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Crie uma caixa de entrada de conversas

Ultima atualização: Agosto 14, 2019

Configure uma caixa de entrada de conversas para simplificar e centralizar a comunicação com seus contatos. Você pode conectar e-mails de equipe e/ou canais de chat à caixa de entrada e ver, responder e gerenciar todas as conversas de cada canal em um só lugar.


Criar uma caixa de entrada

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse  Conversas > Caixas de entrada.
  • Clique em Criar caixa de entrada.
  • No campo Nome da caixa de entrada da equipe, insira um nome para sua caixa de entrada.
  • Clique no menu suspenso Adicionar membros da caixa de entrada da equipe para escolher quem pode ver essa caixa de entrada.
    • Todos: todos os usuários do HubSpot na conta poderão ver a caixa de entrada.
    • Usuários e equipes específicos: apenas os usuários ou as equipes selecionadas poderão ver essa caixa de entrada.

Observação: as conversas recebidas somente podem ser atribuídas automaticamente a usuários pagos, mas os usuários gratuitos ainda poderão atribuir e responder conversas não atribuídas se estiverem incluídos como membros da equipe na caixa de entrada.

Se você escolher Usuários e equipes específicos, os usuários com  permissões de Administrador ou Superadministrador poderão exibir qualquer caixa de entrada de conversas no portal, masnão poderão tomar ações na caixa de entrada, como atribuir ou responder a uma conversa, a menos que estejam incluídos como membros da equipe nas configurações da caixa de entrada.

  • Clique em Próximo.
  • Selecione um canal para conectar. Conecte um E-mail de equipe para ver e responder a qualquer mensagem enviada ao endereço de e-mail da sua empresa ou conecte um canal de Chat para ver e responder às mensagens enviadas ao seu bot ou chat ao vivo. Clique em uma das opções abaixo para avançar para as instruções sobre como conectar um e-mail de equipe ou um canal de chat: 

Se você preferir configurar seus canais mais tarde editando a caixa de entrada, clique em Conectar um canal posteriormente. Ao configurar uma caixa de entrada, você conecta um canal para começar, mas também pode conectar canais adicionais (e-mail da equipe ou chat) a qualquer momento editando sua caixa de entrada. 

Conecte um canal de e-mail de equipe

Observação: somente conecte endereços de e-mail compartilhados à caixa de entrada; todos os e-mails recebidos estarão visíveis para toda a sua equipe. Não é possível conectar um e-mail usado como caixa de entrada conectada de um usuário no HubSpot. Se não, o usuário precisará remover a conexão para poder integrá-la a uma caixa de entrada de conversas.

  • Na caixa de diálogo, clique em Continuar.
  • Revise os termos sobre como compartilhar essa conta de e-mail com o HubSpot e clique em Continuar.
  • Selecione a caixa de entrada que deseja conectar, insira suas credenciais de login e conclua o processo de conexão para permitir que a HubSpot acesse sua caixa de entrada.
  • Você será redirecionado e uma mensagem indicará que a conta foi conectada. No canto inferior direito, clique em Avançar.
  • Para personalizar o Nome do remetente que os contatos veem quando você envia um e-mail do seu endereço de e-mail compartilhado, clique no menu suspenso De e selecione um dos seguintes:

    Observação: esse recurso não é suportado pelas caixas de entrada conectadas do Office 365 devido a limitações técnicas.

    • Nome do agente e da empresa: os contatos verão o nome do usuário e o nome da empresa quando receberem um e-mail. Insira o nome da empresa no campo de texto.
    • Nome da empresa: os contatos verão o nome da empresa quando receberem um e-mail. Insira o nome da empresa no campo de texto.configure-send-from-address
  • Para definir regras de encaminhamento para os e-mails recebidos nesta conta, clique no menu suspenso Atribuir automaticamente a e decida como os e-mails recebidos devem ser encaminhados para os membros da sua equipe.
  • Para criar um tíquete para cada novo e-mail recebido, clique no menu suspenso Aplicar ação e selecione Criar um tíquete, depois use o painel direito para personalizar as propriedades do tíquete.
  • Clique em Concluído.

Seu e-mail de equipe está conectado e você pode escrever e responder aos e-mails na caixa de entrada de conversas. Saiba como editar as regras de filtragem de caixa de entrada, adicionar um novo membro da equipe à caixa de entrada ou conectar outro canal de e-mail de equipe.

