Siirry sisältöön
Huomaa: Tämän artikkelin käännös on tarkoitettu vain tiedoksi. Käännös on luotu automaattisesti käännösohjelmiston avulla, eikä sitä ole välttämättä tarkistettu. Näin ollen tämän artikkelin englanninkielistä versiota on pidettävä hallitsevana versiona, joka sisältää uusimmat tiedot. Voit tutustua siihen täällä.

Määritä kaksisuuntainen laskujen synkronointi QuickBooks Online -palvelun kanssa (BETA).

Päivitetty viimeksi: kesäkuuta 20, 2024

Saatavilla minkä tahansa seuraavan Tilauksen kanssa, paitsi jos toisin mainitaan:

Kaikki tuotteet ja HubSpot-tilaukset

Yhdistä HubSpot-tilisi QuickBooks Onlineen tietojen synkronoinnin avulla ja määritä kahdensuuntainen laskujen synkronointi näiden kahden järjestelmän välillä. Katso tämä artikkeli, jos käytät perinteistä HubSpot-QuickBooks Online -integraatiota.

Ennen kuin aloitat

Rajoitukset

  • Laskujen muokkaaminen QuickBooks Onlinessa: HubSpotissa luotua laskua voi muokata vain HubSpotissa. Esimerkiksi rivierien lisääminen tai poistaminen, hinnoittelun päivittäminen tai maksun poistaminen. Jos muokkausta ei tehdä HubSpotissa, lasku ei synkronoidu. QuickBooksissa luotuja laskuja voidaan muokata QuickBooksissa ongelmitta.
  • Verojen veloittaminen: HubSpotissa ei ole mahdollista veloittaa veroja laskuista. Jos laskussa tarvitaan veroja, on suositeltavaa, että laskut luodaan QuickBooksissa ja synkronoidaan HubSpotiin.
  • Muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -tilit: Useimmat muut kuin yhdysvaltalaiset QuickBooks Online -versiot edellyttävät, että synkronoituihin laskuihin sisällytetään vero (esim. alv, HST, GST jne.). HubSpot-laskuja ei voi luoda veroja sisältäviksi, joten käyttäjät, joilla on muita kuin yhdysvaltalaisia QuickBooks Online -tilejä, eivät voi käyttää tätä ominaisuutta.
  • Tulojen kirjaaminen: HubSpot-laskut eivät tue palvelupäivän lisäämistä HubSpotin rivikohtiin, mikä on tarpeen QuickBooksin tulojen kirjaamistoimintoa käytettäessä.

Suosituksia ennen integraation käyttämistä

  • Otamukautettu tapahtumanumero pois käytöstä QuickBooks Online -järjestelmässä: Tarkista, onko QuickBooksin mukautettu tapahtumanumero -asetus käytössä. On suositeltavaa, että tämä asetus on kytketty pois päältä. Jos se jätetään päälle, QuickBooksissa luodut laskut ottavat automaattisesti käyttöön HubSpot-laskujen etuliitteen, mikä voi johtaa ristiriitaisiin laskunumeroihin.
  • Suljettujen tilikausien lukitseminen: Ota käyttöön asetus, joka lukitsee automaattisesti QuickBooksissa suljetut tilikaudet. Näin varmistetaan, että kaikki suljetut tilikausien jaksot on suojattu muutoksilta.
  • Synkronoi tuotteet: On suositeltavaa synkronoida tuotteet QuickBooksista HubSpotiin ja käyttää näitä tuotteita laskujen, tarjousten ja maksulinkkien luomisessa. Näin taataan, että kun laskut ja maksut synkronoidaan QuickBooksiin, ne yhdistetään oikein asettamiisi tulo- ja menotileihin.

Huom:

  • Tuotteiden synkronoinnissa käytetään SKU-ominaisuutta vastaavuutta varten. Tuotteiden päällekkäisyyksien välttämiseksi tuotesynkronointi synkronoi oletusarvoisesti vain tuotteet, joilla on SKU-ominaisuus. On suositeltavaa lisätä SKU-tunnukset QuickBooksin tuotteisiin, jotka haluat synkronoida.
  • Jos laskussa on rivieriä, joita ei voida sovittaa QuickBooksin tuotteeseen, QuickBooksissa luodaan tuote nimeltä Mukautettu rivierä, ja sovittamattomat rivierät sovitetaan kyseiseen tuotteeseen. Määrität, mihin tulotiliin tämä mukautettu rivierätuote liitetään laskun synkronoinnin Määritä-vaiheessa.
  • On suositeltavaa synkronoida kaikki asiakkaat QuickBooks Onlinesta HubSpotiin yhteystietoina. Kun luot laskun olemassa olevalle asiakkaalle, varmista, että käytät QuickBooksista synkronoitua yhteystietoa. Näin varmistat, että kaikki luodut laskut yhdistetään oikeaan asiakkaaseen QuickBooksissa. Kun laskutat uutta asiakasta, varmista, että laskussa oleva yhteyshenkilö on laskutusyhteyshenkilö, jonka sähköpostiosoitteen haluat yhdistää asiakkaaseen QuickBooksissa.

