Gespreksopnamen en transcripties bekijken

Je kunt opnames bekijken die zijn gemaakt via HubSpot's calling tool, via HubSpot's integratie met Zoom, of via een externe leverancier van calls die is geïntegreerd met HubSpot.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-seatkun je Conversation Intelligence (CI) gebruiken om opnames te transcriberen en analyseren. Hierdoor kun je je team effectiever coachen en waardevolle klantinzichten uit de opnames en transcripten halen.

Als je de HubSpot mobiele app gebruikt, lees dan hoe je onderweg opnames kunt bekijken.

Voordat je begint

• Stel de calling tool in. Je kunt een door HubSpot verstrekt telefoonnummer aanschaffen, je uitgaande telefoonnummer bij HubSpot registreren, HubSpot's integratie met Zoom instellen of integreren met een externe leverancier van calls.

Let op: HubSpot ondersteunt alleen een selecte groep van derde partij aanbieders van calls. Lees meer over welke providers van calls worden ondersteund in de HubSpot App-marktplaats.

• HubSpot call recordings staan standaard aan. Zorg ervoor dat Gespreksopname is ingeschakeld in je instellingen.
• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise gebruiker bent, zorg er dan voor dat Conversation Intelligence ook is ingeschakeld in je instellingen zodat je opnamen worden getranscribeerd.
• Als je Zoom gebruikt om te bellen, zorg er dan voor dat opnemen in de cloud is ingeschakeld.
• Controleer de wetgeving voor het opnemen van gesprekken in uw regio.

Records beoordelen

Om de record te openen en notities toe te voegen.

• Klik op de titel van het gesprek.
• Om de opname te starten, klikt u links in het overzichtsscherm op playerPlay Play. U kunt ook de knoppen playerFastForward gebruiken om over te slaan of playerRewind om terug te spoelen. Als u een Zoom cloud opname bekijkt, kunt u ook afspelen, pauzeren of vooruitspoelen.
• Klik onderaan op Notities en vervolgens op Notities toevoegen om gespreksnotities toe te voegen. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voerje notitie inen klik op Opslaan. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account hebt, kun je ook inline opmerkingen toevoegen.
• Om een door AI gegenereerd gespreksoverzicht te genereren, klik je op Dit gesprek samenvatten (Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise). Dit veld kan niet worden bewerkt. Gebruik het onderstaande tekstvak Opmerkingen om extra informatie toe te voegen.
  • Als je Copilot meer informatie wilt vragen over het gesprek, klik je op Stel een vraag.

• • Klik op hetpictogram thumbsUp duimen omhoog of thumbsDown duimen omlaag om feedback te geven op de samenvatting.
  • Klik op het pictogram Bericht kopiëren om de samenvatting te kopiëren.
  • Klik op Sluiten om de samenvatting te verbergen.

Let op: om Breeze gesprekssamenvattingen te kunnen gebruiken, moet je Copilot en gespreksopname aanzetten in je account.

• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account hebt, klik je rechts tussen de tabbladen Insights, Stats en Transcript om de tracked termen, call stats en het call transcript te bekijken. Je kunt tracked termen alleen bekijken als je een Sales Hub of Service Hub Enterprise account hebt en een superbeheerder tracked termen heeft toegevoegd.

Opnames delen of toevoegen aan afspeellijsten

• De record delen:
  • Klik op de knop share Delen rechtsboven.
  • Klik in het vervolgkeuzemenu E-mail verzenden naar om teamleden toe te voegen met wie u de opname wilt delen.
  • Typ een bericht in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelhendels of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname aan te passen dat u wilt delen.
  • Klik op de link Delen of Kopiëren. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account hebt, kun je ook specifieke transcriptfragmenten delen.

Let op: gebruikers met toestemming om een opname te bekijken, kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is om een duidelijke focus en richting te geven.

• Een record aan een afspeellijst toevoegen:
  • Klik op + Toevoegen aan afspeellijst.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer afspeellijst om de opname aan verschillende afspeellijsten toe te voegen.
  • Typ een beschrijving in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelhendels of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname aan te passen dat u wilt delen.
  • Klik op Toevoegen.

Herziening van gevolgde voorwaarden(Sales Hub of Service Hub Enterprise)

Je kunt gevolgde termen maken om naar delen van het transcript te gaan waar de term wordt genoemd.

Let op: je moet een superbeheerder zijn om bijgehouden voorwaarden toe te voegen of te bewerken.

• Klik in het rechterpaneel op het tabblad Insights om gevolgde termen te bekijken.
• Klik op Bewerken om gevolgde termen te bewerken.
• In het rechterpaneel kunt u klikken op + Categorie toevoegen om categorieën voor gevolgde termen toe te voegen.
• Om een gevolgde term aan een categorie toe te voegen, klikt u op + Volgterm toevoegen en typt u de gevolgde term in het tekstvak.
• Klik onder in het rechterpaneel op Opslaan.

Gesprekssprekers toevoegen en gespreksstatistieken bekijken(Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise)

Je kunt gespreksstatistieken bekijken door de contactpersoonrecords van deelnemers aan het gesprek te koppelen.

• Om deelnemers aan gesprekken te koppelen aan records, klikt u bovenaan op Deelnemers. Klik in het rechterpaneel op de linkknop link naast de spreker in de sectie Ontvanger. Typ de naam van de contactpersoon in de zoekbalk. Als er geen record bestaat, klikt u op + Add Contactrecord om een record voor de contactpersoon te maken. Klik vervolgens op Koppelen. Om een contactpersoon te ontkoppelen, klikt u nogmaals op de knop link link om de koppeling te verbreken.

