Voit tarkastella tallenteita, jotka on tehty HubSpotin soittotyökalun kautta, HubSpotin ja Zoomin integraation avulla tai käyttämällä kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajaa, joka on integroitu HubSpotiin.
Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka,voit käyttää Conversation Intelligence (CI) -toimintoa tallenteiden puhtaaksikirjoittamiseen ja analysointiin. Näin voit valmentaa tiimiäsi tehokkaammin ja saada nauhoituksista ja puhtaaksikirjoituksista arvokasta asiakasymmärrystä.
Huom:
- Kuka tahansa käyttäjä, joka nauhoittaa HubSpotista soitettuja puheluita, voi tarkastella ja valmentaa puhelutallennetta. Ainoastaan sellaisten käyttäjien tekemät tallenteet, joille on myönnetty Sales Hub tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikat, kirjoitetaan automaattisesti puhtaaksi.
- Jaettuun työtilaan, kuten postilaatikkoon tai help deskiin, liitettyjen numeroiden ääniviestejä ei kirjoiteta puhtaaksi.
Jos käytät HubSpotin mobiilisovellusta, opettele, miten voit tarkastella tallenteita liikkeellä ollessasi.
Ennen kuin aloitat
Huomaa: HubSpot tukee vain valittua ryhmää kolmannen osapuolen soittopalvelujen tarjoajia. Lue lisää siitä, mitä soittopalveluntarjoajia tuetaan HubSpot sovelluskauppa.
- HubSpotin puhelutallenteet ovat oletusarvoisesti päällä. Varmista, että puhelutallennus on päällä asetuksissa.
- Jos olet Sales Hub tai Service Hub Professional- tai Enterprise-käyttäjä, varmista, että Conversation Intelligence on myös kytketty päälle asetuksissasi, jotta tallenteet kirjoitetaan puhtaaksi.
- Jos käytät Zoomia puheluiden soittamiseen, varmista, että pilvitallennus on päällä.
- Tutustu alueesi puhelutallennuslainsäädäntöön.
Tarkista tallenteet
Voit käyttää tallennetta ja lisätä muistiinpanoja.
- Napsauta puhelun otsikkoa.
- Voit aloittaa tallenteen valitsemalla tarkasteluruudun vasemmassa reunassa playerPlay Toista. Voit myös käyttää ohjaimia playerFastForward hyppäämiseen tai playerRewind kelaus taaksepäin. Jos tarkastelet Zoom-pilvitallennetta, voit myös toistaa, pysäyttää tai siirtyä eteenpäin.
- Valitse alareunassa Huomautuksia ja lisää sitten puhelun huomautukset valitsemalla Lisää huomautuksia. Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle, kirjoita @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi. Kirjoita huomautus ja napsauta sitten Tallenna. Jos sinulla on Sales Hub tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, voit myös lisätä säikeistettyjä rivikommentteja.
- Jos haluat luoda tekoälyn tuottaman puheluyhteenvedon, valitse Summarize this call (Sales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise). Tätä kenttää ei voi muokata. Käytä alla olevaa Huomautuksia-tekstikenttää lisätietojen lisäämiseen.
- Jos haluat kysyä Copilotilta lisätietoja puhelusta, valitse Kysy kysymys.
-
- Jos haluat antaa palautetta yhteenvedosta, napsauta thumbsUp peukut ylös tai thumbsDown peukut alas -kuvaketta.
- Voit kopioida yhteenvedon napsauttamalla kopioi viesti -kuvaketta.
- Voit piilottaa yhteenvedon napsauttamalla Sulje.
Huomaa: jotta voit käyttää Breeze-puhelujen yhteenvetoja, sinun on otettava tililläsi käyttöön Copilot ja puhelutallennus.
- Jos sinulla on Sales Hub tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, napsauta oikealla Insights-, Stats- ja Transcript-välilehtiä nähdäksesi seuratut termit, puhelutilastot ja puhelujen pöytäkirjat. Voit tarkastella seurattuja termejä vain, jos sinulla on Sales Hub tai Service Hub Enterprise -tili ja jos pääjärjestelmänvalvoja on lisännyt seuratut termit.
Jaa tallenteita tai lisää tallenteita soittolistoihin
Voit jakaa tallenteita tiimin jäsenten kanssa tai lisätä tallenteita osoitteeseen
valmennuksen soittolistat auttaa kouluttamaan edustajia.
- Tallenteen jakaminen:
- Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa share Jaa-painiketta.
- Napsauta Send email to (Lähetä sähköpostia ) -pudotusvalikkoa lisätäksesi tiimin jäseniä, joiden kanssa voit jakaa tallenteen.
- Kirjoita viesti tekstiruutuun.
- Säädä toiston kahvoilla tai Alku- ja Loppu-tekstiruuduilla se osa tallenteesta, jonka haluat jakaa.
- Napsauta Jaa tai Kopioi linkki. Jos sinulla on Sales Hub tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, voit myös jakaa tiettyjä otteita pöytäkirjasta.
