Yhdistä tietueet

HubSpot-tililläsi voit yhdistää kaksi samaa objektia koskevaa tietuetta yhdeksi tietueeksi. Jäljelle jäävään tietueeseen yhdistetään molempien tietueiden aktiviteetit, liitännät ja suurin osa ominaisuusarvoista. Voit esimerkiksi yhdistää päällekkäiset yhteystiedot, jotta niiden historiatiedot säilyvät ja niiden aktiviteettiaikajänteet yhdistyvät.

Huomaa: tililläsi saatetaan käyttää kunkin objektin kohdalla mukautettuja nimiä (esim. tili yrityksen sijaan). Tässä artikkelissa viitataan objekteihin niiden HubSpot-oletusnimillä.

Ennen kuin aloitat

Kun valmistaudut tietueiden yhdistämiseen, sinun on syytä ymmärtää, miten se vaikuttaa tietueiden tietoihin. Tietueiden yhdistämisen odotettu käyttäytyminen vaihtelee sen mukaan, minkä objektin tietueita olet yhdistämässä. Lue lisää siitä, mitä tiedoillesi tapahtuu kunkin yhdistämistyyppin kohdalla.

On myös tärkeää huomata, että kun olet yhdistänyt kaksi tietuetta, niitä ei voi enää erottaa toisistaan. Yhteystietojen ja yritysten osalta voit luoda uuden tietueen, jossa on yhdistetyt sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset. Kaikkien objektien osalta voit käyttää Merged [record] IDs -ominaisuutta tarkastellaksesi aiemmin yhdistettyjä tietueita.

Tietueiden yhdistäminen

Tietueiden yhdistäminen tililläsi:

1. Siirry tietueisiisi:
   • Yhteystiedot: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Yritykset: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
   • Kaupat: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
   • Tukipyynnöt: Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Palvelupyynnöt. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
   • Tapaamiset(josaktivoitu): Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Tapaamiset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Tapaamiset.
   • Kurssit(josaktivoitu): Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kurssit. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kurssit.
   • Ilmoitukset(josaktivoitu): Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Listaukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Listaukset.
• Palvelut(josaktivoitu): Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Palvelut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Palvelut.
• Mukautetut objektit: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
2. Napsauta sen tietueennimeä, jonka haluat asettaa ensisijaiseksi. Tämä tietue säilyy tililläsi.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Yhdistä.

4. Napsauta valintaikkunassa avattavaa valikkoa, etsi ja valitse tietue, joka yhdistetään ensisijaiseksi tietueeksi. Tätä pidetään toissijaisena tietueena.
• Voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena olevassa tietueessa, napsauttamalla arvoja, jotka haluat säilyttää. Oletusarvoisesti ensisijaisen tietueen ominaisuudet valitaan, koska ne yleensä säilytetään yhdistämisen jälkeen.
• Voit muuttaa tietueiden vertailussa näytettäviä ominaisuuksia napsauttamalla Aseta tarkasteltavat ominaisuudet. Napsauta Käytä, kun olet valinnut ominaisuudet.
5. Napsauta Yhdistä.

Huomaa: jos yhdistät tietueita puhelun aikana, puhelu katkeaa automaattisesti.

Saat ilmoituksen, että yhdistäminen on käynnissä. Kaikkien tietueiden toimintojen synkronointi voi kestää jopa 30 minuuttia.

Jos yhdistäminen epäonnistuu, syynä voi olla:

• Yhdistämisraja: et voi yhdistää tietueita, jos ne ovat olleet mukana yhteensä yli 250 yhdistämisessä (esim. yhteyshenkilö A ja yhteyshenkilö B ovat olleet mukana kummankin 130 yhdistämisessä). Kun tämä raja on saavutettu, sinun on joko luotava uusi tietue tai muokattava tietuetta manuaalisesti yhdistämisen sijaan.

• Yhdistämisrajoitus: et voi ylittää määrittämiäsi yhdistämisrajoituksia. Jos yhdistettävä tietue ylittäisi rajoitukset, yhdistäminen saattaa epäonnistua. Sinun on tarkistettava ja poistettava yhdistämisiä ja yritettävä sitten uudelleen.

• Yritystietueiden skenaariot: on myös tiettyjä tilanteita, joissa yrityksiä ei voi yhdistää.

Yhdistettyjen tietueiden tarkastelu

Voit käyttää Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta tarkastellaksesi, mitkä tietueet on aiemmin yhdistetty. Voit tarkastella tätä ominaisuutta yksittäisessä tietueessa tai suodattaa kaikki tietueesi sen perusteella, onko niillä arvoa kyseiselle ominaisuudelle.

