Limite o acesso aos seus bens HubSpot

Você pode limitar o acesso ao conteúdo, dados e muito mais para que apenas as equipes e os usuários certos possam visualizá-los e editá-los. Isso pode ser útil se você quiser manter seus ativos separados por departamento ou equipe. Também ajuda seus usuários a manter o foco e a organização. 

Os recursos aos quais você pode limitar o acesso dependem da assinatura que você tem da HubSpot:

Definir permissões padrão (somente CMS Hub e Marketing Hub Enterprise)

Por padrão, os ativos recém-criados podem ser acessados por todos os usuários com permissões. No entanto, você pode querer apenas permitir que equipes ou usuários específicos criem e editem os ativos. Nas configurações da sua conta, você pode limitar automaticamente o acesso a ativos recém-criados para que apenas o criador do ativo e sua equipe possam visualizá-los e editá-los.

Para limitar o acesso a novos ativos:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Clique na guia Equipes.
• Clique para alternar a opção Ativar para limitar o acesso a novos conteúdos .

Como limitar acesso

O acesso às ferramentas pode ser limitado seguindo as etapas abaixo. Para preferências de painéis, exibições do CRM e assinatura de e-mail, ignore a seção específica da ferramenta abaixo.

• Na sua conta da HubSpot, acesse a ferramenta à qual você deseja limitar acesso.
• Para atribuir um ativo, passe o mouse sobre o ativo que você deseja atribuir, depois clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar Acesso. 
• Para atribuir ativos em massa, marque as caixas de seleção ao lado dos ativos que você deseja atribuir e clique em Gerenciar Acesso.

• Na caixa de diálogo, selecione Disponível para todos ou Selecione usuários e equipes que podem editar. 
• Para atribuir o conteúdo a equipes ou usuários, clique na guia Equipes ou Usuários e, em seguida, clique na caixa de seleção ao lado das equipes e usuários que você deseja atribuir.
  
  
• Clique em Salvar. 

Agora o ativo estará visível somente para os usuários e equipes selecionados.

Para as ferramentas que não seguem as instruções acima, você verá as instruções específicas da ferramenta abaixo.

Instruções específicas da ferramenta

Registros do CRM

Por padrão, os usuários podem exibir e editar todos os contatos, empresas, negócios e tickets. Você pode ajustar as permissões de um usuário para que possa exibir e editar os registros pertencentes a ele ou a sua equipe.

Para limitar o acesso aos registros do CRM para seus usuários:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Clique no nome do usuário que deseja editar.
• Na guia CRM, clique em Acesso a objeto para expandir a seção.
  • Clique nos menus suspensos ao lado das permissões para Visualizar, Editar e Excluir para um tipo de registro específico.
  • Selecione Tudo, Apenas equipe, Apenas itens de propriedade ou Nenhum.

• Para editar quem pode se comunicar com um registro, clique em Ferramentas do CRM para expandir a seção.
  • Clique no menu suspenso ao lado de Comunicar.
  • Selecione Tudo, Apenas equipe, Apenas itens de propriedade ou Nenhum.

• Para salvar as alterações, clique em Salvar.

As permissões atualizadas entrarão em vigor assim que o usuário fizer logout e login novamente. Saiba mais sobre as permissões de usuário.

Exibições do CRM

Você não pode limitar o acesso a exibições padrão, mas as exibições personalizadas do CRM podem ser definidas como visíveis somente para você, visíveis para sua equipe ou visíveis para todos. 

Para limitar o acesso a uma exibição do CRM:

• Na sua conta da HubSpot, acesse o painel de contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Na barra lateral esquerda, clique em Todos os filtros salvos.
• Passe o mouse sobre o nome do filtro e clique em Opções. No menu suspenso, selecione Gerenciar compartilhamento.
• Na caixa de diálogo, selecione se deseja manter o filtro visível somente para você, para sua equipe ou para todos.
• Clique em Salvar.

Caixa de entrada de Conversas

Depois de criar uma caixa de entrada, você pode editar quais usuários e equipes podem visualizá-la editando as configurações de gerenciamento de equipes. Saiba como gerenciar seus usuários da caixa de entrada. 
 

Painéis

Os proprietários de painéis podem definir quais equipes têm acesso de exibição e edição aos painéis personalizados.

Para atribuir acesso aos painéis:

• Na sua conta da HubSpot, acesse Relatórios > Painéis.
• Acima dos relatórios do painel, clique no link Atribuídos e em Editar acesso.
  
