Configurar la herramienta de facturas de HubSpot

Con las facturas de HubSpot puedes enviar facturas directamente desde HubSpot, realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y cobrar mediante el procesamiento de pagos con Stripe o pagos de HubSpot. Al utilizar facturas, sus compradores pueden esperar un proceso de pago similar al de los enlaces de pago y cotizaciones. Sin embargo, a diferencia de los enlaces de pago y las cotizaciones, las facturas hacen seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de tu procesador de pagos. También contienen números de factura, que pueden necesitar algunos compradores al solicitar el pago.

Pago de la factura del comprador	Registro interno de facturas

A continuación, aprende a configurarte para empezar a cobrar pagos con facturas de HubSpot. Antes de empezar, asegúrate de que el usuario que necesita actualizar cualquiera de los siguientes ajustes tiene permisos de Superadministrador.

Configurar los ajustes generales de la factura

Para empezar, configura los siguientes ajustes de la factura:

1. Configurar permisos de factura: para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar permisos de usuario para usuarios existentes, o cómo configurar permisos al añadir nuevos usuarios.
   
   

   Nota: los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen por permisos predeterminados para ver y editar facturas. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos predeterminados de facturación.

2. Añade un logotipo y colores de marca a tu kit de marca de HubSpot: las facturas incorporarán automáticamente el logotipo y los colores establecidos en los ajustes predeterminados de tu marca de HubSpot. La actualización de su logotipo y colores no actualizará las facturas finalizadas existentes, sólo las facturas en curso de redacción y las facturas creadas después de la actualización.
3. Establecer opciones de pago predeterminadas: opcionalmente, puede establecer qué métodos de pago aceptarán sus facturas por defecto en sus ajustes de pagos. También puedes personalizar esta opción en cada factura durante la creación.
4. Conecta tu dominio a HubSpot: por opción predeterminada, las facturas se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta. Al crear una factura, también puedes seleccionar entre cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (por ejemplo, billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.

Configuración

Personalizar el prefijo de la factura y el número de inicio

Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se superponen con los números de factura de tu sistema de cuentas, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número de inicio de 1001 por opción predeterminada. Puedes personalizar el prefijo y el número de inicio desde la configuración de tu factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar. 

Nota: antes de personalizar el prefijo y el número de inicio de tu factura, debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para personalizar el prefijo y el número de inicio de tu factura:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Por opción predeterminada, las facturas empiezan por el prefijo INV. Para cambiarlo, en la pestaña Configuración, haz clic en Editar prefijo. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo prefijo, y haz clic en Guardar prefijo. Un prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
4. Por opción predeterminada, el número de llamada saliente es 1001. Para cambiarlo, haz clic en Actualización del punto de partida de los números de factura. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo número de punto de partida, y haz clic en Actualización del punto de partida.

Activar la habilidad de editar facturas abiertas

Edita las facturas que se han finalizado y están en el estado Abierto. Antes de que los usuarios puedan editar facturas, los superadministradores deben activar la habilidad de editar facturas abiertas. No es necesario activar este ajuste para permitir a los usuarios editar facturas en estado Borrador .

Para acceder al ajuste:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. En Gestión de facturas, selecciona la casilla de verificación Permitir la edición de facturas.
4. Haz clic en Guardar.

Activar la posibilidad de eliminar facturas impagadas

Elimina las facturas finalizadas, pero impagadas. Los borradores de facturas pueden borrarse sin este ajuste.

Antes de que los usuarios puedan eliminar facturas finalizadas, los superadministradores deben activar la posibilidad de eliminar facturas impagadas. La eliminación de facturas es permanente y no puede deshacerse.

Nota: los números de factura seguirán incrementándose secuencialmente a partir de la última factura creada (incluso si esta u otra factura ha sido eliminada). Por lo tanto, la eliminación de una factura puede generar una brecha permanente en la numeración de las facturas. La numeración solo puede restablecerse si se borran todas las facturas (pero las facturas pagadas no pueden borrarse). Debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para acceder al ajuste:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. En Gestión de facturas, selecciona la casilla de verificación Permitir la eliminación de facturas.
4. Haz clic en Guardar.

