Última actualización: mayo 25, 2023
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Las facturas de HubSpot permiten a tu equipo enviar facturas directamente desde HubSpot, hacer un seguimiento de tus cuentas por cobrar y cobrar mediante los pagos de HubSpot. Con las facturas, tus compradores también pueden esperar un proceso de pago similar al de los enlaces de pago y los presupuestos. Sin embargo, a diferencia de los enlaces de pago y los presupuestos, las facturas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento, los saldos y pueden marcarse como pagadas fuera de los pagos de HubSpot. También contienen los números de factura, que pueden exigir algunos compradores al solicitar el pago.
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| Comprobación de la factura del comprador | Registro interno de facturas |
Por favor, ten en cuenta: en este momento, las facturas sólo están disponibles para los comerciantes de pagos de HubSpot. Sin embargo, las facturas pueden marcarse como pagadas manualmente cuando se reciba el pago fuera de los pagos de HubSpot, como mediante cheque o transferencia bancaria. Aprende cómo empezar a configurar la herramienta de pagos.
A continuación, aprende a configurarte para empezar a cobrar pagos con facturas de HubSpot.
Establecer permisos de facturación
Para controlar qué usuarios de HubSpot tienen acceso a ver, crear y editar facturas, aprende cómo editar permisos de usuario para usuarios existentes, o cómo establecer permisos al añadir nuevos usuarios.
Ten en cuenta: Los usuarios de HubSpot creados antes del 9 de febrero de 2023 tienen permisos de vista y edición de facturas por defecto. Los usuarios creados después de esa fecha no tienen permisos de factura por defecto.
Añade un logotipo a tu kit de marca HubSpot
Las facturas de HubSpot incluirán automáticamente el logotipo que hayas configurado en tu sitio web Configuración predeterminada de la marca HubSpot.
Para ver tu logotipo actual o asignar uno nuevo:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Cuenta Valores predeterminados.
- Haz clic en la pestaña Branding .
- Haz clic en el kit de marca que deseas editar.
Nota:
- Las facturas no reflejarán los colores de marca establecidos en la configuración predeterminada de tu marca.
- La actualización de tu logotipo no actualizará las facturas finalizadas existentes, sólo las facturas actualmente redactadas y finalizadas en adelante.
Establece tus opciones de pago por defecto
Opcionalmente, puedes establecer qué métodos de pago aceptarán por defecto tus facturas en la configuración de pagos de . Las formas de pago aceptadas incluyen tarjeta de crédito o débito y ACH (transferencia bancaria). También puedes personalizarlo en cada factura durante su creación.
Para actualizar tu configuración de pago por defecto:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Pagos.
- Haz clic en la pestaña Checkout .
Personaliza el prefijo y el número inicial de tu factura
Para asegurarte de que los números de factura de HubSpot no se solapan con los números de factura de tu sistema contable, las facturas de HubSpot tienen el prefijo INV y un número inicial de 1001 por defecto. Puedes personalizar el prefijo y el número inicial desde la configuración de tu factura. Una vez que se ha finalizado una factura y se le ha asignado un número, como INV-1002, ese número no se puede cambiar ni reutilizar.
Nota: antes de personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura, debes consultar con tu equipo de contabilidad antes de realizar cualquier cambio para asegurarte de que funcionará con los sistemas actuales.
Para personalizar el prefijo y el número inicial de tu factura:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
Conectar tu dominio a HubSpot
Por defecto, las facturas de HubSpot se alojan en el dominio principal conectado a tu cuenta de HubSpot. Al crear una factura, también puedes seleccionar cualquiera de tus dominios conectados. Si aún no has conectado un dominio, o quieres conectar un subdominio independiente para alojar facturas (como billing.website.com), aprende a conectar un dominio a HubSpot.
Crea y envía tu primera factura
Dependiendo de tu workflow preferido, puedes crear facturas de varias maneras:
- Desde la página índice de facturas navegando a Ventas > Facturas.
- De un registro de contacto, empresa o negocio.
- Convirtiendo un presupuesto publicado, copiando los detalles del presupuesto en la factura.
Al crear una factura a partir de un negocio o un presupuesto, se extraerán automáticamente los contactos, la empresa y las partidas asociados. También puedes añadir o eliminar manualmente los contactos y la empresa asociados, junto con las partidas, descuentos, impuestos y tasas durante la creación de la factura. Tras configurar las condiciones de pago de la factura y cualquier comentario opcional para el comprador, puedes previsualizar la factura y finalizarla. Una vez finalizada, a la factura se le asigna un número de factura y no se puede editar más.
Después de crear una factura, puedes enviarla manualmente a los compradores.
Revisar y gestionar las facturas
Para revisar y gestionar tus facturas , puedes navegar a la página de índice de facturas. En esta página, HubSpot proporciona un conjunto de vistas guardadas para organizar tus facturas. Estas vistas guardadas te ayudarán a comprender:
- qué facturas están vencidas.
- cuántas facturas vencidas tienes, y cuál es su vencimiento.
- qué facturas vencen este mes.
- qué facturas se han pagado.
Utilizando estas vistas guardadas para identificar las facturas que necesitan atención, puedes utilizar tareas de HubSpot para mantenerte organizado, o automatizar el contacto con los compradores con las secuencias de HubSpot o workflows basados en facturas. También puedes personalizar aún más la página de índice de facturas utilizando filtros para crear tus propias vistas guardadas. Más información sobre Propiedades de factura por defecto de HubSpot.
Para profundizar en el análisis de facturas, aprende a crear informes personalizados con el creador de informes personalizados de HubSpot.
Envía facturas a tu sistema contable
Actualmente, las integraciones de cuentas creadas por HubSpot, como Quickbooks Online y Xero, no admiten la sincronización de facturas desde HubSpot. Sin embargo, puedes exportar tus registros de facturas y cargarlos en tu sistema contable.
Puedes suscribirte a las actualizaciones sobre nuevas funciones de integración de facturas, como la sincronización de facturas, rellenando este formulario .
