Ultima atualização: Junho 5, 2023
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O HubSpot desduplica automaticamente os contactos utilizando endereços de e-mail e as empresas utilizando nomes de domínio. As IDs de registo também podem ser utilizadas para deduplicar contactos, empresas, negócios, bilhetes, produtos e objectos personalizados . Você pode incluir IDs de registro no arquivo de importação para desduplicar registros por meio de uma importação. Os utilizadores de uma conta Professional ou Enterprise também podem gerir manualmente possíveis duplicados utilizando a ferramenta de gestão de duplicados .
Desduplicação automática no HubSpot
O HubSpot desduplica objetos criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulários) das seguintes maneiras:
- Desduplicar contatos por token de usuário
- Desduplicar contatos por endereço de e-mail
- Desduplicar empresas por nome de domínio da empresa
- Desduplicar contatos, empresas, negócios, tickets ou produtos por ID de registro
Desduplicação de contatos por token de usuário
Quando um novo contacto é adicionado ao HubSpot através de um envio de formulário , o HubSpot verifica o token de utilizador de um contacto (ou seja, cookie hubspotutk) para ver se corresponde a um contacto existente. Se activou a funcionalidade RGPD na sua conta, um utilizador tem de aceitar a sua faixa de política de privacidade para que este cookie seja associado ao seu registo de contacto.
Se dois envios de formulário vierem do mesmo navegador e computador, os envios serão mesclados em um único registro, pois o HubSpot detectará o mesmo token de usuário para os dois envios. Neste caso, acontecerá o seguinte:
- As informações do segundo envio de formulário substituirão as do primeiro envio, pois elas têm o mesmo cookie armazenado no seu navegador.
- Se o endereço de e-mail do segundo envio ainda não existir como um contato no HubSpot, ele substituirá o endereço de e-mail existente para o contato.
- Se o contato enviar o formulário usando um de seus e-mails secundários no HubSpot, o e-mail secundário substituirá o principal após o envio.
Se quiser que cada envio de formulário do mesmo navegador crie um novo contato, você pode ativar a configuração Sempre criar um novo contato para um novo e-mail nas opções do formulário.
Observação:
- Se um formulário for submetido através de um link meetings, um endereço de correio electrónico único criará sempre um novo contacto, independentemente de um contacto existente ter um token de utilizador correspondente. Nesse caso, o endereço de e-mail do contato existente não será substituído pelo novo endereço de e-mail.
- Se um formulário for enviado por meio de um formulário que não seja da HubSpot, não será possível desduplicá-lo por token de usuário ou e-mail. Todos os envios de formulários que não sejam da HubSpot feitos pelo mesmo navegador e dispositivo serão associadas a um único contato.
Desduplicar contatos por endereço de e-mail
Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail.
- Se tentar criar manualmente um contacto com o mesmo endereço de e-mail de um contacto existente, o HubSpot irá alertá-lo de que já existe um contacto e não poderá adicionar o contacto adicional.
- Quando adicionado por envios de formulários ou API, se um contato já existir na sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao registro do contato existente. Se o contato enviar um formulário com seu endereço de e-mail secundário, o endereço de e-mail substituirá o existente para o contato. Se quiser que cada envio de formulário do mesmo navegador crie um novo contato, você pode ativar a configuração Sempre criar um novo contato para um novo e-mail nas opções do formulário.
- Quando adicionado por importação:
- Se já existir um contato em sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao registro do contato existente. Por exemplo, se você importar uma lista de contatos que inclui "admin@hubspot.com" e um contato existente em sua conta da HubSpot tiver o e-mail "admin@hubspot.com", as informações importadas serão adicionadas a esse registro do contato existente.
- Se estiver a utilizar o e-mail secundário de um contacto no HubSpot como identificador único numa importação, se incluir tanto o e-mail secundário como o ID de registo como colunas no seu ficheiro , o e-mail secundário substituirá o e-mail primário quando importado. Se você não quiser que o e-mail secundário substitua o principal, nãoinclua também a coluna ID do registro no seu arquivo.
- Se você não incluir a propriedade de E-mail na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro do contato.
- Se já existirem vários registros com o mesmo endereço de e-mail de um contato que está sendo importado, você receberá um erro de importação e esse contato não será importado.
Desduplicar empresas por domínio da empresa
Quando uma nova empresa é adicionada, o HubSpot procura o valor principal da propriedade Nome do domínio da empresa para desduplicar as empresas. Os domínios secundários incluídos como domínios adicionais em um registro não são utilizados para deduplicar empresas. Saiba como definir um domínio como principal.- Caso tente criar manualmente uma empresa com o mesmo nome de domínio de um domínio principal de uma empresa existente, o HubSpot alertará que já existe uma empresa.
- Quando adicionado através de importação, o nome de domínio da empresa será utilizado para deduplicar as empresas , excepto se tiver seleccionado utilizar uma propriedade personalizada que exija valores únicos como identificador único . Se utilizar uma propriedade personalizada que exija valores únicos, o seu ficheiro pode incluir nomes de domínio de empresas duplicados.
- Se já existir uma empresa na sua conta com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID único personalizado, as informações da nova empresa serão adicionadas ao registo de empresa existente.
- Se já existirem várias empresas com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID único personalizado, receberá um erro de importação e essa empresa não será importada .
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- Se não incluir o nome de domínio Company ou outra propriedade de ID exclusiva personalizada na sua importação, cada linha do ficheiro de importação será importada como um novo registo de empresa.
