kirjaa sähköpostiviesti CRM:ään BCC- tai välitysosoitteella.

HubSpot Sales -sähköpostilaajennuksen tai -lisäosan avullavoit kirjata HubSpotin ulkopuolelta lähetetyt sähköpostitautomaattisestiCRM:ään. Jos et käytä Sales-laajennusta tai -lisäosaa, voit käyttää HubSpotin BCC-osoitetta tai edelleenlähetysosoitetta sähköpostien kirjaamiseen manuaalisesti.

BCC-osoitteen tai välitysosoitteen avulla HubSpotiin kirjautuvat sähköpostit sisältävät sähköpostin sisällön ja kaikki sähköpostin sisältämät liitetiedostot. Kirjautunut sähköposti liitetään automaattisesti vastaanottajan yhteystietueeseen, siihen liittyvään yritystietueeseen ja viiteen viimeisimpään yhteystietueeseen liitettyyn avoimeen kauppatietueeseen. Lisätietoja sähköpostivastausten kirjaamisesta HubSpotiin.

Huomaa: yli 50 Mt:n kokoiset sähköpostin liitetiedostot eivät kirjaudu CRM:ään. Itse sähköposti kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa. Saat myös sähköpostin lähetysvirheen postilaatikkoosi.

Käytä BCC-osoitetta

Kun lähetät sähköpostia sähköpostiohjelmasta, lisää BCC-osoite sähköpostin BCC-riville. Sähköpostin sisältö tallentuu automaattisesti yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Activities.
• Napsauta Sähköpostin kirjaaminen -välilehteä.

• Valitse BCC-osoite-kentän oikealla puolella Kopioi.

• Siirry sähköpostilaatikkoosi ja laadi uusi sähköpostiviesti.
• Lisää kopioitu BCC-osoite sähköpostin BCC-riville.

Lähetetty sähköpostiviesti kirjataan yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa. Jos sähköpostin vastaanottajaa ei ole yhdistetty HubSpotissa olevaan yhteystietueeseen, uusi tietue luodaan.

Vaatimukset sähköpostien kirjaamiseksi CRM:ään BCC-osoitteen avulla

• Sähköpostia lähettävällä käyttäjällä on oltava henkilökohtaiset sähköpostioikeudet.
• Sähköpostiosoitteen, josta sähköposti lähetetään, on oltava jokin seuraavista:
  • Tilisi käyttäjä.
  • Jokin yhdistetyistä henkilökohtaisista sähköposteistasi.
  • Sähköpostiohjelmassasi oleva alias (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoon, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).
• Vastaanottajan sähköpostiosoitetta ei ole lueteltu Never Log -luettelossasi.
• Jos olet ottanut GDPR:n tietosuoja-asetukset käyttöön HubSpot-tililläsi, sinulla on oltava laillinen peruste kommunikoida sähköpostin vastaanottajien kanssa.

Huomaa: jos käytät BCC-osoitetta manuaalisesti sähköpostiohjelmassa ilman seurantaa, tämä kirjaa sähköpostin vain HubSpotin yhteystietueeseen. Näin et voi seurata sähköpostiviestien avauksia tai klikkauksia.

Käytä edelleenlähetysosoitetta

Käytä edelleenlähetysosoitetta sähköpostivastauksen kirjaamiseen yhteystietueen aikajanalle. Välitysosoite on hyödyllinen, kun haluat kirjata sähköpostiviestin sen vastaanottamisen jälkeen. Ennen kuin aloitat, varmista, että sähköpostiohjelmasi tukee edelleenlähetysominaisuutta.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Toiminnot.
• Napsauta Sähköpostin kirjaaminen -välilehteä.
• Valitse Välitysosoite-kentän oikealla puolella Kopioi.

• Siirry sähköpostilaatikkoosi ja avaa sähköposti, jonka haluat kirjauttaa HubSpotiin.
• Lähetä sähköposti edelleen kopioituun edelleenlähetysosoitteeseen.

Välitetty sähköposti kirjautuu yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa. Jos sähköpostin vastaanottajaa ei ole yhdistetty yhteystietueeseen HubSpotissa, uusi tietue luodaan.

Vaatimukset vastausten kirjaamiseksi CRM:ään edelleenlähetysosoitteen avulla

Sähköpostin on täytettävä seuraavat kriteerit, jotta se voidaan kirjautua CRM:ään:

• Sähköpostia lähettävällä käyttäjällä on oltava henkilökohtaiset sähköpostioikeudet.

