- Tietämyskanta
- Tili ja asetukset
- Yhdistetty sähköposti
- Vain vastauksiin sovellettavien sähköpostin lokisääntöjen ymmärtäminen
Vain vastauksiin sovellettavien sähköpostin lokisääntöjen ymmärtäminen
Päivitetty viimeksi: 3 elokuuta 2026
Saatavilla minkä tahansa seuraavan Tilauksen kanssa, paitsi jos toisin mainitaan:
Sähköpostien kirjaaminen perustuu tilisi -sivuston yhteystietosähköpostien kirjaamissääntöihin. Jos olet määrittänyt kirjaamissäännöiksi ”Kirjaa vain vastaukset”, tutustu tämän oppaan avulla siihen, miten vastaukset kirjataan CRM-järjestelmään.
Jos haluat kirjata kaikki sähköpostit, lue ohjeet yhteyshenkilöiden sähköpostien kirjaamissääntöjen määrittämisestä.
Vastauksen kirjaamisen edellytykset
Kun -palvelun yhteyshenkilön sähköpostilokisäännöt on asetettu tilaan Vain vastaukset, vastaukset sähköposteihin, jotka on lähetetty liitetyltä henkilökohtaiselta työsähköpostiltasi, kirjataan yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa. Tämä koskee myös henkilökohtaisia sähköposteja, jotka on lähetetty CRM-tietueesta tai HubSpot Sales -laajennuksen tai -lisäosan avulla.
Vastauksen kirjaamisen edellytyksenä on, että seuraavat ehdot täyttyvät:
- Alkuperäinen sähköposti on lähetetty CRM:n kautta tai yhdistetyltä henkilökohtaiselta työpostiltasi, johon on asennettu HubSpot Sales -laajennus tai -lisäosa ja jossa ”Kirjaa” -valintaruutu on valittuna.
- Alkuperäistä sähköpostia ei ole lähetetty sähköpostiosoitteeseen tai verkkotunnukseen, joka on luettelossa ”Älä kirjaa koskaan”.
- Henkilökohtainen työpostiosoite on liitetty, kun vastaus vastaanotetaan.
- Vastaus on lähetetty aktiivisen käyttäjän liittämään henkilökohtaiseen työpostiosoitteeseen.
- Vastauksen otsikkokenttä on sama kuin alkuperäisen sähköpostin.
Jos saat vastauksen sähköpostiosoitteesta, joka eroaa alkuperäisen lähettäjän osoitteesta, vastaus kirjataan olemassa olevaan yhteystietotietueeseen, joka on liitetty kyseiseen sähköpostiketjuun. Uusia yhteystietotietueita ei luoda.
Työpöydän tietueesta lähetetythenkilökohtaiset sähköpostivastaukset liitetään samoihin tietueisiin kuin ketjun ensimmäinen sähköposti (esim. jos kontaktille lähetettiin ensimmäinen sähköposti, mutta ei ketjun vastauksia, kontakti liitetään silti vastaussähköposteihin).
Liitteiden kirjaamista koskevat vaatimukset
Lähtevien sähköpostiviestien liitteiden enimmäiskoko on 20 Mt. Tämä rajoitus koskee kaikkia sähköpostiliitteitä yhteensä, mukaan lukien viestin sisällä olevat liitteet.
Jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka tarkistaa liitteet sähköpostiviestejä vastaanotettaessa, HubSpot ei välttämättä pysty kirjaamaan liitteitä, jotka sisältyvät sähköpostivastauksiin tai tiimisi sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin saapuviin sähköposteihin. Esimerkiksi, jos Office 365 -palvelimillasi on käytössä Advanced Threat Protection -ominaisuus ja Dynamic Delivery -toiminto on kytketty päälle, liitteitä ei välttämättä kirjata lokiin.
Vastaukset eivät kirjaudu odotetulla tavalla
Jos vastaustasi ei kirjata odotetulla tavalla, lue lisää yleisimmistä syistä, miksi näin tapahtuu. Joissakin tapauksissa, jos vastausta ei ole kirjattu, voit välittää sen CRM:n tietueen aikajanalle.
