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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Calling

Revisar grabaciones

Última actualización: septiembre 2, 2022

Requisitos

Todos los productos y planes

Puedes revisar las grabaciones realizadas a través de la herramienta de llamadas de HubSpot, usando la integración de HubSpot con Zoom o usar un proveedor de llamadas de terceros que esté integrado con HubSpot. 

Si eres usuario con un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, puedes usar el Análisis de conversaciones (CI) para transcribir y analizar las grabaciones. Esto te permite capacitar a tu equipo de manera más eficaz y obtener información valiosa de las grabaciones y transcripciones. 

Nota: cualquier usuario que graba llamadas realizadas desde HubSpot puede revisar y asesorar sobre la grabación de llamadas, pero no tendrá acceso a las características adicionales respaldadas por el CI, como la transcripción.

Solo las grabaciones realizadas por usuarios con Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise se transcribirán automáticamente. Cualquier usuario en una cuenta de Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise puede acceder a la grabación y la transcripción para asesoría.

Si estás usando la aplicación móvil de HubSpot, descubre cómo revisar las grabaciones mientras estás en movimiento. 

Antes de comenzar

Nota: actualmente, los proveedores de terceros que admiten CI de HubSpot son JustCall, Kixie y Zoom Business o suscripciones de Enterprise que admiten transcripciones de grabaciones.

Revisar grabaciones

Puedes acceder a la grabación y agregar notas o comentarios.  

  • En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
  • Haz clic en el título de la llamada.
  • Para comenzar la grabación, en la pantalla de revisión, haz clic en playerplay Reproducir. También puedes usar los controles para playerFastForward saltar o playerRewind retroceder. Si revisas una grabación en la nube de Zoom, también puedes reproducir, pausar o saltar.
  • Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, en el campo de texto, escribe @ seguido del nombre del usuario, escribe tu comentario y luego haz clic en Guardar.

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  • Para acceder a la información de contacto del destinatario de la llamada, en la parte superior derecha, haz clic en Participantes para ampliar la sección.
    • Para acceder a la información del contacto, haz clic en el nombre del registro para abrir una ventana emergente con los detalles del contacto.
    • Para acceder al registro completo, haz clic en Ir a registro.
  • Debajo de la grabación en el lado izquierdo, revisa las notas existentes o haz clic en Editar nota para agregar más notas.
  • Si eres usuario con un cupo asignado de Sales Hub Service Hub Pro o Enterprise, en la sección de notas, puedes agregar un enlace a una marca de tiempo específica para revisarla más adelante.
    • Escribe la hora y presiona la tecla Intro insert-timestamp-to-call-note
    • Haz clic en Guardar
    • Para saltar a esa hora en la grabación, haz clic en la marca de tiempo en las notas de llamada. 

Revisar transcripciones (solo Sales Hub Service Hub Pro o Enterprise)

  • Debajo de la grabación, vea los altavoces para monitorizar el tiempo de conversación del usuario en comparación con el del contacto. Haz clic y arrastra el manejador en el altavoz para escuchar una parte específica de la grabación.move-speaker-track
  • Si eres usuario en una cuenta de Sales Hub o Service Hub Enterprise, para revisar qué términos de seguimiento se utilizaron durante la llamada, haz clic en la pestaña Términos de seguimiento. Para modificar los términos con seguimiento, haz clic en Editar términos con seguimiento

Nota: debes ser un superadministrador para agregar o editar términos con seguimiento.

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  • En la parte derecha de la pantalla de revisión de la grabación, accede a la transcripción:

Nota: la transcripción automática está disponible para los idiomas de creación de contenido predeterminado de HubSpot. HubSpot transcribirá la grabación en el idioma seleccionado en la configuración de tu cuenta. Más información sobre las ofertas de idioma de HubSpot.

    • Usa la barra de búsqueda para buscar palabras clave específicas. Los resultados devolverán cualquier parte de la transcripción donde se usó la palabra clave.
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    • Para compartir una parte específica de la transcripción con otro miembro del equipo, coloca el cursor sobre el texto de transcripción y haz clic en Compartir. En el cuadro de diálogo, haz clic en Copiar enlace y luego pégalo en un correo electrónico u otro mensaje y envía a tu miembro del equipo.
  • Si deseas mejorar la calidad de tus transcripciones, puedes activar la configuración Mejora tus transcripciones marcando una transcripción como útil o no útil.

