Geassocieerde records

In HubSpot zijn er standaard CRM-objecten: contacten, bedrijven, deals en tickets. Als uw account een Enterprise-abonnement heeft, kunt u ook aangepaste objecten maken. Om de relaties tussen deze objecten bij te houden, kun je hun records met elkaar associëren. Associaties zijn altijd tweerichtingsverkeer (d.w.z. als record A is gekoppeld aan record B, is record B ook gekoppeld aan record A) en kunnen worden bekeken in elk record in de rechter zijbalk.

Voorbeelden van wanneer je records zou associëren zijn:

• Bij een verkoop communiceer je via e-mail met drie personen van hetzelfde bedrijf. In HubSpot associeer je de deal met de drie contactpersonen en hun bedrijfsrecord.
• Wanneer u een klacht van een klant behandelt, communiceert u via e-mail met twee personen. Deze personen zitten ook midden in een verkoop met je bedrijf. In HubSpot kun je het ticketrecord koppelen aan de twee contactrecords en het dealrecord.
• Een contactpersoon is een adviseur bij het ene bedrijf en een werknemer bij een ander bedrijf. In HubSpot kun je de contactpersoon aan beide bedrijven koppelen. Je kunt de werkgever instellen als hun primaire bedrijf, en als je in een Professional of Enterprise account zit, kun je ze labelen als adviseur voor het andere bedrijf.

U kunt de activiteiten in de tijdlijn van een record ook koppelen aan een ander record. Als de records al aan elkaar gekoppeld zijn, worden sommige activiteiten automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records. Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je associaties beheert in de HubSpot mobiele app.

Let op: het aantal associaties per record is afhankelijk van het object en je HubSpot-abonnement.

Associaties toevoegen aan een individueel record

Om associaties aan een record toe te voegen:

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, gaat u met de muis over Aangepaste objecten en selecteert u vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Klik op de naam van de record waarvoor u associaties wilt toevoegen.
• Zoek in het rechterpaneel de relevante objectsectie en klik op Toevoegen. Als u bijvoorbeeld een deal wilt koppelen aan de record waar u zich in bevindt, zoekt u de sectie Deals en klikt u op Toevoegen. U kunt een nieuwe record aanmaken om aan de record te koppelen, of een bestaande record aan de record koppelen.

• Om een nieuwe te koppelen record te maken, voert u op het tabblad Nieuw maken informatie in de velden in en klikt u vervolgens op Maken. U kunt op Maken en een andere toevoegen klikken om deze record te maken en te koppelen en te beginnen met het maken en koppelen van een andere.
• Om een bestaande record te koppelen, zoekt u op het tabblad Bestaande toevoegen naar de record die u wilt koppelen en schakelt u de selectievakjes naast de records in de zoekresultaten in. U krijgt ook aanbevelingen op basis van gemeenschappelijke koppelingen en eigenschappen zoals naam, e-mailadres en bedrijfsdomein.
  

• • Als u meerdere of extra bestaande bedrijven aan een record koppelt, kunt u een van de volgende dingen doen:

• • • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteert u Instellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat u primair wilt hebben. Meer informatie over hoe het primaire bedrijf wordt ingesteld en gebruikt.
    • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u associeert, vinkt u het vakje Vervang [bedrijf] als het huidige primaire bedrijf van [record] aan. Het vorige primaire bedrijf wordt nog steeds aan de record gekoppeld, maar wordt niet langer als primair bestempeld.

• • Als u deze associatie een label wilt geven (alleenProfessional en Enterprise ), klikt u op +Addassociation label. Selecteer een geschikt label in het vervolgkeuzemenu. Als geen bestaande labels de relatie tussen de record en het bedrijf nauwkeurig beschrijven, klikt u op Beheer associatielabels om een nieuw label te maken.
  • Klik op Opslaan.

Verenigingen op een record bewerken of verwijderen

Om een associatie bij te werken of te verwijderen:

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, gaat u met de muis over Aangepaste objecten en selecteert u vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.
• Klik op de naam van de record waarvoor u associaties wilt bewerken.
• Ga in het rechterpaneel van het record met de muis over de associatiekaart en klik op Meer:

• • Als primair instellen (alleen bedrijven): selecteer voor geassocieerde bedrijven om de bedrijfsassociatie primair te maken. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje in als u een ander bedrijf vervangt en klik vervolgens op Bijwerken.
  • Verwijderen als primair (alleen bedrijven): selecteer om de bedrijfsassociatie als primair te verwijderen. Om een nieuw primair bedrijf te selecteren, klikt u in het dialoogvenster op het dropdownmenu en selecteert u hetbedrijf, waarna u op Bijwerken klikt. Het oorspronkelijke primaire bedrijf blijft aan de record gekoppeld, maar wordt niet langer als primair bestempeld.