Establecer una dirección de correo electrónico predeterminada desde la cual enviar las facturas

Configura una dirección de correo electrónico predeterminada desde la cual se enviarán las facturas. La dirección de correo electrónico predeterminada puede ser una dirección de correo electrónico de equipo o una dirección de correo electrónico personal. Si no se ajusta ninguna dirección de correo electrónico predeterminada, la factura se enviará desde la dirección de correo electrónico personal o de equipo que el usuario elija al enviar la factura.

Para establecer una dirección de correo predeterminada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.

3. En Configuración de correo electrónico, haz clic en el menú desplegable Dirección de remitente predeterminada y selecciona la dirección de correo electrónico que quieras utilizar como predeterminada.
4. Si quieres permitir que los usuarios envíen manualmente las facturas desde su dirección de correo electrónico personal, o desde otras direcciones de correo electrónico de equipo a las que tengan acceso, selecciona la casilla de verificación Permitir envíos desde otras direcciones de correo.
5. Haz clic en Guardar.

Establecer la asociación de contactos de facturación

Establece automáticamente el contacto de facturación que hayas asignado para los negocios y cotizaciones que se conviertan en facturas. Para acceder al ajuste:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. En Asociación de contactos de facturación , selecciona la casilla de verificación Utilizar la asociación de contactos de facturación de la empresa para todas las facturas .
4. Haz clic en Guardar.

Personalización

Se establece un ajuste preestablecido predeterminado en tu cuenta, el cual se puede editar. Puede establecer ajustes preestablecidos de factura adicionales y configurar la información que recopila en función de los ajustes preestablecidos. 

Los ajustes preestablecidos personalizables te permiten tener diferentes configuraciones de factura que puedes seleccionar cuando creas una. Por ejemplo, puedes tener un ajuste preestablecido de factura que utilice la dirección principal de la empresa de tu cuenta y, a continuación, puedes configurar un ajuste preestablecido diferente con una dirección de empresa distinta.

Tenga en cuenta que las facturas generadas automáticamente (por ejemplo, las facturas periódicas creadas a partir de suscripciones) utilizarán el ajuste preestablecido por defecto y no se pueden ajustar para que utilicen un ajuste preestablecido diferente.

Crear un preajuste

Para crear un ajuste preestablecido:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Haz clic en la pestaña Personalización.
4. Haz clic en Crear ajuste preestablecido.

5. Introduce el nombre del ajuste preestablecido y luego haz clic en Crear.

Actualiza el ajuste preestablecido por defecto o uno personalizado

Puede actualizar su ajuste preestablecido, o el ajuste preestablecido por defecto en la configuración de la factura. Haz clic en la pestaña Vista previa en cualquier momento para ver una vista previa en directo de tus cambios.

Para actualizar la configuración predeterminada o un ajuste preestablecido personalizado:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Haz clic en la pestaña Personalización.
4. En el menú desplegable Vista actual, selecciona el ajuste preestablecido que deseas editar.
5. Asegúrate de que la pestaña Contenido está seleccionada.

6. Selecciona la opción Utilizar título de documento personalizado para establecer un título personalizado para el ajuste preestablecido de factura. Aparecerá en la cabecera de las facturas de este modelo preestablecido.

Nota: no es posible actualizar la dirección de un ajuste preestablecido Predeterminado. Utilizará la dirección principal de tu empresa establecida en Valores predeterminados de la cuenta en la configuración de tu cuenta. Si necesitas utilizar una dirección diferente, crea un nuevo ajuste preestablecido.

7. Puede elegir hasta cuatro propiedades personalizadas para mostrarlas en las facturas a los compradores. Para establecer qué propiedades personalizadas serán visibles en el ajuste preestablecido de la factura, haga clic en Establecer campos personalizados por defecto:
   • En el panel a la derecha, en Editar campos personalizados predeterminados, haz clic en add Agregar campo personalizado.
     • Puedes seleccionar propiedades de factura personalizadas existentes de la lista, buscar la propiedad personalizada que te gustaría utilizar o, hacer clic en Crear nueva propiedad de factura para configurar una nueva propiedad de factura personalizada.

