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Limite o acesso aos seus bens HubSpot

Ultima atualização: Junho 28, 2023

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

Todos os produtos e planos

Você pode limitar o acesso ao conteúdo, dados e muito mais para que apenas as equipes e os usuários certos possam visualizá-los e editá-los. Isso pode ser útil se você quiser manter seus ativos separados por departamento ou equipe. Também ajuda seus usuários a manter o foco e a organização. 

Observação:

  • Superadministradores podem visualizar todos os recursos.
  • A CMS ou Centro de Marketing A assinatura da empresa é necessária para limitar o acesso a posts e páginas de blogues por equipas.
  • Recursos, como modelos, sequências, documentos e manuais de atividades, podem ser visualizados por superadministradores e pelas equipes e usuários que tenham acesso. 

Os recursos aos quais você pode limitar o acesso dependem da assinatura que você tem da HubSpot:

Nome do ativo Hub
  Marketing Hub Sales Hub Service Hub CMS Hub Operations Hub
  Todas as contas
Registros do CRM
Exibições do CRM
Caixa de entrada de Conversas
  Professional e Enterprise
Modelos      
Sequências      
Documentos      
Pipelines de negócios e tickets
Contas sociais         
Arquivos 
  Enterprise
Campanhas        
Painéis  
Relatórios  
Propriedades  
Barra lateral de registros  
Posts do blog      
Domínios      
Landing pages      
Páginas do site        
E-mail        
Formulários      
Calls to action      
Listas (BETA)    
Fluxos de trabalho    
Manuais      
Anúncios        
Página de preferências da inscrição de e-mail (BETA)        
HubDB      

Observação:

Definir permissões padrão (somente CMS Hub e Marketing Hub Enterprise)

Por padrão, os ativos recém-criados podem ser acessados por todos os usuários com permissões. No entanto, você pode querer apenas permitir que equipes ou usuários específicos criem e editem os ativos. Nas configurações da sua conta, você pode limitar automaticamente o acesso a ativos recém-criados para que apenas o criador do ativo e sua equipe possam visualizá-los e editá-los.

Para limitar o acesso a novos ativos:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue para Utilizadores e equipas.
  • Clique no separador Teams.
  • Clique para ativar a opção . Ativar para limitar o acesso a novos conteúdos.


 

Como limitar acesso

O acesso às ferramentas pode ser limitado seguindo os passos abaixo indicados. Para preferências de painéis, exibições do CRM e assinatura de e-mail, ignore a seção específica da ferramenta abaixo.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para a ferramenta à qual pretende limitar o acesso.
  • Para atribuir um ativo, passe o cursor do rato sobre o ativo que pretende atribuir e, em seguida, clique no menu pendente Actions e seleccione Manage Access
  • Para atribuir activos em massa, seleccione as caixas de verificação  junto ao ativo que pretende atribuir e, em seguida, clique em Gerir acesso.

  • Na caixa de diálogo, seleccione Disponível para todos ou Selecionar utilizadores e equipas que podem editar
  • Para atribuir o conteúdo a equipas ou utilizadores, clique no separador Teams ou Users e, em seguida, clique na caixa de verificação  junto às equipas e utilizadores que pretende atribuir.
  • Clique em Salvar. O ativo passa a estar visível apenas para os utilizadores e equipas seleccionados. Para as ferramentas que não seguem as instruções acima, encontrará as instruções específicas da ferramenta abaixo. 
     

Instruções específicas da ferramenta

Registos CRM

Por padrão, os usuários podem exibir e editar todos os contatos, empresas, negócios e tickets. Você pode ajustar as permissões de um usuário para que possa exibir e editar os registros pertencentes a ele ou a sua equipe.

