Tuo tietueet ja toiminnot

Jos haluat lisätä tai päivittää tietoja irtotavarana, voit tuoda tiedostoja HubSpotiin. Voit tuoda tietueita, kuten yhteystietoja ja yrityksiä, tai aktiviteetteja, kuten yhteystiedolle lähetetyn sähköpostin tai meneillään olevan sopimuksen kokouksen.

Seuraavassa on lueteltu, minkä tyyppisiä tuontitapahtumia voit suorittaa ja mitä kohteita ja toimintoja tuetaan:

• Yhden objektin tai toiminnon tuonti: tuonti yhden objektin tai toiminnon luomista ja/tai päivittämistä varten. Yhden objektin tuonnissa:
  • Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja, tuotteita ja mukautettuja objektitietueita .
  • Voit luoda, mutta et päivittää, puheluita ja tehtäviä.
• Useiden kohteiden ja toimintojen tuonti: tuonti useiden kohteiden ja toimintojen luomista, päivittämistä ja/tai yhdistämistä varten. Voit tuoda useita objekteja ja toimintoja yhdessä tiedostossa tai kaksi objektia/objekti ja toiminto kahdessa erillisessä tiedostossa. Usean objektin tuonnissa:
  • Voit luoda ja/tai päivittää yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia, lippuja ja mukautettuja objektitietueita.
  • Voit luoda, mutta et päivittää, rivikohteita, puheluita, sähköposteja, kokouksia, muistiinpanoja ja tehtäviä. Rivikohteet on liitettävä kauppoihin, ja sähköpostit, kokoukset ja muistiinpanot on liitettävä objektiin.

Voit noudattaa alla esitettyjä ohjeita kaikissa tuontitapahtumissa, mutta joitakin vaiheita sovelletaan vain tiettyihin tuontityyppeihin (esim. tietueiden yhdistämiseen liittyvät vaiheet usean objektin tuonnissa). Lisätietoja saat tarkastelemalla tuontitiedostovaatimuksia.

Ennen kuin tuot

Ennen kuin aloitat tuonnin:

• Lue lisää objekteista, tietueista, ominaisuuksista ja siitä, miten voit hallinnoida CRM-tietokantaa HubSpotissa.
• Määritä tuontitiedostot ja varmista, että kaikki vaaditut kentät on täytetty. Tiedostojen asianmukainen määrittäminen auttaa välttämään tuontivirheet tai virheellisten tietojen lisäämisen CRM:ään. Voit tutustua esimerkkituontitiedostoihin, jotka auttavat sinua alkuun.
• Voit harkita muitakin tapoja luoda, synkronoida tai yhdistää tietueita:
  • Voit ottaa yhteystietoja ja yrityksiä varten käyttöön asetuksen, jolla yritykset luodaan ja yhdistetään yhteystietoihin automaattisesti yhteystiedon sähköpostialueen perusteella. Jos sinulla on yhteystietoja, joiden sähköpostiosoitteet ovat eri kuin yritysten sähköpostiosoitteet, tai jos tuot muita kohteita, noudata ohjeita tietueiden yhdistämiseen tuonnin kautta.
  • Jos sinulla on tietoja toisessa järjestelmässä ja haluat määrittää kaksisuuntaisen synkronoinnin, opettele, miten yhdistät ja käytät HubSpot-tietojen synkronointia tuonnin sijaan.

Tuo tietueet ja toiminnot

Kun olet määrittänyt tiedostot, tuo ne HubSpotiin:

• Napsauta Import (Tuo ) minkä tahansa objektin indeksisivun oikeassa yläkulmassa tai siirry tuontiasetuksiin:
  • Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
  • Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Tuo ja vie.
  • Napsauta Siirry tuomaan.
• Valitse Tuonnit-sivulla Aloita tuonti.
• Valitse Tiedosto tietokoneelta ja napsauta sitten Seuraava.
• Valitse tiedostojen ja kohteiden/toimintojen määrä tuontityypin mukaan:
  • Yksittäisen objektin tai toiminnon tuonti:
    • Valitse Yksi tiedosto ja napsauta Seuraava.
    • Valitse Yksi objekti ja napsauta sitten Seuraava.
    • Valitse tuontitiedoston objekti tai toiminto. Puhelut ja tehtävät ovat ainoat toiminnot, jotka voidaan tuoda yksinään.

