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Contacts

Desduplicação de registros no HubSpot

Ultima atualização: Setembro 27, 2022

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A HubSpot desduplica os contatos automaticamente usando endereços de e-mail e empresas que utilizam nomes de domínio.

As IDs de registro também podem ser usadas para desduplicar contatos, empresas, negócios, tíquetes, produtos e objetos personalizados. Você pode incluir IDs de registro no arquivo de importação para desduplicar registros por meio de uma importação.

Os usuários em uma conta do Professional ou Enterprise também podem gerenciar manualmente os dados duplicados usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados.

Desduplicação automática no HubSpot

O HubSpot desduplica objetos criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulários) das seguintes maneiras:

Desduplicação de contatos por token de usuário

Quando um novo contato é adicionado ao HubSpot por meio de um envio de formulário, o HubSpot verifica o token de usuário do contato (ou seja, o cookie hubspotutk) para ver se ele corresponde a um contato existente. Se você ativou a funcionalidade de GDPR na sua conta, um usuário deve aceitar seu banner de política de privacidade para que esse cookie seja associado ao seu registro de contato.

Se dois envios de formulário vierem do mesmo navegador e computador, os envios serão mesclados em um único registro, pois o HubSpot detectará o mesmo token de usuário para os dois envios. Neste caso, acontecerá o seguinte:

  • As informações do segundo envio de formulário substituirão as do primeiro envio, pois elas têm o mesmo cookie armazenado no seu navegador.
  • Se o endereço de e-mail do segundo envio ainda não existir como um contato no HubSpot, ele substituirá o endereço de e-mail existente para o contato.
  • Se o contato enviar o formulário usando um de seus e-mails secundários no HubSpot, o e-mail secundário substituirá o principal após o envio.

Se quiser que cada envio de formulário do mesmo navegador crie um novo contato, você pode ativar a configuração Sempre criar um novo contato para um novo e-mail nas opções do formulário.

Observação:

  • Se um formulário for enviado por meio de um link de reunião, um endereço de e-mail exclusivo sempre criará um novo contato, independentemente se um contato existente tiver um token de usuário correspondente. Nesse caso, o endereço de e-mail do contato existente não será substituído pelo novo endereço de e-mail.
  • Se um formulário for enviado através de um formulário que não seja do HubSpot, não é possível desduplicar por usertoken ou e-mail. Todos os envios de formulários que não sejam da HubSpot feitos pelo mesmo navegador e dispositivo serão associadas a um único contato.  

Desduplicação de contatos por endereço de e-mail

Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail.

  • Caso tente criar manualmente um contato com o mesmo endereço de e-mail de um contato existente, o HubSpot alertará que já existe um contato e você não poderá adicionar um outro.
  • Quando adicionado por envios de formulários ou API, se um contato já existir na sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao registro do contato existente. Se o contato enviar um formulário com seu endereço de e-mail secundário, o endereço de e-mail substituirá o existente para o contato. Se quiser que cada envio de formulário do mesmo navegador crie um novo contato, você pode ativar a configuração Sempre criar um novo contato para um novo e-mail nas opções do formulário.
  • Quando adicionado por importação:
    • Se já existir um contato em sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao registro do contato existente. Por exemplo, se você importar uma lista de contatos que inclui "admin@hubspot.com" e um contato existente em sua conta da HubSpot tiver o e-mail "admin@hubspot.com", as informações importadas serão adicionadas a esse registro do contato existente.
    • Se você estiver usando o e-mail secundário de um contato no HubSpot como seu identificador exclusivo em uma importação, se você incluir ambos, o e-mail secundário e a ID do registro, como colunas no seu arquivo, o e-mail secundário  substituirá o e-mail principal quando for importado. Se você não quiser que o e-mail secundário substitua o principal, também não inclua a coluna ID do registro no arquivo.
    • Se você não incluir a propriedade de E-mail na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro do contato.
    • Se já existirem vários registros com o mesmo endereço de e-mail de um contato que está sendo importado, você receberá um erro de importação e esse contato não será importado.  

