BetaVastaa tukipyyntöihin käyttämällä asiakaspalvelujärjestelmän päivitettyä muokkausohjelmaa

Käytä asiakastukea asiakaskeskustelujen hallintaan poistumatta työtilasta. Kun tukipyyntö on luotu, tukihenkilöt voivat vastata suoraan saapuviin sähköposteihin, live-chatteihin, lomakkeiden lähetyksiin ja puheluihin sekä lisätä sisäisiä muistiinpanoja tiiminsä kanssa tehtävää yhteistyötä varten.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit vastata tukipyyntöihin ja lisätä muistiinpanoja päivitetyn kirjoitusympäristön avulla. Jos käytät vanhaa kirjoitusympäristöä, lue sen sijaan tämä artikkeli.

Huomaa: jos olet pääkäyttäjä, voit ottaa käyttöön uuden asiakaspalvelun tekstinkirjoitusympäristön beta -version.

Vastaa tukipyyntöihin Help Deskissä

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Käyttötuki. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta tikettiä nähdäksesi siihen liittyvän keskustelun.
3. Jos tikettiin liittyy useita keskusteluja, tiketin yläosassa näkyy välilehtiä. Napsauta välilehteä vaihtaaksesi keskustelujen välillä.
4. Oikean sivupalkin avulla voit tarkastella tietoja liitetyistä tietueista (esim. yhteyshenkilöt, yritykset ja kaupat). Voit tarkastella tiketin tapahtumahistoriaa napsauttamalla Historia- välilehteä. Tällä välilehdellä näkyvät kaikki asiaan liittyvät tapahtumat, kuten tiketin luomisaika, tilan muutokset, työnkulkuun tai luetteloon liittymiset, yhdistämiset ja paljon muuta. Jos haluat muokata oikeassa sivupalkissa näkyviä välilehtiä, lue lisää oikean sivupalkin mukauttamisesta asiakaspalvelukeskuksessa.
5. Oletusarvoisesti vastauksesi kohdistuu ketjun viimeisimpään viestiin. Jos haluat vastata tiettyyn viestiin, vie hiiri viestin päälle ja napsauta viestin oikeassa yläkulmassa olevaa vastauskuvaketta.

4. Käytä vastauseditoria vastataksesi saapuneeseen sähköpostiin, chat-viestiin, lomakkeen lähetykseen tai puheluun:
   • Voit laajentaa vastauksen muokkausikkunan vastauksen kirjoittamisen aikana napsauttamalla ja vetämällä muokkausikkunaa tai napsauttamalla enlarge Laajenna avataksesi sen ponnahdusikkunassa.

• • Jos haluat lisätä vastaanottajia kopio- (CC) tai piilokopio- (BCC) kenttään tai muokata lähettäjän sähköpostiosoitetta , napsauta vastauksen muokkausikkunan yläreunaa laajentaaksesi muokkausvaihtoehtoja.

• • Kun valikot on laajennettu, voit napsauttaa Lähettäjä-nimen vieressä olevaa down -pudotusvalikkoa vaihtaaksesi liitettyjen tiimin sähköpostikanavien Lähettäjä-osoitte iden välillä. Voit myös asettaa oletussähköpostiosoitteen, josta vastaat tukipyynnöihin.

• • Mainitaksesi kontaktin, kirjoita @ ja kontaktin nimi.

Huomaa: kun mainitset yhteyshenkilön sähköpostiviestin tekstissä, hänet lisätään automaattisesti vastaanottajaksi.

• • Kirjoita vastaus ja käytä vasemmassa alakulmassa olevaa työkaluriviä lisätäksesi muotoilua (esim. lihavointi, kursivointi jne.). Lisää hyperlinkitetty teksti napsauttamalla ” link ” -linkkikuvaketta tai kopioimalla ja liittämällä hyperlinkitetty teksti suoraan viestiisi. Voit myös napsauttaa Lisää-painiketta ja valita vaihtoehdon, jolla liität sisältöä toisesta HubSpot-työkalusta, kuten:
    • Mallit
    • Tietokannan artikkelit
    • Katkelmat
    • Video
    • Kokoukset
    • Asiakirjat
    • Lainaukset

• • • Laskut
    • Maksulinkit
    • Allekirjoitus

5. Voit käyttää edistyneitä muokkausvaihtoehtoja napsauttamalla A-kuvaketta .
   
   
   
   
   
   • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstin tyylin tai muotoilun muokkaamiseen.
   • Lisää koodilohko napsauttamalla </>-kuvaketta .
   • Lisää lainaus napsauttamalla qu-lainauskuvaketta.
   • Voit myös kirjoittaa kolme käänteistä viivaa ```luodaksesi koodilohkon, jossa on kiinteämerkkiväli.
   • Jos haluat käyttää taulukkoa, kopioi se ja liitä se vastauksen muokkausikkunaan.