• • • Para agregar un campo adicional, haz clic en add Agregar campo personalizado y selecciona otra propiedad de la factura. Puedes agregar hasta cuatro propiedades de factura personalizadas.
    • Una vez agregadas, puedes hacer clic en el menú desplegable para cambiar a una propiedad diferente.
  • Aparecerá una vista previa en directo en la sección Vista previa a medida que agregues propiedades.
  • Para quitar una propiedad, haz clic en el icono delete deletr eeliminar.
  • Haz clic en Guardar al finalizar.

Nota: las propiedades personalizadas no se añaden a las facturas periódicas creadas a partir de suscripciones.

• • Para permitir a los usuarios editar la propiedad al crear una factura utilizando este ajuste preestablecido, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios anular los campos personalizados predeterminados y, a continuación, haga clic en Guardar en la esquina inferior izquierda.

• • Las nuevas facturas creadas después de activar este ajuste mostrarán estos campos por opción predeterminada. Si una propiedad no contiene un valor, no aparecerá en la factura para el comprador.

Nota: si se elimina una propiedad personalizada, el campo se eliminará de los borradores y de las facturas futuras que utilizan este ajuste preestablecido. Las facturas que utilicen este ajuste preestablecido y se finalicen antes de la eliminación aún tendrán la propiedad personalizada.

8. En Facturas por defecto puede ver la información de su empresa y ajustar el número de días que puede seleccionar para las condiciones de pago neto, y las condiciones de pago neto por defecto para las facturas:
   • Haga clic en Información de su empresa para ver los datos de su empresa. Al editar la plantilla predeterminada, la información de la empresa no se puede cambiar, y utiliza la información de la empresa en los ajustes de su cuenta. Cree un ajuste preestablecido personalizado si desea tener una plantilla de factura con información diferente de la empresa.
   • Haga clic en Condiciones de pago neto para ver los ajustes de las condiciones de pago neto.
     • En las casillas correspondientes, ajuste las condiciones netas de pago en días, que estarán disponibles para seleccionar en una factura.
     • Haga clic en + Añadir otra cantidad neta para añadir un plazo de pago neto adicional.

• • • Haga clic en delete junto a una condición de pago neto para eliminarla .
    • Haga clic en el menú desplegable Plazo de pago neto predeterminado y seleccione el plazo de pago neto predeterminado que se ajustará al crear una factura. Si cambia esta opción, el nuevo plazo de pago neto se establecerá como predeterminado para las facturas una vez modificado el ajuste.
      
      

9. De forma predeterminada , el campo de comentario aparecerá en la parte inferior de las facturas. Puede utilizarse para añadir condiciones de pago, información legal u otra información importante para el comprador. Para añadir un mensaje predeterminado para el ajuste preestablecido seleccionado:
   • Introducir el comentario predeterminado.
   • Utilice la barra de herramientas de formato para dar formato al texto, añadir un enlace o utilizar un fragmento. 
   • Haga clic en Guardar.
     
     

Nota: el comentario predeterminado aparecerá para facturas nuevas que se creen después de confirmar esta configuración y no actualizará las facturas existentes, aunque estén actualmente en borrador.

10. Opcionalmente, puedes agregar hasta tres ID fiscales en el encabezado de una factura junto con la información de tu empresa. La adición de un ID fiscal a tu cuenta no actualizará las facturas existentes finalizadas o en borrador que utilicen este ajuste preestablecido, solo las facturas recién creadas que utilicen este ajuste preestablecido en adelante. 
11. Para agregar ID fiscales al ajuste preestablecido de la factura:
    • En Agregar ID fiscal a las facturas, haz clic en Agregar ID fiscal.
    • Haz clic en el menú desplegable Tipo de ID fiscal y luego selecciona un tipo.
    • En el campo Número de ID fiscal, introduce tu ID fiscal.
    • Repite estos pasos si necesitas agregar un segundo o tercer ID fiscal.
    • Haz clic en Guardar.

12. Desactiva la casilla de verificación Incluir el aviso de divisa de la factura y de impuesto sobre las ventas para ocultar la divisa y el aviso de impuestos sobre las ventas en las facturas.

13. Desactiva la casilla de verificación Mostrar periodo de facturación en facturas y correos electrónicos de suscripción para ocultar el periodo de facturación de una suscripción en las facturas.

