Cómo usar Reuniones, Plantillas y Secuencias juntos

Última actualización: February 1, 2017

Requisitos

Software: HubSpot Ventas
Suscripción: Professional

Reuniones, Plantillas y Secuencias son herramientas independientes, aunque funcionan muy bien cuando se usan en conjunto. En este artículo, veremos un resumen de cada una de estas herramientas y destacaremos algunas maneras frecuentes en las que funcionan en conjunto. Analizaremos...

Resumen de Reuniones

La herramienta Reuniones te permite crear una página personalizada donde tus prospectos y clientes pueden ver tu disponibilidad y concertar una reunión contigo sin necesidad de enviar innumerables correos electrónicos. Te mostramos cómo funciona a continuación.

Configuración

Para comenzar a usar Reuniones, primero necesitas integrar tu calendario de Google u Office 365 y seleccionar la disponibilidad predeterminada. Tu disponibilidad representa los momentos del día en que estás dispuesto a concertar una reunión. Todo lo que marques en el calendario como “ocupado”, automáticamente no estará disponible para reservar.

Pon en marcha este proceso navegando a “Sales > contenido de Sales > Reuniones”.

  • Primero, se te pedirá que conectes tu calendario. La integración con el calendario nos permite evitar la duplicación de fechas reservadas. Además, las reuniones que se acepten aparecerán directamente en el calendario.
  • A continuación, deberás configurar tu disponibilidad predeterminada. Cuando completes esto, podrás compartir tu enlace de Reuniones.
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Compartir y concertar reuniones

Ahora que has configurado tu disponibilidad, estás listo para comenzar a concertar reuniones en esta herramienta. Para ello, puedes compartir tu enlace de Reuniones o incrustar un widget de la herramienta en tu sitio web.

Navega al panel de Reuniones: “herramientas de ventas > Reuniones”. Desde aquí podrás compartir un enlace a uno de los enlaces de reuniones predeterminados o bien crear el tuyo propio. Para compartir un enlace de Reuniones, coloca el cursor sobre la reunión que deseas compartir y selecciona “copiar enlace”. Algunos lugares frecuentes donde puedes poner estos enlaces son:

  • Tu firma en el correo electrónico
  • Plantillas de correo electrónico de Sales
  • Correos electrónicos de marketing
  • Detrás de una CTA en tu sitio web
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Cuando un usuario haga clic en tu enlace de Reuniones, será redirigido a la página donde se observan todos los horarios de reuniones disponibles. El destinatario podrá entonces elegir un horario que le resulte conveniente.

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Como alternativa, puedes incrustar un widget de Reuniones directamente en tu sitio web para permitir que tus visitantes del sitio concierten citas contigo. Navega a “herramientas de ventas > Reuniones”. Coloca el cursor sobre un widget de Meetings que desees incrustar y selecciona “incrustar”. Elige un estilo para el widget y luego copia el código para agregarlo al HTML de tu sitio web.

Luego de que el prospecto seleccione un horario, ya sea mediante el enlace de Reuniones o el widget de Reuniones incrustado, la reunión se agregará a tu calendario y recibirás una notificación por correo electrónico.

Guía completa

Si quieres ver una guía sobre Meetings más detallada, en nuestra Guía de Usuario de Reuniones encontrarás lo siguiente:

  • Cómo integrar tu calendario para usarlo en la herramienta Reuniones
  • Cómo configurar Reuniones
  • Cómo recibir una reserva con Reuniones

Resumen de Plantillas

HubSpot Sales te permite crear una biblioteca de plantillas para compartir con todo tu equipo. Es posible acceder a estas plantillas directamente desde la bandeja de entrada. Incluso puedes incluir un enlace de Reuniones dinámico en las plantillas. Te mostramos cómo funciona a continuación.

Crea una plantilla

Para crear una plantilla de correo electrónico en Sales:

  • En Sales, navega a “herramientas de ventas > plantillas”.
  • En el panel de Plantillas, selecciona “crear plantilla > desde cero” para crear una plantilla nueva. O bien, selecciona “crear plantilla > desde la biblioteca de plantillas” y elige una plantilla predeterminada.
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Cuando crees una plantilla, podrás agregar fichas dinámicas personalizadas para cualquier propiedad de contacto o empresa desde CRM. También puedes agregar directamente un enlace a Reuniones. Existen dos tipos:

  • Enlace de Reuniones de destinatario: se completará con el enlace de Reuniones de la persona que esté enviando la plantilla.
  • Enlace de Reuniones de propietariose completará con el enlace de Reuniones de la persona que sea propietaria del destinatario.

Te recomendamos crear la plantilla con nuestro editor, en lugar de copiar y pegar, para evitar problemas de formato. Si copias y pegas, asegúrate de pegar solo texto (sin formato), y aplica el formato necesario en el editor de plantillas.

Cuando estés satisfecho con el resultado de la plantilla, selecciona una carpeta donde guardarla y decide si deseas compartir la plantilla con tu equipo. Para terminar, haz clic en “guardar plantilla”.

Envía una plantilla

Puedes enviar plantillas desde el registro de un contacto en HubSpot CRM o directamente desde tu bandeja de entrada. Analizaremos ambas opciones aquí.

