Desduplicação de registros no HubSpot
Ultima atualização: Fevereiro 15, 2024
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O HubSpot desduplica os contatos automaticamente usando endereços de e-mail e empresas que utilizam nomes de domínio. As IDs de registo também podem ser utilizadas para deduplicar contactos, empresas, negócios, bilhetes, produtos e objectos personalizados . Para desduplicar através da importação, pode incluir IDs de registos ou propriedades personalizadas que requerem valores únicos em o seu ficheiro de importação. Os utilizadores de uma conta Professional ou Enterprise também podem gerir manualmente possíveis duplicados utilizando a ferramenta de gestão de duplicados .
Desduplicação automática no HubSpot
O HubSpot desduplica objetos criados no CRM (por exemplo, importações, envios de formulários) das seguintes maneiras:
- Desduplicar contatos por token de usuário
- Desduplicar contatos por endereço de e-mail
- Desduplicar empresas por nome de domínio da empresa
- Desduplicar registros por ID de registro
- Desduplicar registros por propriedades de valor exclusivo personalizadas
Desduplicação de contatos por token de usuário
Quando um novo contacto é adicionado ao HubSpot através de um envio de formulário , o HubSpot verifica o token de utilizador de um contacto (ou seja, cookie hubspotutk) para ver se corresponde a um contacto existente. Se activou as definições de privacidade de dados na sua conta, um utilizador tem de aceitar a sua faixa de política de privacidade para que este cookie seja associado ao seu registo de contacto.
Se dois envios de formulário vierem do mesmo navegador e computador, os envios serão mesclados em um único registro, pois o HubSpot detectará o mesmo token de usuário para os dois envios. Neste caso, acontecerá o seguinte:
- As informações do segundo envio de formulário substituirão as do primeiro envio, pois elas têm o mesmo cookie armazenado no seu navegador.
- Se o endereço de e-mail do segundo envio ainda não existir como um contato no HubSpot, ele substituirá o endereço de e-mail existente para o contato.
- Se o contacto submeter o formulário utilizando um dos seus e-mails secundários no HubSpot, o e-mail secundário substituirá o e-mail principal após a submissão.
Se pretender que cada envio de formulário a partir do mesmo navegador crie um novo contacto, pode ativar a definição Criar sempre um novo contacto para um novo e-mail nas opções do formulário.
Observação:
- Se um formulário for submetido através de um link meetings, um endereço de correio eletrónico único criará sempre um novo contacto, mesmo que um contacto existente tenha um token de utilizador correspondente. Nesse caso, o endereço de e-mail do contato existente não será substituído pelo novo endereço de e-mail.
- Se um formulário for enviado por meio de um formulário coletado, não será possível desduplicá-lo por token de usuário ou e-mail. Todos os envios de formulários que não sejam da HubSpot feitos pelo mesmo navegador e dispositivo serão associadas a um único contato.
Desduplicar contatos por endereço de e-mail
Quando um novo contato é adicionado, o HubSpot procurará um valor correspondente na propriedade E-mail.
- Se tentar criar manualmente um contacto com o mesmo endereço de e-mail de um contacto existente, o HubSpot irá alertá-lo de que já existe um contacto e não poderá adicionar o contacto adicional.
- Quando adicionadas através de submissões de formulários, se já existir um contacto na sua conta com o mesmo endereço de correio eletrónico, as novas informações de contacto serão adicionadas ao registo de contacto existente. Se o contato enviar um formulário com seu endereço de e-mail secundário, o endereço de e-mail substituirá o existente para o contato. Se pretender que cada envio de formulário a partir do mesmo navegador crie um novo contacto, pode ativar a definição Criar sempre um novo contacto para um novo e-mail nas opções do formulário.
- Quando adicionado por importação:
- Se já existir um contato em sua conta com o mesmo endereço de e-mail, as novas informações do contato serão adicionadas ao registro do contato existente. Por exemplo, se você importar uma lista de contatos que inclui "admin@hubspot.com" e um contato existente em sua conta da HubSpot tiver o e-mail "admin@hubspot.com", as informações importadas serão adicionadas a esse registro do contato existente.
- Se estiver a utilizar o e-mail secundário de um contacto no HubSpot como o seu identificador único numa importação, se incluir o e-mail secundário e o Registo ID como colunas no seu ficheiro, o e-mail secundário irá substituir o e-mail principal quando importado. Se você não quiser que o e-mail secundário substitua o principal, nãoinclua também a coluna ID do registro no seu arquivo.
- Se não incluir a propriedade Email na sua importação, cada linha do seu ficheiro de importação será importada como um novo registo de contacto.
