleccionar un color de acento para el estilo de todas tus páginas de reuniones. 

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En lugar de tener app.hubspot.com en el enlace de reuniones, puedes usar tu propio dominio personalizado si eres un usuario de Marketing Hub Básico, Pro o Enterprise:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.
  • Haz clic en la pestaña Dominios personalizados. En el menú desplegable Dominio de reuniones selecciona un dominio personalizado para alojar los enlaces de reuniones en lugar de una dirección de HubSpot. Solo los dominios conectados en el mánager de dominios aparecen en el menú desplegable para su selección.

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Ten en cuenta: si estás usando un dominio personalizado, la URL todavía debe tener un slug distinto de los enlaces existentes en otros dominios. Para http://tunombrepersonalizado.com/reuniones/ejemplo y http://app.hubspot.com/reuniones/ejemplo se consideran lo mismo, entonces no puedes usar http://tunombrepersonalizado.com/reuniones/ejemplo si http://app.hubspot.com/reuniones/ejemplo ya existe. Incluso si un enlace de reuniones usa un dominio personalizado, no puedes usar el mismo slug en un enlace en un dominio no personalizado.

En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones. Los usuarios de herramientas gratuitas de ventas tendrán un enlace de ventas y una página de compromisos. Para los usuarios de Sales Hub StarterProEnterprise o los usuarios de Service Hub Starter, Pro, o Enterprise la la herramienta de reuniones se completa con los siguientes enlaces en forma predeterminada:


Hay opciones preestablecidas para reuniones de 15, 30 y 60 minutos. Estos enlaces también requieren que el visitante ingrese su nombre y dirección de correo electrónico al programar una reunión contigo.Los usuarios de Sales Hub Pro Enterprise Service Hub Pro Enterprise pueden usar estos enlaces como desencadenadores para la inscripción de envío de formularios para Workflows

Puedes editar estos enlaces de reunión preestablecidos pasando el cursor sobre estos y haciendo clic en Editar, o haciendo clic en Crear enlace de reunión en la esquina superior derecha para crear un nuevo enlace de reunión personalizado.

Personalizar los detalles de la reunión

Al crear una reunión, pasarás por cuatro pasos (Detalles, Configuración, Disponibilidad y Preguntas del formulario). Durante el primer paso Detalles puedes personalizar lo siguiente:

  • Foto de la reunión: esta foto aparece en la parte superior de la página del enlace de la reunión. Pasa el cursor sobre la foto y haz clic en Cambiar foto para editarla.
  • Encabezado de la reunión: este encabezado aparece junto a la foto de la reunión en la parte superior de la página del enlace de la reunión. Haz clic en el encabezado para editarlo.
  • Nombre de la reunión: el nombre interno que aparece en el panel de reuniones y se utiliza cuando insertas el enlace de la reunión en un correo electrónico.
  • Enlace de la reunión: el enlace que los prospectos usan para comprometer esta reunión.este enlace puede ser editado por usuarios de Sales Hub StarterPro, o Enterprise o usuarios de Service Hub Starter, ProEnterprise solamente. Este valor no se puede editar después de la creación. Para tener un enlace en una nueva URL, debes crear un nuevo enlace. 
  • Tipo de reunión (Sales Hub Pro Enterprise Service Hub Pro o Enterprise solamente): selecciona un tipo de reunión del menú desplegable. 
  • Duración: la cantidad de tiempo que los visitantes pueden agendar al hacer clic en este enlace de reunión. 

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Haz clic en Siguiente para avanzar al siguiente paso. 

Personalizar la configuración de la reunión

  1. Ubicación: información sobre cómo te comunicarás. Esto puede ser un enlace de llamada, una ubicación física, etc. Esta ubicación aparece en la invitación de calendario que recibe el contacto, y el evento creado en tu calendario personal por defecto. 
  2. Agregar enlace de videoconferencia: si integraste Zoom con HubSpot, selecciona un enlace de videoconferencia para agregar a la invitación de reunión. Si no has configurado la integración, no verás esta opción. 
  3. Asunto de la invitación: el nombre de la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal por defecto después de que se agenda la reunión (por ejemplo, Demostración del producto con Laura). Puedes agregar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Ficha de personalización del contacto o Ficha de personalización de la empresa.
  4. Descripción de la invitación: una descripción de la reunión que se muestra cuando estás comprometido. Esta descripción aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto, y el evento creado, en el calendario personal por defecto. 
  5. Idioma: selecciona el idioma que deseas para tu enlace de reuniones. 
  6. Formato de fecha y número: selecciona un país para el estilo de la fecha y los números del enlace de reuniones.
  7. Recordatoriosse envían correos electrónicos de recordatorio tres días antes de la reunión y nuevamente una hora antes de la reunión.
    • Selecciona la casilla de comprobación Enviar correos electrónicos de recordatorio a los prospectos que agendaron reuniones a través de este enlace para activar correos electrónicos de recordatorio para la reunión.
    • Selecciona la casilla de comprobación Incluir descripción de la invitación en el recordatorio para para incluir la descripción de la invitación que creaste anteriormente en el correo electrónico de recordatorio. 
    • Personaliza la cantidad de recordatorios. Haz clic en Agregar otro recordatorio para correos electrónicos de recordatorio adicionales y haz clic en icono de la papelera para eliminar un recordatorio. Puedes agregar hasta tres recordatorios.
    • Haz clic en Vista previa del correo electrónico para obtener una vista previa del correo electrónico de recordatorio que recibirán los prospectos. El idioma del correo electrónico coincide con el idioma que especificaste en el menú desplegable Idioma anterior.