• • Useiden kohteiden tai toimintojen tuonti yhdessä tiedostossa:
    • Valitse Yksi tiedosto ja napsauta sitten Seuraava.
    • Valitse useita objekteja ja napsauta sitten Seuraava.
    • Valitse tuontitiedoston objektit ja toiminnot ja valitse sitten Seuraava.

• • Useiden kohteiden tai toimintojen tuonti kahdessa tiedostossa:
    • Valitse Useita tiedostoja yhdistelmineen ja valitse Seuraava.
    • Valitse kaksi objektia tai objekti ja aktiviteetti ja valitse sitten Seuraava.

• Valitse kunkin kohteen tai toiminnon kohdalla Valitse tiedosto ja valitse sitten tuontitiedosto.
• Napsauta kunkin kohteen/toiminnon kohdalla Valitse tuontitapa [kohteet/toiminnot] -pudotusvalikkoa ja valitse tietojen tuontitapa(BETA):

• • Luo ja päivitä [tietueet/toiminnot]: tuonti luo uusia tietueita ja toimintoja sekä tunnistaa ja päivittää olemassa olevia tietueita. Uusien tietueiden tai toimintojen luominen edellyttää, että tiedostosi sisältää kyseistä kohdetta/toimintoa varten tarvittavat ominaisuudet . Olemassa olevien tietueiden päivittämiseksi tiedoston on sisällettävä yksilöllinen tunniste.
  • Luo vain uusia [tietueita/toimintoja]: Tuonti luo vain uusia tietueita ja toimintoja. Tuontitiedostossa olevia tietueita ei oteta huomioon. Uusien tietueiden tai toimintojen luominen edellyttää, että tiedostosi sisältää kyseisen objektin/aktiviteetin vaaditut ominaisuudet.
  • Päivitä vain olemassa olevat [tietueet/toiminnot]: tuonti päivittää vain olemassa olevat tietueet. Tuontitiedostossa olevia uusia tietueita tai toimintoja ei oteta huomioon. Jos haluat päivittää olemassa olevia tietueita, tiedoston on sisällettävä yksilöllinen tunniste.

Huomaa: toimintoja ei voi päivittää tuonnin avulla riippumatta siitä, miten tiedot tuodaan.

• Jos tuot tietoja muulla kuin oletuskielellä, valitse Valitse tiedoston sarakeotsikoiden kieli -pudotusvalikosta ja valitse kieli. Oikean kielen valitsemisen ansiosta HubSpot voi sovittaa sarakeotsikot paremmin olemassa oleviin oletusominaisuuksiin. Jos valitsemallasi kielellä ei ole vastaavuutta, HubSpot etsii englanninkielisen ominaisuuden, jota se voi sovittaa.
• Napsauta Seuraava.
• Jos tuot ja yhdistät useita objekteja kahteen tiedostoon, ilmoita, mikä sarake sisältyy molempiin tiedostoihin:
  • Napsauta pudotusvalikosta Common column headers found in your files (Tiedostoista löytyvät yhteiset sarakeotsikot ) ja valitse yhteisen sarakkeen nimi.
  • Napsauta pudotusvalikkoa Minkä objektin [yhteinen sarake] on [yhteinen sarake] yksilöllinen avain? ja valitse sitten objekti, johon ominaisuus on tuotava. Jos esimerkiksi tuot yhteystietoja ja yrityksiä ja käytät yhteisenä sarakkeena yrityksen nimeä, valitse yritys, jos haluat ladata nämä tiedot yritystietueisiin.
• Napsauta Seuraava.
• Map columns in your file to [object/activity] properties -näytössä HubSpot yhdistää tiedostosi sarakkeet valitun objektin tai aktiviteetin ominaisuuksiin otsikon, otsikon kielen ja ominaisuuden nimen perusteella. Jos olet tuonut kaksi tiedostoa, kummallekin objektille tai aktiviteetille on oma kartoitussivu.
• Kartoitusoppaassa(BETA) näkyvät kohteiden tai toimintojen luomiseen ja/tai päivittämiseen tarvittavat ominaisuudet. Jos tiedostostasi puuttuu jokin ominaisuuksista, joita tarvitaan tuonnin tavoitteen toteuttamiseen (esim. päätit päivittää olemassa olevat kaupat, mutta et sisällyttänyt tietueen ID-saraketta ), sinun on korjattava tuontitiedosto ja käynnistettävä tuonti uudelleen virheiden välttämiseksi.
• Esikatselutiedot-sarakkeessa on esikatselu laskentataulukkosi kolmesta ensimmäisestä rivistä.
  • Jos sarakkeen 100 ensimmäisellä rivillä ei ole havaittu virheitä, Mapped-sarakkeessa on valintamerkki success.
  • Jos sarakkeen 100 ensimmäisellä rivillä havaitaan tiettyjä virheitä, Mapped-sarakkeessa on exclamation -hälytyskuvake. Näytä virhe viemällä hiiren kursori kuvakkeen päälle ja valitse Fix import errors (Korjaa tuontivirheet ) saadaksesi tietoa siitä, miten voit korjata virheen.