Para limitar o acesso aos registros do CRM para seus usuários:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
  • Clique no nome do usuário que deseja editar.
  • Na guia CRM, clique em Acesso a objeto para expandir a seção.
    • Clique nos menus suspensos ao lado das permissões para Visualizar, Editar e Excluir para um tipo de registro específico.
    • Selecione Tudo, Apenas equipe, Apenas itens de propriedade ou Nenhum.
crm-object-access
  • Para editar quem pode se comunicar com um registro, clique em Ferramentas do CRM para expandir a seção.
    • Clique no menu suspenso ao lado de Comunicar.
    • Selecione Tudo, Apenas equipe, Apenas itens de propriedade ou Nenhum.
crm-tool-access
  • Para salvar as alterações, clique em Salvar.

As permissões atualizadas entrarão em vigor assim que o usuário fizer logout e login novamente. Saiba mais sobre as permissões de usuário.

Exibições do CRM

Você não pode limitar o acesso a exibições padrão, mas as exibições personalizadas do CRM podem ser definidas como visíveis somente para você, visíveis para sua equipe ou visíveis para todos. 

Para limitar o acesso a uma exibição do CRM:

  • Na sua conta da HubSpot, acesse o painel de contatos, empresas, negócios ou tickets.
  • Na barra lateral esquerda, clique em Todos os filtros salvos.
  • Passe o mouse sobre o nome do filtro e clique em Opções. No menu suspenso, selecione Gerenciar compartilhamento.
  • Na caixa de diálogo, selecione se deseja manter o filtro visível somente para você, para sua equipe ou para todos.
  • Clique em Salvar.

Caixa de entrada de Conversas

Depois de criar uma caixa de entrada, pode editar quais os utilizadores e equipas que a podem visualizar, editando as definições de gestão da sua equipa. Saiba como gerenciar seus usuários da caixa de entrada
 
manage-your-inbox-users

Painéis

Os proprietários de painéis podem definir quais equipes têm acesso de exibição e edição aos painéis personalizados.

Para atribuir acesso aos painéis:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para Relatórios > Dashboards.
  • Acima dos relatórios do painel de controlo, clique na ligação Assigned  e, em seguida, clique em Edit access.

    report-dashboard-edit-access
  • No painel direito, seleccione os utilizadores aos quais pretende atribuir acesso.
    • Para permitir que apenas o proprietário do painel veja o painel, seleccione o botão de rádio Privado para o proprietário . Clique em Salvar.
    • Para permitir que todos os utilizadores acedam ao painel de controlo, seleccione o botão de rádio Everyone  e, em seguida, seleccione o botão de rádio VView and edit  ou o botão de rádio View only . Clique em Salvar.
    • Para permitir que apenas equipas e utilizadores específicos acedam ao painel de controlo:
      • Seleccione o botão de rádio Apenas utilizadores e equipas específicos .
      • Seleccione o botão de rádio Ver e editar  ou o botão de rádio Apenas ver .
      • Clique em Next.
      • Seleccione as caixas de verificação  junto das equipas e dos utilizadores aos quais pretende atribuir acesso.
      • Clique em Guardar.

Pipelines de negócios e bilhetes

Os super administradores podem gerir os utilizadores e as equipas que têm acesso a pipelines de negócios e bilhetes específicos. Para cada pipeline, você pode dar acesso a todos os usuários na conta ou limitar o acesso a usuários e equipes individuais.

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Negócios ou Objetos > Tickets.
  • Clique na guia Pipelines.
  • Na secção Selecionar um oleoduto , clique no menu pendente e seleccione um oleoduto para editar.
  • Clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar acesso.
  • No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar.
  • Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe à qual deseja conceder o acesso ao pipeline.
  • Para remover o acesso ao pipeline, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
  • Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Conceder explicitamente a um usuário ou a uma equipe o acesso a um pipeline limitará o acesso para todos os outros. Se um utilizador não tiver permissão para visualizar o pipeline:

  • Os pipelines restritos estarão desativados na conta da HubSpot no computador e no app para dispositivos móveis.
  • Ele poderá visualizar um registro de negócio ou de ticket específico se for enviado um link direto de um usuário com acesso ao pipeline.
  • Ele poderá visualizar registros de pipelines restritos em relatórios.
  • Ele poderá visualizar registos de pipelines restritos como associações em registos.
  • Ele poderá pesquisar por registros dentro do gasoduto.
  • Ele não poderá criar novos registos dentro do pipeline. 