Let op: voor contactpersonen is een associatie met een primair bedrijf vereist. Als een contactpersoon meerdere gekoppelde bedrijven heeft en u een bedrijf als primair verwijdert, moet u een ander primair bedrijf selecteren. Als een contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, is dat bedrijf standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen.

• • Associatielabels bewerken( alleenProfessional en Enterprise ): selecteer om het associatielabel bij te werken . Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw label of klik op x om een label te verwijderen. Klik op Bijwerken. U kunt associatielabels ook in bulk instellen via import.
  • Associatie verwijderen: selecteer om de associatie te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Associatie verwijderen. Als de associatie die u verwijdert een primair bedrijf is, gebruik dan het dropdown menu om een nieuw primair bedrijf te kiezen.

Associeer records in bulk

Er zijn verschillende manieren om records in bulk te koppelen:

• Associeer records via een import, die de optie bevat om associatielabels te importeren. De records in je import kunnen zowel nieuwe als bestaande records zijn. Leer hoe HubSpot bestaande records identificeert en ontdubbelt.
• Records koppelen via API.
• Schakel de instelling in om automatisch contact- en bedrijfsrecords te koppelen op basis van het bedrijfsdomein.

Recordassociaties bekijken op een indexpagina

U kunt geassocieerde records in bulk bekijken op de indexpagina van elk object in de kolommen geassocieerd object. U kunt kolommen weergeven voor elk koppelingstype (bijv. Deal → Bedrijven) en voor het primaire bedrijf van een record (bijv. Contact → Bedrijf (primair)).

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.

• Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, gaat u met de muis over Aangepaste objecten en selecteert u vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Om geassocieerde records als kolommen in de tabel weer te geven:
  • Klik rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken.
  • In het dialoogvenster, aan de linkerkant, selecteert u het selectievakje naast [Object] → [Objecten] om koppelingen van dat type weer te geven. Als u bijvoorbeeld op de indexpagina voor contactpersonen bent, kunt u Contact → Bedrijven, Contact → Bedrijf (primair), Contact → Deals, enz. selecteren.
  • Klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van de tabel.
• In de kolommen:
  
  • [Object] → [Objecten]: klik op de link [x] records om alle recordassociaties voor dat object te bekijken. Klik in het pop-upvenster op de naam om het record te bekijken.
  • [Object] → Bedrijf (primair): klik op de contactpersonenindexpagina op de naam van het primaire bedrijf om het bedrijfsrecord te bekijken.

De associatiegeschiedenis van een record bekijken

U kunt de geschiedenis van de associaties van een contactpersoon, bedrijf, ticket en deal record bekijken, inclusief alle geassocieerde records en afspraken. U kunt ook zien wanneer de records oorspronkelijk zijn gekoppeld en de bron van de koppeling.

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Verbindingsgeschiedenis weergeven.

• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Selecteer een object of verbintenis om te zien welke records of activiteiten van dat type aan het record zijn gekoppeld.
• In de tabel kunt u de naam van elke gekoppelde record of activiteit zien, de Object ID, hoe deze is bijgewerkt ( aangemaakt of verwijderd), en de datum en tijd van de bijwerking. U kunt ook de bron van de update bekijken:
  • Gebruiker: de associatie is handmatig bijgewerkt door een gebruiker. De bron zal de naam van de gebruiker bevatten, of indien onbekend, de gebruikers-ID.
  • Object verwijdering: de associatie werd bijgewerkt omdat het record of de activiteit werd verwijderd.
  • Object samenvoegen: de koppeling is bijgewerkt als gevolg van samengevoegde records.
  • Objectherstel: de koppeling is bijgewerkt als gevolg van een hersteld record.
  • Importeren: de koppeling is bijgewerkt via een import.
  • Automatische associatie op domein: voor contactpersonen en bedrijven werd de associatie automatisch bijgewerkt door HubSpot op basis van het bedrijfsdomein.
  • API: de associatie werd bijgewerkt via API.
  • Job: de associatie werd bijgewerkt via interne automatisering.
  • Migratie: de associatie werd bijgewerkt via een gegevensmigratie.
  • Onbekend: de bron van de associatie kon niet worden bepaald.

• Om een koppeling naar een record of afspraak in de tabel te kopiëren, gaat u met de muis over de koppeling en klikt u vervolgens op het pictogram duplicate kopiëren.
• Om de volledige geschiedenis van een specifieke associatie te bekijken, gaat u met de muis over de record of overeenkomst en klikt u vervolgens op Geschiedenis weergeven. In het rechterpaneel ziet u de details van elke update van de koppeling met uw record, gesorteerd van meest recent naar oudste.