Ominaisuuden tarkasteleminen yksittäisessä tietueessa:

1. Siirry tietueisiisi.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa Toiminnot ja sitten Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Kirjoita hakupalkkiin Yhdistetty.
   • Jos tietue on ollut mukana yhdistämisessä, Merged [record] IDs -ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden Record ID -arvot.
   • Vie hiiriYhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuuden arvon päälle ja napsautaTiedot nähdäksesi, kuka suoritti yhdistämisen ja milloin se tapahtui.
   • Lue, miten voit muokata vasemmassa sivupalkissa näkyviä ominaisuuksia.

Voit tarkastella kaikkia tietyn objektin tietueita, jotka ovat olleet mukana yhdistämisessä, seuraavasti:

1. Siirry tietueisiisi.
2. Napsauta taulukon yläpuolella kohtaa Kaikki suodattimet.
3. Kirjoita oikean paneelin hakupalkkiin sana Yhdistetyt ja valitse sitten Yhdistetyt [tietueiden] tunnukset.
4. Valitse ”on tiedossa”.

5. Sulje paneeli napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa X-painiketta.
6. Näkymässä näkyvät vain ne tietueet, jotka on sisällytetty yhdistämiseen. Näiden tietueiden ominaisuus sisältää kaikkien aiemmin kyseiseen tietueeseen yhdistettyjen tietueiden tietue-ID-arvot.

Lue lisää tietueiden suodattamisesta.

Vie yhdistettyjen tietueiden historia

Tarkastele yhdistettyjen tietueiden tietoja kerralla vientiä käyttämällä. Vienti sisältää tiedot jopa 90 päivän takaa. Vienti sisältää tietueiden ominaisuusarvot ennen yhdistämistä sekä aikaleiman siitä, milloin yhdistämiset tapahtuivat. Vaihtoehto yhdistämishistorian viemiseksi näkyy vain niissä yhdistämisissä, jotka on tehty Data Quality -työkalussa.

Yhdistettyjen tietueiden historian vieminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen laatu.

2. Napsauta Hallitse kaksoiskappaleita -välilehteä.
3. Napsauta Toiminnot ja valitse sittenVie yhdistämishistoria.
4. Valitse ponnahdusikkunassapäivämääräväli ja tiedostotyyppi.
5. Napsauta Vie yhdistämishistoria.
6. Lataa tiedosto sähköpostiviestissä olevasta linkistä.

Mitä tapahtuu, kun yhdistän tietueita?

Kun yhdistät tietueita, tapahtuu oletusarvoisesti seuraavaa:

• Tietueen tunnus: tuloksena olevalle yhdistetylle tietueelle luodaan uusi yksilöllinen tietueen tunnus. Voit käyttää Merged [record] IDs -ominaisuutta hakeaksesi alkuperäisen tietueen tunnuksen arvon perusteella.
• Luontipäivä: vanhimman tietueen arvo säilytetään.
• Ominaisuusarvot: yleensä ensisijaisen tietueen ominaisuusarvot asetetaan etusijalle, mikä tarkoittaa, että yhdistetyn tietueen arvot vastaavat ensisijaisen tietueen arvoja. Poikkeuksia ovat tietueen tunnus, luontipäivämäärä sekä tietyt yhteyshenkilö- ja yritysominaisuudet. Halutessasi voit valita, mitkä ominaisuusarvot säilytetään tuloksena olevassa yhdistetyssä tietueessa.
• Ominaisuusarvojen aikaleimat: kun yhdistäminen päivittää ominaisuusarvon, näkyvä aikaleima on yhdistämisen tapahtumispäivä ja -aika, ei lähdetietueen alkuperäinen päivämäärä.

Huomaa: jos ensisijaisessa tietueessa ei ole arvoa tietylle ominaisuudelle (esim. null, tyhjä), käytetään toissijaisen tietueen arvoa.