   
• No painel direito, selecione os usuários aos quais você deseja atribuir acesso.
  • Para permitir que o proprietário do painel veja o painel, selecione o botão de seleção Privado ao proprietário. Clique em Salvar.
  • Para permitir que todos os usuários acessem o painel, selecione o botão de opção Todos , Exibir e editar  ou Somente exibir . Clique em Salvar.
  • Para permitir que apenas equipes e usuários específicos acessem o painel:
    • Marque o botão de seleção Somente usuários e equipes específicos.
    • Marque o botão de seleção Exibir e editar ou Somente exibir. 
    • Clique em Próximo.
    • Marque as caixas de seleção ao lado das equipes e usuários aos quais deseja atribuir acesso.
    • Clique em Salvar.

Pipelines de negócios e tickets

Os Superadministradores podem gerenciar quais usuários e equipes têm acesso a pipelines de negócios e tickets específicos. Para cada pipeline, você pode dar acesso a todos os usuários na conta ou limitar o acesso a usuários e equipes individuais.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Negócios ou Objetos > Tickets.
• Clique na guia Pipelines.
• Na seção Selecionar um pipeline, clique no menu suspenso e selecione um pipelinepara editar.
• Clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar.
• Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe à qual deseja conceder o acesso ao pipeline.
• Para remover o acesso ao pipeline, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Conceder explicitamente a um usuário ou a uma equipe o acesso a um pipeline limitará o acesso para todos os outros. Se um usuário não tiver permissão para visualizar o pipeline:

• Os pipelines restritos estarão desativados na conta da HubSpot no computador e no app para dispositivos móveis.
• Ele poderá visualizar um registro de negócio ou de ticket específico se for enviado um link direto de um usuário com acesso ao pipeline.
• Ele poderá visualizar registros de pipelines restritos em relatórios.
• Ele poderá visualizar registos de pipelines restritos como associações em registos.
• Ele poderá pesquisar por registros dentro do gasoduto.
• Ele não poderá criar novos registos dentro do pipeline. 

Documentos, manuais, sequências e modelos de vendas

Depois de criar um documento, manual, sequência ou modelo, você pode definir o nível de acesso como privado (limitado ao proprietário), compartilhado com todos ou compartilhado com usuários e equipes específicos. 

Saiba como limitar o acesso ao conteúdo de vendas. 

Domínios

Por padrão, os usuários com a permissão Adicionar e editar domínios podem exibir e editar todos os domínios, bem como publicar conteúdo em todos os domínios. Para limitar os usuários que podem editar e publicar conteúdo em determinados domínios, saiba como atribuir permissões de publicação no domínio às equipes.

Contas sociais

Apenas os superadministradores podem gerenciar quais usuários e equipes têm acesso a contas sociais específicas. Conceder explicitamente a um usuário ou a uma equipe o acesso a uma conta social limitará o acesso para todos os outros. Os usuários ou equipes sem acesso não podem visualizar ou gerenciar posts dessa conta na ferramenta social.   

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing > Social.
• Na guia Contas, na coluna Acesso à conta, clique em Somente eu, Todos ou [número de equipes e usuários].
  

• No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar. Apenas clientes com uma assinatura do Marketing Hub Enterprise  podem limitar acesso por usuários e equipes. 
  • Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe.
  • Para remover o acesso de uma conta, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

E-mails

Você pode atribuir o acesso de edição de e-mails de marketing específicos para usuários individuais ou equipes a partir no painel de e-mails usando as instruções gerais acima.

Os e-mails atribuídos a uma equipe podem ser editados somente por usuários dessa equipe. Qualquer e-mail que não esteja atribuído poderá ser acessado por todos os usuários e equipes com permissão de usuário de e-mail.

Se um usuário na sua conta da HubSpot não tiver acesso para editar um e-mail específico, ele poderá solicitar o acesso seguindo as etapas abaixo:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Email.
• Clique no nome para o qual você deseja acesso de edição.
• No canto superior direito, passe o cursor do mouse sobre o botão Revisar e enviar e, em seguida, clique em Solicitar atualização de permissão.

• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Aprovador e selecione um administrador na sua equipe.
• Opcionalmente, você pode inserir uma mensagem para explicar o porquê você precisa do acesso de edição ao e-mail.
• Clique em Enviar solicitação.
• O autorizador selecionado será notificado de que você solicitou o acesso ao e-mail. Você receberá então um e-mail de confirmação depois que o aprovador conceder o acesso.

Arquivos 

Gerencie o acesso às suas pastas e subpastas na ferramenta de arquivos para controlar quais equipes podem visualizar ou editar a pasta e os arquivos associados. Você também pode permitir que todas as equipes acessem uma pasta principal, mas restringir o acesso a uma subpasta. Para restringir o acesso a uma pasta:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Arquivos e modelos > Arquivos.

