Geassocieerde records

In HubSpot zijn er CRM-objecten: contactpersonen, bedrijven, deals en tickets. Als je account een Enterprise-abonnement heeft, kun je ook aangepaste objecten maken. Om de relaties binnen en tussen objecten bij te houden, kun je hun records met elkaar associëren. Associaties zijn altijd tweerichtingsverkeer (d.w.z. als record A is gekoppeld aan record B, is record B ook gekoppeld aan record A) en kunnen worden bekeken in elk record in de rechter zijbalk.

Voorbeelden van het koppelen van records zijn onder andere:

• Wanneer je een verkoop doet, communiceer je via e-mail met drie personen bij hetzelfde bedrijf. In HubSpot koppel je de deal aan de drie contactpersonen en hun bedrijfsrecord. Je kunt de contactpersonen ook aan elkaar koppelen als collega's, of als je een Professional- of Enterprise-account hebt, kun je een van de contactpersonen labelen als de manager van de anderen.
• Als je een klacht van een klant behandelt, communiceer je via e-mail met twee personen. Deze personen zitten ook midden in een verkoop met jouw bedrijf. In HubSpot kun je het ticketrecord koppelen aan de twee contactrecords en het dealrecord.
• Een contactpersoon is een adviseur bij het ene bedrijf en een werknemer bij een ander bedrijf. In HubSpot kun je de contactpersoon aan beide bedrijven koppelen. Je kunt de werkgever instellen als hun primaire bedrijf en als je een Professional of Enterprise account hebt, kun je ze labelen als adviseur voor het andere bedrijf.

Je kunt ook de activiteiten in de tijdlijn van een record koppelen aan een ander record. Als de dossiers al aan elkaar gekoppeld zijn, worden sommige activiteiten automatisch gekoppeld aan de gekoppelde dossiers. Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je koppelingen beheert in de HubSpot mobiele app.

Records koppelen

Associaties aan een record toevoegen

Om associaties toe te voegen aan een individuele record:

• Navigeer naar je records:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object. Voordat u aangepaste objectrecords kunt koppelen, moet u de associatie definiëren.
• Klik op de naam van de record waarvoor u associaties wilt toevoegen.
• Klik in de rechter zijbalk op +Add [object] in de associatiekaart van dat object (bijvoorbeeld de Contactpersonen kaart om contactassociaties toe te voegen. Als de objectkaart niet wordt weergegeven, kunt u de rechterzijbalk aanpassen( alleenProfessional en Enterprise ).

• Om een nieuwe record te maken en te associëren, in het rechterpaneel:
  • Klik op het tabblad Nieuw maken.
  • Voer de eigenschappen in voor uw nieuwe record. Als u een associatielabel wilt instellen, moet u het label instellen nadat de record is gemaakt.
  • Klik op Aanmaken of klik op Aanmaken en nog een record toevoegen om nog een record aan te maken en te koppelen.

• Om bestaande records te koppelen, in het rechterpaneel:
  • Zoek naar de records die je wilt koppelen en schakel vervolgens de selectievakjes in.

• • Als u extra bedrijven aan een record wilt koppelen, klikt u op Volgende, waarna u een van de volgende dingen kunt doen:

• • • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteert u Instellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat u primair wilt hebben. Lees meer over hoe het primaire bedrijf wordt ingesteld en gebruikt.
    • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u associeert, schakelt u het selectievakje Vervang [bedrijf] als het huidige primaire bedrijf van [record] in. Het vorige primaire bedrijf wordt nog steeds aan de record gekoppeld, maar wordt niet langer als primair aangeduid.

• • Klik op Volgende om de koppeling te labelen( alleenProfessional en Enterprise ). Klik op +Associatielabel toevoegen om labels in te stellen die de relatie tussen de records beschrijven.
  • Klik op Opslaan als u klaar bent.

Records in bulk koppelen

Er zijn meerdere manieren om records in bulk te koppelen:

• Koppel records via een import, die de optie bevat om koppelingslabels te importeren. De records in je import kunnen zowel nieuwe als bestaande records zijn. Leer hoe HubSpot bestaande records identificeert en ontdubbelt.
• Koppel records via API.
• Schakel de instelling in om contact- en bedrijfsrecords automatisch te koppelen op basis van het bedrijfsdomein.

Primaire bedrijfsassociatie

Er is een standaard primair label voor [Object] > Bedrijfsrelaties. U kunt bijvoorbeeld een primair bedrijf instellen op een contactpersoonrecord, maar u kunt geen primair contact instellen op een bedrijfsrecord. Als u een Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u een aangepast primair label maken voor andere objectrelaties.

Het primaire bedrijf wordt op de volgende manieren ingesteld of gebruikt:

• Als je een bedrijf associeert tijdens het maken van een nieuwe record, wordt dat bedrijf standaard ingesteld op primair.
• Voor contactrecords is het eerste bedrijf dat u aan een record koppelt standaard het primaire bedrijf. Als de contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, moet die koppeling primair zijn.
• Het primaire bedrijf verschijnt in de kolommen [Object] → Bedrijf (primair) en [Object] → Bedrijven op andere objectstartpagina's.
• Alle activiteiten op de tijdlijn van de record (bijv. gelogde e-mails, gesprekken) worden automatisch geassocieerd met alleen het primaire bedrijf. Je kunt nog steeds handmatig activiteiten koppelen aan de andere bedrijven.
• Als u de opties hebt ingeschakeld om levenscyclusfasen van bedrijven te synchroniseren met contactpersonen of deals, zal de synchronisatie alleen de levenscyclusfase van het primaire bedrijf bijwerken.
• Naar de primaire koppeling wordt verwezen in lijsten, workflows, objectoverschrijdende rapporten en personalisatietokens.

