Geassocieerde records

In HubSpot zijn er CRM-objecten die verschillende onderdelen van je datamodel vertegenwoordigen. Om de relaties binnen en tussen objecten bij te houden, kun je hun records met elkaar associëren. Associaties zijn altijd tweerichtingsverkeer (d.w.z. als record A is gekoppeld aan record B, is record B ook gekoppeld aan record A) en kunnen worden bekeken in elk record in de rechter zijbalk. Je kunt records van verschillende objecten (bijv. bedrijven en tickets) of dezelfde objecten (bijv. contacten en contactpersonen) aan elkaar koppelen.

Let op: uw account kan gepersonaliseerde namen gebruiken voor elk object (bijv. account in plaats van bedrijf). Dit document verwijst naar objecten met hun HubSpot standaardnamen.

Voorbeelden van wanneer je records kunt koppelen zijn:

• Wanneer je een verkoop doet, communiceer je via e-mail met drie personen bij hetzelfde bedrijf. In HubSpot koppel je de deal aan de drie contactpersonen en hun bedrijfsrecord. Je kunt de contactpersonen ook aan elkaar koppelen als collega's, of als je een Professional of Enterprise account hebt, kun je een van de contactpersonen als de manager van de anderen labelen.
• Als je een klacht van een klant behandelt, communiceer je via e-mail met twee personen. Deze personen zitten ook midden in een verkoop met jouw bedrijf. In HubSpot kun je het ticketrecord koppelen aan de twee contactrecords en het dealrecord.
• Een contactpersoon is een adviseur bij het ene bedrijf en een werknemer bij een ander bedrijf. In HubSpot kun je de contactpersoon aan beide bedrijven koppelen. Je kunt de werkgever instellen als hun primaire bedrijf en als je een Professional of Enterprise account hebt, kun je ze labelen als adviseur voor het andere bedrijf.

Je kunt ook de activiteiten in de tijdlijn van een record associëren om in een ander record te verschijnen. Als de records al aan elkaar gekoppeld zijn, worden sommige activiteiten automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records. Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je koppelingen beheert in de HubSpot mobiele app.

Let op: het aantal records dat je kunt koppelen per objectpaar is afhankelijk van je HubSpot abonnement. Lees meer in de HubSpot Producten & Services Catalogus.

Records koppelen

Associaties aan een record toevoegen

Om koppelingen aan een individueel record toe te voegen:

1. Navigeer naar uw records:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Afspraken (indien geactiveerd): Ga in je HubSpot-account naar CRM > Aanstellingen.
   • Cursussen (indien geactiveerd):Ga in je HubSpot-account naar CRM > Cursussen.
   • Advertenties (indien geactiveerd): Ga in je HubSpot-account naar CRM > Vermeldingen.
   • Diensten (indien geactiveerd): Ga in je HubSpot-account naar CRM > Diensten.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object. Voordat je aangepaste objectrecords kunt associëren, moet je de associatie definiëren.
2. Klik op de naam van de record waarvoor u associaties wilt toevoegen.
3. Klik in de rechter zijbalk op +Add [object] in de associatiekaart van dat object (bijvoorbeeld de Contactpersonen kaart om contactassociaties toe te voegen. Als de objectkaart niet wordt weergegeven, kunt u de rechterzijbalk aanpassen( alleenProfessional en Enterprise ).
4. Om een nieuwe record te maken en te associëren, in het rechterpaneel:
   • Klik op het tabblad Nieuw maken.
   • Voer eigenschappen in voor uw nieuwe record. Als u een associatielabel wilt instellen, moet u het label instellen nadat de record is gemaakt.
   • Klik op Aanmaken of klik op Aanmaken en nog een record toevoegen om nog een record aan te maken en te koppelen.
5. Om bestaande records te koppelen, in het rechterpaneel:
   • Zoek naar de records die je wilt koppelen en schakel vervolgens de selectievakjes in.
   • Als u extra bedrijven aan een record wilt koppelen, klikt u op Volgende, waarna u een van de volgende dingen kunt doen:
     • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteer je Instellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat je primair wilt hebben. Lees meer over hoe het primaire bedrijf wordt ingesteld en gebruikt.
     • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u associeert, schakelt u het selectievakje Vervang [bedrijf] als het huidige primaire bedrijf van [record] in. Het vorige primaire bedrijf wordt nog steeds aan de record gekoppeld, maar wordt niet langer als primair aangeduid.
   • Klik op Volgende om de koppeling te labelen( alleenProfessional en Enterprise ). Klik op +Associatielabel toevoegen om labels in te stellen die de relatie tussen de records beschrijven.
   • Klik op Opslaan als u klaar bent.