• Passe o cursor do mouse sobre uma pasta e clique em Ações > Gerenciar acesso.
  
  

• No painel direito, configure o acesso à sua pasta: 
  • Disponível para todos: todos os usuários podem visualizar e editar a pasta e os arquivos associados. 
  • Selecione as equipes que podem editar: apenas as equipes selecionadas podem editar a pasta e os arquivos associados.
    • Marque a caixa de seleção ao lado das equipes às quais deseja conceder acesso.
    • Para tirar o acesso de uma equipe, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Propriedades

Os Superadministradores podem limitar o acesso a uma propriedade para que apenas usuários e equipes específicos possam editá-la nos registros. Uma propriedade limitada ainda estará visível para todos os usuários.

Os usuários e equipes que não têm acesso verão a mensagem Você não tem permissões para editar o valor deste campo ao passar o mouse sobre a propriedade em um registro.

 

Saiba como limitar o acesso de edição para propriedades.

Barra lateral de registros

Você pode personalizar as barras laterais que são exibidas nos registros de contatos, empresas, negócios e tickets para que diferentes equipes tenham diferentes exibições. Saiba como personalizar as barras laterais dos registros para equipes específicas.

Relatórios

Há várias formas de limitar acesso aos relatórios:

• Se um relatório não foi adicionado a um painel, você pode limitar o acesso a ele individualmente na ferramenta de relatórios.
• Você pode dividir um painel de relatório atribuindo acesso ao painel.

Você não pode limitar acesso aos relatórios encontrados na seção de ferramentas de análise ou nas exibições de análise individuais personalizadas.

Limites de acesso a listas (BETA)

Os superadministradores podem definir as listas que cada equipe pode visualizar seguindo as instruções gerais acima. 

Ao atribuir acesso a uma lista ou ativar a configuração de atribuição padrão, lembre-se do seguinte:

• As listas de acesso limitado só podem ser vistas e selecionadas pelo criador da lista e pelas equipes atribuídas. Todos os outros usuários não poderão ver ou selecionar a lista. Isso se aplica a todas as ferramentas, como e-mail de marketing, fluxos de trabalho e relatórios.
• Além dos filtros de lista, um contato só aparecerá em uma lista de acesso limitado se atender a um dos seguintes critérios:
  
  • O contato é propriedade de um usuário na equipe atribuída.

• • Uma propriedade de usuário personalizada do HubSpot no registro do contato está definida para um usuário na equipe atribuída.

• Se um usuário passar para outra equipe, ele não poderá mais acessar ou exibir as mesmas listas, a menos que sua nova equipe tenha acesso a elas.

Assinaturas de e-mail (BETA)

Limitar o acesso aos seus grupos de preferências de e-mail permite controlar quais equipes podem usar determinados tipos de assinatura e locais de escritório nos e-mails de marketing. Quando um grupo de preferências de e-mail é limitado a uma equipe, essa equipe poderá selecionar o grupo de preferências ao escrever um e-mail. 

Para atribuir um grupo de preferências a uma equipe:

• Na sua conta da HubSpot, acesse Marketing > E-mail.
  
• Em Grupos de preferências, clique no grupo de preferência que deseja editar.
  
• Clique Ações, selecione Editar.
  
• No painel direito, clique no menu suspenso Equipes (Opcional) e selecione as equipes que você deseja atribuir ao grupo.
  
• Clique em Salvar.

Saiba mais sobre como limitar o acesso às suas assinaturas de e-mail. 

Fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho podem ser atribuídos a uma equipe específica no painel de fluxos de trabalho seguindo as instruções gerais acima.

Os fluxos de trabalho atribuídos a uma equipe somente podem ser visualizados e editados por usuários dessa equipe. Qualquer fluxo de trabalho que não esteja atribuído poderá ser acessado por todos os usuários e equipes com permissão de usuário aos fluxos de trabalho.

Campanhas

Você pode limitar acesso às suas campanhas de marketing para permitir que equipes específicas gerenciem os detalhes da campanha e alterem quais ativos estão associados a ela. 

Para atribuir acesso a uma campanha para uma equipe:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Campanhas.
• Passe o cursor do mouse sobre uma campanha para a qual você deseja editar o acesso, clique no menu suspenso Ações e, em seguida, em Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
• Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à campanha.
• Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Anúncios

Depois de conectar as contas de anúncios doGoogle, Facebook ou LinkedIn ao HubSpot, você poderá atribuí-las a usuários e equipes específicos.

Para atribuir o acesso a uma conta de anúncios:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing > Anúncios.
• Passe o cursor do mouse sobre uma conta de anúncios para a qual deseja editar o acesso e clique no menu suspenso Ações. Selecione Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
• Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à conta de anúncios.
• Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.