- Se já existirem vários registos com o mesmo endereço de correio eletrónico de um contacto que está a importar, receberá um erro de importação e esse contacto não será importado .
Desduplicar empresas por domínio da empresa
Quando uma nova empresa é adicionada, o HubSpot procura o valor principal da propriedade Nome do domínio da empresa para desduplicar as empresas. Os domínios secundários incluídos como domínios adicionais num registo são não utilizados para deduplicar empresas. Saiba como definir um domínio como primário.- Caso tente criar manualmente uma empresa com o mesmo nome de domínio de um domínio principal de uma empresa existente, o HubSpot alertará que já existe uma empresa.
- Quando adicionado através de importação, o nome de domínio da empresa será utilizado para deduplicar as empresas , exceto se tiver selecionado utilizar uma propriedade personalizada que exija valores únicos como identificador único . Se utilizar uma propriedade personalizada que exija valores únicos, o seu ficheiro pode incluir nomes de domínio de empresas duplicados.
- Se já existir uma empresa na sua conta com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID exclusivo, as novas informações serão adicionadas ao registro de empresa existente.
- Se já existirem várias empresas com o mesmo nome de domínio ou valor de propriedade de ID único personalizado, receberá um erro de importação e essa empresa não será importada .
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- Se você não incluir o Nome de domínio da empresa ou outra propriedade personalizada de ID exclusivo na importação, cada linha do arquivo de importação será importada como um novo registro de empresa.
Observação: as empresas criadas por meio da API não serão desduplicadas pela propriedade Nome do domínio da empresa.
Desduplicar registros por ID de registro
Se quiser importar registros de contato, empresa, negócio, ticket, produto ou objeto personalizado, você poderá usar uma ID de registro exclusiva para corresponder esses registros aos existentes no HubSpot. Essa ID de registro pode ser usada para desduplicar registros durante o processo de importação ou para pesquisar um registro específico na HubSpot.
- Para obter os Record IDs, exportar os seus registos ou visualizar o valor de um objeto específico para o seu Record ID.
- Inclua uma coluna Record ID no seu ficheiro quando importar os seus registos para o HubSpot. Se você incluir a coluna ID de registro no arquivo, qualquer linha sem um valor para a ID de registro criará novos registros.
- Durante a importação, você será solicitado a corresponder a coluna ao ID de registro no menu suspenso Importar como.
Saiba mais sobre a importação de IDs de registo e como configurar os seus ficheiros de importação.
Observação: se você usar apenas as IDs de registro para desduplicar, recomenda-se verificar os registros existentes no HubSpot antes de importar um arquivo externo. Para fazer isso, você pode:
- Exporte os registros com as IDs de registro e pelo menos uma propriedade que esteja incluída no arquivo externo.
- Usar a função VLOOKUP para cruzar as informações do novo arquivo com o arquivo exportado. Saiba mais sobre como usar o VLOOOKUP no Excel ou nas Planilhas Google.
- Atribua os valores corretos da ID de registro a qualquer dado duplicado que você tenha identificado.
- Separe os dados em dois arquivos de importação: um com os registros existentes e suas IDs de registro e outro contendo todos os novos registros.
- Importe os arquivos. O arquivo com as IDs de registro atualizará os registros existentes e o outro arquivo criará novos registros.
Desduplicar registros por propriedades de valor exclusivo personalizadas
Para contactos, empresas, negócios, bilhetes e objectos personalizados, é possível criar até dez propriedades personalizadas que requerem valores únicos. Quando uma propriedade exige valores exclusivos, os usuários não poderão inserir o mesmo valor para vários registros.
Por exemplo, a sua empresa cria um número de pedido para cada compra online. Você pode configurar uma propriedade Número do pedido que exija um número exclusivo para cada negócio. Se um usuário tentar criar ou editar um pedido usando um valor de Número de pedido existente, ele será notificado de que o número já está em uso e não poderá salvar o negócio.
O seguinte comportamento é esperado para propriedades de valor exclusivo:
- Os valores únicos são suportados ao criar ou editar manualmente um registo no HubSpot e ao criar, atualizar ou associar empresas, negócios, bilhetes e objectos personalizados através de importação. Você não pode usar propriedades de contato com valor exclusivo nas importações.
- No momento, não há suporte para valores exclusivos nos formulários. Se o seu objetivo é atualizar ou associar registros existentes por meio de envios de formulários, é recomendado usar as propriedades de desduplicação padrão (ou seja E-mail, Nome de domínio, ID de registro).
