Zarządzanie ustawieniami portalu klienta

Edytuj nazwę portalu

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Wprowadź nazwę portalu. Jest to tytuł, który pojawi się w zakładce przeglądarki, gdy klienci zalogują się do portalu klienta.

Zarządzaj domeną

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do adresu URL. W polu Slug możesz edytować skrót adresu URL. Aby zarządzać domeną używaną dla portalu klienta, kliknij Zarządzaj domenami.
3. Portal klienta pojawi się w języku podstawowym ustawionym dla Twojej domeny. Jeśli zmienisz język domeny w ustawieniach Domeny i adresy URL , język portalu klienta również ulegnie aktualizacji. Dowiedz się więcej o ofertach językowych HubSpot.

Uwaga: portale klientów w wielu językach nie są obecnie obsługiwane.

Edytuj domyślną skrzynkę odbiorczą lub

centrum

pomocy

Możesz wybrać domyślną skrzynkę odbiorczą lub centrum pomocy dla zgłoszeń tworzonych przez kontakty w Twoim portalu klienta. Gdy klient zaloguje się do swojego portalu klienta, może odpowiedzieć na zgłoszenie, a jego odpowiedź pojawi się w wybranej skrzynce odbiorczej lub centrum pomocy.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W sekcji Wybierz miejsce wysyłania zgłoszeń do portalu kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub centrum pomocy.

Skonfiguruj uprawnienia do zgłoszeń klientów

Aby kontrolować, które zgłoszenia klienci mogą przeglądać w portalu klienta, skonfiguruj uprawnienia do zgłoszeń klientów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Wsekcji Uprawnienia do zgłoszeń klientów wybierz opcję:
   • Zezwól klientom na przeglądanie wszystkich zgłoszeń z ich firmy: gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z jego głównym rekordem firmy, oprócz zgłoszeń powiązanych z jego rekordem kontaktu.
   • Zezwól klientom na przeglądanie wyłącznie własnych zgłoszeń: gdy kontakt zaloguje się do portalu klienta, pojawią się wyłącznie zgłoszenia powiązane z jego rekordem kontaktu.
   • Zezwól określonej grupie klientów na przeglądanie wszystkich zgłoszeń z ich firmy: tylko kontakty spełniające określone kryteria będą mogły przeglądać zgłoszenia z ich firmy. 
     • Kliknij Ustaw właściwości kontaktu.
       
       
     • W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby ustawić kryteria. 
     • Aby dodać nowy filtr, kliknij+ Dodaj filtrw grupachANDlubOR. Po ustawieniu filtra z opcją AND rekordy muszą spełniać wszystkie kryteria w grupie filtrów, aby zostać uwzględnione w widoku. Po wybraniu opcji OR rekordy muszą spełniać kryteria w co najmniej jednej grupie filtrów, aby zostać uwzględnione w widoku. Wybierzwłaściwość, według której chcesz filtrować,ustaw kryteriadla tej właściwości, a następnie kliknijZastosuj filtr.
     • Po zakończeniu kliknij X w prawym górnym rogu. Filtry zostaną zastosowane, ale aby zostały zachowane, musisz zapisać widok. 
3. Kliknij Zapisz

Jeśli wybierzesz opcję Zezwól klientom na przeglądanie wszystkich zgłoszeń z ich firmy, klienci będą mogli przełączać się między swoimi zgłoszeniami a zgłoszeniami swojej firmy. Gdy klient zaloguje się do portalu klienta, może kliknąć menu rozwijane Widok w prawym górnym rogu widoku Zgłoszenia, a następnie wybrać opcję:

• Zgłoszenia organizacji: pojawią się wszystkie zgłoszenia powiązane z firmą klienta.
• Należące do mnie: pojawią się tylko zgłoszenia powiązane z kontaktem klienta.

Dodaj formularz pomocy technicznej do portalu klienta

Możesz dodać formularz pomocy technicznej do swojego portalu klienta, aby po zalogowaniu się odwiedzający mógł przesłać nowe zgłoszenie pomocy technicznej z poziomu swojego portalu klienta.

Uwaga: po dodaniu formularza pomocy technicznej do portalu klienta automatycznie tworzony jest zgłoszenie powiązane z zalogowanym użytkownikiem. W związku z tym dodanie pola E-mail nie jest konieczne. Dowiedz się więcej o dodawaniu pól formularza. 