Je kunt nu de gekoppelde records bekijken op de rechterzijbalk van het record, op het tabbladOverzicht en als kolom op de startpagina van het object. Als records eenmaal zijn gekoppeld, leert u hoe u uw koppelingen kunt bewerken.

Records in bulk koppelen

Er zijn meerdere manieren om records in bulk te koppelen:

• Associeer records via een import, die de optie bevat om associatielabels te importeren. De records in je import kunnen zowel nieuwe als bestaande records zijn. Leer hoe HubSpot bestaande records identificeert en ontdubbelt.
• Koppel records via API.
• Schakel de instelling in om contact- en bedrijfsrecords automatisch te koppelen op basis van het bedrijfsdomein.
• Records koppelen via workflows.

Koppelingen van een record bekijken, bewerken of verwijderen

Om associaties te bekijken, bij te werken of te verwijderen terwijl u op een record staat:

1. Naar je records navigeren:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Afspraken (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Afspraken.
   • Cursussen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Cursussen.
   • Vermeldingen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Listings.
   • Services (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Services.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Klik op de naam van het record waarvoor u koppelingen wilt bekijken of bewerken.
3. Navigeer in het rechterpaneel van het record naar de associatiekaart. Er zijn standaard associatiekaarten voor elk object, maar je kunt ook aangepaste associatiekaarten maken om specifieke eigenschappen weer te geven of een aangepaste sorteervolgorde in te stellen.
4. Om een associatie te bewerken of te verwijderen, ga je met de muis over de gekoppelde record en klik je op Meer:
   • Als primair instellen (alleen bedrijven): voor gekoppelde bedrijven selecteert u om de bedrijfsassociatie primair te maken. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje in als u een ander bedrijf vervangt en klik vervolgens op Bijwerken.
   • Verwijderen als primair (alleen bedrijven): selecteer om de bedrijfsassociatie als primair te verwijderen. Om een nieuw primair bedrijf te selecteren, klikt u in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteert u hetbedrijf. Het oorspronkelijke primaire bedrijf wordt nog steeds aan de record gekoppeld, maar wordt niet langer als primair aangeduid.
   • Associatielabels bewerken( alleenProfessional en Enterprise ): selecteer deze optie om het associatielabel bij te werken . Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw label of klik op x om een label te verwijderen. Klik op Bijwerken. U kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren.
   • Associatie verwijderen: selecteer om de associatie te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Associatie verwijderen. Als de associatie die je verwijdert een primair bedrijf is, gebruik dan het vervolgkeuzemenu om een nieuw primair bedrijf te kiezen.

Let op: voor contactrecords is een primaire bedrijfsassociatie vereist. Als u bij contactpersonen met meerdere gekoppelde bedrijven een bedrijf als primair verwijdert, moet u een ander primair bedrijf selecteren. Als een contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, is dat bedrijf standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen.

Koppelingen van records op een indexpagina bekijken

U kunt gekoppelde records in bulk bekijken op de indexpagina van elk object in de kolommen gekoppeld object. U kunt kolommen weergeven voor elk type koppeling (bijvoorbeeld Deal → Bedrijven) en voor het primaire bedrijf van een record (bijvoorbeeld Contact → Bedrijf (primair)).