Synkronoi tiedot

  • Kun kaksisuuntainen laskujen synkronointi tai lähtevien laskujen synkronointi (HubSpot ja QuickBooks Online) on määritetty, maksujen synkronointi otetaan automaattisesti käyttöön ja se synkronoi laskun maksut edestakaisin HubSpotin ja QuickBooksin välillä. Saapuvan laskun synkronointi (QuickBooks Online HubSpotiin) ei synkronoi maksuja QuickBooksista HubSpotiin.
  • HubSpot-laskun muuttaminen (esim. rivierien lisääminen/poistaminen, verojen lisääminen, kommenttien muuttaminen) QuickBooksissa ei ole tuettu.
  • Kun määrität yksisuuntaisen laskujen synkronoinnin HubSpotista QuickBooksiin tai kaksisuuntaisen synkronoinnin, jotkut suodattimet lisätään automaattisesti lähtevien laskujen synkronointiin. Nämä suodattimet on otettu käyttöön tietojen liiallisen synkronoinnin ehkäisemiseksi, eikä niitä voi muuttaa. Nämä suodattimet ovat:
    • HubSpotista synkronoidaan QuickBooksiin vain ne HubSpot-laskut, joiden Laskun lähde -ominaisuus on HubSpot.
    • Luonnoslaskuja ei synkronoida. Laskujen on oltava viimeisteltyjä, jotta ne voidaan synkronoida QuickBooksiin.
    • QuickBooksiin synkronoidaan vain laskut, jotka on luotu/muokattu synkronoinnin aloittamisen jälkeen.
  • Jos haluat lisätä HubSpotissa luotuja historiallisia laskuja QuickBooksiin, on suositeltavaa viedä kyseiset laskut ja tuoda ne QuickBooksiin.
  • Kun lasku on synkronoitu QuickBooks Onlineen, se päivitetään QuickBooksissa, jos sen tila muuttuu (esim. maksut kirjataan tai lasku mitätöidään).
  • Jos lasku maksetaan, laskulle luodaan maksutietue, joka synkronoidaan QuickBooksin ja HubSpotin välillä.

Laskujen synkronoinnin määrittäminen

Ennen laskujen synkronoinnin määrittämistä yhdistä QuickBooks Online -sovellus HubSpotiin ja määritä tuotteiden synkronointi ja yhteystietojen synkronointi. Löydät suosittelemamme suodattimet tuote- ja kontaktisynkronointia varten täältä.

Laskujen synkronoinnin määrittäminen HubSpotin ja QuickBooks Online -sovelluksen välillä:

  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportointi ja tiedot > Integraatiot.
  • Valitse QuickBooks Online.
  • Valitse seuraava vaihe nykyisten asetusten mukaan:
    • Valitse Määritä synkronointi, jos et ole lisännyt synkronointisääntöjä.
    • Jos olet määrittänyt yksisuuntaisen laskujen synkronoinnin ja haluat käyttää kaksisuuntaista laskujen synkronointia, siirry laskun synkronoinnin kohdalle ja valitse Muokkaa.
    • Napsauta Synkronoi lisää tietoja, jos olet aiemmin määrittänyt muita synkronointisääntöjä kuin laskuja.
    • Napsauta Määritä-välilehdellä synkronoinnin suunnan nuolia ja valitse Sovellusten välinen tietojen synkronointi.

QuickBooks-sync-direction

  • Napsauta Tietoristiriitojen ratkaisu -pudotusvalikkoa ja valitse, käytetäänkö HubSpot-tietoja vai QuickBooks Online -tietoja.
  • Kytke Mapped fields -osiossa kytkimet pois päältä, jotta ne jäävät synkronoinnin ulkopuolelle.
  • Ops Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat lisätä lisää kenttiä valitsemalla Add a mapping (Lisää kartoitus) valmiiksi määritettyjen kenttien alapuolella.
    • Valitse kentät pudotusvalikoista ja napsauta Luo tai poista kartoitus napsauttamalla delete Poista.
    • Jos haluat muokata tai poistaa lisäämäsi kartoituksen, valitse Toiminnot ja sitten Muokkaa tai Poista.

