Rejestrowanie wiadomości e-mail w CRM za pomocą adresu BCC lub adresu do przekazywania dalej.

Dzięki rozszerzeniu lub dodatku HubSpot Sales do poczty e-mail możesz automatycznie rejestrować wiadomości e-mail wysłane spoza HubSpot w systemie CRM. Jeśli nie korzystasz z rozszerzenia lub dodatku do sprzedaży, możesz użyć adresu BCC lub adresu do przekazywania wiadomości HubSpot, aby ręcznie rejestrować wiadomości e-mail.

E-maile rejestrowane w HubSpot przy użyciu adresu BCC lub adresu do przekazywania będą zawierały treść wiadomości e-mail oraz wszelkie załączniki do niej dołączone. Zarejestrowana wiadomość e-mail zostanie automatycznie powiązana z rekordem kontaktu odbiorcy, jego głównym rekordem powiązanej firmy oraz pięcioma najnowszymi rekordami otwartych transakcji powiązanych z tym kontaktem. Dowiedz się więcej o rejestrowaniu odpowiedzi na wiadomości e-mail w HubSpot. 

Ograniczenia i uwagi

• Użytkownicy z konta tylko do przeglądania nie mogą rejestrować wiadomości e-mail z adresem BCC lub adresem do przekazywania. Dowiedz się więcej o zarządzaniu licencjami.
• Załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w CRM. Sama wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w CRM, ale bez załącznika. Otrzymasz również wiadomość e-mail z informacją o błędzie dostarczenia do skrzynki odbiorczej.
• Wiadomości e-mail większe niż 2 MB nie będą rejestrowane w CRM. Limit ten dotyczy wyłącznie treści wiadomości e-mail i nie obejmuje rozmiarów załączników. 

Użyj adresu BCC

Wysyłając wiadomość e-mail z klienta poczty, dodaj adres BCC do pola BCC wiadomości. Treść wiadomości e-mail zostanie automatycznie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiObiekty> Działania.
3. Kliknij kartę Rejestr i śledzenie wiadomości e-mail .
4. W sekcji Ręczne rejestrowanie kliknij opcjęKopiuj obok polaAdres BCC .

5. Przejdź do skrzynki odbiorczej poczty e-mail i utwórz nową wiadomość.
6. Dodaj skopiowany adres BCC do pola BCC wiadomości e-mail.

Wysłana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania wiadomości e-mail w CRM przy użyciu adresu BCC

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć dostęp do osobistej poczty e-mail.
• Adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomość, musi być jednym z następujących:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jeden z połączonych osobistych adresów e-mail.
  • Alias w Twoim kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Twojego profilu i preferencji).
• Adres e-mail odbiorcy nie znajduje się na liście „Nigdy nie loguj”.
• Adres e-mail nie został wcześniej trwale usunięty. 
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli ręcznie użyjesz adresu BCC w kliencie poczty e-mail bez śledzenia, spowoduje to jedynie zarejestrowanie wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot. Nie pozwoli to na śledzenie otwarć lub kliknięć w wiadomościach e-mail.

Użyj adresu do przekazywania wiadomości

Użyj adresu do przekazywania wiadomości, aby zarejestrować odpowiedź na wiadomość e-mail w osi czasu rekordu kontaktu. Adres do przekazywania wiadomości jest przydatny, gdy chcesz zarejestrować wiadomość e-mail po jej otrzymaniu. Zanim zaczniesz, upewnij się, że Twój klient poczty e-mail obsługuje funkcję przekazywania wiadomości. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
3. Kliknij kartę Rejestr i śledzenie wiadomości e-mail .
4. W sekcji Ręczne rejestrowanie kliknij opcję Kopiuj obok pola Adres przekazywania.

5. Przejdź do skrzynki odbiorczej poczty e-mail i otwórz wiadomość, którą chcesz zarejestrować w HubSpot.
6. Przekaż wiadomość e-mail na skopiowany adres przekazywania.

Przekierowana wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu w HubSpot. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail nie jest powiązany z rekordem kontaktu w HubSpot, zostanie utworzony nowy rekord.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi w CRM przy użyciu adresu do przekazywania wiadomości

Aby wiadomość e-mail została zarejestrowana w CRM, musi spełniać następujące kryteria:

• Użytkownik wysyłający wiadomość e-mail musi mieć dostęp do osobistej poczty e-mail.