Verenigingen op een record bewerken of verwijderen

Om een associatie bij te werken of te verwijderen:

• Navigeer naar je records:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van de record waarvoor u de koppelingen wilt bewerken.
• Ga in het rechterpaneel van het record met de muis over de associatiekaart en klik op Meer:

• • Als primair instellen (alleen bedrijven): selecteer voor gekoppelde bedrijven om de bedrijfsassociatie primair te maken. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje in als u een ander bedrijf vervangt en klik vervolgens op Bijwerken.
  • Verwijderen als primair (alleen bedrijven): selecteer om de bedrijfsassociatie als primair te verwijderen. Om een nieuw primair bedrijf te selecteren, klikt u in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteert u hetbedrijf. Het oorspronkelijke primaire bedrijf is nog steeds gekoppeld aan de record, maar wordt niet langer als primair aangeduid.

Let op: voor contactrecords is een primaire bedrijfskoppeling vereist. Voor contactpersonen met meerdere gekoppelde bedrijven geldt dat als u een bedrijf als primair verwijdert, u een ander primair bedrijf moet selecteren. Als een contactpersoon slechts één gekoppeld bedrijf heeft, is dat bedrijf standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen.

• • Associatielabels bewerken( alleenProfessional en Enterprise ): selecteer deze optie om het associatielabel bij te werken . Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer een nieuw label of klik op x om een label te verwijderen. Klik op Bijwerken. U kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren.
  • Associatie verwijderen: selecteer om de associatie te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Associatie verwijderen. Als de associatie die je verwijdert een primair bedrijf is, gebruik dan het vervolgkeuzemenu om een nieuw primair bedrijf te kiezen.

Recordassociaties weergeven op een startpagina

Je kunt geassocieerde records in bulk bekijken op de startpagina van elk object in de kolommen geassocieerd object. Je kunt kolommen weergeven voor elk koppelingstype (bijvoorbeeld Deal → Bedrijven) en voor het primaire bedrijf van een record (bijvoorbeeld Contact → Bedrijf (primair)).

• Navigeer naar uw records:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Om geassocieerde records weer te geven als kolommen in de tabel:
  • Klik rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken.
  • Selecteer in het dialoogvenster aan de linkerkant het selectievakje naast [Object] → [Objecten] om koppelingen van dat type weer te geven. Als u bijvoorbeeld op de startpagina voor contactpersonen bent, kunt u Contact → Bedrijven, Contact → Bedrijf (primair), Contact → Deals, enz. selecteren.
  • Klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van de tabel.
• Klik in de kolommen op [x] records om de recordassociaties voor die objectrelatie te bekijken. Klik in het pop-upvenster op de naam om een specifieke gekoppelde record te bekijken of klik op Gekoppelde [Objecten] weergeven om een weergave van alle gekoppelde records voor die relatie te openen.

De associatiegeschiedenis van een record bekijken

U kunt de geschiedenis van de koppelingen van een record bekijken, inclusief alle gekoppelde records en activiteiten. U kunt ook bekijken wanneer de records oorspronkelijk werden gekoppeld en de bron van de koppeling.

• Navigeer naar uw records:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Geschiedenis van koppelingen weergeven.

• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Selecteer een object een object of verbintenis om te bekijken welke records of activiteiten van dat type aan de record zijn gekoppeld.
• In de tabel kunt u de naam van elke gekoppelde record of activiteit, de record-ID, de bijwerking ( Aangemaakt of Verwijderd) en de datum en tijd van de bijwerking bekijken. Je kunt ook de bron van de update zien, die een van de volgende is:
  • Gebruiker: de associatie is handmatig bijgewerkt door een gebruiker. De bron bevat de naam van de gebruiker of, indien onbekend, de gebruikers-ID.
  • Object verwijderd: de associatie is bijgewerkt omdat het record of de activiteit is verwijderd.
  • Object samenvoegen: de koppeling is bijgewerkt als gevolg van samengevoegde records.
  • Object herstellen: de koppeling is bijgewerkt als gevolg van een hersteld record.
  • Importeren: de koppeling is bijgewerkt via een import.
  • Automatische associatie op domein: voor contactpersonen en bedrijven werd de associatie automatisch bijgewerkt door HubSpot op basis van het bedrijfsdomein.
  • API: de associatie werd bijgewerkt via API.
  • Taak: de associatie werd bijgewerkt via interne automatisering.
  • Migratie: de associatie werd bijgewerkt via een gegevensmigratie.
  • Onbekend: de bron van de koppeling kon niet worden bepaald.

• Om een koppeling naar een record of afspraak in de tabel te kopiëren, beweeg je met de muis over de koppeling en klik je op het pictogram duplicate kopiëren.
• Om de hele geschiedenis van een specifieke koppeling te bekijken, beweeg je met de muis over de record of afspraak en klik je op Geschiedenis weergeven. Bekijk in het rechterpaneel de details van elke update van de koppeling met je record, gesorteerd van meest recent naar oudst.