1. Navigeer naar uw records:
   • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Afspraken (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Afspraken.
   • Cursussen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Cursussen.
   • Vermeldingen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Listings.
   • Services (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Services.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Om geassocieerde records weer te geven als kolommen in de tabel:
   • Klik rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken.
   • Selecteer in het dialoogvenster aan de linkerkant het selectievakje naast [Object] → [Objecten] om koppelingen van dat type weer te geven. Als u bijvoorbeeld op de startpagina voor contactpersonen bent, kunt u Contact → Bedrijven, Contact → Bedrijf (primair), Contact → Deals, enz. selecteren.
   • Klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van de tabel.
3. Klik in de kolommen op [x] records om de recordassociaties voor die objectrelatie te bekijken. Klik in het pop-upvenster op de naam om een specifieke gekoppelde record te bekijken of klik op Gekoppelde [Objecten] weergeven om een weergave van alle gekoppelde records voor die relatie te openen.

De associatiegeschiedenis van een record weergeven

U kunt de geschiedenis van de koppelingen van een record bekijken, inclusief alle gekoppelde records en activiteiten. U kunt ook bekijken wanneer de records oorspronkelijk werden gekoppeld en de bron van de koppeling.

1. Navigeer naar uw records:
   • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Afspraken (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Afspraken.
   • Cursussen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Cursussen.
   • Vermeldingen (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Listings.
   • Services (indien geactiveerd): Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Services.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik rechtsboven in de linker zijbalk op Acties en selecteer vervolgens Samenwerkingsgeschiedenis weergeven.
4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Selecteer een object een object of een overeenkomst om te bekijken welke records of activiteiten van dat type aan de record zijn gekoppeld.
5. In de tabel kunt u de naam van elke gekoppelde record of activiteit, de record-ID, de bijwerking ( Aangemaakt of Verwijderd) en de datum en tijd van de bijwerking bekijken. U kunt ook de bron van de update bekijken, die een van de volgende zal zijn:
   • Gebruiker: de associatie is handmatig bijgewerkt door een gebruiker. De bron bevat de naam van de gebruiker of, indien onbekend, de gebruikers-ID.
   • Object verwijderd: de associatie is bijgewerkt omdat de record of activiteit is verwijderd.

De primaire bedrijfsassociatie begrijpen

Er is een standaard Primair label voor [Object] > Bedrijfsrelaties. Dit betekent dat het Primaire label alleen verwijst naar het bedrijf en alleen wordt weergegeven bij het bekijken van het primair gekoppelde bedrijf op een record, niet bij het bekijken van de andere gekoppelde record op de bedrijfsrecord. U kunt bijvoorbeeld een primair bedrijf instellen op een contactpersoonrecord, maar u kunt geen primair contact instellen op een bedrijfsrecord.

Als u een Geavanceerd of Enterprise-account hebt, kunt u een aangepast primair label maken voor andere objectrelaties.

Het standaard primaire bedrijf wordt op de volgende manieren ingesteld of gebruikt:

• Als u een bedrijf koppelt tijdens het maken van een nieuwe record, wordt dat bedrijf standaard ingesteld op primair.
• Voor contactrecords is het eerste bedrijf dat u aan een record koppelt standaard het primaire bedrijf. Als de contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, moet die koppeling primair zijn.
• Het primaire bedrijf verschijnt in de kolommen [Object] → Bedrijf (primair) en [Object] → Bedrijven op andere objectstartpagina's.
• Alle activiteiten op de tijdlijn van de record (bijv. gelogde e-mails, gesprekken) worden automatisch geassocieerd met alleen het primaire bedrijf. Je kunt nog steeds handmatig activiteiten koppelen aan de andere bedrijven.
• Als u de opties hebt ingeschakeld om levenscyclusfasen van bedrijven te synchroniseren met contactpersonen of deals, zal de synchronisatie alleen de levenscyclusfase van het primaire bedrijf bijwerken.
• Naar de primaire koppeling wordt verwezen door segmenten, workflows, objectoverschrijdende rapporten en personalisatietokens.