- Se você criar uma propriedade de valor exclusivo para os contatos, quando os visitantes forem convertidos em um registro de contato, todos os valores de propriedades do visitante que violarem os requisitos de propriedade exclusiva serão apagados. Saiba mais sobre como identificar visitantes.
Desduplicação manual de contatos e empresas (somente Professional e Enterprise)
Você também pode desduplicar contatos e empresas na sua conta da HubSpot usando a ferramenta de gerenciamento de dados duplicados. Se a sua conta tiver uma subscrição Operations Hub Professional ou Enterprise, pode desduplicar registos em massa, e ver uma visão geral dos dados de registos duplicados no centro de comando de qualidade de dados .
Para utilizar a ferramenta de gestão de duplicados, os utilizadores têm de ter acesso às ferramentas de qualidade dos dados e a definição de permissão de edição para o objeto contacto e/ou empresa tem de estar definida para Todos os contactos e/ou Todas as empresas (ou seja, acesso aos contactos para gerir os duplicados dos contactos, às empresas para gerir os duplicados das empresas e a ambos para aceder a todos os duplicados).A ferramenta de gerenciamento de duplicidades identifica dados duplicados através da comparação dos valores dos registros para as seguintes propriedades:
- Contatos: nome, sobrenome, endereço de e-mail, IP, país, número de telefone, código postal e nome da empresa.
- Empresas: nome de domínio da empresa, nome da empresa, país/região, número de telefone e setor.
- Na sua conta da HubSpot, acesse os contatos ou empresas:
- Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
- Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
- No canto superior direito, clique em Actions > Manage duplicates.
- Veja uma lista de pares de contatos ou empresas duplicadas para analisar. Também pode ver quando foram identificados os duplicados mais recentes.
Atenção: acima da tabela, Última verificação de duplicados em [data] refere-se à última vez que um duplicado foi identificado por uma verificação. As verificações duplicadas ocorrem diariamente.
- Para alterar quais propriedades são exibidas ao comparar registros, acima da tabela, clique em Selecionar propriedades para revisar. Esta opção somente aparece se existirem potenciais dados duplicados na lista. Estas propriedades não são utilizadas como critérios para identificar registos duplicados, mas são apresentadas para fornecer um contexto adicional ao comparar registos identificados pela ferramenta de gestão de duplicados .
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- Para remover uma propriedade exibida, clique no X ao lado dela, na seção Propriedades selecionadas.
- Para exibir uma propriedade, clique na caixa de seleção ao lado da propriedade.
- Clique em Aplicar depois de selecionar as propriedades.
- Para comparar um par de possíveis dados duplicados, clique em Revisar ao lado de um par de contatos ou empresas.
- Na caixa de diálogo, você pode comparar as propriedades do registro e analisar qual registro manter. Selecione o contato ou a empresa que deseja manter e clique em Mesclar. Saiba mais sobre a fusão de contactos ou empresas no HubSpot.
- Se os dois registros não estiverem duplicados, na caixa de diálogo, clique em Cancelar. Na tabela, clique em Rejeitar para remover esse par identificado do painel Gerenciar duplicados. As sugestões rejeitadas não aparecerão na ferramenta de duplicatas no futuro.
- Para mesclar registros duplicados ou rejeitar sugestões em massa (somente Operations Hub Professional e Enterprise), marque as caixas de seleção ao lado dos registros.
- Para rejeitar o par sugerido, clique em Rejeitar no topo da tabela. Os registros serão removidos do painel e não aparecerão como sugestão no futuro. Se um registo de uma sugestão anteriormente rejeitada for fundido com outro registo, pode reaparecer na ferramenta de duplicados.
- Para comparar os registros, clique em Revisar na parte superior da tabela.
- Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Mesclar critérios e selecione o critério que define como os registros são mesclados:
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- Compromisso mais recente: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo com o valor mais recente da propriedade Last Engagement date. Os engajamentos que afetam essa propriedade incluem interações com páginas de sites, formulários, documentos, links de reunião ou mensagens de e-mail individuais rastreadas.
- Compromisso mais antigo: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo com o valor mais antigo para a propriedade Last Engagement date.
- Criado primeiro: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo mais antigo com base na propriedade Data de criação.
- Criado por último: todos os registos seleccionados serão fundidos no registo mais recente com base na propriedade Criar data.
- Mais recentemente atualizado: todos os registros selecionados serão mesclados com o registro cujo valor de propriedade foi atualizado mais recentemente. Todas as propriedades, incluindo as propriedades internas ocultas do HubSpot, serão avaliadas.
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- Clique em Mesclar tudo.
Saiba mais sobre o que acontece quando funde contactos ou empresas.