Documentos, manuais, sequências e modelos de vendas

Depois de criar um documento, manual, sequência ou modelo, pode definir o nível de acesso como privado para o proprietário, partilhado com todos ou partilhado com utilizadores e equipas específicos. 

Saiba como limitar o acesso a conteúdos de vendas

Domínios

Por padrão, os usuários com a permissão Adicionar e editar domínios podem exibir e editar todos os domínios, bem como publicar conteúdo em todos os domínios. Para limitar quais os utilizadores que podem editar ou publicar conteúdos a domínios específicos, aprender a atribuir permissões de publicação de domínios às equipas.

Contas sociais

Apenas os super administradores podem gerir os utilizadores e as equipas que têm acesso a contas sociais específicas. A concessão explícita de acesso a uma conta social a um utilizador ou equipa limitará o acesso a todos os outros. Os utilizadores ou equipas sem acesso não podem ver ou gerir mensagens dessa conta na ferramenta social. 

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse MarketingSocial.
  • No separador Contas, na coluna Acesso à conta , clique em Só eu, Todos, ou [número de equipas e utilizadores].


  • No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar. Apenas clientes com uma assinatura do Marketing Hub Enterprise  podem limitar acesso por usuários e equipes. 
    • Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe.
    • Para remover o acesso de uma conta, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
  • Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Emails

Você pode atribuir o acesso de edição de e-mails de marketing específicos para usuários individuais ou equipes a partir no painel de e-mails usando as instruções gerais acima.

Os e-mails atribuídos a uma equipe podem ser editados somente por usuários dessa equipe. Qualquer e-mail que não esteja atribuído poderá ser acessado por todos os usuários e equipes com permissão de usuário de e-mail.

Se um usuário na sua conta da HubSpot não tiver acesso para editar um e-mail específico, ele poderá solicitar o acesso seguindo as etapas abaixo:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > E-mail.
  • Clique no nome para o qual você deseja acesso de edição.
  • No canto superior direito, passe o cursor do mouse sobre o botão Revisar e enviar e, em seguida, clique em Solicitar atualização de permissão.

request-edit-access-to-marketing-email-1

  • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Aprovador e selecione um administrador na sua equipe.
  • Opcionalmente, você pode inserir uma mensagem para explicar o porquê você precisa do acesso de edição ao e-mail.
  • Clique em Enviar solicitação.
  • O autorizador selecionado será notificado de que você solicitou o acesso ao e-mail. Você receberá então um e-mail de confirmação depois que o aprovador conceder o acesso.

Arquivos 

Gerir o acesso às suas pastas e subpastas na ferramenta de ficheiros para controlar as equipas que podem ver ou editar a pasta e os ficheiros associados. Você também pode permitir que todas as equipes acessem uma pasta principal, mas restringir o acesso a uma subpasta.

Você não pode configurar as definições de acesso à pasta nas pastas do sistema geradas pelo HubSpot. Para restringir o acesso a uma pasta:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Arquivos e Modelos > Arquivos.
  • Passe o cursor sobre uma pasta e clique em Acções > Gerir o acesso

 

  • No painel direito, configure o acesso à pasta: 
    • Disponível para todos: todos os utilizadores podem ver e editar a pasta e os ficheiros associados. 
    • Selecionar equipas que podem editar: apenas as equipas seleccionadas podem editar a pasta e os ficheiros associados.
      • Seleccione a caixa de verificação junto às equipas às quais pretende conceder acesso. 
      • Para remover o acesso de uma equipa, desmarque a caixa de verificação  junto ao nome do utilizador ou da equipa ou clique no X  na secção Quem tem acesso
  • Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Propriedades

Os super administradores podem limitar o acesso a uma propriedade para que apenas utilizadores e equipas específicos possam editar a propriedade nos registos. Uma propriedade limitada continuará a ser visível por todos os utilizadores.

