Configurar la herramienta de facturas de HubSpot

Con las Facturas de HubSpot puedes enviar facturas directamente desde HubSpot, hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar y cobrar mediante el procesamiento de pagos de Stripe o Pagos de HubSpot. Utilizando facturas, tus compradores pueden esperar un proceso de pago similar al de enlaces de pago y cotizaciones. Sin embargo, a diferencia de los enlaces de pago y las cotizaciones, las facturas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de tu procesador de pagos. También contienen los números de factura, que pueden exigir algunos compradores al solicitar el pago.

Comprobación de la factura del comprador	Registro interno de facturas

A continuación, aprende a configurarte para empezar a cobrar pagos con facturas de HubSpot.

Configurar los ajustes generales de la factura

Para empezar, configura los siguientes ajustes de la factura:

• Configurar permisos de factura: para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar permisos de usuario para usuarios existentes, o cómo configurar permisos al añadir nuevos usuarios.
  
  

  Ten en cuenta: Los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen permisos de vista y edición de facturas por defecto. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos de factura por defecto.

• Agregar un logotipo a tu kit de marca HubSpot: las facturas incorporarán automáticamente el logotipo establecido en tu Configuración predeterminada de la marca HubSpot.
  • Las facturas no utilizarán los colores del kit de marca.
  • La actualización de tu logo no actualizará las facturas finalizadas existentes, sólo las facturas actualmente redactadas y las facturas creadas después de la actualización.

• Establecer opciones de pago predeterminadas: opcionalmente, puedes establecer qué métodos de pago aceptarán tus Facturas de forma predeterminada en tu configuración de pagos. También puedes personalizarlo en cada factura durante su creación.
• Conecta tu dominio a HubSpot: por defecto, las facturas se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta. Al crear una factura, también puedes seleccionar cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (por ejemplo, billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.

Personaliza el prefijo y el número inicial de tu factura

Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se solapan con los números de factura de tu sistema contable, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número inicial de 1001 por defecto. Puedes personalizar el prefijo y el número de llamada saliente desde la Configuración de tu Factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar. 

Nota: antes de personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura, debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Por defecto, las facturas comienzan con el prefijo INV. Para cambiarlo, en la pestaña Configuración, haz clic en Editar prefijo. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo prefijo  , y haz clic en Guardar prefijo. Un prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
• Por defecto, el número de factura inicial es 1001. Para cambiarlo, haz clic en Actualización del punto de partida de los números de factura. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo número de punto de partida  , y haz clic en Actualizando punto de partida.

Configurar un comentario predeterminado

Para Agregar un mensaje predeterminado que aparecerá en el campo comentarios de cada Factura: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• Introduce el comentario predeterminado y haz clic en Guardar.

Por favor, ten en cuenta que: el comentario predeterminado aparecerá para cualquiera de las nuevas Facturas creadas después de confirmar esta configuración y no actualizará las Facturas existentes, aunque estén actualmente en borrador.

Añadir un NIF

Opcionalmente, puedes Agregar hasta 3 ID de impuestos en la cabecera de cada factura junto con la información de tu empresa. Añadir un NIF a tu cuenta no actualizará las facturas finalizadas o en borrador existentes, sólo las facturas de nueva creación en adelante.

Para Agregar ID de registro de impuestos:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Clic en la pestaña Plantilla de factura.
• En Agregar ID de impuestos a las facturas, haz clic en Agregar ID de impuestos.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de identificación fiscal y, a continuación, selecciona un tipo .
• En el campo Número de identificación fiscal, introduce tu Número de identificación fiscal.
• Repite estos pasos si necesitas Agregar un segundo o tercer ID de registro fiscal.
• Haz clic en Guardar.

Crear facturas a partir de pagos de suscripciones

Por defecto, HubSpot creará facturas para los pagos de las suscripciones recurrentes. Cuando un cliente realiza un pago de suscripción con éxito, HubSpot creará una factura pagada. Cuando falle el pago de una suscripción, se creará como una factura abierta. 

Para evitar que HubSpot cree facturas para los pagos de suscripciones:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• En la pestaña Configuración , en Suscripciones, haz clic para borrar la casilla de verificación Crear facturas para pagos de suscripción.

Próximos pasos

Después de configurar la herramienta de facturas de HubSpot, aprende cómo:

• Crea, gestiona y envía facturas.
• Crea secuencias (Ventas Hub y Service Hub Profesional y Empresa sólo) y Flujos de trabajo basados en facturas (Profesional y Empresa sólo) para automatizar los procesos de facturación.
• Crear Informes personalizados con el Generador de informes personalizados de HubSpot (sólo enProfessional y Enterprise ).