Observação: as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pela propriedade Nome do domínio da empresa.
Desduplicar registros por ID de registro
Se quiser importar registros de contato, empresa, negócio, ticket, produto ou objeto personalizado, você poderá usar uma ID de registro exclusiva para corresponder esses registros aos existentes no HubSpot. Essa ID de registro pode ser usada para desduplicar registros durante o processo de importação ou para pesquisar um registro específico na HubSpot.
- Para obter os IDs de registro, exporte os registros ou visualize o valor de um objeto específico para o seu ID de registro.
- Inclua a coluna de ID de registro no arquivo ao importar os registros para o HubSpot. Se você incluir a coluna ID de registro no arquivo, qualquer linha sem um valor para a ID de registro criará novos registros.
- Durante a importação, você será solicitado a corresponder a coluna ao ID de registro no menu suspenso Importar como.
Saiba mais sobre importar ID de registoe como configurar os seus ficheiros de importação.
Observação: se você usar apenas as IDs de registro para desduplicar, recomenda-se verificar os registros existentes no HubSpot antes de importar um arquivo externo. Para fazer isso, você pode:
- Exporte os registros com as IDs de registro e pelo menos uma propriedade que esteja incluída no arquivo externo.
- Usar a função VLOOKUP para cruzar as informações do novo arquivo com o arquivo exportado. Saiba mais sobre como usar o VLOOOKUP no Excel ou nas Planilhas Google.
- Atribua os valores corretos da ID de registro a qualquer dado duplicado que você tenha identificado.
- Separe os dados em dois arquivos de importação: um com os registros existentes e suas IDs de registro e outro contendo todos os novos registros.
- Importe os arquivos. O arquivo com as IDs de registro atualizará os registros existentes e o outro arquivo criará novos registros.
Desduplicação manual de contatos e empresas (somente Professional e Enterprise)
Também pode desduplicar contactos e empresas na sua conta da HubSpot utilizando a ferramenta de gestão de duplicados. Se a sua conta tiver uma subscrição Operations Hub Professional ou Enterprise, pode desduplicar registos em massa, e ver uma visão geral dos dados de registos duplicados no centro de comando de qualidade de dados .
Os utilizadores devem ter Editar acesso definido para Tudo para Contactos e Empresas ou Acesso a ferramentas de qualidade de dados permissões para utilizar a ferramenta de gestão de duplicados.
A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados através da comparação dos valores dos registros para as seguintes propriedades:
- Contatos: nome, sobrenome, endereço de e-mail, IP, país, número de telefone, código postal e nome da empresa.
- Empresas: nome de domínio da empresa, nome da empresa, país/região, número de telefone e setor.
- Na sua conta da HubSpot, acesse os contatos ou empresas:
- Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
- Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
- No canto superior direito, clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar dados duplicados.
- Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá.
Observação: se o HubSpot exibir uma empresa matriz como duplicada de uma empresa afiliada, você não poderá revisar ou descartar esse par como dados duplicados. É necessário remover a relação pai-filho antes de as fundir.
- Para alterar quais propriedades são exibidas ao comparar registros, acima da tabela, clique em Selecionar propriedades para revisar. Esta opção somente aparece se existirem potenciais dados duplicados na lista.
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- Para remover uma propriedade exibida, clique no X ao lado dela, na seção Propriedades selecionadas.
- Para exibir uma propriedade, clique na caixa de seleção ao lado da propriedade.
- Clique em Aplicar depois de selecionar as propriedades.
Observação: as propriedades selecionadas não são utilizadas como critérios para identificar registros duplicados. As propriedades são exibidas para fornecer contexto adicional ao comparar registros identificados pela ferramenta de gerenciamento de duplicidades.
- Para comparar um par de possíveis dados duplicados, clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas.
- Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter. Selecione o contato ou a empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Saiba mais sobre a fusão de contactos ou empresas no HubSpot.
- Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Na tabela, clique em Rejeitar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados. As sugestões rejeitadas não aparecerão na ferramenta de duplicatas no futuro.
- Para mesclar registros duplicados ou rejeitar sugestões em massa (somente Operations Hub Professional e Enterprise), marque as caixas de seleção ao lado dos registros.
- Para rejeitar o par sugerido, clique em Rejeitar no topo da tabela. Os registros serão removidos do painel e não aparecerão como sugestão no futuro. Se um registo de uma sugestão anteriormente rejeitada for fundido com outro registo, pode reaparecer na ferramenta de duplicados.
- Para comparar os registros, clique em Revisar na parte superior da tabela.
- Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Mesclar critérios e selecione o critério que define como os registros são mesclados:
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- Engajamento mais recente: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro que tem o valor mais recente para a propriedadeData do último engajamento. Os engajamentos que afetam essa propriedade incluem interações com páginas de sites, formulários, documentos, links de reunião ou mensagens de e-mail individuais rastreadas.
- Engajamento mais antigo: todos os registros selecionados serão mesclados como registro que tem o valor mais antigo para a propriedade Data do último engajamento.
- Criado primeiro: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro mais antigo com base na propriedade Data de criação.
- Criado por último: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro mais recente com base na propriedade Data de criação.
- Mais recentemente atualizado: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro cujo valor de propriedade foi atualizado mais recentemente. Todas as propriedades, incluindo as propriedades internas ocultas do HubSpot, serão avaliadas.
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- Clique em Mesclar tudo.
Saiba mais sobre o que acontece quando funde contactos ou empresas.