• Przekazujesz indywidualną wiadomość e-mail z odpowiedzią (nie inne części łańcucha wiadomości e-mail). Nagłówek przekazanej wiadomości wygenerowany przez klienta poczty e-mail musi być obecny:

• Adres e-mail używany do wysyłania przekazywanych wiadomości musi być jednym z następujących:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jedna z połączonych skrzynek pocztowych.
  • Alias w Twoim kliencie poczty e-mail ( alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail lub alias dodany do Twojego profilu i preferencji).
• Adres e-mail kontaktu nie znajduje się na liścieNigdy nie loguj.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności RODO na swoim koncie HubSpot, musisz mieć podstawę prawną do komunikowania się z odbiorcami wiadomości e-mail.
• Jeśli osoba, która wysłała Ci oryginalną wiadomość e-mail, nie znajduje się w Twoim CRM, przekazanie wiadomości spowoduje utworzenie rekordu kontaktu, o ile jej adres e-mail lub domena e-mail nie znajdują się na liścieNigdy nie rejestruj.
• Przekazana wiadomość musi być w jednym z języków obsługiwanych przez HubSpot. 
• Przekazana wiadomość musi zawierać zarówno sekcję HTML, jak i sekcję zwykłego tekstu wiadomości e-mail.
• Twój serwer poczty e-mail musi zezwalać na przekazywanie wiadomości na zewnątrz. 

Nie ma standardowego formatu dla przekazywanych wiadomości e-mail. Jeśli HubSpot nie jest w stanie przetworzyć formatu wiadomości e-mail, nie zostanie ona zarejestrowana w HubSpot. Dowiedz się, jak ręcznie zarejestrować wiadomość e-mail w HubSpot. 

Uwaga: jeśli otrzymasz odpowiedź e-mail od kontaktu lub potencjalnego klienta, a oni dodadzą odbiorców w kopii wiadomości, HubSpot nie doda tych skopiowanych odbiorców jako kontaktów na Twoim koncie.

Klienci poczty e-mail obsługujący funkcję przekazywania wiadomości

Jeśli przekazana wiadomość e-mail spełnia powyższe wymagania, ale nadal nie jest rejestrowana w HubSpot, Twój klient poczty e-mail może być niezgodny z funkcją przekazywania wiadomości w HubSpot. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie jest zgodny z funkcją przekazywania wiadomości, nie będziesz mógł przekazać wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot.

Poniższe klienci poczty e-mail są kompatybilni z narzędziem do przekazywania wiadomości: 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Przypisanie nadawcy dla wiadomości e-mail wysłanych jako BCC i przekazanych dalej

Podczas wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu adresu BCC lub adresu do przekazywania wiadomości, poniższe zasady określają, który użytkownik jest przypisany jako nadawca wiadomości e-mail zarejestrowanej w CRM. Zasady te, w kolejności według priorytetu, określają, które wiadomości e-mail są uwzględniane w całkowitej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży. 

1. Jeśli tylko jeden użytkownik ma adres e-mail nadawcy jako połączony osobisty adres e-mail, przypisz go do tego użytkownika.
2. Jeśli tylko jeden użytkownik ma adres e-mail nadawcy jako adres e-mail swojego konta użytkownika HubSpot, przypisz go do tego użytkownika.
3. Jeśli tylko jeden użytkownik ma adres e-mail nadawcy jako alias, przypisz go do tego użytkownika.
4. Jeśli wielu użytkowników ma adres e-mail nadawcy jako połączony adres e-mail osobisty, przypisz go do użytkownika, który był zalogowany w momencie wysłania wiadomości e-mail. Jeśli wysyłasz wiadomość za pomocą adresu BCC przy użyciu rozszerzenia sprzedaży, przypisz ją do użytkownika, który był zalogowany do rozszerzenia sprzedaży w momencie wysyłania. 

Jeśli rejestrujesz wiadomość e-mail spoza HubSpot przy użyciu adresu BCC i wysyłasz ją z adresu e-mail połączonego jako adres e-mail zespołu w HubSpot, wiadomość e-mail będzie zawsze przypisywana do użytkownika, który pierwotnie połączył konto e-mail zespołu. Jeśli jednak wiadomość e-mail zostanie wysłana przy użyciu adresu BCC za pośrednictwem rozszerzenia sprzedaży, zostanie ona przypisana do użytkownika, który był zalogowany do rozszerzenia sprzedaży w momencie wysyłania.