• Jos jotkin sarakkeet on yhdistetty väärän objektin tai toiminnon ominaisuuksiin, napsauta Tuo nimellä -sarakkeen pudotusvalikkoa ja valitse sitten oikeat [objektin/toiminnon] ominaisuudet.

• Jos jokin sarakkeista ei vastaa olemassa olevaa ominaisuutta, napsauta HubSpot Property -sarakkeen pudotusvalikkoa. Pudotusvalikossa voit valita jonkin seuraavista:
  
  • Jos haluat liittää sarakkeen olemassa olevaan ominaisuuteen, etsi ja valitse olemassa oleva ominaisuus.
  • Jos haluat määrittää uuden mukautetun ominaisuuden (vain objektit), valitse Luo uusi ominaisuus ja määritä sitten ominaisuus oikeassa paneelissa. Sarakkeen tiedot liitetään tähän uuteen mukautettuun ominaisuuteen.
• Jos haluat jättää yksittäisen rivin tietojen tuonnin väliin, napsauta Tuo nimellä -sarakkeen pudotusvalikkoa ja valitse sitten Älä tuo saraketta. Jos haluat ohittaa tietojen tuonnin kaikista kartoittamattomista sarakkeista, valitse oikeassa alakulmassa Älä tuo tietoja kartoittamattomista sarakkeista -valintaruutu.

• Jos tuot ja yhdistät useita kohteita, voit tuoda yhdistämistarrat ( vainProfessional ja Enterprise ):

• • Napsauta Tuo nimellä -sarakkeessa olevaa pudotusvalikkoa ja valitse sitten Yhdistystunnus. Uuden yhdistystunnisteen tuominen ei korvaa olemassa olevaa yhdistystunnistetta. Tuodut merkinnät lisätään tietueeseen ylimääräisenä yhdistystunnisteena. Lue, miten voit poistaa yhdistystunnisteen tietueesta manuaalisesti.
  • Kun tuot kahta objektia, HubSpot-ominaisuussarake täyttää automaattisesti tuotavien objektien objektisuhteen (esim. Yhteystiedot ja yritys). Jos tuot useampia kuin kaksi objektia, valitse ne kaksi objektia, joiden suhdetta assosiaatiomerkinnät kuvaavat.

• Jos päivität olemassa olevia tietueita tai haluat välttää päällekkäisyyksiä tietueita yhdistettäessä, varmista, että olet yhdistänyt oikean yksilöllisen tunnisteen (esim. tietueen ID, sähköpostiosoite, yrityksen verkkotunnus tai yksilöllisen arvon ominaisuudet):
  
  • Record ID: napsauta Import as (Tuo nimellä ) -sarakkeen pudotusvalikkoa ja valitse Record ID, tai jos tuot useita objekteja, valitse oikean objektin kohdalla Record ID - [Objects]. Jos tiedoston rivi ei sisällä arvoa Record ID:lle, luodaan uusi tietue.