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do zakładki Ogólne.
3. W sekcji Formularz pomocy technicznej zaznacz pole wyboru Połącz formularz pomocy technicznej.
4. Wprowadź tekst menu formularza. Będzie on wyświetlany jako link w menu nawigacyjnym portalu klienta.
5. Wprowadź tekst nagłówka formularza. Tekst ten pojawi się u góry formularza.
6. Kliknij menu rozwijane Formularze , aby wybrać formularz.
7. W lewym dolnym rogu kliknij Zapisz.

Musisz wybrać formularz, który zawiera właściwości zgłoszenia i jest połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów lub działem pomocy technicznej. Aby dodać właściwości zgłoszenia do formularza, możesz albo utworzyć formularz przy użyciu szablonu formularza Support, albo włączyć właściwości zgłoszenia w kreatorze formularzy.

Aby włączyć właściwości zgłoszenia dla formularza:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze.
2. Najedź kursorem na formularz i kliknij Edytuj.
3. W lewym panelu edytora formularzy kliknij ikonę ustawień.
4. W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Zgłoszenia.
5. Przełącz opcję Przyłącz ten formularz do skrzynki odbiorczej lub centrum pomocy .
6. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane i wybierz skrzynkę odbiorczą lub centrum pomocy, a następnie kliknij Połącz.
7. W prawym górnym rogu kliknij Przejrzyj i zaktualizuj. Kliknij Aktualizuj , aby opublikować formularz i zakończyć proces łączenia ze skrzynką odbiorczą lub centrum pomocy.

Dla każdego przesłanego formularza zostanie utworzone zgłoszenie, które pojawi się w portalu klienta oraz w Twojej skrzynce odbiorczej rozmów.

Jeśli masz trudności z działaniem formularza lub przesyłaniem zgłoszeń, zapoznaj się z różnymi typowymi problemami i krokami prowadzącymi do ich rozwiązania.

Dostosuj motyw

Aby edytować wygląd portalu klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W sekcji Dostosuj wygląd portalu kliknij Edytuj motyw.
3. W podglądzie motywu skorzystaj z opcji stylizacji, aby upewnić się, że wygląd portalu klienta jest spójny z resztą witryny. Dowiedz się więcej o edycji ustawień stylu motywu.

Uwaga: jeśli wprowadzisz zmiany w stylach motywu, zmiany te będą miały zastosowanie do listy zgłoszeń, szczegółów zgłoszenia oraz strony formularza zgłoszenia.

Dostosuj wyświetlanie zgłoszeń

Kontroluj sposób wyświetlania zgłoszeń klientom w Twoim portalu, edytując etykiety zgłoszeń, filtrując widoczne zgłoszenia oraz wybierając kolumny wyświetlane na stronie zgłoszenia.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do karty Zaawansowane.
3. Aby zmienić nazwę wyświetlaną dla zgłoszeń na stronie głównej zgłoszeń, w polu Nazwa wyświetlana dla zgłoszeń wprowadź nową nazwę wyświetlaną. Na przykład możesz zmienić etykietę na Zamówienia, Sprawy lub Żądania. Dowiedz się , jak zaktualizować tekst nagłówka formularza , aby odzwierciedlał nową etykietę.
4. Aby dostosować, które zgłoszenia pojawiają się w portalu klienta:
   • W sekcji Widoczność zgłoszeń kliknij Wybierz właściwości zgłoszeń.
   • W prawym panelu wybierz właściwość zgłoszenia , według której chcesz filtrować, a następnie wybierz kryteria filtrowania.
5. Możesz również wybrać kolumny, które mają być wyświetlane na stronie z listą zgłoszeń. Możesz dodać maksymalnie 10 właściwości:
   • Aby zmienić kolejność kolumn, kliknij i przeciągnij właściwości do żądanej kolejności.
   • Aby dodać właściwość, kliknij + Dodaj właściwość.
   • Aby edytować kolumnę, najedź na nią kursorem i kliknij Edytuj.
   • Aby usunąć właściwość z tabeli, najedź na nią kursorem i kliknij Usuń.
   • Aby przywrócić domyślne ustawienia kolumn, kliknij Przywróć zalecane ustawienia domyślne.
6. W sekcji Dostosuj wyświetlaną nazwę właściciela zgłoszenia wybierz opcję wyświetlania. Domyślnie używane jest imię właściciela; możesz jednak wybrać wyświetlanie pełnego imienia i nazwiska właściciela lub niestandardowego pseudonimu.