Uudet saapuvat sähköpostit
Yhdistettyyn henkilökohtaiseen työpostiosoitteeseesi lähetetyt saapuvat sähköpostit eivät tallennu HubSpot-järjestelmään, jos ne eivät täytä tallennusvaatimuksia.
Jos kontakti lähettää sinulle uuden sähköpostiviestin, joka ei kuulu olemassa olevaan viestiketjuun, tätä viestiä ei tallenneta HubSpot-järjestelmään, eikä uusista kontakteista luoda uutta kontaktitietuetta. Kun vastaat tähän sähköpostiin ja valitset Kirjaa-valintaruudun tai lisäät BCC-osoitteen, lähtevä vastauksesi kirjautuu, mutta kontaktin alkuperäinen sähköposti ei silti näy HubSpotissa. Myöhemmät vastaukset tähän keskusteluketjuun kirjautuvat, kunhan henkilökohtainen työpostiosoitteesi on liitetty.Vastaukset, joissa on eri otsikkokenttä
Jos yhteyshenkilö vastaa sähköpostiin mutta muuttaa otsikkokenttää, viestiä ei enää pidetä osana olemassa olevaa viestiketjua, eikä sitä kirjata lokiin.
Vastaukset sähköposteihin postilaatikkopalvelun vaihtamisen jälkeen
Jos vaihdat sähköpostipalveluntarjoajaa, kun sinulla on vielä aktiivisia keskusteluketjuja, joissa käytetään edellistä sähköpostiosoitettasi, sähköpostivastauksia ei enää kirjata HubSpot-järjestelmään. Lisäksi, jos käytät sekvenssejä, kontaktit, jotka ovat tällä hetkellä mukana sekvenssissä, eivät poistu siitä automaattisesti, koska HubSpot ei enää pysty tunnistamaan vastauksia. Yhdistä sähköpostilaatikkosi uudelleen oikean palveluntarjoajan kautta, jotta vastaukset kirjautuvat järjestelmään.
Lue lisää postilaatikon uudelleenliittämisestä postilaatikkopalveluntarjoajan vaihdon jälkeen.
Yksityinen työsähköposti on liitetty väärän sähköpostipalveluntarjoajan kautta
Varmista, että liität henkilökohtaisen työpostisi oikeanlaisen sähköpostipalveluntarjoajan kautta. Sähköpostipalveluntarjoajasi on palvelu, jonka avulla voit lähettää ja vastaanottaa sähköposteja. Yleisiä sähköpostipalveluntarjoajia ovat esimerkiksi Gmail ja Office 365.
Varmista, minkä sähköpostipalveluntarjoajan kautta sähköpostiosoitteesi on isännöity, ja noudata sitten ohjeita liittääksesi sen HubSpot-palveluun kyseisen palveluntarjoajan kautta. Jos et ole varma, minkä sähköpostipalveluntarjoajan kautta sähköpostiosoitteesi on isännöity, tarkista asia IT-järjestelmänvalvojaltasi. Jos et liitä sähköpostia oikean palveluntarjoajan kautta, sähköpostiviestejä ei kirjata lokiin.
Vastausten kirjaamisen vianmääritys
Jos täytät vastauksen kirjaamisen vaatimukset eikä vastauksesi kuulu mihinkään edellä luetelluista tilanteista, lue ohjeet HubSpotin asiakastuen saamiseksi. Ennen kuin otat yhteyttä, on suositeltavaa valmistella esimerkki yhteystietueesta, jossa vastausta ei ole kirjattu odotetulla tavalla, sekä sähköpostitilillesi saapuneen vastauksen sähköpostin otsikkotiedot. Tutustu ohjeisiin sähköpostin otsikkotietojen keräämisestä joiltakin yleisiltä sähköpostipalveluntarjoajilta tai pyydä IT-osastoltasi apua otsikkotietojen hankkimisessa.