• Toiminnot: kaikki yhdistämiseen sisältyvien molempien tietueiden aikajanan toiminnot näkyvät uudessa tietueessa.
• Yhteydet: kaikki yhdistämiseen sisältyvien molempien tietueiden liitetyt tietueet näkyvät uudessa tietueessa. Yritysyhteyksissä, joilla on ”Ensisijainen” -merkintä, etusijalle asetetaan ensisijaisen yhdistämistietueen ensisijainen yritys. Toissijaisen tietueen ensisijainen yhteys näkyy edelleen uudessa tietueessa, mutta ”Ensisijainen” -merkintä poistetaan.
• Segmenttijäsenyys: toissijainen tietue poistetaan kaikista staattisista segmenteistä. Aktiiviset segmenttijäsenyydet voivat muuttua yhdistämisestä johtuvien tietojen muutosten seurauksena.
• Lomakkeiden lähetykset (vain yhteyshenkilöt): kaikki evästeet (HubSpot-käyttäjätunnukset), jotka olivat liitettyinä jompaankumpaan yhteyshenkilöön, yhdistetään ensisijaiseen yhteyshenkilöön, ja toissijaisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite liitetään pysyvästi ensisijaiseen yhteyshenkilöön. Jos toissijainen yhteyshenkilö lähettää lomakkeen laitteella, jolla hän on aiemmin lähettänyt lomakkeen, lähetystiedot puhdistetaan käyttäjätunnuksen perusteella ja liitetään ensisijaiseen yhteyshenkilöön. Jos kontakti lähettää lomakkeen uudelta laitteelta käyttäen toissijaisen kontaktitietueen sähköpostiosoitetta, tämä lähetys näkyy ensisijaisen kontaktin tietueessa.
• Työnkulun rekisteröinti: yhdistämiseen sisältyvät tietueet poistetaan kaikista työnkuluista.
  • Yhdistämisen aikana tapahtuneiden tietojen muutosten seurauksena tuloksena oleva tietue ei liity automaattisesti mihinkään työnkulkuun, ellet ole sallinut yhteyshenkilöiden liittämistä yhdistämisten perusteella. 
  • Jos olet sallinut liitetyistä tietueista tapahtuvan liittymisen, tuloksena oleva tietue voidaan jatkossa liittää työnkulkuihin ominaisuusmuutosten tai liitokseen liittymättömien toimien seurauksena. 
• Toimintamallit: molemmissa yhdistämiseen sisältyvissä tietueissa kirjatut toimintamallit näkyvät uudessa tietueessa. Kummassakaan tietueessa luonnoksina olevia toimintamalleja ei säilytetä.
• Salesforce-synkronointi:
  • Yhteystiedot: vain ensisijainen yhteyshenkilö synkronoidaan edelleen Salesforce-tietueeseen. Jos toissijainen yhteyshenkilö synkronoitiin Salesforceen, kyseistä Salesforce-tietuetta ei enää synkronoida HubSpotin kanssa, koska tietuetta ei enää ole olemassa.
  • Yritykset: mahdollisuus yhdistää yrityksiä riippuu HubSpotin ja Salesforcen integraation versiosta:
    • Vanha versio: yrityksiä ei voi yhdistää. Jos haluat puhdistaa HubSpotista päällekkäiset tietueet integraation ollessa asennettuna, voit poistaa ylimääräiset päällekkäiset yritykset HubSpotista päällekkäisyyksien hallintatyökalun avulla. Varmista, että säilytät HubSpotissa sen yrityksen, joka synkronoituu Salesforcen ensisijaisen tilin kanssa. Jos sinulla on päällekkäisiä yrityksiä, jotka synkronoituvat Salesforcesta, voit joko yhdistää tilit tai poistaa ylimääräiset päällekkäiset tilit Salesforcesta. Jos tililläsi on käytössä HubSpot-asetus, joka luo yrityksiä automaattisesti ja liittää ne kontakteihin, on suositeltavaa poistaa tämä asetus käytöstä, jotta vältät päällekkäisyyksiä tulevaisuudessa. Lue lisää päällekkäisten yritystietueiden hallinnasta Salesforcesta.
    • Uusi versio: voit yhdistää yrityksiä. Lue, miten päivität HubSpotin ja Salesforcen integraation uusimpaan versioon ja miten yritysten yhdistäminen vaikuttaa tietojen synkronointiin.

Yhdistämisloogikka riippuu käsiteltävästä objektista ja tietueesta. Tutustu alla oleviin poikkeuksiin tai erityiskäyttäytymiseen sovellettavien objektien osalta.

Yritysten yhdistämisen poikkeukset

Seuraavat yrityksen ominaisuudet ovat poikkeuksia oletusarvoisesta yhdistämisloogikasta:

• Yrityksen verkkotunnus: ensisijaisen yrityksen verkkotunnus säilyy ensisijaisena verkkotunnuksena,ja toissijaisen yrityksen verkkotunnus lisätään toissijaiseksi verkkotunnukseksi. Jos ensisijaisella yrityksellä ei ole verkkotunnusta ennen yhdistämistä, valitaan toissijaisen yrityksen verkkotunnus.
• Elinkaaren vaihe: säilytetään myyntiputken pisimmälle edennyt vaihe. Esimerkiksi, jos toinen yritys on liidi ja toinen asiakas, yhdistetyllä yrityksellä on elinkaaren vaiheena asiakas.
• Analytiikkaominaisuudet: nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yritysten yhteenlasketun sivun katselukertojen ja käyntien kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikenteen lähde: alkuperäisen liikenteen lähdeominaisuuden vanhin arvo säilytetään, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.

On myös tilanteita, joissa yritysten yhdistäminen ei ole mahdollista tai epäonnistuu:

• Yritys on tällä hetkellä emoyhtiö tai tytäryhtiö. Jos emoyhtiö-tytäryhtiö-suhteessa on silmukka, yhdistäminen saattaa epäonnistua. 