7. Domyślnie status zgłoszenia będzie wyświetlany tylko jako Otwarte lub Zamknięte. Aby wyświetlić niestandardowe etapy zgłoszenia (np. Oczekiwanie na odpowiedź) na stronie szczegółów zgłoszenia, włącz przełącznik Etapy zgłoszenia. 

8. Kliknij Zapisz.

Możesz sprawdzić, które rozmowy pojawią się w portalu klienta, korzystając z karty „Rozmowy” na prawym pasku bocznym rekordu zgłoszenia. Jeśli z zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, w portalu klienta pojawi się tylko oryginalny wątek.

Zaleca się, abyś Ty i Twój zespół korzystali z notatek i komentarzy do komunikacji wewnętrznej dotyczącej zgłoszeń lub skonfigurowali reguły filtrowania, aby odfiltrować wszelką komunikację wewnętrzną z portalu klienta.

Skonfiguruj działania związane ze zgłoszeniami dla klientów

Zarządzaj interakcjami klientów ze zgłoszeniami w portalu, umożliwiając im odpowiadanie na zamknięte zgłoszenia lub samodzielne ich zamykanie.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do zakładki Zaawansowane.
3. W sekcji Działania związane ze zgłoszeniami wybierz opcję:
   • Zezwól klientom na odpowiadanie na zamknięte rozmowy: umożliw klientom odpowiadanie na istniejący wątek w zamkniętym zgłoszeniu.
   • Zezwól klientom na zamykanie zgłoszeń z poziomu portalu: umożliw klientom zamykanie zgłoszeń bezpośrednio z poziomu portalu.
     • Kliknij menu rozwijane Etap zgłoszenia, aby przypisać etap zamknięcia dla każdego potoku.
     • Jeśli Twój proces ma tylko jeden etap zamknięcia, zostanie on wybrany domyślnie.
4. Kliknij „Zapisz”.

Edytuj kontrolę dostępu

Możesz zezwolić klientom na tworzenie własnych loginów lub przypisać dostęp do określonych grup dostępu.

1. Aby przyznać dostęp określonej grupie kontaktów:

• • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
  • Przejdź do zakładki Zaawansowane.
  • W menu po lewej stronie kliknij Dostęp.
  • Wybierz opcję Wymagane członkostwo w grupie dostępu , a następnie kliknij menu rozwijane i wybierz grupy dostępu , do których chcesz przyznać dostęp.
    
    

2. Aby umożliwić użytkownikom tworzenie własnych loginów:
   • Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
   • Przejdź do zakładki „Zaawansowane ”.
   • W menu po lewej stronie kliknij Dostęp.
   • Wybierz opcję Wymagana samodzielna rejestracja. Dzięki temu każdy będzie mógł się zarejestrować i utworzyć własne dane logowania do portalu klienta. Aby wybrać tę opcję, musisz mieć włączoną samodzielną rejestrację w ustawieniach treści prywatnych.
3. Aby skonfigurować SSO w ustawieniach treści prywatnych, kliknij Metoda uwierzytelniania.
4. Aby zarządzać informacją o zgodzie w ustawieniach treści prywatnych, kliknij Informacja o zgodzie.

Skonfiguruj strony systemowe treści prywatnych

Możesz wybrać i edytować strony systemowe, z których będą korzystać Twoi klienci podczas uzyskiwania dostępu do portalu, w tym strony, na których mogą się rejestrować, logować i wylogowywać. Możesz również skonfigurować stronę odmowy dostępu oraz strony resetowania hasła.

Aby skonfigurować strony systemowe portalu klienta:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Treści > Treści prywatne.
3. Kliknij kartę Strony .
4. Pod każdym typem strony systemowej kliknij menu rozwijane i wybierz szablon.
5. Po wybraniu szablonu możesz go edytować lub wyświetlić podgląd, klikając Działania, a następnie wybierając odpowiednią opcję.

Dostosuj treść zgody na przetwarzanie danych (opcjonalnie)

Jeśli zezwalasz klientom na samodzielną rejestrację w celu uzyskania dostępu do portalu klienta, powinieneś skonfigurować informację o zgodzie, aby poinformować ich, w jaki sposób będziesz wykorzystywać ich dane.

