Limite o acesso aos seus bens HubSpot

Você pode limitar o acesso ao conteúdo, dados e muito mais para que apenas as equipes e os usuários certos possam visualizá-los e editá-los. Isso pode ser útil se você quiser manter seus ativos separados por departamento ou equipe. Também ajuda seus usuários a manter o foco e a organização. 

Os recursos aos quais você pode limitar o acesso dependem da assinatura que você tem da HubSpot:

Definir permissões padrão (somente CMS Hub e Marketing Hub Enterprise)

Por padrão, os ativos recém-criados podem ser acessados por todos os usuários com permissões. No entanto, você pode querer apenas permitir que equipes ou usuários específicos criem e editem os ativos. Nas configurações da sua conta, você pode limitar automaticamente o acesso a ativos recém-criados para que apenas o criador do ativo e sua equipe possam visualizá-los e editá-los.

Para limitar o acesso a novos ativos:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue para Utilizadores e equipas.
• Clique no separador Teams.
• Clique para ativar a opção . Ativar para limitar o acesso a novos conteúdos.

Como limitar acesso

O acesso às ferramentas pode ser limitado seguindo os passos abaixo indicados. Para preferências de painéis, exibições do CRM e assinatura de e-mail, ignore a seção específica da ferramenta abaixo.

• Na sua conta da HubSpot, navegue para a ferramenta à qual pretende limitar o acesso.
• Para atribuir um ativo, passe o cursor do rato sobre o ativo que pretende atribuir e, em seguida, clique no menu pendente Actions e seleccione Manage Access. 
• Para atribuir activos em massa, seleccione as caixas de verificação  junto ao ativo que pretende atribuir e, em seguida, clique em Gerir acesso.
  
  

• Na caixa de diálogo, seleccione Disponível para todos ou Selecionar utilizadores e equipas que podem editar. 
• Para atribuir o conteúdo a equipas ou utilizadores, clique no separador Teams ou Users e, em seguida, clique na caixa de verificação  junto às equipas e utilizadores que pretende atribuir.
• Clique em Salvar. O ativo passa a estar visível apenas para os utilizadores e equipas seleccionados. Para as ferramentas que não seguem as instruções acima, encontrará as instruções específicas da ferramenta abaixo. 
   
  
  

Instruções específicas da ferramenta

Registos CRM

Por padrão, os usuários podem exibir e editar todos os contatos, empresas, negócios e tickets. Você pode ajustar as permissões de um usuário para que possa exibir e editar os registros pertencentes a ele ou a sua equipe.

Para limitar o acesso aos registros do CRM para seus usuários:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Clique no nome do usuário que deseja editar.
• Na guia CRM, clique em Acesso a objeto para expandir a seção.
  • Clique nos menus suspensos ao lado das permissões para Visualizar, Editar e Excluir para um tipo de registro específico.
  • Selecione Tudo, Apenas equipe, Apenas itens de propriedade ou Nenhum.

• Para editar quem pode se comunicar com um registro, clique em Ferramentas do CRM para expandir a seção.
  • Clique no menu suspenso ao lado de Comunicar.
  • Selecione Tudo, Apenas equipe, Apenas itens de propriedade ou Nenhum.

• Para salvar as alterações, clique em Salvar.

As permissões atualizadas entrarão em vigor assim que o usuário fizer logout e login novamente. Saiba mais sobre as permissões de usuário.

Exibições do CRM

Você não pode limitar o acesso a exibições padrão, mas as exibições personalizadas do CRM podem ser definidas como visíveis somente para você, visíveis para sua equipe ou visíveis para todos. 

Para limitar o acesso a uma exibição do CRM:

• Na sua conta da HubSpot, acesse o painel de contatos, empresas, negócios ou tickets.
• Na barra lateral esquerda, clique em Todos os filtros salvos.
• Passe o mouse sobre o nome do filtro e clique em Opções. No menu suspenso, selecione Gerenciar compartilhamento.
• Na caixa de diálogo, selecione se deseja manter o filtro visível somente para você, para sua equipe ou para todos.
• Clique em Salvar.

Caixa de entrada de Conversas

Depois de criar uma caixa de entrada, pode editar quais os utilizadores e equipas que a podem visualizar, editando as definições de gestão da sua equipa. Saiba como gerenciar seus usuários da caixa de entrada. 
 

Painéis

Os proprietários de painéis podem definir quais equipes têm acesso de exibição e edição aos painéis personalizados.

Para atribuir acesso aos painéis:

• Na sua conta da HubSpot, navegue para Relatórios > Dashboards.
• Acima dos relatórios do painel de controlo, clique na ligação Assigned  e, em seguida, clique em Edit access.
  