• Lähetät eteenpäin yksittäisen vastaussähköpostin (et sähköpostiketjun muita osia). Sähköpostiohjelman luoman välitetyn viestin otsikon on oltava läsnä:

• Sähköpostiosoitteen, jota käytät edelleenlähetettävän sähköpostin lähettämiseen, on oltava jokin seuraavista:
  • Tilisi käyttäjä.
  • Yksi yhdistetyistä sähköpostilaatikoistasi.
  • Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).
• Yhteyshenkilön sähköpostia ei ole listattu Never Log -luettelossasi.
• Jos olet ottanut GDPR:n tietosuoja-asetukset käyttöön HubSpot-tililläsi, sinulla on oltava laillinen peruste kommunikoida sähköpostin vastaanottajien kanssa.
• Välitetty sähköposti näkyy yhteystiedon aikajanalla.

• Jos alkuperäisen sähköpostiviestin lähettänyt henkilö ei ole CRM:ssäsi, viestin välittäminen luo yhteystietueen, kunhan hänen sähköpostiosoitteensa tai sähköpostiosoitteen verkkotunnuksensa ei ole Never Log -luettelossasi.
• Välitetyn viestin on oltava jollakin HubSpotin tukemalla kielellä.
• Välitetyn viestin on sisällettävä sekä HTML- että tavallinen tekstiosuus.
• Sähköpostipalvelimesi on sallittava ulkoinen edelleenlähetys.

Välitetyssä sähköpostiviestissä ei ole vakiomuotoilua. Jos HubSpot ei pysty käsittelemään sähköpostin muotoilua, sähköposti ei kirjaudu HubSpotiin. Lue, miten kirjaat sähköpostin manuaalisesti HubSpotiin.

Huomaa: jos saat sähköpostivastauksen yhteyshenkilöltä tai potentiaaliselta asiakkaalta ja he CC-vastaanottajia, HubSpot ei lisää kopioituja vastaanottajia yhteystiedoiksi tilillesi.

Sähköpostiohjelmat, joita välitysominaisuus tukee

Jos edelleenlähetetty sähköpostisi täyttää edellä mainitut vaatimukset, mutta se ei silti kirjaudu HubSpotiin, sähköpostiohjelmasi ei ole yhteensopiva HubSpotin edelleenlähetysominaisuuden kanssa. Jos sähköpostiohjelmasi ei ole yhteensopiva edelleenlähetysominaisuuden kanssa, et voi lähettää sähköpostia eteenpäin HubSpotin tietueeseen.

Alla olevat sähköpostiohjelmat ovat yhteensopivia edelleenlähetystyökalun kanssa:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Lähettäjän määritys BCC- ja välitetyille sähköposteille

Kun lähetät sähköpostiviestejä BCC- tai edelleenlähetysosoitteella, seuraavat säännöt määrittävät, kuka käyttäjä katsotaan CRM:ään kirjatun sähköpostin lähettäjäksi. Nämä säännöt määrittävät tärkeysjärjestyksessä, mitkä sähköpostit lasketaan mukaan käyttäjän kokonaisaktiivisuuteen myyntiraporteissa.

1. Jos vain yhdellä käyttäjällä on lähettävä sähköpostiosoite yhdistettynä henkilökohtaisena sähköpostiosoitteena, määritä se kyseiseksi käyttäjäksi.
2. Jos vain yhdellä käyttäjällä on lähettävä sähköpostiosoite HubSpot-käyttäjätilin sähköpostina, määritä se kyseiselle käyttäjälle.
3. Jos vain yhdellä käyttäjällä on lähettävä sähköpostiosoite aliasina, määritä se kyseiselle käyttäjälle.
4. Jos useilla käyttäjillä on lähettävä sähköpostiosoite yhdistettynä henkilökohtaisena sähköpostiosoitteena, määritä se käyttäjälle, jolla sähköpostiosoite on ollut yhdistettynä pisimpään.

Jos kirjaat sähköpostin HubSpotin ulkopuolelta käyttäen BCC-osoitetta ja lähetät sen sähköpostiosoitteesta, joka on liitetty tiimisähköpostiksi HubSpotissa, sähköposti osoitetaan aina käyttäjälle, joka on alun perin yhdistänyt tiimisähköpostitilin.