Revise gravações e transcrições

No HubSpot, você pode revisar as gravações feitas com a ferramenta de chamadas usando a integração do HubSpot com o Zoom ou usando um provedor de chamadas de terceiros que esteja integrado ao HubSpot.

Se você é um usuário com um nome atribuído Vendas Eixo ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento assento simvocê pode usar Inteligência de conversação (CI) transcrever e analisar gravações. Assim, você pode treinar sua equipe de forma mais eficaz e obter insights valiosos dos clientes a partir das gravações e transcrições. 

Se estiver usando o aplicativo HubSpot para dispositivos móveis, saiba como revisar as chamadas de qualquer lugar. 

Antes de começar

• Configure a ferramenta de chamadas. Você pode adquirir um número de telefone fornecido pela HubSpot, registrar seu número de telefone de saída com o HubSpot, configurar a integração da HubSpot com Zoom ou integrar com um provedor de chamadas de terceiros.

Observação: o HubSpot é compatível com apenas um grupo selecionado de provedores de chamadas de terceiros. Saiba mais sobre quais provedores de chamadas são suportados no Marketplace de aplicativos da HubSpot.

• Por padrão, as gravações de chamadas do HubSpot são ativadas. Verifique se a gravação de chamadas está ativada nas configurações.
• Se você for um usuário do Sales Hub ou do Service Hub Professional ou Enterprise , verifique se a Inteligência de conversas também está habilitada nas configurações para que suas gravações sejam transcritas.
• Se estiver usando o Zoom para fazer chamadas, verifique se a gravação na nuvem está ativada.
• Revise as leis de gravação de chamadas para sua área.

Revisar gravações

Para acessar a gravação e adicionar observações. 

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• Para iniciar a gravação, à esquerda da tela de revisão, clique emplayerPlay Reproduzir. Você também pode usar os controles para playerFastForward avançar ou playerRewind retroceder. Se você estiver revisando uma gravação na nuvem do Zoom, também poderá reproduzi-la, pausá-la ou avançá-la.
• Na parte inferior, clique em Observações e em Adicionar observações para adicionar observações de chamada. Para enviar uma notificação para outro membro da equipe, digite @ seguido pelo nome do usuário. Insira sua observação e clique em Salvar. Se você tiver uma conta do Sales Hub ou do Service Hub Professional ou Enterprise, também poderá adicionar comentários do thread.
  • Para produzir um Brisa, Ferramentas de IA do HubSpot, resumo de chamadas gerado, clique Resuma esta chamada (Centro de vendas ou Serviço Eixo Profissional ou Empresa). Este campo não é editável. Use a caixa de texto Observações abaixo para adicionar informações.
  • Se quiser solicitar ao Copilot mais informações sobre a chamada, clique em Faça uma pergunta.

• • Para fornecer feedback sobre o resumo, clique no thumbsUp ícone de polegar para cima ou thumbsDown polegar para baixo.
  • Para copiar o resumo, clique em ícone de copiar mensagem.
  • Para ocultar o resumo, clique em Fechar.

Observe: para usar os resumos de chamadas do Breeze, você deve ativar Assistente de IA e gravação de chamadas na sua conta.

• Se você tiver uma conta do Sales Hub ou do Service Hub Professional ou Enterprise, à direita, clique entre as guias Insights, Estatísticas e Transcrição para visualizar os termos monitorados, as estatísticas da chamada e a transcrição da chamada. Você poderá exibir termos rastreados apenas se tiver uma conta do Sales Hub ou do Service Hub Enterprise e um superadministrador tiver adicionado termos rastreados.

