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Contacts

Desduplicação de registros no HubSpot

Ultima atualização: Janeiro 18, 2023

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A HubSpot desduplica os contatos automaticamente usando endereços de e-mail e empresas que utilizam nomes de domínio.

As identificações dos registos também podem ser usadas para deduplicar contactos, empresas, negócios, bilhetes, produtos, e objectos personalizados. Pode incluir IDs de registo no seu ficheiro de importação para deduplicar registos através de uma importação.

Os utilizadores numa conta Profissional ou Empresarial podem também gerir manualmente possíveis duplicações, utilizando a ferramenta de gestão de duplicados.

Desduplicação automática no HubSpot

O HubSpot desduplica objetos criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulários) das seguintes maneiras:

Desduplicação de contatos por token de usuário

Quando um novo contato é adicionado ao HubSpot por meio de um envio de formulário, o HubSpot verifica o token de usuário do contato (ou seja, o cookie hubspotutk) para ver se ele corresponde a um contato existente. Se você ativou a funcionalidade de GDPR na sua conta, um usuário deve aceitar seu banner de política de privacidade para que esse cookie seja associado ao seu registro de contato.

Se dois envios de formulário vierem do mesmo navegador e computador, os envios serão mesclados em um único registro, pois o HubSpot detectará o mesmo token de usuário para os dois envios. Neste caso, acontecerá o seguinte:

  • As informações do segundo envio de formulário substituirão as do primeiro envio, pois elas têm o mesmo cookie armazenado no seu navegador.
  • Se o endereço de e-mail do segundo envio ainda não existir como um contato no HubSpot, ele substituirá o endereço de e-mail existente para o contato.
  • Se o contato enviar o formulário usando um de seus e-mails secundários no HubSpot, o e-mail secundário substituirá o principal após o envio.

Se quiser que cada envio de formulário do mesmo navegador crie um novo contato, você pode ativar a configuração Sempre criar um novo contato para um novo e-mail nas opções do formulário.

Observação:

  • Se um formulário for enviado por meio de um link de reunião, um endereço de e-mail exclusivo sempre criará um novo contato, independentemente se um contato existente tiver um token de usuário correspondente. Nesse caso, o endereço de e-mail do contato existente não será substituído pelo novo endereço de e-mail.
  • Se um formulário for submetido através de um formulário não-HubSpot, não é possível desduplicar por utilizadortoken ou e-mail. Todos os envios de formulários que não sejam da HubSpot feitos pelo mesmo navegador e dispositivo serão associadas a um único contato.  

Desduplicação de contatos por endereço de e-mail

Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail.

Desduplicação de empresas por domínio da empresa

Quando uma nova empresa é adicionada, o HubSpot procura o valor da propriedade Nome do domínio da empresa para desduplicar as empresas.
  • Caso tente criar manualmente uma empresa com o mesmo nome de domínio de uma empresa existente, o HubSpot alertará que já existe uma empresa.
  • Quando adicionada por meio de uma importação, se uma empresa já existir na sua conta com o mesmo nome de domínio, as novas informações serão adicionadas ao registro de empresa existente.
  • Se você não incluir essa propriedade de Nome de domínio da empresa na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro de empresa.
  • Se já existirem vários registros com o mesmo nome de domínio de uma empresa que está sendo importada, você receberá um erro de importação e essa empresa não será importada.  

Observação: as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pela propriedade Nome do domínio da empresa.

Deduplicar registos por ID de registo

Quando quiser importar registos de contacto, empresa, negócio, bilhete, produto, ou objectos personalizados, pode usar um ID de registo único para comparar estes registos com os registos existentes no HubSpot. Este ID de registo pode ser usado para deduplicar registos durante o processo de importação, ou para procurar um registo específico no HubSpot.

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Saiba mais sobre como criar os seus ficheiros de importação.