  
• No painel direito, seleccione os utilizadores aos quais pretende atribuir acesso.
  • Para permitir que apenas o proprietário do painel veja o painel, seleccione o botão de rádio Privado para o proprietário . Clique em Salvar.
  • Para permitir que todos os utilizadores acedam ao painel de controlo, seleccione o botão de rádio Everyone  e, em seguida, seleccione o botão de rádio VView and edit  ou o botão de rádio View only . Clique em Salvar.
  • Para permitir que apenas equipas e utilizadores específicos acedam ao painel de controlo:
    • Seleccione o botão de rádio Apenas utilizadores e equipas específicos .
    • Seleccione o botão de rádio Ver e editar  ou o botão de rádio Apenas ver .
    • Clique em Next.
    • Seleccione as caixas de verificação  junto das equipas e dos utilizadores aos quais pretende atribuir acesso.
    • Clique em Guardar.

Pipelines de negócios e bilhetes

Os super administradores podem gerir os utilizadores e as equipas que têm acesso a pipelines de negócios e bilhetes específicos. Para cada pipeline, você pode dar acesso a todos os usuários na conta ou limitar o acesso a usuários e equipes individuais.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Negócios ou Objetos > Tickets.
• Clique na guia Pipelines.
• Na secção Selecionar um oleoduto , clique no menu pendente e seleccione um oleoduto para editar.
• Clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar.
• Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe à qual deseja conceder o acesso ao pipeline.
• Para remover o acesso ao pipeline, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Conceder explicitamente a um usuário ou a uma equipe o acesso a um pipeline limitará o acesso para todos os outros. Se um utilizador não tiver permissão para visualizar o pipeline:

• Os pipelines restritos estarão desativados na conta da HubSpot no computador e no app para dispositivos móveis.
• Ele poderá visualizar um registro de negócio ou de ticket específico se for enviado um link direto de um usuário com acesso ao pipeline.
• Ele poderá visualizar registros de pipelines restritos em relatórios.
• Ele poderá visualizar registos de pipelines restritos como associações em registos.
• Ele poderá pesquisar por registros dentro do gasoduto.
• Ele não poderá criar novos registos dentro do pipeline. 

Documentos, manuais, sequências e modelos de vendas

Depois de criar um documento, manual, sequência ou modelo, pode definir o nível de acesso como privado para o proprietário, partilhado com todos ou partilhado com utilizadores e equipas específicos. 

Saiba como limitar o acesso a conteúdos de vendas. 

Domínios

Por padrão, os usuários com a permissão Adicionar e editar domínios podem exibir e editar todos os domínios, bem como publicar conteúdo em todos os domínios. Para limitar quais os utilizadores que podem editar ou publicar conteúdos a domínios específicos, aprender a atribuir permissões de publicação de domínios às equipas.

Contas sociais

Apenas os super administradores podem gerir os utilizadores e as equipas que têm acesso a contas sociais específicas. A concessão explícita de acesso a uma conta social a um utilizador ou equipa limitará o acesso a todos os outros. Os utilizadores ou equipas sem acesso não podem ver ou gerir mensagens dessa conta na ferramenta social. 

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing > Social.
• No separador Contas, na coluna Acesso à conta , clique em Só eu, Todos, ou [número de equipas e utilizadores].
  

• No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar. Apenas clientes com uma assinatura do Marketing Hub Enterprise  podem limitar acesso por usuários e equipes. 
  • Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe.
  • Para remover o acesso de uma conta, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Emails

Você pode atribuir o acesso de edição de e-mails de marketing específicos para usuários individuais ou equipes a partir no painel de e-mails usando as instruções gerais acima.

Os e-mails atribuídos a uma equipe podem ser editados somente por usuários dessa equipe. Qualquer e-mail que não esteja atribuído poderá ser acessado por todos os usuários e equipes com permissão de usuário de e-mail.

Se um usuário na sua conta da HubSpot não tiver acesso para editar um e-mail específico, ele poderá solicitar o acesso seguindo as etapas abaixo:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > E-mail.
• Clique no nome para o qual você deseja acesso de edição.
• No canto superior direito, passe o cursor do mouse sobre o botão Revisar e enviar e, em seguida, clique em Solicitar atualização de permissão.

• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Aprovador e selecione um administrador na sua equipe.
• Opcionalmente, você pode inserir uma mensagem para explicar o porquê você precisa do acesso de edição ao e-mail.
• Clique em Enviar solicitação.
• O autorizador selecionado será notificado de que você solicitou o acesso ao e-mail. Você receberá então um e-mail de confirmação depois que o aprovador conceder o acesso.

Arquivos 

Gerir o acesso às suas pastas e subpastas na ferramenta de ficheiros para controlar as equipas que podem ver ou editar a pasta e os ficheiros associados. Você também pode permitir que todas as equipes acessem uma pasta principal, mas restringir o acesso a uma subpasta.

Você não pode configurar as definições de acesso à pasta nas pastas do sistema geradas pelo HubSpot. Para restringir o acesso a uma pasta:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Arquivos e Modelos > Arquivos.

