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Contacts

Desduplicação de registros no HubSpot

Ultima atualização: Abril 30, 2021

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A HubSpot desduplica os contatos automaticamente usando endereços de e-mail e empresas que utilizam nomes de domínio.

As IDs de objeto também podem ser usadas para desduplicar contatos, empresas, negócios, tíquetes, produtos e objetos personalizados. Você pode incluir IDs de objeto no arquivo de importação para desduplicar registros por meio de uma importação.

Os usuários em uma conta do Professional ou Enterprise também podem gerenciar manualmente os dados duplicados usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados.

Desduplicação automática no HubSpot

O HubSpot desduplica objetos criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulários) das seguintes maneiras:

Desduplicação de contatos por token de usuário

Quando um novo contato é adicionado ao HubSpot por meio de um envio de formulário, o HubSpot verifica o token de usuário do contato (ou seja, o cookie hubspotutk) para ver se ele corresponde a um contato existente.

Observação: se você ativou a funcionalidade de GDPR na sua conta, um usuário deve aceitar seu banner de política de privacidade para que esse cookie seja associado ao seu registro de contato.

Por exemplo, se dois envios de formulário vieram do mesmo navegador e computador, os envios serão mesclados em um único registro porque o HubSpot detectará o mesmo token de usuário para os dois envios.

As informações do segundo envio de formulário substituirão as do primeiro envio, pois elas têm o mesmo cookie armazenado no seu navegador. Isso acontecerá somente se o endereço de e-mail do segundo envio não existir ainda como um contato na HubSpot.

Se quiser que cada envio de formulário do mesmo navegador crie um novo contato, ative a configuração Sempre criar um novo contato para um novo e-mail nas opções do formulárioIsso pode ser útil em casos específicos, como ao coletar detalhes de contato em uma feira comercial em um único dispositivo.

Desduplicação de contatos por endereço de e-mail

Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail. Caso tente criar manualmente um contato com o mesmo endereço de e-mail de um contato existente, o HubSpot alertará que já existe um contato e você não poderá adicionar um outro.

Quando adicionado por importações, envios de formulários ou API, se um contato já existir na sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações serão adicionadas ao registro de contato existente. Por exemplo, se você importar uma lista de contatos que inclui "admin@hubspot.com" e um contato existente na sua conta da HubSpot já tiver o endereço de e-mail "admin@hubspot.com", as informações importadas serão adicionadas a esse registro de contato específico:

Se você não incluir essa propriedade na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro de contato.

Desduplicação de empresas por domínio da empresa

Quando uma nova empresa é adicionada, o HubSpot procura o valor da propriedade Nome do domínio da empresa para desduplicar as empresas. Caso tente criar manualmente uma empresa com o mesmo nome de domínio de uma empresa existente, o HubSpot alertará que já existe uma empresa e você não poderá adicionar uma outra. Quando adicionada por meio de uma importação, se uma empresa já existir na sua conta com o mesmo nome de domínio, as novas informações serão adicionadas ao registro de empresa existente.

Se você não incluir essa propriedade na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro de empresa.

Observação: as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pela propriedade Nome do domínio da empresa.

Desduplicação de registros por ID de objeto

Se quiser importar registros de contato, empresa, negócio, tíquete, produto ou objeto personalizado, você poderá usar uma ID do objeto exclusiva para corresponder esses registros aos existentes no HubSpot. Essa ID de objeto pode ser usada para desduplicar registros durante o processo de importação ou para pesquisar um registro específico na HubSpot.

search-by-object-id

Para obter as IDs de objeto dos seus registros, exporte os registros ou veja as propriedades específicas do objeto para sua ID (por exemplo, a propriedade de ID do contato).

Inclua a coluna de ID do objeto no arquivo ao importar os registros para o HubSpot. Durante o processo de importação, marque a caixa de seleção Atualizar [registros] existentes usando o "ID do objeto" exportado do HubSpot ao escolher o arquivo.

import-by-id

Observação: se você incluir a coluna de ID do objeto no seu arquivo, qualquer linha que não tenha um valor para a ID do registro não será importada durante o processo de importação.

Desduplicação manual de contatos e empresas (somente Professional e Enterprise)

Os usuários com acesso para Editar, com a opção Tudo selecionada para Contatos e empresas, podem desduplicar os contatos e empresas na sua conta usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados.

A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados comparando nomes, endereços de e-mail, países de IP, números de telefone, CEPs e nomes de empresa de dois registros.

O HubSpot exibe até 2.000 dos dados duplicados mais prováveis. A cada semana, o HubSpot recalculará esses resultados automaticamente. Você pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá em Gerenciar [registros] duplicados.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até os contatos ou empresas.
  • No canto superior direito, clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar dados duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá em Gerenciar [registros] duplicados.

Observação: se o HubSpot exibir uma empresa matriz como duplicada de uma empresa afiliada, você não poderá revisar ou descartar esse par como dados duplicados. Você deve remover o relacionamento matriz-afiliada antes de mesclá-las. 

  • Analise contatos ou empresas duplicadas e decida se devem ser mesclados.
    • Clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas.
    • Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter.
      • Para alterar as propriedades exibidas, clique em Propriedades para exibir. Você pode exibir até cinco propriedades.
        • Para remover uma propriedade exibida, clique no X ao lado dela na seção Selecione as propriedades para exibir.
        • Para exibir uma propriedade, pesquise e clique na propriedade.
        • Clique em Aplicar propriedades assim que tiver selecionado as propriedades.
    • Depois de analisar os registros, selecione o contato ou a empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Saiba mais sobre a mesclagem de contatos ou empresas no HubSpot.
    • Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Em seguida, na tabela, clique em Descartar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados.

Observação: mesclar dois dados duplicados pode acionar um fluxo de trabalho se as propriedades recém-atualizadas corresponderem a qualquer um dos acionadores de fluxo de trabalho.