• • Mukautettu yksilöllisen arvon omaisuus(BETA vain sopimuksille, lipuille ja mukautetuille objekteille): Jos olet luonut ominaisuuden, joka vaatii yksilöllisiä arvoja, kartoita sarake kyseiseen ominaisuuteen HubSpotin ominaisuussarakkeessa. Jos tuot useita yksilöllisen arvon ominaisuuksia, valitset, mitä ominaisuutta käytät tunnisteena Yksityiskohdat-sivulla ennen tuonnin viimeistelyä.
  • Sähköposti (vain yhteystiedot) tai Yrityksen verkkotunnus (vain yritykset): Yhdistä sarake HubSpotin ominaisuussarakkeen vastaavaan ominaisuuteen. Näitä tunnisteominaisuuksia käytettäessä on lisävaihtoehtoja:
    
    • Jos haluat estää tuontia korvaamasta tietueiden yksittäisiä ominaisuuksia, valitse Älä korvaa olemassa olevaa arvoa -valintaruutu, jos et halua päivittää tietueita, joilla on olemassa oleva arvo kyseiselle ominaisuudelle.
    • Jos haluat estää tuontia korvaamasta kaikkia tuontiin sisältyviä ominaisuuksia, valitse taulukon yläosassa oleva valintaruutu. Kun valintaruutu on valittuna, tuonti ei päivitä kyseistä ominaisuutta minkään sellaisen tietueen osalta, jolla on kyseinen arvo. Kaikki uudet tietueet tai olemassa olevat tietueet, joilla ei ole kyseisen ominaisuuden arvoa, päivitetään.

• Kun kaikki sarakkeet on yhdistetty tai asetettu kohtaan Älä tuo saraketta, valitse Seuraava. Jos olet tuonut kaksi tiedostoa, kartoita toisen objektin tai toiminnon ominaisuudet ja napsauta sitten Seuraava.
• Anna tuontitiedot:
  
  • Syötä tuonnin nimi.
  • Jos tiedostoihisi sisältyy useita yksilöllisiä arvo-ominaisuuksia(BETA vain sopimuksille, lippuille ja mukautetuille objekteille), napsauta Ominaisuus, jota käytetään olemassa olevien [objektien] etsimiseen -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus, jota haluat käyttää tietueiden päivittämiseen tai deduplikointiin.
  • Jos tuot yhteystietoja:
    
    • Jos haluat luoda automaattisesti luettelon tuoduista yhteystiedoista, valitse Luo luettelo yhteystiedoista tästä tuonnista -valintaruutu. Vaikka olet tuonut vain lisätäksesi luetteloon olemassa olevia yhteystietoja (eli tiedosto, jossa on sähköposti- tai tietueen ID-arvoja, mutta ei uusia ominaisuusarvoja), tietueet sisällytetään silti päivitettyinä tietueina tuontihistoriataulukkoon ja yksittäisen tuonnin yhteenvetoon.
    • Jos haluat hyväksyä, että yhteystiedot odottavat kuulevansa sinusta ja että tuontitiedosto ei sisällä ostettua luetteloa, valitse valintaruutu. Lue lisää HubSpotin hyväksyttävän käytön käytännöistä.
    • Jos olet ottanut tililläsi käyttöön yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) toiminnallisuuden, napsauta pudotusvalikkoa Aseta yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste ja valitse käsittelyn laillinen peruste.
  • Jos tuot tiedostoa, jossa on päivämääräominaisuus, napsauta Päivämäärämuoto-pudotusvalikkoa ja vahvista, miten laskentataulukkosi päivämääräarvot on muotoiltu.
  • Jos tuot tiedostoa, jossa on numeroominaisuus, napsauta pudotusvalikkoa Number format (Numeroformaatti ) ja vahvista, minkä maan numeroformaattia käytät tiedoissasi.
• Kun olet määrittänyt tuonnin asetukset, valitse Viimeistele tuonti.

Tuonnin jälkeen voit tarkastella uusia ja päivitettyjä tietueita kunkin kohteen indeksisivulla, uusia tehtäviä tehtävien indeksisivulla tai uusia toimintoja tietueissa. Jos tuonti sisälsi virheitä, opettele, miten tuontivirheet ratkaistaan. Voit myös tarkastella ja analysoida aiempia tuontitietueita ja suorittaa niihin liittyviä toimia, kuten luoda luettelon, tarkastella tai poistaa tuotuja tietueita.