Huomaa: käyttäjät, joilla on lupa katsoa nauhoitusleikettä, voivat myös kuunnella koko nauhoituksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.
- Tallenteen lisääminen soittolistaan:
- Valitse + Lisää soittolistaan.
- Voit lisätä tallenteen eri soittolistoihin napsauttamalla Valitse soittolista -pudotusvalikkoa.
- Kirjoita kuvaus tekstiruutuun.
- Säädä toiston kahvojen tai Alku- ja Loppu-tekstiruutujen avulla se osa tallenteesta, jonka haluat jakaa.
- Napsauta Lisää.
Tarkista seuratut ehdot (Sales Hub tai Service Hub Enterprise)
Voit luoda jäljitettäviä termejä, joiden avulla voit siirtyä sellaisiin transkriptin osiin, joissa kyseinen termi mainitaan.
Huomaa: sinun on oltava pääjärjestelmänvalvoja lisätäksesi tai muokataksesi seurattuja ehtoja.
- Napsauta oikeassa paneelissa Insights-välilehteä nähdäksesi seuratut termit.
- Voit muokata seurattuja termejä valitsemalla Muokkaa.
- Oikeassa paneelissa voit lisätä luokkia seuratuille termeille valitsemalla + Lisää luokka.
- Voit lisätä seuratun termin luokkaan napsauttamalla + Lisää seurattu termi ja kirjoittamalla sitten seuratun termin tekstiruutuun.
- Napsauta oikean paneelin alareunassa Tallenna.
Lisää puhelun puhujia ja katso puhelutilastoja (Sales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise)
Voit tarkastella puhelutilastoja yhdistämällä osallistujien yhteystietoja puheluun.
- Jos haluat yhdistää puhelujen osallistujat tietueisiin, valitse yläreunasta Osallistujat. Napsauta oikeassa paneelissa Puhelun vastaanottaja -osiossa puhujan vieressä olevaa link linkkipainiketta. Kirjoita yhteystiedon nimi hakupalkkiin. Jos tietuetta ei ole olemassa, luo tietue yhteyshenkilölle napsauttamalla + Lisää yhteyshenkilö. Napsauta sitten Linkki-painiketta. Jos haluat poistaa yhteystiedon linkityksen, katkaise linkki napsauttamalla uudelleen link linkkipainiketta.
Huomaa: HubSpot vastaa automaattisesti puhujien nimiä Zoom Basic- tai Pro-ohjelmalla tallennetuissa kahden osapuolen puheluissa. Zoom Business, Business Plus tai Enterprise -ohjelmilla soitetuissa puheluissa ei ole käytettävissä manuaalista puhujien yhdistämistä, koska nämä puhtaaksikirjoitukset ovat Zoomin eikä HubSpotin tuottamia.
- Voit tarkastella puhelun vastaanottajan yhteystietoja napsauttamalla oikeassa paneelissa yhteystiedon nimeä, jolloin siirryt kyseiseen yhteystietotietueeseen.
- Kun olet lisännyt kaiuttimet, napsauta oikeassa paneelissa Tilastot-välilehteä, jotta voit tarkastella seuraavia puhelutilastoja.
- Puhelun omistaja puheaika: prosenttiosuus ajasta, jonka puhelun omistaja puhuu.
- Puhelun nopeus: puhelun omistaja sanojen määrä minuutissa.
- Pisin monologi: puhelun omistaja pisin puheaika.
- Pisin asiakastarina: asiakkaan pisin puheaika.
- Vuorovaikutteisuus: vuorovaikutuksen määrä puhelun aikana.
- Kärsivällisyys: osallistujien välisten taukojen määrä.
Tarkista transkriptiot ja lisää kommentteja (Sales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise)
Kun tarkastelet transkriptioita, voit lisätä kommentteja tai jakaa linkin tiettyyn transkriptin osaan. Edustajat voivat helposti vastata kommentteihin, jolloin keskustelut pysyvät keskittyneinä ja kaikki olennainen tieto on yhdessä paikassa.
Huomaa: automaattinen transkriptio on käytettävissä HubSpotin oletussisällön luontikielille. HubSpot transkriboi tallenteen tilisi asetuksissa valitulla kielellä. Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.
- Napsauta oikeassa paneelissa Transkriptio-välilehteä nähdäksesi puhelun transkriptiota. Käytä hakupalkkia tiettyjen avainsanojen etsimiseen. Tulokset palauttavat minkä tahansa osan pöytäkirjasta, jossa avainsanaa on käytetty.
- Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle tai lisätä aikaleimalla varustetun kommentin, toimi seuraavasti:
- Napsauta kommentit-välilehteä tallenteen toiston alapuolella. Kirjoita tekstikenttään @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi. Kirjoita kommentti ja napsauta sitten Tallenna.
-
- Voit lisätä aikaleiman:
- Lisää aikaleima seuraavasti: Kirjoita aikaleima tekstikentän alapuolelle ja napsauta sitten tekstikenttää aikaleiman lisäämiseksi. Oikeanpuoleisessa Transkriptio-välilehdessä se siirtyy kyseiseen transkriptin osaan.