Para enviar una plantilla desde el registro de un contacto en CRM:

  • Navega a “Sales > contactos”.
  • Selecciona el contacto a quien te gustaría enviarle la plantilla.
  • En el registro de contacto, haz clic en la pestaña “correo electrónico”.
  • Haz clic en el menú desplegable “plantillas”.
  • Selecciona el nombre de la plantilla que quieres enviar.
  • Personaliza el contenido como lo creas conveniente y haz clic en “enviar correo electrónico”.
  • Automáticamente se hará un seguimiento del correo electrónico y la información aparecerá en tus informes de plantillas.
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Para enviar una plantilla desde Gmail:

  • Asegúrate de tener instalada y habilitada la extensión de HubSpot Sales.
  • Abre Gmail, redacta un correo electrónico nuevo y agrega el destinatario.
  • En la parte superior de la ventana de redacción del correo electrónico, selecciona “plantillas”.
  • Aparecerá un cuadro modal que te permitirá seleccionar una plantilla.
  • Personaliza el mensaje como lo creas conveniente y haz clic en “enviar”.
  • Si deseas hacer un seguimiento de este correo electrónico, asegúrate de que la casilla de seguimiento de correo electrónico esté seleccionada.
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Para enviar una plantilla desde Outlook: 

  • Redacta un correo electrónico nuevo en Outlook y agrega un destinatario.
  • En la sección HubSpot Sales de la barra de herramientas de mensajes, haz clic en “plantillas”.
  • Elige una de las “plantillas recientes” o selecciona “todas las plantillas” para explorar todas las plantillas. Una vez que hayas seleccionado tu plantilla, haz clic en “insertar”.
  •  Personaliza tu plantilla si es necesario y haz clic en “enviar”.

Informes de plantillas

En la parte superior del dashboard de Plantillas, encontrarás algunas métricas relacionadas con el envío de plantillas. Veremos un resumen de “tasa de apertura”, “tasa de clics”, “total enviadas” y un desglose de los usuarios en tu portal con los mejores resultados.

Puedes filtrar este resumen por usuario o por período de tiempo. Si quieres profundizar más y ver más informes sobre plantillas y usuarios específicos, selecciona “ver todos los informes”.

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Resumen de Secuencias

La herramienta Secuencias te permite organizar una serie de correos electrónicos personalizados que se enviarán a tus prospectos a lo largo del tiempo. Esto reunirá el enlace de Meetings y las plantillas creadas en las secciones anteriores de esta guía. Te mostramos cómo funciona a continuación.

Crea una secuencia

Para crear una secuencia

  • En Sales, navega a “herramientas de ventas  > Secuencias”.
  • Desde el panel de Secuencias, selecciona “crear secuencia”.
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Cuando creas una secuencia, tienes la opción de agregar plantillas de correo electrónico, además de recordatorios de tareas. Hay un límite de 5 correos electrónicos por secuencia pero puedes agregar la cantidad de tareas que quieras.

Agrega pasos a tu secuencia:

  • En la barra lateral izquierda de la página de creación de secuencias, selecciona la pestaña “plantillas”.
  • Haz clic y arrastra una plantilla a la secuencia.
  • Si lo deseas, también puedes hacer clic y arrastrar recordatorios de tareas entre plantillas de correos electrónicos.
  • Cuando estés conforme con la secuencia, asígnale un nombre en la parte superior de la página.
  • Para finalizar, selecciona “guardar”.
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Una vez que la plantilla se haya agregado, puedes personalizar el contenido del correo electrónico y seleccionar el tiempo de espera entre mensajes. Si un contacto responde alguno de los correos electrónicos, la secuencia finalizará automáticamente (las respuestas de ausencia automáticas se ignorarán).

Si quieres que cada mensaje subsiguiente en tu secuencia se envíe como respuesta al primer mensaje, marca la casilla “habilitar hilos de mensajes” junto al botón “guardar”.

Incorpora a un contacto en una secuencia

Puedes incorporar contactos a una secuencia desde el registro del contacto y también directamente desde Gmail. Analizaremos ambas opciones aquí.

Incorpora a un contacto en una secuencia desde HubSpot CRM

  • En HubSpot CRM, dirígete a “contactos”.
  • Selecciona el contacto que quieres incorporar para abrir el registro del contacto.
  • En el registro de contacto, selecciona la pestaña “correo electrónico”.
  • En la pestaña “correo electrónico”, selecciona el menú desplegable “Secuencias”.
  • Selecciona tu secuencia por nombre para incorporar al contacto.
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Incorpora a un contacto en una secuencia desde Gmail

  • Asegúrate de tener instalada y habilitada la extensión de HubSpot Sales.
  • En Gmail, redacta un nuevo correo electrónico.
  • Agrega el destinatario que deseas incorporar a la secuencia.
  • Selecciona “secuencias” en la parte superior de la ventana de redacción.
  • Se abrirá un cuadro modal donde podrás seleccionar la secuencia por nombre.
  • Tras seleccionar la secuencia, puedes seleccionar un “toque inicial”. Esta opción te permite iniciar la secuencia en cualquier paso que quieras, en caso de que el primer mensaje no sea el más adecuado.
  • Por último, selecciona “incorporar y enviar paso n.°”.
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Incorpora a un contacto en una secuencia desde Outlook

Desde Outlook:

  • Redacta un correo electrónico y agrega un destinatario en el campo “para”.
  • En la sección HubSpot Sales de la barra de herramientas de mensajes, haz clic en “secuencias”.

  • Elige una de las “secuencias recientes” o selecciona “todas las secuencias” para explorar todas las secuencias.
  • Haz clic en “seleccionar”
  • El cuerpo del mensaje se completará con el primer correo electrónico de la secuencia. Envía el correo electrónico para incorporar al contacto en la secuencia. 

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