Associate records

In HubSpot CRM zijn er CRM-objecten: contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Als je account een Enterprise abonnement heeft, kun je ook aangepaste objecten maken. Om de relaties binnen en tussen objecten bij te houden, kun je hun records met elkaar associëren. Associaties zijn altijd tweerichtingsverkeer (d.w.z. als record A is gekoppeld aan record B, is record B ook gekoppeld aan record A) en kunnen worden bekeken in elk record in de rechter zijbalk.

Voorbeelden van het koppelen van records zijn onder andere:

• Wanneer je een verkoop doet, communiceer je via e-mail met drie personen in hetzelfde bedrijf. In Hubspot koppel je de deal aan de drie contactpersonenrecords en hun bedrijfsrecord. Je kunt de contactpersonen ook aan elkaar koppelen als collega's, of als je een Professional of Enterprise account hebt, kun je een van de contactpersonen als de manager van de anderen aanwijzen.
• Als je een klacht van een klant behandelt, communiceer je via e-mail met twee personen. Deze personen zitten ook midden in een verkoop met jouw bedrijf. In HubSpot kun je het ticketrecord koppelen aan de twee contactpersoonrecords en het dealrecord.
• Een contactpersoon is een adviseur bij het ene bedrijf en een werknemer bij een ander bedrijf. In HubSpot kun je de contactpersoon aan beide bedrijven koppelen. Je kunt de werkgever instellen als hun primaire bedrijf en als je een Professional of Enterprise account hebt, kun je ze labelen als adviseur voor het andere bedrijf.

Je kunt de activiteiten in de tijdlijn van een record ook koppelen aan een ander record. Als de records al aan elkaar gekoppeld zijn, worden sommige activiteiten automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records. Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je koppelingen kunt beheren in de HubSpot mobiele app.

Associate records

Associaties toevoegen aan een record

Om associaties toe te voegen aan een individueel record:

• Navigeer naar je records:
• Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepast objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object. Voordat je aangepaste object records kunt koppelen, moet je de associatie definiëren.
• Klik op de naam van het record waarvoor u associaties wilt toevoegen.
• Klik in de rechter zijbalk op +Add [object] in de associatiekaart van dat object (bijvoorbeeld de Contactpersonen kaart om contactpersoon associaties toe te voegen. Als de objectkaart niet wordt weergegeven, kunt u de rechterzijbalk aanpassen( alleenProfessional en Enterprise ).

• Om een nieuw record te maken en te koppelen, in het rechterpaneel:
  • Klik op het tabblad Nieuw maken.
  • Voer eigenschap waarden in voor uw nieuwe record. Als u een associatielabel wilt instellen, moet u het label instellen nadat het record is gemaakt.
  • Klik op Create (Maken) of klik op Create (Maken en toevoegen) om nog een record te maken en te koppelen.

• Om bestaande records te koppelen, in het rechterpaneel:
  • Zoek naar de records die u wilt associëren en schakel vervolgens de selectievakjes in.

• • Als u extra bedrijven aan een record koppelt, klikt u op Volgende, waarna u een van de volgende dingen kunt doen:

• • • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteert u Instellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat u als primair bedrijf wilt instellen. Lees meer over hoe het primaire bedrijf wordt ingesteld en gebruikt.
    • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u associeert, schakelt u het selectievakje Vervang [bedrijf] als het huidige primaire bedrijf van [record] in. Het vorige primaire bedrijf wordt nog steeds aan het record gekoppeld, maar wordt niet langer als primair aangeduid.

• • Klik op Volgende om de koppeling te labelen( alleenProfessional en Enterprise ). Klik op +associatielabel toevoegen om labels in te stellen die de relatie tussen de records beschrijven.
  • Klik op Opslaan als u klaar bent.

Records in bulk koppelen

Er zijn meerdere manieren om records in bulk te koppelen:

• Associeer records via een import, die de optie bevat om associatielabels te importeren. De records in je import kunnen zowel nieuwe als bestaande records zijn. Leer hoe HubSpot bestaande records identificeert en ontdubbelt.
• Records koppelen via API.
• Schakel de instelling in om automatisch contactpersonen en bedrijfsrecords te koppelen op basis van het bedrijfsdomein.

Associaties van een record bekijken, bewerken of verwijderen

Om associaties te bekijken, bij te werken of te verwijderen bij een record:

• Navigeer naar je records:
• Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepast objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van het record waarvoor je de koppelingen wilt bekijken of bewerken.
• Navigeer in het rechterpaneel van het record naar de associatiekaart. Er zijn standaard associatiekaarten voor elk object, maar je kunt ook aangepaste object associatiekaarten maken om specifieke eigenschappen weer te geven of een aangepaste sorteervolgorde in te stellen.
• Om een associatie te bewerken of te verwijderen, ga je met de muis over het gekoppelde record en klik je op Meer:

• • Als primair instellen (alleen bedrijven): selecteer voor gekoppelde bedrijven om de bedrijfsassociatie primair te maken. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje in als u een ander bedrijf vervangt en klik vervolgens op Bijwerken.
  • Verwijderen als primair (alleen bedrijven): selecteer om de bedrijfsassociatie als primair te verwijderen. Om een nieuw primair bedrijf te selecteren, klikt u in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteert u hetbedrijf. Het oorspronkelijke primaire bedrijf is nog steeds gekoppeld aan het record, maar wordt niet langer als primair aangeduid.