6. Kirjoittamasi lähettämättömät viestit tallennetaan automaattisesti luonnoksiksi. Näin voit jättää tiketin kesken ja palata siihen myöhemmin tai avata sen vasemman paneelin Luonnokset-näkymästä menettämättä kirjoittamaasi tekstiä. Luonnokset näkyvät vain niiden luojalle.

7. Jos vastaamasi vierailija oli alun perin tuntematon, mutta antaa myöhemmin nimensä tai sähköpostiosoitteensa, voit liittää hänet yhteystietoon:
   • Etsi yksi vierailijan lähettämistä viesteistä ja napsautasuurennuslasikuvaketta ( search ).
   • Napsauta oikean paneelin Luo uusi -välilehteä luodaksesi uuden yhteyshenkilön tai Lisää olemassa oleva -välilehteä liittääksesi vierailijan olemassa olevaan yhteyshenkilöön. Tämä liittää myös vierailijan tiketin ja keskustelusi häneen. Napsauta paneelin alaosassa Tallenna.

8. Voit käyttää makroja napsauttamalla salamakuvaketta ja valitsemalla makron. Lue lisää makrojen luomisesta ja käytöstä.
9. Live-chat-kanavilla voit määrittää vastaukset, jotka lähetetään, kun painat Enter-näppäintä. Napsauta vastauksen muokkauskentän alaosassa olevaa kolmen pystysuoran pisteen kuvaketta ja valitse sitten Paina Enter-näppäintä lähettääksesi -valintaruutu. Tämä asetus koskee vain sinua eikä vaikuta muihin portaalin käyttäjiin.

10. Voit lähettää vastauksen painamalla Enter-näppäintä tai napsauttamalla Lähetä-painiketta. Voit myös vastata ja päivittää tiketin tilan yhdellä kertaa:

    • Napsauta oikeassa alakulmassa Lähetä-painikkeen vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitse tiketin tila. Täällä näkyvät tiketin nykyisen prosessin tikettitilat.
    • Jos valittu tiketin tila on ehdollinen, sinua pyydetään syöttämään vaaditut tiedot.
    • Kun olet valinnut vaihtoehdon, sähköposti lähetetään ja tiketin tila päivitetään.

    Huomaa: jos olet ottanut käyttöön tikettien automaatioasetukset, työnkulku Muuta tiketin tilaa, kun asiakkaalle lähetetään sähköpostiviesti muokataan automaattisesti, jotta tiketin tila ei palaudu entiselleen.

Lisää muistiinpanoja keskusteluun

Käytä Muistiinpanot-toimintoa ilmoittaaksesi keskustelusta toiselle tiimin jäsenelle. Tämä muistiinpano ei näy asiakkaalle. Saapuvista puheluista luotujen tikettien kohdalla Muistiinpanot-välilehti näkyy vain, jos lähtevä sähköposti on luonnoksena tai lähetetty.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Käyttötuki. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta tikettiä nähdäksesi siihen liittyvän keskustelun sekä tiedot siihen liittyvistä tietueista (esim. yhteyshenkilöt, yritykset ja kaupat).
3. Napsauta Vastaa-editorin oikeassa yläkulmassa olevaa Muistiinpano -kuvaketta.
4. Kirjoita @ ja tiimin jäsenen nimi ja kirjoita sitten viestisi.
   
   • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstin tyylin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen.
   • Voit lisätä vastaukseesi asiakirjan, katkelman, kokouslinkin, tietokannan artikkelin, lainauksen tai videon napsauttamalla Lisää-painiketta.
5. Napsauta Luo muistiinpano. Tiimin jäsenelle lähetetään ilmoitus, jossa on linkki keskusteluun.