QuickBooks-add-mapping

  • Napsauta oikeassa yläkulmassa Seuraava.
  • Oletusarvoisesti kaikki laskut synkronoidaan QuickBooks Onlinen ja HubSpotin välillä. Suositellaan suodattimen lisäämistä saapuvien laskujen synkronointiin, jotta synkronoidaan vain Quickbooksissa tämän päivän jälkeen luodut laskut. Suodattimen lisääminen:
    • QuickBooks Online → HubSpot-kohdassa Suodattimet, valitse Muokkaa QuickBooks Online → HubSpot-kohdan vieressä.
    • Valitse ensisijainen tai liitetty suodatintyyppi.
    • Valitse ominaisuus ja suodatuskriteerit.
    • Napsauta Käytä kriteerejä ja napsauta sitten Valmis.

quickbooks-limit-after-today-1

Muokkaa laskun synkronointia

Voit muokata olemassa olevaa laskun synkronointia:

  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportointi ja tiedot > Integraatiot.
  • Valitse QuickBooks Online.
  • Siirry laskun synkronoinnin kohdalle ja valitse Muokkaa.
  • Tee muutokset noudattamalla vaiheita, jotka ovat samat kuin jos määrittäisit synkronoinnin ensimmäistä kertaa.

Laskujen synkronoinnin kytkeminen päälle tai pois päältä

Laskujen synkronoinnin kytkeminen päälle tai pois päältä:

  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportointi ja tiedot > Integraatiot.
  • Valitse QuickBooks Online.
  • Siirry laskun synkronoinnin kohdalle, valitse Lisää ja valitse sitten Poista synkronointi käytöstä tai Ota synkronointi käyttöön.

Tarkista laskujen synkronointi

  • Voit tarkistaa, onko yksittäinen lasku synkronoitu:
    • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
    • Avaa oikea paneeli napsauttamalla laskua .
    • Selaa Integraatioiden synkronointi -osioon tarkastellaksesi tilaa.

invoice-sync-status-individual-1

Voit tarkastella luetteloa laskutietueista ja niiden synkronointitilasta:
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportointi ja tiedot > Integraatiot.
  • Valitse QuickBooks Online.
    • Valitse Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehdellä Kohdenäkymä nähdäksesi synkronoitujen, epäonnistuneiden tai poissuljettujen tietueiden määrän. Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja sitten Muokkaa sarakkeita.
      • Voit suodattaa kohteen mukaan valitsemalla Kaikki kohteet Suodata: -kohdan vieressä.
      • Napsauttamalla tietueen vieressä olevaa numeroa avautuu sivupaneeli tietueiden tarkastelua varten.
        • Jos synkronointi ei onnistu, siirrä hiiren kursori Virhe-kategorian alla olevan tietokuvakkeen päälle, niin näet selityksen, miksi laskun synkronointi ei onnistu.
quickbooks-sync-status-information
    • Näytä luettelo tietueista valitsemalla Tietueet-näkymä.
      • Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Lisää ja sitten Muokkaa sarakkeita.
      • Käytä taulukon yläpuolella olevia suodattimia tietueiden suodattamiseen.
      • Käytä taulukon alaosassa olevaa sivunavigointia tietueiden selaamiseen.
      • Napsauta Synkronointiaktiviteetti-kohdassa nuolta nähdäksesi lisätietoja tietueen aktiviteetista.

quickbooks-sync-status-information-records

Laskujen synkronoinnin käyttäminen

Kun synkronointi on määritetty, noudata seuraavia ohjeita synkronoidaksesi ensimmäisen laskun HubSpotista QuickBooks Onlineen:

  • Luo lasku.
  • Napsauta Finalize (Viimeistele).
  • Integrointi havaitsee uuden laskun, tarkistaa laskun tiedot mahdollisten asetettujen suodattimien perusteella ja synkronoi laskun QuickBooks Onlineen, jos se kelpaa.
  • Voit tarkistaa, onnistuiko se tarkastelemalla synkronointitietoja.

Yleisiä kysymyksiä

Miten synkronoin tilauksen numeron tai muut laskun kentät Quickbooksin kanssa/ Quickbooksista?

Tilauksen numero ei ole QuickBooksin laskujen oletuskenttä, vaan se on lisättävä mukautettuna kenttänä. Tästä syystä HubSpot QuickBooks Online -integraatiossa ei voida määritellä sille valmiita kenttäkuvioita. Ops Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat määritellä mukautettuja kartoituksia. Mukautettujen kenttäkartoitusten avulla voit tunnistaa QuickBooksin laskun kentät (esim. seurantanumero, tilauksen numero, toimitustapa) ja synkronoida nämä arvot HubSpotin ja Quickbooksin välillä.