• Passe o cursor sobre uma pasta e clique em Acções > Gerir o acesso. 
  
  

• No painel direito, configure o acesso à pasta: 
  • Disponível para todos: todos os utilizadores podem ver e editar a pasta e os ficheiros associados. 
  • Selecionar equipas que podem editar: apenas as equipas seleccionadas podem editar a pasta e os ficheiros associados.
    • Seleccione a caixa de verificação junto às equipas às quais pretende conceder acesso. 
    • Para remover o acesso de uma equipa, desmarque a caixa de verificação  junto ao nome do utilizador ou da equipa ou clique no X  na secção Quem tem acesso. 
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Propriedades

Os super administradores podem limitar o acesso a uma propriedade para que apenas utilizadores e equipas específicos possam editar a propriedade nos registos. Uma propriedade limitada continuará a ser visível por todos os utilizadores.

Os utilizadores e as equipas que não tenham acesso verão a mensagem Não tem permissões para editar o valor deste campo ao passar o cursor sobre a propriedade num registo. Saiba como limitar o acesso de edição para propriedades.

Barra lateral de registros

Você pode personalizar as barras laterais que são exibidas nos registros de contatos, empresas, negócios e tickets para que diferentes equipes tenham diferentes exibições. Saiba como personalizar as barras laterais dos registros para equipes específicas.

Relatórios

Há várias formas de limitar acesso aos relatórios:

• Se um relatório não foi adicionado a um painel, você pode limitar o acesso a ele individualmente na ferramenta de relatórios.
• Você pode dividir um painel de relatório atribuindo acesso ao painel.

Não se pode limitar o acesso a relatórios encontrados na secção de ferramentas analíticasou a opiniões analíticas personalizadas individuais.

Limites de acesso a listas (BETA)

Os superadministradores podem definir que equipas têm visibilidade para que listas utilizando as instruções gerais acima. 

Ao atribuir acesso a uma lista ou ativar a configuração de atribuição padrão, lembre-se do seguinte:

• As listas de acesso limitado só podem ser vistas e selecionadas pelo criador da lista e pelas equipes atribuídas. Todos os outros usuários não poderão ver ou selecionar a lista. Isso se aplica a todas as ferramentas, como e-mail de marketing, fluxos de trabalho e relatórios.
• Além dos filtros de lista, um contato só aparecerá em uma lista de acesso limitado se atender a um dos seguintes critérios:
  
  • O contato é propriedade de um usuário na equipe atribuída.

• • Uma propriedade personalizada do utilizador do HubSpot no registo de contacto é definida para um utilizador da equipa designada.

• Se um utilizador mudar para uma equipa diferente, deixará de poder aceder ou ver as listas que podia anteriormente, a menos que a sua nova equipa tenha acesso às mesmas listas.

Assinaturas de e-mail (BETA)

Limitar o acesso aos seus grupos de preferências de correio eletrónico permite-lhe controlar que equipas podem utilizar que tipos de subscrição e localizações de escritórios em mensagens de marketing. Quando um grupo de preferências de e-mail é limitado a uma equipe, essa equipe poderá selecionar o grupo de preferências ao escrever um e-mail. 

Para atribuir um grupo de preferências a uma equipa:

• Na sua conta da HubSpot, navegue para Marketing > Email.
  
• Em Grupos de preferências, clique no grupo de preferências que pretende editar.
  
• Clique em Actions e, em seguida, seleccione Edit.
  
• No painel direito, clique no menu pendente Teams (Optional) e, em seguida, seleccione as equipas  às quais pretende atribuir o grupo.
  
• Clique em Guardar.

Saiba mais sobre limitar o acesso às suas subscrições de correio eletrónico.

Fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho podem ser atribuídos a uma equipe específica no painel de fluxos de trabalho seguindo as instruções gerais acima.

Os fluxos de trabalho atribuídos a uma equipe somente podem ser visualizados e editados por usuários dessa equipe. Qualquer fluxo de trabalho que não seja atribuído estará acessível a todos os utilizadores e equipas com a permissão de utilizador workflows.

Campanhas

Você pode limitar acesso às suas campanhas de marketing para permitir que equipes específicas gerenciem os detalhes da campanha e alterem quais ativos estão associados a ela. 

Para atribuir acesso a uma campanha para uma equipe:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Campanhas.
• Passe o cursor do mouse sobre uma campanha para a qual você deseja editar o acesso, clique no menu suspenso Ações e, em seguida, em Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
• Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à campanha.
• Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Anúncios

Depois de conectar as contas de anúncios doGoogle, Facebook ou LinkedIn ao HubSpot, você poderá atribuí-las a usuários e equipes específicos.

Para atribuir o acesso a uma conta de anúncios:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing > Anúncios.
• Passe o cursor do mouse sobre uma conta de anúncios para a qual deseja editar o acesso e clique no menu suspenso Ações. Selecione Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
• Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à conta de anúncios.
• Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.