Uwaga: chociaż te funkcje są dostępne w HubSpot,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. Przejdź do zakładki „Zaawansowane ”.
3. W menu po lewej stronie kliknij Dostęp.
4. Kliknij opcję „Powiadomienie o zgodzie”.
5. Zostaniesz przeniesiony do ustawień prywatnych treści . Kliknij menu rozwijane Wybierz domenę do edycji i wybierz domenę, na której hostowany jest Twój portal klienta.
6. W sekcji Zgoda na przetwarzanie danych kliknij Edytuj treść wyraźnej zgody.
7. W panelu „Powiadomienie i zgoda ” zaktualizuj tekst zgody na przetwarzanie lub etykietę pola wyboru zgody na przetwarzanie, a następnie kliknij „Zapisz”. W razie potrzeby możesz również umieścić w tekście powiadomienia i zgody linki do zewnętrznych zasobów swojego zespołu prawnego.

Spowoduje to aktualizację tekstu zgody na przetwarzanie tylko dla Twojego portalu klienta. Dowiedz się, jak ustawić domyślny tekst powiadomienia i zgody dla innych narzędzi HubSpot.

Włączportaluportalu klienta

Po zakończeniu konfiguracji możesz włączyć portal klienta.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W górnej części strony włącz przełącznik „Portal klienta ”.

Wszelkie wiadomości wysłane z portalu klienta do Twojego zespołu pojawią się w skrzynce odbiorczej rozmów i zostaną wyświetlone jako interakcja e-mailowa na osi czasu rekordu.

Przyznaj kontaktom dostęp do portalu klienta

Aby uzyskać dostęp do portalu klienta, możesz udostępnić link do portalu swoim klientom lub umożliwić im dostęp do portalu za pośrednictwem bazy wiedzy. Aby wyświetlić portal klienta:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Portal klienta.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Wyświetl portal klienta.
3. W zależności od wybranej metody logowania i uwierzytelniania, zanim klient będzie mógł uzyskać dostęp do swojego portalu klienta, może być konieczne skonfigurowanie przez niego danych logowania:
   • Jeśli klienci mogą samodzielnie się zarejestrować, pod polami danych logowania pojawi się link Zarejestruj się tutaj .

1. • Jeśli dostęp ma tylko określona grupa kontaktów, zostanie do nich wysłana wiadomość e-mail, aby mogli skonfigurować swoje dane logowania.

Uwaga: jeśli podczas odwiedzania portalu klienta jesteś zalogowany na swoje konto HubSpot, nie musisz się logować, aby wyświetlić

stronę z listą zgłoszeń

.

Korzystanie z portalu klienta

Gdy odwiedzający zalogują się do swojego portalu klienta, mogą wyświetlić wszystkie swoje otwarte i zamknięte zgłoszenia na stronie z listą zgłoszeń, a także filtrować i wyszukiwać istniejące zgłoszenia.

W portalu klienta domyślnie widoczne są następujące właściwości zgłoszeń:

• Temat
• Zgłoszone przez
• Data utworzenia
• Właściciel zgłoszenia
• Data ostatniej aktywności
• Status

Aby wyświetlić więcej szczegółów zgłoszenia i powiązane rozmowy, klient może kliknąć nazwę zgłoszenia, aby otworzyć stronę szczegółów zgłoszenia.

Uwaga: jeśli z zgłoszeniem powiązanych jest wiele wątków rozmów, w portalu klienta pojawi się tylko najstarszy wątek.

Eksportowanie danych zgłoszeń z portalu klienta

Aby wyeksportować dane zgłoszeń, klienci mogą kliknąć opcję Eksportuj do pliku CSV w prawym górnym rogu tabeli. Spowoduje to wyeksportowanie wszystkich danych widocznych w bieżącym widoku, w tym wszelkich filtrów zastosowanych w momencie eksportu.

Jeśli klient musi złożyć nowe zgłoszenie, może kliknąć opcję Zgłoś problem do pomocy technicznej. Spowoduje to przejście do utworzonego przez Ciebie formularza zgłoszenia, dzięki czemu będzie mógł zgłosić nową sprawę.

Aby wylogować się z portalu, klient może kliknąć opcję Wyloguj się w prawym górnym rogu. Aby automatycznie wylogowywać klientów po okresie bezczynności, można skonfigurować limity czasu bezczynności sesji.