Yhteystietojen yhdistämisen poikkeukset

Seuraavat yhteyshenkilön ominaisuudet ovat poikkeuksia o letusyhdistämisloogikasta:

• Sähköposti: ensisijaisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite säilyy ensisijaisena sähköpostiosoitteena, ja toissijaisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite lisätään toissijaiseksi sähköpostiosoitteeksi.
• Elinkaarivaihe: säilytetään myyntiputken alimmalla tasolla olevavaihe. Esimerkiksi, jos toinen yhteyshenkilö on liidi ja toinen asiakas, yhdistetyllä yhteyshenkilöllä on elinkaarivaiheena Asiakas.
• Konversioiden määrä ja lähetettyjen yksilöllisten lomakkeiden määrä: nämä lasketaan yhteen kunkin yhteyshenkilön arvojen perusteella. Esimerkiksi, jos ensisijainen yhteyshenkilö on lähettänyt kolme lomaketta ja toissijainen yhteyshenkilö kaksi lomaketta, lähetettyjen lomakkeiden määräksi tulee viisi.
• Markkinointikontaktin tila: jos tililläsi on markkinointikontakteja, säilytetään markkinointikelpoisin tila. Esimerkiksi, jos toinen kontakti on määritetty markkinointikontaktiksi ja toinen ei-markkinointikontaktiksi, yhdistetty kontakti määritetään markkinointikontaktiksi.
• Analytiikkaominaisuudet: nämä ominaisuudet synkronoidaan uudelleen, ja näet molempien yhteyshenkilöiden yhteenlasketun sivun katselukertojen kokonaismäärän.
• Alkuperäinen liikenteen lähde: alkuperäisen liikenteen lähteen ominaisuudesta säilytetään vanhin arvo, ellei lähdettä ole päivitetty manuaalisesti. Siinä tapauksessa manuaalisesti päivitetty arvo säilyy.
• Oikeusperusta: molempien yhteystietueiden uusimmat arvot säilytetään. 

Työnkulkujen rekisteröinneissä ensisijainen yhteyshenkilö ei oletusarvoisesti rekisteröidy automaattisesti mihinkään työnkulkuun yhdistämisen aikana tapahtuvien tietojen muutosten seurauksena. Voit kuitenkin valita työnkulun asetuksissa, että yhdistetyt yhteyshenkilöt rekisteröidään yhdistämisen yhteydessä.

Tikettien yhdistämisen poikkeukset

Seuraava tiketin ominaisuus on poikkeus oletusarvoisesta yhdistämisloogikasta:

• Tiketin omistaja: j Jos tikettiin liittyy useita keskusteluja, säilytetään viimeksi päivitetyn keskustelun omistaja. 

Voinko purkaa tietueiden yhdistämisen?

Tietueiden yhdistämistäei voi peruuttaa. Käytä Yhdistetyt [tietueen] tunnukset -ominaisuutta tarkastellaksesi, mitkä tietueet on aiemmin yhdistetty olemassa olevaan tietueeseen. Yhteystietojen ja yritysten osalta voit käyttää tuloksena saatua lisä-sähköpostiosoitetta tai verkkotunnusta uuden tietueen luomiseen.

Jos yhdistetyllä kontaktilla on useita sähköpostiosoitteita, poista ylimääräinen sähköpostiosoite yhdistetystä kontaktista ja luo uusi kontakti kyseisellä sähköpostiosoitteella:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
2. Napsauta yhteystiedon nimeä.
3. Siirrä hiiri Tietoja tästä kontaktista -osiossa Sähköposti-kentän päälle ja napsautamuokkauskynän kuvaketta.

4. Napsauta lisäsähköpostiosoitteen vieressä olevaa Poista-painiketta.
5. Vahvista valinta napsauttamalla valintaikkunassa Poista sähköpostiosoite.
6. Luo uusi yhteystieto , jolla on poistettu sähköpostiosoite.

Jos yhdistetyllä yrityksellä on useita verkkotunnuksia, voit poistaa ylimääräisen yrityksen verkkotunnuksen yhdistetystä yritystietueesta ja luoda uuden yrityksen kyseisellä verkkotunnuksella:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
2. Napsauta yrityksen nimeä.
3. Siirrä hiiri Tietoja tästä yrityksestä -osion Yrityksen verkkotunnus -ominaisuuden päälle ja napsautamuokkauskynäkuvaketta.

4. Napsauta lisäverkkotunnuksen vieressä olevaa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Poista. Muutoksesi tallennetaan automaattisesti. Lue lisää siitä, miten voit kumota ominaisuusarvon muutoksen.
5. Luo uusi yritys, jolla on poistetun yrityksen verkkotunnus.