Ten en cuenta: para reuniones rotativas, el correo electrónico del recordatorio se envía al usuario de HubSpot que agendó la reunión con el prospecto, no al usuario de HubSpot que creó el enlace de la reunión.

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Haz clic en Configuración avanzada para personalizar lo siguiente:  

  1. Tiempo de aviso mínimo: la cantidad mínima de tiempo necesaria para que un visitante programe una reunión.
  2. Margen de tiempo: tiempo entre reuniones. El margen de tiempo te permite evitar que las reuniones se agenden demasiado juntas (por ejemplo, si tienes una reunión de 1:00 a 1:30 pm y tienes un margen de tiempo de 30 minutos, la siguiente hora disponible para una reunión sería a las 2:00 pm). 
  3. Cuándo se puede programar una reunión: cantidad de semanas desde ahora en que las personas pueden agendar una hora en tu calendario. 

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Si estás creando un enlace de reuniones para un evento o conferencia, puedes especificar un intervalo de fechas personalizado para comprometer. Haz clic en el menú desplegable Cuándo se puede programar una reunión y selecciona Intervalo de fechas personalizado. Haz clic en los campos del selector de fechas y establece el intervalo de tiempo. Ten en cuenta que un intervalo de fechas personalizado no puede ser más largo de 10 semanas.  custom-time-range

Haz clic en Siguiente para avanzar al próximo paso. 

Configurar la disponibilidad para reuniones

Puedes pasar el cursor sobre una hora y hacer clic en el duplicar Copiar para seleccionar qué días de la semana deseas que se aplique el tiempo disponible o hacer clic en ícono de la papelera para eliminarlo. 

Cuando hayas decidido la disponibilidad, haz clic en Siguiente

Personaliza las preguntas del formulario (Sales Hub StarterPro Enterprise Service Hub StarterProEnterprise)

Luego, tendrás la opción para personalizar las preguntas del formulario. Por defecto, el Nombre, Apellido y Correo electrónico son campos obligatorios, pero en esta pantalla, puedes optar por agregar cualquier propiedad del contacto desde CRM o agregar una pregunta personalizada.

Haz clic en + Propiedad del contacto o + Pregunta personalizada, luego selecciona la propiedad del menú desplegable o ingresa la pregunta en el campo y haz clic en Guardar. Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla Obligatorio a la derecha del campo.

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Haz clic en Guardar cambios en la parte inferior derecha para terminar de crear la reunión.

Cumplir con el Reglamento general de protección de datos (GDPR) involucra algunos cambios leves a los enlaces de reuniones, que se detallan a continuación:

Ten en cuenta: aunque estas características se encuentran en HubSpot, el equipo legal es el mejor recurso para obtener asesoría sobre el cumplimiento para tu situación específica.

  • Si haces clic en ACTIVAR GDPR en la cuenta de HubSpot, todos los enlaces de reuniones creados en el futuro tendrán GDPR ACTIVADO por defecto. Si no haces ninguna personalización, los enlaces de reuniones extraerán texto de la configuración global de la cuenta y automáticamente tendrán el tipo de suscripción de uno a uno.
  • Si haces clic en DESACTIVAR GDPR en la cuenta de HubSpot, no se toma ninguna acción en los enlaces de reuniones existentes. Cualquier nuevo enlace de reunión que crees tendrá GDPR desactivado por defecto.
  • Las reuniones extraen texto por defecto desde la pestaña Privacidad y consentimiento en la configuración de los contactos y las empresas. 
  • La comunicación predeterminada que seleccionas en las reuniones es una comunicación «uno a uno». Es un tipo de suscripción interna en la cuenta de HubSpot. Este ID de suscripción por defecto se puede actualizar en la configuración de contactos y empresas y se aplicará a los enlaces de reuniones creados recientemente.
  • Todas las configuraciones de GDPR se pueden personalizar en función de cada enlace. Si un usuario de tu cuenta desactiva GDPR en su enlace, las personalizaciones de la configuración se guardan si posteriormente deciden volver a activarlas.