-
-
- Vie hiiren kursori sen osan päälle, johon haluat lisätä kommentin. Napsauta comments Kommentti-painiketta. Tallenteen toiston alla olevassa Kommentit-välilehdessä avautuu tekstiruutu, jossa on oikea aikaleima.
- Napsauta Kommentoi.
- Aloita viestiketju napsauttamalla jonkin kommentin alla olevaa Vastaa-painiketta. Kun olet kirjoittanut vastauksesi, napsauta Vastaa.
- Jos haluat jakaa tietyn osuuden transkriptiosta, siirrä hiiren kursori kyseisen transkriptio-otteen päälle ja napsauta sitten share Jaa-painiketta. Käytä valintaikkunassa kaiutinraidan varrella olevia kahvoja tai kirjoita alku- ja loppuaika muuttaaksesi äänitysleikkeen pituutta. Jos haluat jakaa koko tallenteen, varmista, että puhujaradan varrella olevat kahvat ovat tallenteen alussa ja lopussa.
Huomaa: käyttäjät, joilla on lupa katsoa nauhoitusleikettä, voivat myös kuunnella koko nauhoituksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.
Zoom-tallenteiden synkronointi
Jos sinulla on Zoom Business- tai Enterprise-tili, voit synkronoida Zoom-pilvitallenteesi HubSpotissa tarkasteltavaksi. Kun pilvitallennus on otettu käyttöön Zoom-tililläsi, tallenteet näkyvät liittyvän tietueen aikajana. Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-paikka , Conversation Intelligence transkriboi Zoom-pilvitallenteet ja nämä transkriptit synkronoituvat myös tallenteen aikajana.
Huom:
- Pilvitallenteet eivät synkronoidu yhteyshenkilön tietueeseen, jos kokouksen osallistujalle ei ole annettu sähköpostiosoitetta Zoomissa. Muista, että tämä voi tapahtua, jos otat Zoomin Vain todennetut käyttäjät voivat liittyä kokouksiin - asetuksen pois käytöstä.
- Ilmaiskäyttäjän tekemiä tallenteita ei kirjoiteta automaattisesti puhtaaksi ja tuoda HubSpotiin.
Zoom-tallennuksen määrittäminen Conversation Intelligence -toiminnolla:
- Ota pilvitallennus käyttöön Zoomissa. Varmista, että Äänitallenteet-valintaruutu on valittuna, jotta saat HubSpotissa äänitallenteet Zoom-tallenteista.
- Valitse Zoom-integraatioasetuksissa valintaruutu Synkronoi tallenteiden ja transkriptien tiedot . Kun valitset Synkronoi tiedot tallenteista ja transkripteistä -valintaruudun, kaikki uudet tallenteet ja transkriptit synkronoidaan automaattisesti HubSpotiin sekä kokousten että webinaarien osalta. Voit poistaa puhelutallenteen Puheluindeksi-sivulta.
Huom:
- Kaikki kokousten ja webinaarien tallenteet synkronoituvat automaattisesti HubSpotiin, ja ne näkyvät kaikille HubSpot-tilisi käyttäjille yhteystietojen Object-käyttöoikeuksien perusteella. Lisätietoja HubSpotin käyttäjäoikeuksista.
- Tallentamiseen ja transkriptioon liittyvät lait ja määräykset ovat monimutkaisia, joten sinun kannattaa tehdä yhteistyötä oman lakitiimisi kanssa ymmärtääksesi, miten nämä lait liittyvät näihin ominaisuuksiin. Olet itse vastuussa sinua koskevien lakien määrittämisestä ja noudattamisen varmistamisesta. Lisätietoja HubSpotin puhelujen tallennusominaisuuksista.
- Jos haluat määrittää tallenteet HubSpot-tilisi käyttäjille, varmista, että he yhdistävät Zoom-tilinsä. Tallenteet vuorovaikutus HubSpot-tilisi käyttäjälle, jos hänen sähköpostiosoitteensa vastaa puhelun Zoom-käyttäjän sähköpostiosoitetta.
Yhdistä tallenteet muihin tietueisiin
Oletusarvoisesti HubSpotin tekoäly yhdistää tallenteet automaattisesti puhelun osallistujien ensisijaiseen yritykseen.
Voit myös liittää tallenteen muihin CRM:n yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai kokoustietueisiin. Tallenne näkyy liitetyn tietueen aikajana, joten voit tarkastella tallenteen yksityiskohtia, jotta saat lisää kontekstia.
- Napsauta puhelun otsikkoa.
- Valitse yläreunasta Associations.
- Voit lisätä yhdistyksen napsauttamalla oikeassa paneelissa + Lisää jonkin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai kokousvälilehden vieressä.
Liittyvät tietueet näkyvät myös Puheluindeksi-sivulla. Jos liitetyt tietueet eivät näy taulukossa, muokkaa taulukon sarakkeita.