Eliminar la divisa de la factura y el aviso de IVA

1. Las facturas pueden incluir un aviso de que todas las tarifas están en la divisa de la factura y pueden estar sujetas al impuesto sobre las ventas. Por ejemplo, para las facturas en USD, el aviso en inglés dice Todas las tarifas se indican en USD y están sujetas al impuesto sobre las ventas (según proceda) (All fees are listed in USD and are subject to sales tax (as applicable).

2. Para desactivar el aviso para el ajuste preestablecido de la factura, desmarca la casilla de verificación Incluir aviso de divisa de factura e impuesto sobre las ventas y, a continuación, haz clic en Guardar.

Cambiar el nombre de un ajuste preestablecido

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Haz clic en la pestaña Personalización.
4. Haz clic en el menú desplegable Vista actual y selecciona el ajuste preestablecido.
5. Haz clic en Acciones y selecciona Cambiar nombre de ajuste preestablecido.
6. Introduce el nuevo nombre de tu ajuste preestablecido y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: no se puede cambiar el nombre del ajuste preestablecido Predeterminado.

Borrar un ajuste preestablecido

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Haz clic en la pestaña Personalización.
4. Haz clic en el menú desplegable Vista actual y selecciona el ajuste preestablecido.
5. Haz clic en Acciones y selecciona Eliminar ajuste preestablecido.
6. Haz clic en Eliminar ajuste preestablecido para confirmar.

Nota: el Ajuste preestablecido no se puede eliminar.

Automatización

Creación automática de facturas para pagos en enlaces de pago y cotizaciones, o suscripciones

Elija si desea generar automáticamente facturas a partir de pagos únicos de cotizaciones o enlaces de pago, o a partir de pagos de suscripciones. Esta configuración está activada por opción predeterminada.

Nota: las facturas generadas automáticamente utilizarán el ajuste preestablecido Predeterminado, y no se pueden establecer para utilizar un ajuste preestablecido diferente.

Para desactivar las facturas automáticas para pagos en enlaces de pago y cotizaciones, o pagos en suscripciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Haz clic en la pestaña Automatización.
4. Desactive la casilla de verificación Pagos únicos para desactivar la creación automática de facturas para pagos en enlaces de pago y cotizaciones y, a continuación, haga clic en Guardar.
5. Desactiva la casilla de verificación Suscripciones para desactivar la creación automática de facturas para pagos de suscripciones y, a continuación, haz clic en Guardar.

Enviar recordatorios a los clientes para que paguen sus facturas pendientes

Los recordatorios automáticos por correo electrónico le permiten ajustar el envío de recordatorios por correo electrónico a los compradores que tengan una factura pendiente. Los recordatorios pueden programarse para que se envíen antes, el mismo día o después de la fecha de vencimiento.

Para activar los recordatorios por correo electrónico:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Facturas.
3. Haz clic en la pestaña Automatización.
4. Activa el interruptor Envía recordatorios a los clientes para que paguen sus facturas pendientes.
   • Los correos electrónicos se enviarán desde noreply@hubspot.com, a menos que se haya establecido una dirección de remitente predeterminada en la configuración de la factura. 
5. Por opción predeterminada, el Cronograma de recordatorios tendrá tres recordatorios (en la fecha de vencimiento, siete días después de la fecha de vencimiento y catorce días después de la fecha de vencimiento). Para editar los recordatorios:
   
   • Haz clic en el menú desplegable y selecciona el una opción.
   • Si seleccionas días después de la fecha de vencimiento o días antes de la fecha de vencimiento, introduce el número de días.

6. Haz clic en + Agregar recordatorio para agregar un recordatorio.
7. Haz clic en delete eliminar para eliminar un recordatorio.
8. Haz clic en la casilla Hora de envío del recordatorio, y selecciona la hora a la que se enviará el correo electrónico.
9. Haz clic en Vista previa del correo para ver el aspecto que tendrá el correo cuando se envíe.
10. Cuando hayas configurado tus opciones de automatización, haz clic en Guardar.

Próximos pasos

Después de ajustar la herramienta de facturas de HubSpot, aprende cómo:

• Cree, gestione y envíe facturas.
• Cree secuencias (sólo Sales Hubs y Service Hub Professional y Enterprise ) y workflows basados en facturas ( sólo Professional y Enterprise ) para automatizar los procesos de facturación.
• Crea informes personalizados con el generador de informes personalizados de HubSpot (solo Pro y Enterprise).