Rejestrowanie odpowiedzi na wiadomości e-mail w CRM

Uwaga: maksymalny rozmiar pliku do rejestrowania załączników dla wychodzących i przychodzących wiadomości e-mail wynosi 50 MB. Dotyczy to odpowiedzi wysyłanych na wiadomości e-mail typu "jeden do jednego" i przychodzących wiadomości e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej rozmów.

Jeśli na Twoim serwerze poczty elektronicznej działa oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników dołączanych do odpowiedzi na wiadomości e-mail lub przychodzących wiadomości e-mail wysyłanych na adres e-mail zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa oprogramowanie Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie być rejestrowane.

Wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi

Odpowiedzi na wiadomości e-mail będą rejestrowane automatycznie na osi czasu kontaktu, jeśli połączyłeś swoją osobistą pocztę e-mail i prawdą jest to, co następuje:

• Oryginalna wiadomość e-mail została wysłana za pośrednictwem CRM lub wysłana z podłączonego osobistego klienta poczty elektronicznej z zainstalowanym rozszerzeniem lub dodatkiem do wiadomości handlowych i zaznaczonym polem wyboruLoguj .

• Oryginalna wiadomość e-mail nie została wysłana na adres e-mail lub do domeny wymienionej na liścieNigdy nie rejest ruj.
• Osobisty adres e-mail jest nadal połączony w momencie otrzymania odpowiedzi.
• Odpowiedź jest wysyłana na osobisty adres e-mail połączony przez użytkownika, który pierwotnie rozpoczął wątek.
• Nadawca odpowiedzi jest istniejącym kontaktem w HubSpot.

Odpowiedzi e-mail będą logowane do osi czasu rekordu kontaktu w CRM. Następnie można przejść do rekordu kontaktu odbiorcy lub jednego z powiązanych rekordów, aby wyświetlić zarejestrowaną wiadomość e-mail.

Jeśli połączysz adres e-mail zespołu z HubSpot, możesz przeglądać, zarządzać i odpowiadać na przychodzące wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów.

Uwaga: jeśli podłączysz osobiste konto e-mail do HubSpot, wysłane wiadomości e-mail z tego konta mogą być rejestrowane tylko przy użyciu adresu przekierowania, który można następnie przejrzeć w powiązanym rekordzie.

Odpowiedzi nie są rejestrowane zgodnie z oczekiwaniami

Jeśli Twoja odpowiedź nie loguje się zgodnie z oczekiwaniami, dowiedz się więcej o niektórych typowych powodach, dla których tak się dzieje. W niektórych przypadkach, jeśli odpowiedź nie została zalogowana, możesz ją przekazać na oś czasu rekordu w CRM.

Nowe przychodzące wiadomości e-mail

Przychodzące wiadomości e-mail wysyłane na podłączoną osobistą pocztę e-mail nie będą logowane do HubSpot, jeśli nie spełniają wymagań dotyczących logowania.

Jeśli osoba niemająca kontaktu wyśle Ci nową wiadomość e-mail, która nie jest częścią istniejącego wątku, ta wiadomość e-mail nie będzie rejestrowana w HubSpot i nie zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Po udzieleniu odpowiedzi na tę wiadomość e-mail i zaznaczeniu pola wyboru Rejestruj lub dołączeniu adresu BCC odpowiedź wychodząca zostanie zarejestrowana, ale oryginalna wiadomość e-mail osoby niemającej kontaktu nadal nie pojawi się w HubSpot. Kolejne odpowiedzi na ten wątek będą rejestrowane tak długo, jak długo będzie połączona Twoja osobista poczta e-mail.

Wiadomości e-mail wysyłane z adresów bez kontaktu lub aliasów e-mailowych

Jeśli odpowiedź pochodzi z adresu e-mail, który nie jest powiązany z istniejącym kontaktem, odpowiedź nie zostanie zarejestrowana. Na przykład jeśli wyślesz wiadomość e-mail na adres contacts@domain.com, ale kontakt odpowie przy użyciu adresu contacts-alias@domain.com, odpowiedź nie zostanie zapisana. Możesz przekazać odpowiedź do CRM, używając adresu do przekazywania, a następnie połączyć oba rekordy kontaktów.

Wiadomości e-mail wysyłane z adresu e-mail zespołu

Jeśli wątek wiadomości e-mail rozpoczyna się od adresu e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej rozmów, nie można w trakcie wątku przełączyć się na używanie osobistego połączonego adresu e-mail. Odpowiedzi nie będą nadal rejestrowane w HubSpot, ponieważ spowoduje to utworzenie nowego wątku, którego HubSpot nie może wykryć.

Odpowiedzi na wiadomości e-mail po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej

W przypadku zmiany dostawcy skrzynki odbiorczej, gdy nadal istnieją aktywne wątki korzystające z poprzedniego adresu e-mail, odpowiedzi na wiadomości e-mail przestaną być rejestrowane w serwisie HubSpot. Ponadto, jeśli używasz sekwencji, kontakty, które są obecnie zapisane w sekwencji, nie zostaną automatycznie usunięte, ponieważ HubSpot nie może już wykryć odpowiedzi. Ponownie połącz skrzynkę odbiorczą przy użyciu prawidłowego dostawcy, aby pomyślnie zarejestrować odpowiedzi.

Dowiedz się więcej o ponownym podłączeniu skrzynki odbiorczej po zmianie dostawcy skrzynki odbiorczej w tym artykule.

Podłączono osobistą pocztę e-mail przy użyciu niewłaściwego dostawcy

Upewnij się, że połączyłeś swoją osobistą skrzynkę e-mail przy użyciu właściwego typu dostawcy poczty. Dostawca poczty e-mail to usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail. Do popularnych dostawców poczty e-mail należą Gmail i Office 365.

Potwierdź, u jakiego dostawcy poczty elektronicznej jest hostowany Twój adres e-mail, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami, aby połączyć się z HubSpot za pomocą tego dostawcy. Możesz zapytać swojego pracownika działu IT lub użyć narzędzia MxToolbox, aby sprawdzić dostawcę usług poczty elektronicznej w swojej domenie. Jeśli nie połączysz się przy użyciu właściwego dostawcy, wiadomości e-mail nie będą rejestrowane.

Rozwiązywanie problemów z rejestrowaniem odpowiedzi

Jeśli spełniasz wymagania dotyczące rejestrowania odpowiedzi, a Twoja odpowiedź nie pasuje do jednej z sytuacji wymienionych powyżej, dowiedz się, jak uzyskać pomoc od HubSpot. Przed dotarciem do niego zaleca się posiadanie przykładowego rekordu kontaktu, w którym odpowiedź nie logowała się zgodnie z oczekiwaniami, oraz nagłówków wiadomości e-mail z odpowiedzi otrzymanej na koncie e-mail. Dowiedz się, jak zebrać nagłówki wiadomości e-mail od niektórych popularnych dostawców poczty e-mail lub współpracuj z zasobem IT, aby pobrać nagłówki.