Atenção: se utilizar apenas IDs de registopara deduplicar, recomenda-se que verifique os registos existentes no HubSpot antes de importar um ficheiro externo. Para fazer isso, você pode:

  • Exporte os seus registos com os seus Registo IDs e pelo menos uma propriedade que esteja incluída no ficheiro externo.
  • Usar a função VLOOKUP para cruzar as informações do novo arquivo com o arquivo exportado. Saiba mais sobre como usar o VLOOOKUP no Excel ou nas Planilhas Google.
  • Atribuir o correcto Registo ID valores a qualquer duplicado que tenha identificado.
  • Separar os dados em dois ficheiros de importação; um ficheiro com os registos existentes e o seu Registo IDs, e outro ficheiro contendo todos os novos registos.
  • Importe os arquivos. O ficheiro com o Registo IDs irá actualizar os seus registos existentes, e o outro ficheiro irá criar novos registos.

Desduplicação manual de contatos e empresas (somente Professional e Enterprise)

Os usuários com acesso para Editar, com a opção Tudo, para Contatos e empresas, podem desduplicar os contatos e empresas na sua conta usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados. Se a sua conta tem uma assinatura do Operations Hub Professional ou Enterprise, pode deduplicar registos em massa, e ver uma visão geral dos dados dos registos duplicados no centro de comando da qualidade dos dados.

A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados comparando nomes, endereços de e-mail, países de IP, números de telefone, CEPs e nomes de empresa de dois registros. O HubSpot exibe até 2.000 dos dados duplicados mais prováveis. A cada semana, o HubSpot recalculará esses resultados automaticamente. Você pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá em Gerenciar [registros] duplicados.

  • Na sua conta da HubSpot, acesse os contatos ou empresas:
    • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
    • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • No canto superior direito, clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar dados duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá.

Observação: se o HubSpot exibir uma empresa matriz como duplicada de uma empresa afiliada, você não poderá revisar ou descartar esse par como dados duplicados. Você deve remover o relacionamento matriz-afiliada antes de mesclá-las. 


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  • Para alterar quais as propriedades exibidas ao comparar registos, acima da tabela, clique em Seleccionar propriedades para rever. Esta opção só aparece se houver duplicados potenciais actualmente incluídos na lista.
    • Para remover uma propriedade exibida, clique no X ao lado dela, na seção Propriedades selecionadas.
    • Para exibir uma propriedade, clique na caixa de seleção ao lado da propriedade.
    • Clique em Aplicar depois de selecionar as propriedades.

Por favor note: as propriedades que seleccionar não são utilizadas como critérios para identificar registos duplicados. As propriedades são apresentadas para fornecer contexto adicional ao comparar registos identificados pela ferramenta de gestão em duplicado


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  • Para comparar um único par de possíveis duplicados, clique em Rever ao lado de um par de contactos ou empresas.

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    • Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter. Selecione o contato ou a empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Saiba mais sobre a mesclagem de contatos ou empresas no HubSpot.
    • Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Na tabela, clique em Rejeitar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados.
    • Para fundir registos duplicados ou rejeitar sugestões em massa( apenas para o Centro de Operações Profissional e Empresarial ), seleccionar as caixas de verificação junto aos registos.
  • Para rejeitar o par sugerido, clique em Rejeitar no topo da tabela. Os registos serão removidos do tablier.
  • Para comparar os registos, clique em Revisão no topo da tabela.
    • Na caixa de diálogo, clicar no menu suspenso Fundir critérios e seleccionar o critério que decide como os registos são fundidos:
      • Compromisso mais recente: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo com o valor mais recente para a propriedade dadata do Último Compromisso. Os compromissos que têm impacto nesta propriedade incluem interacções com páginas de websites, formulários, documentos, ligações a reuniões, ou mensagens de correio electrónico individuais seguidas.
      • Compromisso mais antigo: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo com o valor mais antigo para a propriedade dadata do Último Compromisso.
      • Criado primeiro: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo mais antigo com base na propriedade Criar data.
      • Criado por último: todos os registos seleccionados serão fundidos no mais recente registo com base na propriedade Criar data.
      • Actualização mais recente: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo com a actualização mais recente do valor da propriedade. Todas as propriedades, incluindo as propriedades internas ocultas do HubSpot, são avaliadas. 
  • bulk-merge-dialog-box
    • Clique em Fundir tudo.

Saiba mais sobre o que acontece quando se fundem contactos ou empresas.

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