Let op: voor contactpersonenrecords is een primaire bedrijfsassociatie vereist. Voor contactpersonen met meerdere gekoppelde bedrijven geldt dat als u een bedrijf als primair verwijdert, u een ander primair bedrijf moet selecteren. Als een contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, is dat bedrijf standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen.

• • Associatielabels bewerken( alleenProfessional en Enterprise ): selecteer deze optie om het associatielabel bij te werken . Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw label of klik op x om een label te verwijderen. Klik op Bijwerken. U kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren.
  • Associatie verwijderen: selecteer om de associatie te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Associatie verwijderen. Als de associatie die je verwijdert een primair bedrijf is, gebruik dan het vervolgkeuzemenu om een nieuw primair bedrijf te kiezen.

Recordassociaties op een indexpagina bekijken

U kunt geassocieerde records in bulk bekijken op de indexpagina van elk object in de kolommen van geassocieerd object. Je kunt kolommen weergeven voor elk type koppeling (bijv. Deal → Bedrijven) en voor het primaire bedrijf van een record (bijv. Contactpersoon → Bedrijf (primair)).

• Navigeer naar je records:
• Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

• Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepast objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Gerelateerde records weergeven als kolommen in de tabel:
  • Klik rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken.
  • Selecteer in het dialoogvenster aan de linkerkant het selectievakje naast [Objecttype] → [Objecten] om koppelingen van dat type weer te geven. Als u bijvoorbeeld op de startpagina van Contactpersonen bent, kunt u Contact → Bedrijven, Contact → Bedrijf (primair), Contact → Deals, enz. selecteren.
  • Klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van de tabel.
• Klik in de kolommen op [x] records om de associaties van het record voor die objectrelatie weer te geven. Klik in het pop-upvenster op de naam om een specifieke gekoppelde record te bekijken of klik op Gekoppelde [Objecten] weergeven om een weergave van alle gekoppelde records voor die relatie te openen.

De associatiegeschiedenis van een record bekijken

U kunt de geschiedenis van de koppelingen van een record bekijken, inclusief alle gekoppelde records en activiteiten. U kunt ook zien wanneer de records oorspronkelijk werden gekoppeld en de bron van de koppeling.

• Navigeer naar je records:
• Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepast objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Samenwerkingsgeschiedenis weergeven.

• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Selecteer een object een object of interactie om te zien welke records of activiteiten van dat objecttype aan het record zijn gekoppeld.
• In de tabel kunt u de naam van elke gekoppelde record of activiteit, de Record-ID, de bijwerking ( Aangemaakt of Verwijderd) en de datum en tijd van de bijwerking bekijken. Je kunt ook de bron van de update bekijken, die een van de volgende is:
  • Gebruiker: de associatie is handmatig bijgewerkt door een gebruiker. De bron bevat de naam van de gebruiker of, indien onbekend, de gebruikers-ID.
  • Object verwijdering: de associatie werd bijgewerkt omdat het record of de activiteit werd verwijderd.
  • Object samenvoegen: de koppeling is bijgewerkt als gevolg van samengevoegde records.
  • Object herstellen: de koppeling is bijgewerkt als gevolg van een hersteld record.
  • Importeren: de koppeling is bijgewerkt via een import.
  • Automatische associatie op domein: voor contactpersonen en bedrijven werd de associatie automatisch bijgewerkt door HubSpot op basis van het domein van het bedrijf.
  • API: de associatie werd bijgewerkt via API.
  • Taak: de associatie werd bijgewerkt via interne automatisering.
  • Migratie: de associatie werd bijgewerkt via een gegevensmigratie.
  • Onbekend: de bron van de koppeling kon niet worden bepaald.

• Als u een koppeling naar een record of interactie in de tabel wilt kopiëren, beweegt u de muisaanwijzer over de koppeling en klikt u op het pictogram duplicate kopiëren.
• Om de hele geschiedenis van een specifieke koppeling te bekijken, beweeg je met de muis over het record of de interactie en klik je op Geschiedenis weergeven. In het rechterpaneel ziet u de details van elke update van de koppeling met uw record, gesorteerd van meest recent naar oudst.

De primaire associatie van het bedrijf begrijpen

Er is een standaard primair label voor [Object] > Bedrijf relaties. Je kunt bijvoorbeeld een primair bedrijf instellen op een contactpersoonrecord, maar je kunt geen primair contact instellen op een bedrijfsrecord. Als u een Professional of Enterprise account hebt, kunt u een aangepast primair label maken voor andere objectrelaties.

Het primaire bedrijf wordt op de volgende manieren ingesteld of gebruikt:

• Als je een bedrijf koppelt tijdens het maken van een nieuw record, wordt dat bedrijf standaard ingesteld op primair.
• Voor contactpersoonrecords is het eerste bedrijf dat u aan een record koppelt standaard het primaire bedrijf. Als de contactpersoon slechts één bedrijf heeft dat is gekoppeld, moet dat bedrijf primair zijn.
• Het primaire bedrijf verschijnt in de kolommen [Object] → Bedrijf (primair) en [Object] → Bedrijven op de startpagina's van andere objecten.
• Activiteitenlogboeken op de tijdlijn van het record (bijv. gelogde e-mails, calls) worden automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf. Je kunt nog steeds handmatig activiteiten koppelen aan de andere bedrijven.
• Als u de opties hebt ingeschakeld om levenscyclusfasen van bedrijven te synchroniseren met contactpersonen of deals, zal de synchronisatie alleen de levenscyclusfase van het primaire bedrijf bijwerken.
• Naar de primaire associatie wordt verwezen door lijsten, workflows, rapporten met meerdere objecten en personalisatietoken.