Compartilhar gravações ou adicionar gravações a playlists

• Para compartilhar a gravação:
  • Clique no botão share Compartilhar no canto superior direito.
  • Clique no menu suspenso Enviar e-mail para para adicionar membros da equipe com os quais deseja compartilhar a gravação. 
  • Digite uma mensagem na caixa de texto.
  • Use as alças ou as caixas de texto Início e Fim para ajustar a parte da gravação que deseja compartilhar.
  • Clique em Compartilhar ou Copiar link. Se você tiver uma conta do Sales Hub ou do Service Hub Professional ou Enterprise, também poderá compartilhar trechos específicos da transcrição.

Observação: os usuários com permissão para ver um clipe de gravação também podem ouvir toda a gravação. A intenção do clipe é fornecer foco e direção claros.

• Para adicionar uma gravação a uma playlist:
  • Clique em + Adicionar à playlist.
  • Clique no menu suspenso Selecionar playlist para adicionar a gravação a playlists diferentes.
  • Digite uma descrição na caixa de texto. 
  • Use as alças ou as caixas de texto Início e Fim para ajustar a parte da gravação que deseja compartilhar.
  • Clique em Adicionar.

Revisar termos rastreados (Sales Hub ou Service Hub Enterprise)

Você pode criar termos rastreados para ir a partes da transcrição onde o termo é mencionado.

Observe: você deve ser um superadministrador para adicionar ou editar termos rastreados. 

• No painel direito, clique na guia Insights para exibir os termos rastreados.
• Para editar os termos rastreados, clique em Editar.
• No painel direito, você pode clicar em + Adicionar categoria para adicionar categorias para os termos rastreados. 
• Para adicionar um termo rastreado a uma categoria, clique em + Adicionar termo rastreado, em seguida, digite o termo rastreado na caixa de texto. 
• Na parte inferior do painel direito, clique em Salvar.

Adicionar participantes da chamada e exibir estatísticas da chamada. (Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise)

Você pode revisar as estatísticas das chamadas vinculando os registros de contato dos participantes à chamada.

• Para vincular participantes da chamada a registros, clique em Participantes na parte superior. No painel direito, clique no botão link vincular ao lado do participante na seção Destinatário da chamada. Na barra de pesquisa, digite o nome do contato. Se não existir um registro, clique em + Adicionar contato para criar um registro para o contato. Em seguida, clique em Vincular. Para desvincular um contato, clique no botão link vincular para cancelar o vínculo.

Observação: o HubSpot corresponderá automaticamente os nomes dos participantes nas chamadas de duas pessoas transcritas e feitas com o Zoom Basic ou Pro. A correspondência manual de participantes não está disponível para chamadas feitas com o Zoom Business, Business Plus ou Enterprise, pois essas transcrições são fornecidas pelo Zoom e não pela HubSpot.

• Para acessar as informações de contato do destinatário da chamada, no painel direito, clique em nome do contato para ser encaminhado para esse registro do contato.

• Depois de adicionar os participantes, no painel direito, clique na guia Estatísticas para revisar as seguintes estatísticas de chamada.
  • Tempo de conversação do proprietário da chamada: a porcentagem de tempo de fala do proprietário da chamada.
  • Velocidade da fala: o número de palavras por minuto feito pelo proprietário da chamada.
  • Monólogo mais longo: o maior período de fala do proprietário da chamada.
  • História do cliente mais longa: o maior tempo de fala do cliente.
  • Interatividade: o volume de interação dentro da chamada.
  • Paciência: o volume de pausas entre os participantes.

Revisar transcrições e adicionar comentários do thread (Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise)

Ao revisar transcrições, adicione comentários do thread ou compartilhe um link para uma parte específica da transcrição. Os representantes podem responder facilmente a comentários, mantendo as conversas focadas e garantindo que todas as informações relevantes estejam em um só lugar.

Observe: a transcrição automática está disponível para Linguagens de criação de conteúdo padrão da HubSpot. A HubSpot transcreverá a gravação no idioma selecionado nas configurações da sua conta. Aprender mais sobre Ofertas de idiomas da HubSpot.