Os utilizadores e as equipas que não tenham acesso verão a mensagem Não tem permissões para editar o valor deste campo ao passar o cursor sobre a propriedade num registo. Saiba como limitar o acesso de edição para propriedades.

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Barra lateral de registros

Você pode personalizar as barras laterais que são exibidas nos registros de contatos, empresas, negócios e tickets para que diferentes equipes tenham diferentes exibições. Saiba como personalizar as barras laterais dos registros para equipes específicas.

Relatórios

Há várias formas de limitar acesso aos relatórios:

Não se pode limitar o acesso a relatórios encontrados na secção de ferramentas analíticasou a opiniões analíticas personalizadas individuais.

Limites de acesso a listas (BETA)

Os superadministradores podem definir que equipas têm visibilidade para que listas utilizando as instruções gerais acima

Ao atribuir acesso a uma lista ou ativar a configuração de atribuição padrão, lembre-se do seguinte:

  • As listas de acesso limitado só podem ser vistas e selecionadas pelo criador da lista e pelas equipes atribuídas. Todos os outros usuários não poderão ver ou selecionar a lista. Isso se aplica a todas as ferramentas, como e-mail de marketing, fluxos de trabalho e relatórios.
  • Além dos filtros de lista, um contato só aparecerá em uma lista de acesso limitado se atender a um dos seguintes critérios:
    • O contato é propriedade de um usuário na equipe atribuída.
  • Se um utilizador mudar para uma equipa diferente, deixará de poder aceder ou ver as listas que podia anteriormente, a menos que a sua nova equipa tenha acesso às mesmas listas.

Assinaturas de e-mail (BETA)

Limitar o acesso aos seus grupos de preferências de correio eletrónico permite-lhe controlar que equipas podem utilizar que tipos de subscrição e localizações de escritórios em mensagens de marketing. Quando um grupo de preferências de e-mail é limitado a uma equipe, essa equipe poderá selecionar o grupo de preferências ao escrever um e-mail. 

Para atribuir um grupo de preferências a uma equipa:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para Marketing > Email.
  • Em Grupos de preferências, clique no grupo de preferências que pretende editar.
  • Clique em Actions e, em seguida, seleccione Edit.
  • No painel direito, clique no menu pendente Teams (Optional) e, em seguida, seleccione as equipas  às quais pretende atribuir o grupo.
  • Clique em Guardar.

Saiba mais sobre limitar o acesso às suas subscrições de correio eletrónico.

Fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho podem ser atribuídos a uma equipe específica no painel de fluxos de trabalho seguindo as instruções gerais acima.

Os fluxos de trabalho atribuídos a uma equipe somente podem ser visualizados e editados por usuários dessa equipe. Qualquer fluxo de trabalho que não seja atribuído estará acessível a todos os utilizadores e equipas com a permissão de utilizador workflows.

Campanhas

Você pode limitar acesso às suas campanhas de marketing para permitir que equipes específicas gerenciem os detalhes da campanha e alterem quais ativos estão associados a ela. 

Para atribuir acesso a uma campanha para uma equipe:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Campanhas.
  • Passe o cursor do mouse sobre uma campanha para a qual você deseja editar o acesso, clique no menu suspenso Ações e, em seguida, em Gerenciar acesso.
  • No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
  • Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à campanha.
  • Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
  • Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Anúncios

Depois de conectar as contas de anúncios doGoogle, Facebook ou LinkedIn ao HubSpot, você poderá atribuí-las a usuários e equipes específicos.

Para atribuir o acesso a uma conta de anúncios:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing Anúncios.
  • Passe o cursor do mouse sobre uma conta de anúncios para a qual deseja editar o acesso e clique no menu suspenso Ações. Selecione Gerenciar acesso.
  • No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
  • Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à conta de anúncios.
  • Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
  • Na parte inferior do painel, clique em Salvar.
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