Desduplicação de empresas por domínio da empresa

Quando uma nova empresa é adicionada, o HubSpot procura o valor da propriedade Nome do domínio da empresa para desduplicar as empresas.
  • Caso tente criar manualmente uma empresa com o mesmo nome de domínio de uma empresa existente, o HubSpot alertará que já existe uma empresa.
  • Quando adicionada por meio de uma importação, se uma empresa já existir na sua conta com o mesmo nome de domínio, as novas informações serão adicionadas ao registro de empresa existente.
  • Se você não incluir essa propriedade de Nome de domínio da empresa na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro de empresa.
  • Se já existirem vários registros com o mesmo nome de domínio de uma empresa que está sendo importada, você receberá um erro de importação e essa empresa não será importada.  

Observação: as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pela propriedade Nome do domínio da empresa.

Desduplicação de registros por ID de registro

Quando quiser importar registros de contato, empresa, negócio, tíquete, produto ou objeto personalizado, você poderá usar uma ID de registro exclusivo para corresponder esses registros com os existentes na HubSpot. Essa ID de registro pode ser usada para desduplicar registros durante o processo de importação ou para pesquisar um registro específico na HubSpot.

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Saiba mais sobre como configurar seus arquivos de importação.

Observação: se você usar apenas IDs de registro para desduplicar, é recomendável verificar se há registros existentes no HubSpot antes de importar um arquivo externo. Para fazer isso, você pode:

  • Exporte seus registros com seus IDs de registro e pelo menos uma propriedade incluída no arquivo externo.
  • Usar a função VLOOKUP para cruzar as informações do novo arquivo com o arquivo exportado. Saiba mais sobre como usar o VLOOOKUP no Excel ou nas Planilhas Google.
  • Atribua os valores corretos de ID de registro a qualquer duplicata que você identificou.
  • Separe os dados em dois arquivos de importação; um arquivo com registros existentes e seus IDs de registro, e outro arquivo contendo todos os novos registros.
  • Importe os arquivos. O ficheiro com as IDs de registo actualizará os registos existentes e o outro ficheiro criará novos registos.

Desduplicação manual de contatos e empresas (somente Professional e Enterprise)

Os usuários com acesso para Editar, com a opção Tudo, para Contatos e empresas, podem desduplicar os contatos e empresas na sua conta usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados. Se a sua conta tiver uma subscrição Operations Hub Professional ou Enterprise, pode desduplicar registos em massa.

A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados comparando nomes, endereços de e-mail, países de IP, números de telefone, CEPs e nomes de empresa de dois registros. O HubSpot exibe até 2.000 dos dados duplicados mais prováveis. A cada semana, o HubSpot recalculará esses resultados automaticamente. Você pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá em Gerenciar [registros] duplicados.

  • Na sua conta da HubSpot, acesse os contatos ou empresas:
    • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
    • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • No canto superior direito, clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar dados duplicados.manage-duplicate-contacts
  • Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Você também pode visualizar quando o próximo cálculo ocorrerá.

Observação: se o HubSpot exibir uma empresa matriz como duplicada de uma empresa afiliada, você não poderá revisar ou descartar esse par como dados duplicados. Você deve remover o relacionamento matriz-afiliada antes de mesclá-las. 


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  • Para alterar quais propriedades são exibidas ao comparar registros, acima da tabela, clique em Selecionar propriedades a serem revisadas. Esta opção só aparece se houver possíveis duplicatas atualmente incluídas na lista.
    • Para remover uma propriedade exibida, clique no X ao lado dela, na seção Propriedades selecionadas.
    • Para exibir uma propriedade, clique na caixa de seleção ao lado da propriedade.
    • Clique em Aplicar depois de selecionar as propriedades.

Observe: as propriedades que você seleciona não são usadas como critérios para identificar registros duplicados. As propriedades são exibidas para fornecer contexto adicional ao comparar os registros identificados pela ferramenta de gerenciamento de dados duplicados. 


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  • Para comparar um único par de possíveis duplicatas, clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas.
     
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    • Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter. Selecione o contato ou a empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Saiba mais sobre a mesclagem de contatos ou empresas no HubSpot.
    • Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Na tabela, clique em Rejeitar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados.
  • Para mesclar registros duplicados ou rejeitar sugestões em massa (somente Operations Hub Professional e Enterprise), marque as caixas de seleção ao lado dos registros.
  • Para rejeitar o par sugerido, clique em Rejeitar no canto superior da tabela. Os registros serão removidos do painel.
  • Para comparar os registros, clique em Revisar no canto superior da tabela.
    • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Mesclar critérios e selecione o critério que decide como os registros são mesclados:

Saiba mais sobre o que acontece quando você mescla contatos ou empresas.

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