Configurar la herramienta de facturas de HubSpot

Las facturas de HubSpot permiten a tu equipo enviar facturas directamente desde HubSpot, hacer un seguimiento de tus cuentas por cobrar y cobrar mediante los pagos de HubSpot. Con las facturas, tus compradores también pueden esperar un proceso de pago similar al de los enlaces de pago y los presupuestos. Sin embargo, a diferencia de los enlaces de pago y los presupuestos, las facturas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de los pagos de HubSpot. También contienen los números de factura, que pueden exigir algunos compradores al solicitar el pago.

Comprobación de la factura del comprador	Registro interno de facturas

Nota: las funciones de facturación están disponibles en todas las cuentas que usan la integración Quickbooks. Para crear facturas de HubSpot manualmente, necesitarás una cuenta Starter, Pro, o Enterprise con la herramienta de pagos configurada.

A continuación, aprende a configurarte para empezar a cobrar pagos con facturas de HubSpot.

Configurar los ajustes generales de la factura

Para empezar, configura los siguientes ajustes de la factura:

• Configurar los permisos de las facturas: para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar los permisos de los usuarios existentes, o cómo configurar los permisos al añadir nuevos usuarios.
  
  

  Ten en cuenta: Los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen permisos de vista y edición de facturas por defecto. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos de factura por defecto.

• Añade un logotipo a tu kit de marca HubSpot: Las facturas de HubSpot incorporarán automáticamente el logotipo configurado en tu Configuración predeterminada de la marca HubSpot.
  • Las facturas no utilizarán los colores del kit de marca.
  • La actualización de tu logotipo no actualizará las facturas finalizadas existentes, sólo las facturas en curso y las facturas finalizadas en el futuro.

• Establecer opciones de pago por defecto: opcionalmente, puedes establecer qué métodos de pago aceptarán tus facturas por defecto en tu configuración de pagos. También puedes personalizarlo en cada factura durante su creación.
• Conecta tu dominio a HubSpot: por defecto, las facturas se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta. Al crear una factura, también puedes seleccionar cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (como billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.

Personaliza el prefijo y el número inicial de tu factura

Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se solapan con los números de factura de tu sistema contable, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número inicial de 1001 por defecto. Puedes personalizar el prefijo y el número inicial desde la configuración de tu factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar. 

Nota: antes de personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura, debes consultar con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que funcionará con tus sistemas actuales.

Para personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de configuración en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Por defecto, las facturas comienzan con el prefijo INV. Para cambiarlo, haz clic en Editar prefijo. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo prefijo  , y haz clic en Guardar prefijo. Un prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
• Por defecto, el número de factura inicial es 1001. Para cambiarlo, haz clic en Actualización del punto de partida de los números de factura. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo número de punto de partida  , y haz clic en Actualizando punto de partida.

Añadir un NIF

Opcionalmente, puedes añadir un NIF para que aparezca en la cabecera de cada factura junto con la información de tu empresa. Añadir un NIF no actualizará las facturas existentes finalizadas o en borrador, sólo las facturas de nueva creación en adelante.

Para añadir un NIF:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono de configuración en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• En la sección NIF , haz clic en Añadir NIF.
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de identificación fiscal y, a continuación, selecciona un tipo .
• En el campo Número de identificación fiscal, introduce tu Número de identificación fiscal.
• Haz clic en Guardar.

Próximos pasos

Después de configurar la herramienta de facturas de HubSpot, aprende cómo:

• crear y enviar facturas.
• gestionar facturas desde la página de índice de facturas.
• crear secuencias (Sales Hub y Service Hub Professional y Enterprise sólo) y workflows basados en facturas (Professional y Enterprise sólo) para automatizar los procesos de facturación.
• crea informes personalizados con el creador de informes personalizados de HubSpot (sólo enPro y Enterprise ).