Miten esitän alennukset, verot ja maksut laskuissani?

Kun käytät Quickbooks Online -integraatiota, et voi lisätä laskuihin tilaustason alennuksia, veroja ja maksuja, koska QuickBooks Online ei sisällä samaa laskutason verojen ja maksujen käsitettä, vaikka se tukee yhtä laskutason alennusta.

Sen sijaan, että käyttäisit laskutason veroja, alennuksia ja maksuja, suositellaan seuraavaa:

  • Alennukset: Lisää alennukset rivikohtaisella tasolla ja käytä Kommentit-kenttää alennuksen selittämiseen.
  • Maksut (esim. toimituskulut, luottokorttimaksut, viivästysmaksut): Voit lisätä ne omana rivinään laskuun, mieluiten käyttämällä QuickBooksista synkronoitua tuotetta.
  • Verot: voidaan lisätä laskulle omana rivinään, mieluiten QuickBooksista synkronoidun tuotteen avulla, ja ne on yhdistetty QuickBooksin tulo-/kulutiliin, jossa seurataan kerättyjen verojen määrää. Näitä verorivejä ei yhdistetä QuickBooks Online Tax Centeriin veroraportointia varten.

Pitäisikö minun kytkeä pois päältä "Luo maksettu lasku" -maksutoiminto, jos käytän laskujen synkronointia?

Vähintäänkin on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan pois laskuista tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde = lasku). Jos työnkulkua ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska laskun maksut käynnistävät myös maksetun laskun luomisen. Maksuja syntyy vain yksi, mutta maksuun liittyy kaksi laskua.

Yleiset virheet

Jos laskujen synkronointi QuickBooks Onlineen ei tapahdu muutamassa minuutissa, synkronointi voi epäonnistua useista syistä. Kaikki synkronointivirheet, myös laskujen synkronointi, löytyvät QuickBooks Online -asetussivultasi.

quickbooks-example-sync-error

Alla on joitakin yleisiä virheitä, joita saatat kohdata, ja miten ne ratkaistaan.

Laskulla pitäisi olla siihen liittyvä asiakas. Varmista, että siihen liittyvä asiakas on läsnä sekä HubSpotissa että QuickBooks Onlinessa, jotta voit synkronoida tämän laskun.

Tämä laskun synkronointivirhe johtuu siitä, että laskussa olevaa yhteyshenkilöä ei löydy QuickBooksista, kun laskua yritettiin synkronoida. Useimmiten tämä johtuu siitä, että laskussa oleva yhteyshenkilö ei jaa asiakkaan sähköpostiosoitetta QuickBooksissa. Jos muutat laskun yhteystietoa HubSpotissa yhteystiedoksi, joka vastaa asiakkaan sähköpostiosoitetta QuickBooksissa, lasku synkronoituu.

Näyttönimi on kaksoiskappale

Näyttönimikenttien on oltava yksilöllisiä Quickbooks Onlinessa. Yrityksen ensimmäisen kontaktin Display Name - nimeksi asetetaan yrityksen nimi, mutta kaikki kyseisen yrityksen kontaktit, joita yritetään synkronoida QuickBooks Onlineen ensimmäisen kontaktin jälkeen, eivät onnistu synkronoimaan, koska niiden Display Name -nimi on jo käytössä. Katso tämä artikkeli.

Yrityksen validointivirhe: Syötä palvelupäivä tulojen kirjausriville

Tämä virhe voi ilmetä, jos käytät QuickBooks Online -ohjelman tulojen kirjaaminen -toimintoa. Tulojen kirjaaminen edellyttää, että kaikilla laskun rivierillä on palvelupäivä. HubSpot-rivikohtiin ei ole mahdollista lisätä palvelupäivämäärää, joten on suositeltavaa ottaa tuloutusasetus pois käytöstä QuickBooksissa ja tehdä tuloutusraportointi erikseen.

HubSpotin natiivien laskujen rivikohta- tai laskusummamuutoksia ei voi tehdä ulkoisten sovellusten kautta. Tee tarvittavat muutokset suoraan HubSpotissa.

Tämä virhe ilmenee, koska HubSpotissa luotua laskua on muutettu QuickBooksissa. Peruuta laskun muutokset QuickBooksissa ja tee nämä muutokset laskuun HubSpotissa, jotta synkronointia voidaan jatkaa.

Oliko tästä artikkelista apua?
Tätä lomaketta käytetään vain dokumentaation palautteeseen. Lue, miten saat apua HubSpotin kanssa.