コミュニケーション受信トレイでチームとコラボレーションする

コミュニケーションの受信トレイを使用すると、進行中のコミュニケーションを1か所で表示して管理できます。受信トレイでチームと協力して作業しているときに、コミュニケーションの再割り当て、既存のスレッドでのコメント、別の受信トレイまたはヘルプデスクへのコミュニケーションの移動、別の受信者へのEメールの転送を行なうことができます。

受信トレイでコミュニケーションにアクセスする

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。

2. アカウントに複数の受信トレイが設定されている場合は、左上の ドロップダウンメニューをクリックして、処理する受信トレイを選択します。

3. コミュニケーション をクリックして開きます。

コミュニケーションを再割り当てする

コミュニケーションを別のユーザーに再割り当てする必要がある場合は、左上の [担当者]ドロップダウンメニューをクリックして、コミュニケーションを引き継ぐ別のユーザーまたはチームを選択します。コミュニケーションをユーザーやチームに割り振りする方法の詳細をご確認ください。

スレッドに参加しているユーザーを確認する

他のチームメンバーがスレッドを表示していて活発に応答している場合は、彼らのアバターが返信エディターに表示されます。彼らが応答の途中である場合、そのことが入力インジケーターで示されます。別のチームメンバーがコミュニケーションを処理している場合は、 別の未割り当てのコミュニケーションをトリアージする必要があります。

コミュニケーションにコメントを追加する

別のユーザーにスレッドを確認してもらったり、コンタクトのフォローアップをしてもらったりするために、コミュニケーションにコメントを追加できます。このコメントはコンタクトには表示されません。

• 返信エディターで［コメント］タブをクリックします。
• @とチームメンバー の名前を入力して、メッセージを入力します。
  • Eメールエディターの下部にあるアイコンを使用して、テキストスタイルの変更、リンクの挿入、画像の追加、ファイルのアップロードを行うことができます。
  • ドキュメント、 スニペット、 ミーティングリンク、 ナレッジベース記事、 見積もり、 または動画 を返信に追加するには、[ 挿入]をクリックします。
• [ コメントを追加]をクリックします。通知は、コミュニケーションへのリンクと併せてチームメンバーに送信されます。

コミュニケーションを別の受信トレイまたはヘルプデスクに移動する

あなたの会社との関係におけるコンタクトのライフサイクルのどこかで、コミュニケーションの所有権をまったく異なるチームに移す必要が出てくる場合もあります。例えば、コンタクトが購入を完了したら、セールスチームはスレッドをサポートチームの受信トレイに移動できます。こうすると、サポートチームのメンバーが、コンタクトの問い合わせへの対応を引き継ぐことができます。

Eメール、チャット、Facebook Messenger、WhatsAppメッセージなど、任意のタイプのコミュニケーションを別の受信トレイまたは ヘルプデスクワークスペースに移動できます。コミュニケーションに関連付けられているチケットがあれば、そのチケットも新しい受信トレイに移されます。

1. 右上の ellipses の省略記号をクリックし、[ コミュニケーションを移動]を選択します。
2. ダイアログボックスで、[ 受信トレイまたはヘルプデスクを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、移動先の 受信トレイまたは ヘルプデスクを選択します。
3. コミュニケーションをヘルプデスクに移す場合:
   • チケットの件名を入力します。
   • [パイプライン ]ドロップダウンメニューをクリックし、チケットをルーティングする パイプライン を選択します。
   • [チケットステータス ]ドロップダウンメニューをクリックし、 チケットステータスを選択します。
   • [受信したチケットの割り当て先]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
     • 任意のユーザー:条件を満たす任意のユーザーにチケットを割り当てます。ヘルプデスクでのチケットの割り当てについて、詳しくはこちらをご覧ください。
     • 特定のユーザーおよびチーム:選択したユーザーまたはチームに割り当てる。[ 特定のユーザーまたはチーム ]ドロップダウンメニューをクリックし、コミュニケーションに割り当てるユーザーまたはチームの横にある チェックボックス をオンにします。
     • 誰にも割り当てない:コミュニケーションは誰にも割り当てられません
   • ［移動］をクリックします。受信トレイチャネルをコミュニケーションの受信トレイに移動する方法の詳細をご確認ください。
4. コミュニケーションを別の受信トレイに移動する場合:
   • [割り当て先 ]ドロップダウンメニューをクリックし、割り当てオプションを選択します。
     • 任意のユーザー: 受信トレイへのアクセス権を持つ任意のユーザーにコミュニケーションを割り当てます。
     • 現在の割り当てを保持:コミュニケーションは現在の担当者に割り当てられたままになります。
     • 特定のユーザーおよびチーム:選択したユーザーまたはチームに割り当てる。[ 特定のユーザーまたはチーム ]ドロップダウンメニューをクリックし、コミュニケーションに割り当てるユーザーまたはチームの横にある チェックボックス をオンにします。
     • コンタクト担当者 :受信コミュニケーションをコンタクトの担当者に割り振りします。コンタクトには レコードに担当者が割り当てられ ていて、Cookieで追跡可能である必要があります。コミュニケーションにコンタクト 担当者が指定されていない場合は、割り当て設定を構成します。
     • 誰も:コミュニケーションは誰にも割り当てられません。
5. ［移動］をクリックします。

コミュニケーションは新しい受信トレイに表示され、元のコミュニケーションは最初のエージェントのコミュニケーションリストで読み取り専用のメッセージに置き換えられます。コミュニケーションの再割り当て時にコメントが含まれていた場合、そのコメントも対象の受信トレイに表示されます。

受信トレイからEメールを転送する

Eメールを別のチームまたは組織外のだれかに送信する必要がある場合、受信トレイからEメールを転送することができます。

1. 最新の返信の右上にある［転送］をクリックします。
2. Eメール作成ウィンドウで、受信者のEメールアドレスとメッセージを入力します。
3. ［送信］をクリックします。

受信トレイで、転送されたメッセージが黄色のバー付きで表示されます。これは、メッセージが転送されたことを示します。作成したEメールは、受信トレイだけでなく、外部の受信者にも表示されるようになります。