Utilizar a IA do ChatSpot para criar, atualizar e resumir registos (BETA)

Se tiver ligado a sua conta da HubSpot ao ChatSpot, pode utilizar o assistente de chat com IA para concluir determinadas acções em registos no seu CRM. Utilizando o ChatSpot AI, pode fazer o seguinte:

• Criar um novo registo
• Atualizar os valores de propriedade de um registo
• Resumir um registo
• Ver notas sobre um registo
• Criar tarefas e notas
• Atribuir um proprietário a um registo

Nota: a seguinte funcionalidade só está disponível para contactos, empresas, negócios e bilhetes. O ChatSpot não tem acesso a dados de objectos personalizados, pelo que não pode concluir acções para registos de objectos personalizados.

Completar acções de CRM

• Navegue até chatspot.ai e faça login na sua conta.
• Pode escrever a sua própria mensagem ou utilizar um modelo predefinido . Para obter os melhores resultados, recomenda-se a utilização de modelos para garantir que o seu prompt está formatado corretamente.
  • Para enviar uma conversa, navegue até ao separador Chat, introduza uma mensagem e, em seguida, clique em Enviar. Por exemplo, a sua mensagem poderia ser:
    • Resumir o contacto lorelai@thedragonfly.com
    • Criar empresa Nome da empresa: HubSpot Nome de domínio: hubspot.com

• • Para utilizar um modelo, navegue até ao separador Templates e, em seguida, clique em CRM no menu da barra lateral esquerda. Seleccione um modelo  , introduza as informações adicionais necessárias e clique em Enviar. Os modelos de CRM incluem as seguintes acções:
    
    • Adicionar um contacto, empresa, negócio ou bilhete
    • Adicionar uma nota a um contacto
    • Atribuir-se a um contacto
    • Rever notas recentes que registou
    • Resumir um contacto ou empresa
    • Atualizar um valor de propriedade para um contacto

• Na resposta, clique em Exibir no HubSpot para exibir o registro/atividade que você criou ou atualizou no seu CRM.

Saiba mais sobre como usar prompts e modelos do ChatSpot.

Resumir um registo no HubSpot

Embora possa solicitar um resumo de um registo do ChatSpot, também pode aceder ao resumo de um registo enquanto visualiza o registo no HubSpot.

• Acesse os registros:
  • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tickets.

• Clique no nome do registo que pretende resumir.
• Clique no menu pendente Actions e, em seguida, seleccione Summarize in ChatSpot.

• Será levado para o ChatSpot para ver o resumo do registo.

Exemplos de casos de utilização

Os exemplos abaixo baseiam-se em casos de utilização comuns para o ajudar a compreender como o ChatSpot pode tomar medidas ou obter informações do seu CRM.

• Resumir uma empresa: o seu CRM inclui uma empresa com muitas actividades, mas gostaria de ver uma visão geral das notas registadas em vez de percorrer todas as actividades no registo. Pode introduzir o prompt Summarize company [Nome de domínio da empresa] para obter a data de criação da empresa, o proprietário, a data da atividade/modificação mais recente e as notas registadas.
• Criar um novo negócio: está numa chamada com uma empresa interessada em comprar o seu produto. Durante a reunião, pode criar rapidamente um novo negócio com informações relevantes utilizando o modelo Add deal. Uma vez criado, pode atribuir-se ao negócio ou atualizar detalhes adicionais com o ChatSpot (por exemplo, Atribuir [negócio] a mim), ou editar valores de propriedade no HubSpot.
• Criar e rever notas: é o autor das notas durante uma reunião da empresa. Em vez de navegar para cada contacto para adicionar notas sobre eles, pode permanecer no ChatSpot e criar notas com o modelo Adicionar uma nota a um contacto. Após a reunião, pode utilizar o modelo Rever notas ou enviar a mensagem Listar as minhas notas recentes para obter uma lista das suas notas registadas recentemente. A resposta também incluirá a data de criação de cada nota, registos associados e links para visualizar a nota e os registos no HubSpot.