Sincronizar grabaciones con zoom

Si tienes una cuenta de Zoom Business o Enterprise, puedes sincronizar tus grabaciones en la nube de Zoom para revisarlas en HubSpot. Una vez que se active la grabación en la nube en tu cuenta de Zoom, las grabaciones aparecerán en la cronología del registro asociado. Si eres usuario con un cupo de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise, CI transcribirá las grabaciones en la nube de Zoom y estas transcripciones también se sincronizarán con la línea de tiempo del registro.

Nota:
  • Las grabaciones en la nube no se sincronizarán con el registro del contacto si no hay una dirección de correo electrónico proporcionada para el participante de la reunión en Zoom. Ten en cuenta que esto puede ocurrir si apagas la configuración Sólo los usuarios autentificados pueden unirse a las reuniones en Zoom
  • HubSpot no creará un nuevo contacto en HubSpot si este contacto ya es un usuario de la cuenta de HubSpot. En este caso, no se agregará ninguna actividad nueva en la línea de tiempo para este contacto.
  • Las grabaciones realizadas por un usuario libre no se transcribirán automáticamente ni se importarán a HubSpot.

Para configurar la grabación de Zoom usando Análisis de conversaciones, debes:

  1. Activar grabación en la nube en Zoom. Además, asegúrate de que la casilla de comprobación de transcripciones de audio esté seleccionada para garantizar que recibas transcripciones en HubSpot desde tus grabaciones de Zoom.
  2. Selecciona la casilla de comprobación Sincronizar datos de grabaciones y transcripciones en tu configuración de integración de Zoom.

    Nota: cuando seleccionas la casilla de comprobación Sincronizar datos de grabaciones y transcripciones, todas las grabaciones y transcripciones nuevas se sincronizarán automáticamente con HubSpot tanto para reuniones como para webinarios. Para eliminar una grabación de llamadas, puedes hacerlo desde la página de índice de llamadas.

    • Todas las grabaciones de reuniones y webinarios se sincronizarán automáticamente en HubSpot y serán visibles para todos los usuarios de tu cuenta de HubSpot en función de tus permisos de Acceso a objetos para contactos. Más información sobre los permisos de usuario en HubSpot.

    • Las leyes y regulaciones sobre grabación y transcripción son complejas, por lo que debes trabajar con tu propio equipo legal para comprender cómo esas leyes se relacionan con estas características. Tú eres responsable de determinar y garantizar el cumplimiento de las leyes que se aplican a ti. Más información sobre las funciones de grabación de llamadas de HubSpot.



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  3. Para asignar grabaciones a usuarios en tu cuenta de HubSpot, asegúrate de que el usuario conecta las cuentas de Zoom en la pestaña Cuentas de usuarios. Las actividades de interacción de grabación se asignarán a un usuario en tu cuenta de HubSpot si su dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico de un usuario de Zoom en la llamada.

Asociar grabaciones con otros registros

De manera predeterminada, HubSpot AI asociará automáticamente las grabaciones a la empresa principal asociada con los participantes de la llamada. Esto se indicará mediante el icono de IA de HubSpot. Puedes pasar el cursor sobre el icono para encontrar enlaces a documentación relevante para la asociación.

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También puede asociar una grabación con otros registros de contacto, empresa, negocio o ticket en su CRM. La grabación aparecerá en la línea de tiempo del registro asociado para que puedas acceder a los detalles de la grabación para más contexto.

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  • En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
  • Haz clic en el título de la llamada.
  • En la parte superior izquierda, haz clic en Asociaciones.
  • En el panel Asociaciones:
    • Para agregar una asociación, haz clic en Agregar una tarjeta de objeto.
    • Para obtener una vista preliminar del registro asociado, coloca el cursor sobre la asociación y haz clic en Vista preliminar.
    • Para eliminar las asociaciones existentes, coloca el cursor sobre la asociación, haz clic en el menú desplegable Más y selecciona Eliminar asociación.
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Los registros asociados también aparecerán en la página del índice de llamadas. Si los registros asociados no aparecen en la tabla, edita las columnas de la tabla.

Compartir grabaciones con tu equipo

Antes de una reunión, puedes compartir una grabación con un miembro del equipo para que puedan prepararse.

  • En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
  • Haz clic en el título de la llamada.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Copiar Enlace.
  • Pega el enlace en un correo electrónico u otro mensaje y luego envíalo a miembro de tu equipo.

Más información sobre cómo buscar y segmentar llamadas en la página de índice de llamadas.

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