Conecte um canal de chat

  • Selecione Chat
  • Primeiro, personalize o que os visitantes verão quando iniciarem um chat:
    • Para definir a cor de destaque do widget de chat, selecione uma cor padrão. Você também pode selecionar uma cor personalizada clicando na cor à direita do campo de valor hexadecimal e usar o gradiente de cores para selecionar uma cor personalizada ou inserir manualmente um valor hexadecimal.select-chat-widget-accent-color
    • Clique no menu suspenso Título do chat e selecione o nome e o avatar de quem deve aparecer no widget de chat.
      • Usuários e equipes específicos: marque as caixas de seleção ao lado do(s) nome(s) a exibir. Se você selecionar mais de três usuários, seus nomes e avatares aparecerão aleatoriamente no widget de chat. Saiba como o idioma selecionado para o fluxo de chat afetará o título do chat.
      • Nome e avatar personalizado: mostra um nome de equipe e imagem genéricos.
      • Proprietário do contato: se o contato for conhecido e tiver um proprietário, as informações do proprietário do contato serão exibidas. Clique no menu suspenso Novo fallback de visitante e selecione uma opção de fallback para todos os visitantes novos ou não atribuídos que iniciaram um chat.
    • Na caixa de texto, escreva uma mensagem de boas-vindas que será mostrada quando os visitantes iniciarem um chat.
    • Para definir a quem as conversas recebidas são encaminhadas, clique no menu suspenso Atribua automaticamente as conversas recebidas a. Saiba mais sobre como configurar regras de encaminhamento na sua caixa de entrada de conversas.
    • Para exibir automaticamente a mensagem de boas-vindas quando suas páginas forem carregadas, marque a caixa de seleção Abrir uma mensagem pop-up de boas-vindas como um prompt.
    • Para especificar em qual página do site o widget de chat deve aparecer, clique em Opções avançadas, clique nos menus suspensos e insira as URLs específicas do site e/ou os parâmetros de consulta. Saiba mais sobre como configurar suas regras de direcionamento.
  • Clique em Avançar.
  • Determine quando sua equipe deve aparecer disponível para conversar e informe os visitantes sobre quando eles podem esperar uma resposta. Selecione uma opção de disponibilidade: 
    • Durante o horário comercial: selecione Durante o horário comercial para definir dias e horários consistentes nos quais sua equipe deve aparecer disponível para conversar.
      • Em Horário comercial da equipe, use os menus suspensos para definir a disponibilidade da sua equipe. Clique em +Adicionar horas para adicionar mais horários e períodos.
      • Para configurar a experiência do visitante quando sua equipe estiver disponível, clique na guia Durante o horário comercial. Clique no menu suspenso Mostrar tempo de resposta típico para permitir que os visitantes saibam quando eles podem esperar uma resposta. Em seguida, clique no menu suspenso Se todos os membros da equipe estiverem "ausentes" ou com capacidade máxima, e selecione um comportamento de modo ausente no widget.
      • Para configurar a experiência do visitante quando sua equipe não estiver disponível, clique na guia Fora do horário comercial.Clique no menu suspenso e escolha mostrar uma mensagem de ausente, um tempo de resposta ou ocultar o iniciador de chat quando um visitante acessa seu site fora do horário comercial. 

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    • Baseado no status do membro da equipe: os visitantes podem conversar com sua equipe se pelo menos um membro da equipe atribuído pelas regras de encaminhamento estiver disponível.

      • Para personalizar a mensagem automatizada que um visitante verá quando iniciar um chat, clique na guia Disponível, clique no menu suspenso Mostrar tempo de resposta típico e selecione uma opção.

      • Para personalizar a mensagem exibida quando ninguém estiver disponível para conversar, clique na guia Ausente. Insira o texto da sua mensagem de ausente ou clique no menu suspenso e selecione Ocultar iniciador de chat para que o widget não seja exibido se ninguém estiver disponível para conversar. 

    • Sempre: sua equipe sempre está disponível para conversar. Use o menu suspenso Mostrar tempo de resposta típicopara permitir que os visitantes saibam quando eles podem esperar uma resposta. Se você não quiser mostrar aos visitantes essas informações, selecione Não mostrar um tempo de resposta

Observação: se um bot estiver associado a um chat ao vivo, ele substituirá as configurações de disponibilidade do chat e o widget de chat sempre será exibido. Os bots podem entregar uma conversa a um usuário fora do horário de expediente, se o usuário ainda estiver definido como Disponível. Para evitar isso, ative o modo Ausente fora do horário comercial.

  • Clique em Avançar.
  • Visualize como seu widget de chat será exibido em diferentes dispositivos usando os botões de tipo de dispositivo acima da visualização. Quando terminar, clique em Publicar.
  • Você será redirecionado para a caixa de entrada. Na caixa de diálogo exibida, clique em Abrir site para visualizar o widget de chat no seu site ou clique em Ir para a caixa de entrada para visualizar a conversa de teste na sua caixa de entrada.

Depois de conectar seu canal de chat, saiba como personalizar seu perfil de chat e começar a conversar com os visitantes do site. Você também pode editar a aparência e a disponibilidade do chat a qualquer momento, ou criar um novo fluxo de chat na caixa de entrada.