El interés legítimo es un tipo de consentimiento separado que puedes capturar cuando un contacto agenda una reunión con los enlaces de reuniones. 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Pasa el cursor sobre un enlace de reunión existente y haz clic en Editar o haz clic en Crear enlace de reunión en la esquina superior derecha. 
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Preguntas del formulario
  • En la sección Privacidad y consentimiento (GDPR) haz clic en Personalizarcustomize-privacy-and-consent-
  • En Personalizar panel de consentimiento de marketing, haz clic en el menú desplegable Aviso y consentimiento/Interés legítimo. Selecciona Interés legítimolegitimate%20interest%20
  • Haz clic en el menú desplegable Base legal y selecciona una de las dos opciones de bases legales: Interés legítimo: prospecto/oportunidad de venta o Interés legítimo de un cliente existente
  • Cuando captures un interés legítimo, puedes capturar varios tipos de suscripciones implícitamente, lo que significa que el contacto no necesita usar las casillas de comprobación para seleccionar un tipo de suscripción específico. Para agregar una suscripción, haz clic en + Agregar otra suscripción, luego haz clic en el menú desplegable Tipo de suscripción y selecciona un tipo de suscripción. 
  • Edita el texto de la política de privacidad según sea necesario. Para ver cómo se presenta el texto en el enlace de reuniones, haz clic en la pestaña Vista previa para obtener una vista previa del texto. 
  • Cuando termines de editar, haz clic en Guardar.
  • En el editor de reuniones, haz clic en Guardar para activar los cambios. 

Recibir un compromiso con reuniones

Una vez que hayas ajustado la configuración de reuniones, estás listo para recibir tu primer compromiso. En este artículo, se describe cómo compartir el calendario de reuniones y muestra cómo se verá desde el lado del prospecto.

Puedes indicarles a los prospectos que programen una reunión contigo enviándoles un enlace de reunión personalizado. Para enviar un enlace de reunión, pasa el cursor sobre la reunión y haz clic en Copiar Enlace a la derecha. También puedes incrustar un formulario para que los visitantes programen una reunión contigo haciendo clic en Más Incrustar y pegando el código en la página (Sales Hub Starter, Pro, o Enterprise Service Hub Starter, Pro, o Enterprise solamente)

Hay una opción preestablecida que permite a los prospectos seleccionar la duración (intervalos de 15, 30 y 60 minutos), además de enlaces de reunión preestablecidos de 15, 30 y 60 minutos. También puedes copiar el enlace o incrustar cualquier enlace de reunión personalizado.

Estos son algunos ejemplos acerca de cómo se utilizan más comúnmente los enlaces de reunión:

Qué esperar cuando un prospecto programa una reunión

Cuando un prospecto hace clic en el enlace de la reunión, puede seleccionar una fecha y una hora (y una duración si estableciste varias opciones de duración). Si deseas predefinir la duración de una reunión, proporciona uno de los enlaces de tiempo preestablecido que se muestran anteriormente.

Una vez que el prospecto selecciona la fecha y la hora de la reunión, se le solicitará que confirme el compromiso. Si agregaste propiedades o preguntas a la reunión, se le solicitará que ingrese esa información aquí. 

De manera similar, si alguien visita una página en tu sitio web con una reunión incrustada, puede seleccionar una fecha y una hora para reunirse contigo. Se le pedirá que confirme el compromiso y que agregue su información, junto con cualquier propiedad o pregunta que hayas agregado a la reunión.

Después de que alguien programe una reunión, recibirás una alerta por correo electrónico con la hora del compromiso y el nombre del contacto. También puedes hacer clic para ver el contacto en CRM o ver el evento de calendario en tu calendario personal integrado (si tienes calendarios adicionales integrados, la invitación no se agrega a estos). El prospecto también recibirá una invitación de calendario con todos los detalles de la reunión. 

Ten en cuenta: los cambios en las descripciones de la reunión en el registro del contacto se enviarán al contacto solo si estás utilizando el Calendario de Google y activaste la integración bidireccional del Calendario de Google con HubSpot. Si estás usando un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios al contacto, no en el registro de contacto.

Página de solicitud de reuniones

Si pierdes el acceso a uno de tus calendarios integrados, los prospectos no podrán programar reuniones contigo, aunque tengas otros calendarios integrados a los que puedas acceder. Por el contrario, al hacer clic en uno de los enlaces de reunión, serán dirigidos a una página de solicitud de reuniones donde pueden solicitar una reunión contigo. Recibirás un correo electrónico en el que se te notificará que alguien está intentando programar una reunión contigo, pero el calendario no está conectado. 

Cuando pierdes acceso a uno de los calendarios integrados, aparece una alerta en la página de listas de enlaces de reunión en la cuenta de HubSpot Sales en Ventas > Reuniones.

Además, el calendario al cual perdiste el acceso se mostrará en rojo en la página de integración de calendarios, en la configuración de reuniones. Puedes acceder a esta página en la configuración de la cuenta en Ventas > Reuniones del menú de la barra lateral izquierda. Aquí, haz clic en la pestaña Integración del calendario.

Cuando esto sucede, puedes eliminar el calendario de la página de integración del calendario en la configuración de reuniones haciendo clic en la X de al lado, o bien puedes ponerte en contacto con el propietario del calendario y pedirle que te dé acceso a este nuevamente. Una vez que obtengas acceso, vuelve a visitar la página de integración del calendario en la configuración de reuniones y actualiza la página.