Let op: HubSpot zal automatisch de namen van de sprekers matchen op getranscribeerde tweepartijen gesprekken gemaakt met Zoom Basic of Pro. Handmatig de spreker matchen is niet beschikbaar voor gesprekken die zijn gemaakt met Zoom Business, Business Plus of Enterprise, omdat deze transcripten worden geleverd door Zoom en niet door HubSpot.

• Om de contactgegevens van de ontvanger van de oproep te openen, klikt u in het rechterpaneel op de naam van de contactpersoon om naar dat contactpersoonrecord te gaan.

• Klik na het toevoegen van sprekers in het rechterpaneel op het tabblad Stats om de volgende gespreksstatistieken te bekijken.
  • Gesprekstijd gesprekseigenaar: het percentage van de tijd dat de gesprekseigenaar praat.
  • Spraaksnelheid: het aantal woorden per minuut voor de verantwoordelijke.
  • Langste monoloog: de langste tijd dat de verantwoordelijke spreekt.
  • Langste klantenverhaal: de langste tijd dat een klant aan het woord is.
  • Interactiviteit: de hoeveelheid interactie binnen het gesprek.
  • Geduld: het aantal pauzes tussen de deelnemers.

Bekijk transcripties en voeg threaded inline commentaar toe(Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise)

Wanneer u transcripties bekijkt, kunt u inline commentaar toevoegen of een link naar een specifiek deel van het transcript delen. Vertegenwoordigers kunnen eenvoudig reageren op opmerkingen, zodat gesprekken doelgericht blijven en alle relevante informatie op één plek staat.

Let op: automatische transcriptie is beschikbaar voor de standaard talen van HubSpot voor het maken van content. HubSpot zal de opname transcriberen in de taal die je hebt geselecteerd in je accountinstellingen. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

• Klik in het rechterpaneel op het tabblad Transcript om het transcript van het gesprek te bekijken. Gebruik de zoekbalk om specifieke trefwoorden op te zoeken. De resultaten geven elk deel van het transcript weer waarin het trefwoord is gebruikt.
• Om een melding naar een ander teamlid te sturen of een commentaar met tijdstempel toe te voegen, doet u een van de volgende dingen:
  • Klik op het tabblad Commentaar onder het afspelen van de opname. Typ @ in het tekstvak, gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw opmerking in en klik op Opslaan.

• • Om een tijdstempel toe te voegen:
    • Typ onder het tekstvak de tijdstempel en klik vervolgens op het tekstvak om de tijdstempel toe te passen. Op het tabblad Transcript aan de rechterkant springt het naar dat deel van het transcript.

• • • Ga in het transcript met de muis over het gedeelte van het transcriptfragment waar u een opmerking aan wilt toevoegen. Klik op de knop comments Commentaar. Op het tabblad Commentaar onder het afspelen van de opname wordt een tekstvak geopend met het juiste tijdstempel.
  • Klik op Commentaar.
  • Klik op de knop Beantwoorden onder een van de opmerkingen om een thread te beginnen. Klik na het schrijven van je antwoord op Reply.

• Om een specifiek deel van het transcript te delen, gaat u met de muis over dat transcriptfragment en klikt u vervolgens op de knop share Delen. In het dialoogvenster gebruikt u de hendels langs het spoor van de spreker of typt u de begin- en eindtijd om de lengte van de opnamefragmenten aan te passen. Als u de hele opname wilt delen, zorg er dan voor dat de hendels langs de luidsprekersporen aan het begin en einde van de opname staan.

Let op: gebruikers met toestemming om een opname te bekijken, kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is om een duidelijke focus en richting te geven.

Zoom opnames synchroniseren

Als je een Zoom Business of Enterprise account hebt, kun je je Zoom cloud opnames synchroniseren om te bekijken in HubSpot. Zodra cloud recording is ingeschakeld in je Zoom account, verschijnen de opnames op de tijdlijn van het gekoppelde record. Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat, zal Conversation Intelligence Zoom cloud opnames transcriberen en deze transcripten zullen ook worden gesynchroniseerd naar de tijdlijn van de record.

Om Zoom op te nemen met Conversation Intelligence:

• Schakel opnemen in de cloud in Zoom in. Zorg ervoor dat het selectievakje audiotranscripties is ingeschakeld, zodat je transcripties in HubSpot ontvangt van je Zoom-opnames.
• Schakel het selectievakje Synchroniseer gegevens van opnames en transcripts in je Zoom-integratie-instellingen in. Als je het selectievakje Synchroniseer gegevens van opnames en transcripts inschakelt, worden alle nieuwe opnames en transcripts automatisch gesynchroniseerd met HubSpot voor zowel vergaderingen als webinars. Je kunt een gespreksopname verwijderen via de pagina Oproepindex.

• Om opnames toe te wijzen aan gebruikers in uw HubSpot account, moet u ervoor zorgen dat zij hun Zoom-accounts koppelen. Opname interactie activiteiten zullen worden toegewezen aan een gebruiker in je HubSpot account als hun e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres van een Zoom gebruiker in het gesprek.

Records koppelen aan andere records

HubSpot AI koppelt opnames standaard automatisch aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers van het gesprek.

U kunt een opname ook koppelen aan andere contactpersonen, bedrijfsrecords, dealrecords, ticketrecords of vergaderrecords in uw CRM. De opname verschijnt op de tijdlijn van het gekoppelde record, zodat u de opnamedetails kunt bekijken voor meer context.

• Klik op de titel van de oproep.
• Klik bovenin op Associaties.
• Om een koppeling toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op + Toevoegen naast een van de tabbladen Contactpersoon, Bedrijf, Deal, Ticket of Vergadering.

De bijbehorende records verschijnen ook op de pagina Oproepindex. Als de bijbehorende records niet in de tabel verschijnen, bewerk dan de kolommen van de tabel.