• No painel direito, clique na guia Transcrição para exibir a transcrição da chamada. Use a barra de pesquisa para pesquisar palavras-chave específicas. Os resultados retornarão qualquer parte da transcrição onde a palavra-chave foi usada.
• Para enviar uma notificação para outro membro da equipe ou adicionar um comentário marcado com data/hora, siga um destes procedimentos:
  • Clique na guia Comentários abaixo da reprodução da gravação. Na caixa de texto, digite @ seguido pelo nome do usuário. Insira seu comentário e clique em Salvar.

• • Para adicionar uma data/hora:
    • Abaixo da caixa de texto, digite a data/hora, em seguida, clique na caixa de texto para aplicar a data/hora. Na guia Transcrição à direita, ela pulará para essa parte da transcrição.

• • • Na transcrição, passe o cursor do mouse sobre a parte do trecho da transcrição para a qual você deseja adicionar um comentário. Clique no botão comments Comentário. Na guia Comentários abaixo da reprodução da gravação, será aberta uma caixa de texto com a data/hora correta.
  • Clique em Comentar. 
  • Clique no botão Responder abaixo de um dos comentários para iniciar um thread. Depois de escrever sua resposta, clique em Responder.

• Para compartilhar uma parte específica da transcrição, passe o cursor do mouse sobre esse trecho da transcrição e, em seguida, clique no botão share Compartilhar. Na caixa de diálogo, use as alças ao longo da faixa do participante ou digite o Tempo de início e término para alterar a duração do clipe de gravação. Se você quiser compartilhar toda a gravação, certifique-se de que as alças ao longo da faixa do participante estejam no início e no final da gravação.

Observação: os usuários com permissão para ver um clipe de gravação também podem ouvir toda a gravação. A intenção do clipe é fornecer foco e direção claros.

Sincronizar gravações do Zoom

Se você tiver uma conta Zoom Business ou Enterprise, poderá sincronizar suas gravações na nuvem do Zoom para revisá-las no HubSpot. Depois de ativar a gravação na nuvem da sua conta do Zoom, as gravações serão exibidas na linha do tempo do registro associado. Se você é um usuário com um nome atribuído Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento assento, o Conversation Intelligence transcreverá as gravações da nuvem Zoom e essas transcrições também serão sincronizadas com a linha do tempo do registro.

Para configurar a gravação do Zoom usando a Inteligência de conversas:

• Ativar gravação na nuvem do Zoom. Verifique se a caixa de seleção transcrições de áudio está marcada para que você receba no HubSpot as transcrições de suas gravações do Zoom.
• Marque a caixa de seleção Sincronizar dados de gravações e transcrições nas configurações de integração do Zoom. Ao marcar a caixa de seleção Sincronizar dados de gravações e transcrições, todas as novas gravações e transcrições serão sincronizadas automaticamente com o HubSpot para reuniões e webinars. Para excluir uma gravação de chamada, faça isso na página de índice de chamadas.

• Para atribuir gravações a usuários na sua conta da HubSpot, verifique se eles conectam suas contas do Zoom. As atividades de engajamento de gravação serão atribuídas a um usuário na sua conta da HubSpot se seu endereço de e-mail corresponder ao e-mail de um usuário do Zoom na chamada.

Associe gravações a outros registros

Por padrão, a IA da HubSpot associará automaticamente as gravações à empresa principal associada aos participantes da chamada.

Você também pode associado uma gravação com outros registros de contato, empresa, negócio, ticket ou reunião em seu CRM. A gravação aparecerá na linha do tempo do registro associado para que você possa acessar os detalhes da gravação para obter mais contexto.

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• No canto superior, clique em Associações.
• Para adicionar uma associação, no painel direito, clique em + Adicionar ao lado de uma das guias de contato, empresa, negócio, ticket ou reunião.

Os registros associados também serão exibidos na página de índice de chamadas. Se os registros associados não forem exibidos na tabela, edite as colunas da tabela.