Editar sua caixa de entrada

Depois de configurar sua caixa de entrada, você pode ajustar as configurações da caixa de entrada e do canal conectado, ou conectar um novo canal.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, vá para  Conversas > Caixas de entrada.
  • Para adicionar ou remover membros da equipe, conecte uma conta do Slack, edite as configurações dos canais conectados ou conecte outro canal à caixa de entrada, passe o cursor do mouse sobre a caixa de entrada e clique em Editar.create-new-inbox-or-edit-inboxes

Observação:se você tiver uma conta Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise , poderá criar várias caixas de entrada (até 100). Ao configurar várias caixas de entrada, você permite que diferentes equipes gerenciem as interações com seus clientes de maneira independente. Por exemplo, você pode configurar uma caixa de entrada para sua equipe de vendas, uma caixa de entrada para sua equipe de sucesso do cliente e uma caixa de entrada para sua equipe de cobrança.

Edite suas configurações de caixa de entrada

  • Para editar os membros da equipe incluídos na caixa de entrada, selecione Membros da equipe no menu da barra lateral esquerda e use o menu suspenso para editar quem pode ver essa caixa de entrada na caixa de entrada de conversas.
  • Para conectar uma conta do Slack para receber notificações sobre os chats ao vivo recebidos e responder diretamente do Slack, selecione Slack no menu da barra lateral esquerda. Saiba como integrar o Slack com as conversas.

Edite seu canal de e-mail

  • No menu da barra lateral esquerda, selecione E-mail.edit-email-channel
  • Passe o cursor do mouse sobre um e-mail de equipe existente e clique em Editar ou em Conectar e-mail da equipe para conectar um novo canal de e-mail da equipe.edit-an-email-channel
  • Para editar suas regras de encaminhamento, selecione Regras no menu da barra lateral esquerda.
  • Para editar o nome do remetente que seus contatos veem quando você os envia e-mails, selecione Configuração.
  • Clique em Salvar depois de fazer alterações.

Edite o seu canal de chat

Se você já tiver conectado um canal de chat, poderá editar a aparência do canal de chat atual, as configurações de disponibilidade, as opções de envio de transcrições e o acesso ao código de rastreamento. Se você não quiser alterar as configurações do canal, mas quiser criar um novo widget de chat para usar no site, clique em Criar fluxo de chat no canto superior direito.

  • No menu da barra lateral esquerda, selecione Chat.edit-chat-channel
  • Para editar a aparência do seu canal de chat, clique na guia Personalizar. Nesta guia, você também pode determinar em qual lado do seu site você deseja que o widget de Chat apareça, clicando em Posicionamento do widget de chat e selecionando Esquerda ou Direita. chat-widget-placement
  • Para editar a disponibilidade da sua equipe para conversar, clique na guia Disponibilidade.
  • Para personalizar o que acontece quando um chat termina, clique na guia Opções.
    • Por padrão, depois de fechar cada chat, uma cópia da transcrição do chat será enviada automaticamente ao visitante. Clique no menu suspenso Endereço do remetente e selecione de qual endereço de e-mail a transcrição deve ser enviada. Você só pode enviar transcrições de chat de uma caixa de entrada conectada compartilhada. 
    • Se você não quiser enviar automaticamente a transcrição, clique para desativar Enviar automaticamente uma transcrição no final do chat.
      chatflows-options-chat-transcript-settings
  • Se você estiver adicionando o fluxo de chat a um site que não está hospedado na HubSpot, clique na guia Código de rastreamento. Clique em Copiar e adicione o código diretamente antes da tag em cada página que você deseja que o widget de chat apareça. Ou, você pode enviar esse código diretamente para seu desenvolvedor da web. 

Observação: sites construídos com o Wix não suportam conversas, então você não poderá incluir o widget de chat em seu site Wix.

Para adicionar um widget de chat ao seu site WordPress, primeiro instale o plug-in do WordPress HubSpot All-in-One Marketing - Forms, Popups, Live Chat . Saiba mais sobre como instalar o plugin em seu site do WordPress 

  • Clique em Salvar depois de fazer alterações.

Excluir uma caixa de entrada

Você pode excluir uma caixa de entrada nas configurações de caixa de entrada. Excluir uma caixa de entrada a removerá permanentemente da sua conta, juntamente com todos os canais de e-mail, mensagens de chat direcionadas e threads de conversas. Essa ação não poderá ser desfeita.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, vá para  Conversas > Caixas de entrada.
  • Passe o cursor do mouse sobre a caixa de entrada e clique em Excluir.
  • Na caixa de diálogo, digite o nome da sua caixa de entrada para confirmar essa ação e clique em Sim, excluir.